ENG
Лучшие IT-решения для управления бизнесом от лидера рынка
 

Автоматизация документооборота

Автоматизация бизнес-процессов документооборота в компании

Обратитесь к нашим экспертам по документообороту

Нажимая кнопку, я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности
 

Информационные потоки это нервная система организации. Информация имеет не меньшее значение чем материальные ресурсы. От скорости, качества и своевременности информации зависит работа любой компании. 

Наличие системы электронного документооборота такая же необходимость, как автоматизация бухгалтерского или финансового учета.

 

Автоматизация документооборота это:

  • Стабильность исполнения рутинных операций 
  • Упорядочение процедур 
  • Слаженность работы подразделений 
  • Уменьшение влияния человеческого фактора
  • Исключение потери информации 

 
  • Контроль доступа к информации 
  • Инструмент качественного контроля процессов 
  • Возможность быстрого поиска документов даже по сканам.


Примеры автоматизации бизнес-процессов документооборота


Учёт командировок
  Печать конвертов
  Визуализация организационной структуры компании
  Использование QR-кода в документах
Учёт командировок
Подробнее
  Печать конвертов
Подробнее
  Визуализация организационной структуры компании
Подробнее
  Использование QR-кода в документах
Подробнее
 

           
Архивное хранение первичных финансовых документов
  Проверка контрагентов
  Проектная работа
   
Архивное хранение первичных финансовых документов
Подробнее
  Проверка контрагентов
Подробнее
  Проектная работа
Подробнее
   



Учёт командировок

Учёт командировок

 

Автоматизация блока процессов учета командировок позволяет:

 

  • Автоматизировать процесс планирования и учета служебных командировок сотрудников. 
  • Вести консолидированный учет командировок всех сотрудников компании, включая офисы и территориально-распределенные подразделения. 
  • Управлять командировками с учетом требований действующего законодательства. 
  • Получать предварительные оценки бюджета на командировку и принимать решения о необходимости в поездке. 
  • Сократить время на оформление и согласование документов.
  • Интегрироваться с учетными системами организации (бухгалтерскими и зарплатными)
  • Оперативный доступ к информации по всем командировкам.

 
  • Автоматически формировать документы на основании командировочных заявок:
    • приказ на командировку
    • приказ об отмене командировке
    • приказ о досрочном завершении командировки
    • приказ о продлении командировки
    • приказ о переносе времени командировки
  • Вести учет в Авансовых отчетах оплаты расходов в командировке в валюте с учетом разницы курсов валют.
  • Формировать Журнал командировок и других аналитических отчетов.

Схема учёта командировок в 1С Документообороте


Печать конвертов

Печать конвертов

 

Всю официальную корреспонденцию из “1С:Документооборота” можно отправлять контрагентам и корреспондентам электронно через Сервер Внешнего Документооборота (СВД), подписанными ЭЦП либо бумажный оригинал через услуги почтовой связи.

Для этого оригинал письма нужно упаковать в конверт. Но для того, чтобы письмо достигло адресата, на нём должны быть правильно и разборчиво написаны адреса получателя и отправителя.

Для ускорения процесса отправки корреспонденции предлагается программа “Печати конвертов”.

 

1
Адреса на конверте можно печатать непосредственно из карточки документа. Он будет быстро, правильно и разборчиво подписан.
  2
Программа не забудет проверить наличие почтового индекса, поскольку адрес будет взят из справочника.
  3
Программа сформирует реестр почтовых отправлений.
  4
Вам останется только вложить письмо в конверт и отнести на почту.



Заполнение конвертов в Документообороте



Организационная структура в Документообороте

Визуализация организационной структуры компании

 

Автоматическое построение дерева организационной структуры компании на основании справочника «Структура предприятия» 

  • Визуализация всех уровней организации 
  • Актуализация списка руководителей подразделений и их подчиненности 
  • Наглядное представление структуры подразделений с оперативным подсчетом количества сотрудников в подразделениях 
  • Возможность детализировать списочную численность подразделений

 
Организационная структура в 1С ДО


QR-код в документах

Использование QR-кода в документах

 

Использование QR-кода на печатных формах документов позволит заменить стандартный лист согласования и послужит признаком конечного варианта документа. 

В случае электронного согласования лист согласования со всеми итерациями согласования и замечаниями хранится в электронном виде в системе документооборота. 

Его можно не распечатывать, а просто зашифровать информацию, содержащуюся в листе согласования в QR-код, и напечатать его на втором экземпляре договора.

