Содержание
Основные задачи автоматизации бизнес-процессов в строительной отрасли
С большинством из этих особенностей сталкиваются как крупные строительные холдинги, так и небольшие подрядные организации. Может показаться, что осуществить автоматизацию с учетом всех нюансов строительной отрасли не представляется возможным. Часто компании предпочитают использовать проверенный вариант — не очень удобную и не позволяющую учесть многие потребности фирмы, но привычную работу в Excel и бухгалтерском ПО. Однако необходимость сохранять конкурентоспособность, быстрее обрабатывать заявки, точнее вести финансовый учет, предлагать более высокий уровень клиентского сервиса вынуждает строительные компании поставить вопрос автоматизации на повестку дня.
Получите 20 примеров автоматизации строительства
В каких областях строительной организации необходима автоматизация процессов?
Как правило, именно сферу строительства выделяют в отдельную отраслевую специфику и создают специальные программные решения, в связи с хранением колоссального количества информации, которая нуждается также в соответствующей обработке и структуризации.
Выделяют ряд конкретных областей, для автоматизации задач которых подходят программные решения на платформе на 1С:
- Хранение, обработка и получение информационных данных;
- Обязательная отчетность по бухгалтерскому учету, налогам и статистике;
- Планирование финансовых, денежных и аналитических показателей их контроль и формирование отчетности о текущем состоянии объекта строительства или предприятия в целом;
- Создание системы электронного документооборота и архива как внутри компании, так и с контрагентами;
- Управление потребностью в материальных ресурсах и управление материально-техническим снабжением объектов строительства,
- Управление арендой и продажей недвижимости,
- Систематизация, нормирование и автоматизация работы автотранспортного цеха предприятия;
- Управление проектом и календарно-ресурсным планом, с учетом фактической ситуации с выполнением работ, поставкой материалов, организацией работы строительных машин и механизмов, наличия трудовых ресурсов, управление привлеченными подрядчиками.
Бизнес в сфере строительства отличается долгим циклом выполнения работ, и поэтому встает вопрос проектного финансирования.
В строительном бизнесе важно следить за задолженностями по договорам подряда, а также, за средствами, поступившими по договорам купли-продажи, аренды и долевого участия, так как подобных операций в строительной сфере очень много. Если не подключить цифровизацию, процесс документооборота и установления взаимосвязей связей между документами будет занимать очень много времени и может повлечь за собой немало потерь документов, нарушений сроков, начислений штрафов/пеней и т.д.
Отслеживание статуса задач — еще один трудоемкий процесс. При помощи систем автоматизации сбор информации о сроках, текущем статусе, взаимосвязи задач помогает управлять ситуацией и изменениями в каждом проекте быстро и просто.
Проблемы автоматизации строительных компаний
Большинство из проблем, возникающих в ходе автоматизации строительства, можно предотвратить, если правильно организовать работы по внедрению. Рассмотрим наиболее частые проблемы автоматизации и способы их решения.
-
Прозрачность бизнес-процессов по формированию исполнительной документации
Перед началом автоматизации нужно описать и систематизировать бизнес-процессы. Компании, которые стремятся быстрее внедрить систему и пропускают этап моделирования, потом вынуждены многое переделывать: уже в работе выясняется, что система не решает их реальные задачи.
Важно описать текущее состояние (as is) и желаемую модель (to be), учитывая развитие и масштабирование компании. Бизнес-процессы должны быть прозрачными, с четкими алгоритмами действий, понятными ролями участников, обозначенными связями между действиями и процессами и перечнем задействованных ресурсов. После качественного моделирования проще выбрать подходящую систему автоматизации, настроить её под процессы, импортировать или оцифровать данные, обучить персонал и начать работу.
-
Недостаточный уровень квалификации персонала
Одним из главных препятствий для успешного внедрения автоматизации является низкая ИТ-квалификация персонала. Сотрудники боятся новой системы, ожидая, что им придется в авральном режиме осваивать сложный интерфейс и постоянно обращаться в поддержку.
Проблема особенно остра, если цифровая среда неудобна: непонятный интерфейс, ненастроенные меню и формы, лишние функции, «тяжелое» и зависающее приложение, из-за чего к нужным формам приходится долго пробираться.
Решать это нужно на этапе подбора ПО. При качественном аудите и моделировании бизнес-процессов можно объективно выбрать систему, которая соответствует потребностям компании. Затем её правильно настраивают, создают шаблоны, разграничивают права доступа и организуют обучение сотрудников (вебинары, очные тренинги).
-
Проблемы безопасности
Если при внедрении системы автоматизации не уделить внимания вопросам безопасности и защиты персональных данных, это может привести к неприятным и непредсказуемым последствиям. Неконтролируемое распространение личных данных клиентов чревато для компании существенными репутационными рисками.
Для предотвращения такой ситуации крупные компании чаще всего выбирают вариант развертывания системы на своих серверах. В этом случае они могут использовать любые инструменты для защиты информации: различные схемы шифрования данных и каналов их передачи, сертификаты безопасности и т.д.
-
Проблемы с обучением персонала
Руководители опасаются, что обучение работе в новой системе займет много времени и денег, отвлечет сотрудников от задач и на первых этапах замедлит работу. При этом отказ от обучения приводит к затягиванию сроков, ошибкам и неэффективным действиям, когда задачи выполняются «вручную» вместо использования шаблонов и возможностей системы.
Чтобы обучение было эффективным, его нужно заранее обсудить с интегратором или разработчиком системы: формат, объем, материалы. Важно обеспечить доступ к технической и информационной поддержке, консультациям, подробным текстовым и видео-инструкциям, а также пользовательской документации — это снижает количество ошибок и некорректных действий при работе с системой.
-
Неудачный выбор программы
На рынке много универсальных и отраслевых решений, комплексных и узкоспециализированных. Если ориентироваться только на рейтинг, рекламу, функционал или рекомендации коллег, легко получить систему, которая не подходит компании.
Чтобы выбрать программу, максимально соответствующую задачам, сначала нужно обследовать бизнес-процессы и определить цели внедрения. Это существенно сужает круг вариантов, оставляя, например, 2–3 решения. Далее их оценивают по ключевым критериям: возможности штатного функционала и кастомизации, интеграции, совокупная стоимость владения, удобство интерфейса, безопасность, репутация вендора и др.
-
Проблемы внедрения
Проблемы при внедрении системы автоматизации строительства можно разделить на три группы.
- Организация удаленного доступа. Трудности возникают при подключении удаленных объектов (стройки, склады, филиалы) к единому ИТ-пространству. Обычно это решается созданием собственной VPN-сети, что позволяет всем пользователям работать с единой базой и в реальном времени мониторить движение материалов и трудовых ресурсов.
- Техническая оснащенность. Сотрудники часто работают не за компьютером, а на объектах и складах, поэтому им нужны мобильные устройства. Многие системы имеют мобильные приложения для смартфонов и планшетов. На складах используют терминалы сбора данных с ударопрочным корпусом, морозостойкостью и специальной клавиатурой для работы в перчатках.
- Логистика строительного производства. Сейчас на рынке нет готовых продуктов для настройки собственной системы логистики, но такие решения разрабатываются и в перспективе появятся.
Привлечение опытного интегратора, специализирующегося на строительной отрасли, помогает заранее учесть и минимизировать эти и другие проблемы.
-
Отсутствие заинтересованности со стороны руководства
Руководство нередко не видит смысла в автоматизации: «и так все работает», есть скепсис к инновациям, особенно у старшего поколения и у тех, кто имел негативный опыт внедрения. Инвестиции в систему с непонятным сроком окупаемости кажутся неоправданными.
Интерес к автоматизации усиливается под влиянием тренда на цифровизацию и гостребований, предполагающих использование программных продуктов в единой ИТ-инфраструктуре с синхронизацией данных.
Дополнительный стимул — необходимость конкурентных преимуществ и качественного сервиса: быстрая обработка запросов, виртуальные туры, интерактивная квартирограмма, работа с актуальными данными. Руководители, которые глубже погружаются в тему, убеждаются, что автоматизация ощутимо экономит время, деньги и трудовые ресурсы.
Какие задачи решают программы для цифровизации строительства?
Благодаря внедрению решений по автоматизации контролируется соблюдение сроков строительства, деятельность организации подвергается разностороннему анализу, а взаимодействие между подрядчиками и заказчиками становится более эффективным. Программное обеспечение для строительных организаций позволяет контролировать объекты в режиме онлайн, составлять финансовые планы по возведению недвижимости, анализировать процесс строительства по затратам, срокам и объемам, контролировать инвестиционную деятельность, планировать закупки материалов и управлять производственной деятельностью.
Кроме того, такие системы обеспечивают налоговый и бухгалтерский учет, автоматизацию вспомогательных и дополнительных производств, учет кадров и документооборота, мониторинг ремонтных работ и эксплуатации оборудования и транспорта, расчет заработной платы, контроль содержимого складов, продаж и кассовых разрывов. Внедрение многофункциональных отраслевых решений позволяет автоматизировать все процессы предприятия и контролировать затраты на каждом объекте.
Программные решения для автоматизации бизнес-процессов в строительстве
Для автоматизации строительного бизнеса необходимо выбирать только проверенное и надежное ПО. Представленные ниже решения позволяют осуществить комплексную автоматизацию, результатом которой станет значительное повышение эффективности управления бюджетом и всеми важными процессами.
Отраслевое решение Бит.Строительство
Бит.Строительство охватывает следующие сферы деятельности строительной фирмы:
- Бухгалтерский учет подрядных организаций;
- Расчет заработной платы сотрудников;
- Бухгалтерский учет заказчиков-застройщиков;
- Управление продажами и арендой недвижимости и других материальных ценностей;
- Учет работы и контроль за состоянием механизмов и строительных машин;
- Техническое и материальное снабжение.
Многофункциональное отраслевое решение Бит.Строительство — эффективный инструмент для учета затрат по каждому объекту. ПО дает пользователям широкие функциональные возможности, что может способствовать повышению эффективности бизнеса.
Модуль для программы Бит.Строительство. Управление строительными проектами
Функционал модуля открывает перед пользователями следующие возможности:
- Загрузка смет;
- Классифицирование сметных данных;
- Планирование стоимости работ и требующихся для них ресурсов;
- Ежедневный контроль выполнения работ на всех строительных площадках;
- Ведение учета формирования М-29;
- Совместная работа с учетной системой;
- Анализ результатов выполненных работ;
- Хранение и отслеживание истории изменения документации;
- Поэтапное планирование каждого проекта;
- Списание стройматериалов по завершению работ.
Модуль Бит.Строительство. Управление строительными проектами предназначен для ведения сквозной аналитики, затрагивающей весь перечень работ. Благодаря этому модулю, выполнение работ по каждому объекту строительства полностью контролируется. Сотрудники компании смогут вести учет материальных и производственных запасов.
А для руководителей организации программа станет эффективным инструментом, с помощью которого они будут принимать оптимальные решения, добиваясь высоких показателей. Результатом использования Бит.Строительство проектами станет завершение работ точно в срок и повышение достоверности всех отчетов, связанных с деятельностью предприятия.
1С:ERP Управление строительной организацией 2
Основные преимущества и польза для строительной сферы:
- Повышается эффективность работы всей фирмы;
- Может быть интегрирована с BIM-системой;
- Совместная работа всех подразделений организации;
- Эффективное управление ресурсами фирмы;
- Распределение доставки ТМЦ, контроль за поставками;
- Усовершенствованное планирование;
- Рациональная закупка строительных материалов;
- Отслеживание всех финансовых операций;
- Наиболее рациональное применение инвестиционных средств;
- Важная информация оперативно предоставляется руководству предприятия и ответственным лицам;
- Отслеживать состояние транспортных средств;
- Управлять сметами;
- Нормативной документацией;
- Продажами объектов строительства.
Заключение
Резюмируя, выделим основные шаги, которые вы можете предпринять, чтобы минимизировать риски при переходе на автоматизацию строительной деятельности:
- Выделение достаточных ресурсов на качественный, полноценный аудит бизнес-процессов и формирование целей внедрения системы автоматизации.
- Выбор программы для автоматизации, ориентируясь на выявленные задачи и потребности компании, а также на базовые критерии
- Организация обучения персонала в усвояемой форме и в удобное время, предоставление им понятных инструкций в текстовом и видео-форматах.
- Обеспечение высокого уровня безопасности и защиты персональных данных.
- Создание собственной VPN-сети для работы всех пользователей, в том числе удаленных, с единой базой данных.
- Информирование сотрудников, имеющих скептический настрой относительно автоматизации, о ее преимуществах
Внедрение системы автоматизации строительной компании — достаточно трудоемкая и длительная задача. Однако в случае успешной реализации она обеспечит переход на новый уровень как в организации работы внутри компании, так и во взаимодействии с партнерами и клиентами.