QR-код в 1С Документообороте

Используя мобильное приложение, руководитель при подписании бумажного оригинала договора всегда может узнать по QR-коду всю информацию из листа согласования (кто и когда согласовал, с какими замечаниями). 

Также есть возможность использовать QR-код в качестве отметки утверждения/подписания оригинала документа руководителем в карточке этого документа в «1С:Документооборот».

 


хранение первичных финансовых документов

Архивное хранение первичных финансовых документов

 

Первичные финансовые документы на бумажном носителе подписываются «живой» подписью с удостоверением её синей печатью предприятия как со стороны Исполнителя, так и со стороны Заказчика. 

Контроль возврата, хранение и быстрый поиск таких документов является актуальным, особенно при подготовке к налоговым проверкам и арбитражным судам. 

Данное решение позволяет:

  • организовать электронный архив первичных финансовых документов, 
  • обеспечить быстрый доступ к скан-копиям оригиналов документов напрямую из учётной системы.

При этом, отсканированная копия документа будет храниться в «1С:Документооборот» и являться её полноценным участником. Например, участвовать в согласовании, утверждении, регистрации. 

По документу доступен полнотекстовый поиск, контроль передачи оригинала, связь с номенклатурой дел и т. д. 

Организовано потоковое сканирование с распознаванием возвратных финансовых документов по договорам: ТОРГ-12, счёт-фактура, ТН Приложение №4, пропуск (наряд) и автоматическое прикрепление сканов в карточку договора. 

Потоковое сканирование входящих финансовых документов от контрагентов: ТОРГ-12, счёт-фактура от поставщиков, автоматическое создание карточки документа в документообороте с прикреплённым сканом, передача входящих финансовых документов на обработку в бухгалтерию, используя планы обмена.

Пример
В учётной системе «1С» формируется документ «Реализация товаров и услуг». Модуль автоматически создает соответствующую карточку документа в «1С:Документооборот», заполняя реквизиты корреспондента, вид документа, папка, подготовил, подразделение, номер, дата, наименование. 
Печатная форма документа «Реализации товаров и услуг» формируется со штрихкодом. После возврата подписанных оригиналов первичных финансовых документов от контрагентов все они помещаются в сканер и сканируются с помощью функции потокового сканирования в соответствующую папку. «1С:Документооборот» регламентным заданием обработает эту папку и прикрепит сканы в карточку документа по штрихкоду.

Возможно расширение функциональности под индивидуальные требования заказчика.

 


Проверка контрагентов в Документообороте

Проверка контрагентов

 

Наиболее важной задачей при работе в «1С:Документооборот» является ведение справочника контрагентов, актуальности реквизитов карточки, а также информация, на основе которой сотрудник при заключении сделки получает сведения о надежности контрагента, масштабе и финансовых показателях его бизнеса. 

Большую часть этих сведений теперь можно получить не выходя из программы с помощью функции Досье контрагента, входящей в состав сервиса «1С:Контрагент». Вся информация об организации берётся из открытых источников и не нарушает её прав.

Дополнительная проверка контрагентов проводится Службой безопасности. По результатам проверки контрагенты могут быть перемещены в определенные папки: 

  • «Рекомендуемые», 
  • «Непроверенные», 
  • «Проблемные»,  
  • «Неблагонадежные».

Отметка о результатах проверки проставляется в карточке контрагента.

 


Проектная работа в 1С Документооборот

Проектная работа

 

Работа над проектом с использованием «1С:Документооборот» позволяет: 

  • обеспечить соблюдение процедур управления проектами, 
  • наладить коммуникацию участников в течение всего жизненного цикла проекта, 
  • формировать все задачи и процессы в СЭД, 
  • осуществлять контроль сроков выполнения, корректировку сроков этапов работ, план-фактный анализ по срокам и трудоёмкости, 
  • определять контрольные точки проекта и исключать риски проекта, 
  • консолидировать все документы по проекту в одном месте и отслеживать всю переписку и протоколы совещаний по проекту.



Механизм «Контрольные точки» — инструмент контроля плана проекта 

Контрольные точки можно использовать как вместе с планом проекта в виде СДР (структурной декомпозиции работ), так и вместо него. 

Уровни контроля используются для контроля проектов с различной детализацией и могут быть, например, такими: 

  • стратегический,
  • тактический,
  • оперативный.

Управление по контрольным точкам основано на еженедельной оценке вероятности успешного прохождения контрольной точки в плановый срок. Оценка выполняется ответственным за каждую контрольную точку.

Обратитесь к нашим экспертам по документообороту
Укажите свои контакты, и мы свяжемся с вами
 

Наши клиенты

Все клиенты

AliExpress

Глобальная торговая площадка по продаже товаров из Китая. Входит в Топ-50 самых посещаемых сайтов в мире. Аудитория в России — около 22 млн человек в месяц.

Сталь-Логистик

Оптовая продажа сырья для металлургии. Среди клиентов компании — крупнейшие российские металлургические заводы.

АО «ПромКапитал»

Один из лидеров на рынке аренды и управления коммерческой недвижимостью в Москве

ФосАгро

Производитель кормового монокальцийфосфата, лидер по производству фосфорных удобрений, фосфорнокислого аммония и диаммонийфосфата

Hoya

Мировой производитель очковых линз. В компании работает около 35 000 человек в более 100 дочерних предприятиях по всему миру

Linxtelecom

ООО «Связь ВСД» — представительство международного телекоммуникационного холдинга Linx

ГФК-Русь

Компания немецкого холдинга GFK Group, специализируется на проведении маркетинговых и социальных исследований

Щербинский лифтовый завод

Один из основных производителей лифтового оборудования в России и за ее пределами

Shopping Live

Одна из самых крупных компаний на рынке телешоппинга в России, ТВ-магазин с широким ассортиментом. Принадлежит немецкой компании HSE24 Group

Группа компаний ПИК

Один из ведущих российских девелоперов масштабных жилых проектов

Роза Хутор

Круглогодичный горный курорт, приспособленный для высококлассного обслуживания более десяти тысяч человек в день

Иннотера

Французская фармацевтическая компания, занимающаяся современными разработками в области лечения большинства распространенных заболеваний

Корпорация AEON

Корпорация осуществляет инвестиции и реорганизацию систем управления в различных отраслях промышленности, транспорта, строительства

РМ-Терекс

Ведущий российский производитель строительно-дорожной техники

Эколаб

Международный концерн, специализирующийся на защите окружающей среды

Keysight Technologies

Производитель высокотехнологичных контрольно-измерительных приборов

Русал

Российская компания, крупнейший в мире производитель алюминия

РКС Девелопмент

Федеральный девелопер многоэтажного жилья, предлагающий квартиры в сегменте монолитного жилья класса эконом-плюс

Медси

Крупнейшая в стране федеральная частная сеть лечебно-профилактических учреждений

Orion Group

Производитель кондитерских изделий

Отзывы

«„БИТ.ФИНАНС“ является полнофункциональным решением, предназначенным для решения задач финансово-экономического блока. „Первый БИТ“ обладает многолетним опытом внедрения подобных систем, что и обусловило выбор нашей команды для реализации проекта».
С. А. Кириленко,
финансовый директор АО "ПромКапитал"
«Особенностью проекта стало параллельное, а не последовательное внедрение системы в 9 дочерних компаниях группы, что позволило завершить внедрение системы в течение 3 месяцев. Изменения позволили нам сократить сроки подготовки декадных реестров платежей и консолидации управленческой отчетности».
Г. А. Калинина,
директор по экономическим вопросам «ФосАгро»
«Важным результатом стало решение задач: автоматический расчет бюджетов в трех компаниях на основании планов продаж и производства; контроль заявок на затраты по бюджету; отчетность по РСБУ и МСФО на английском языке; отчеты IFRS PnL и IFRS Balance sheet, автоматизирован процесс начисления Accrual в МСФО; быстрое закрытие периода в МСФО».
Nam Cheol Нее,
финансовый директор ООО «Орион Интернейшнл Евро»

7 причин работать с нами

Более 150 000 успешно
завершённых
проектов
От внедрения
информационных
систем и консалтинга
до сопровождения
и поддержки
Сертифицированные
специалисты,
сервис по мировым
стандартам
Оптимальное
соотношение
цена-результат
Более 5 000
сотрудников «Первый
БИТ», работающих в
5 странах
Успешный опыт
взаимодействия с
иностранными
клиентами
И, конечно же, мы
очень любим наше
дело и наших клиентов!

Мы подберем решение специально для вашего бизнеса

Обратитесь к нам сегодня

Укажите своё имя, email или телефон.
Наш менеджер свяжется с вами.

Нажимая кнопку, я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности