Методическое обеспечение ИТ-проектов

Что такое методическое обеспечение?

Из толкового словаря: МЕТОДИЧЕСКИЙ, методическая, методическое — Методический прием. Методическое пособие. Методический совет. Методическое руководство.

Применительно к ИТ-проектам, чаще всего рассматривают требования к методическому обеспечению. Это такой раздел технического задания на автоматизированную систему (ГОСТ 34.602-89), согласно которому для этого вида обеспечения приводят требования к составу нормативно-технической документации системы (перечень применяемых при ее функционировании стандартов, нормативов, методик и т. п.).

А согласно ГОСТ 34.003-90, «методическое обеспечение автоматизированной системы (АС) — совокупность документов, описывающих технологию функционирования АС, методы выбора и применения пользователями технологических приемов для получения конкретных результатов при функционировании АС».

На практике, методическое обеспечение является результатом выполнения методического проекта, который чаще всего предшествует ИТ проекту. Например, для выполнения ИТ проекта по созданию ERP-системы, предварительно выполняют комплекс консультационно-методических работ по разработке следующих методических материалов:

• Методика построения архитектуры нормативно-справочной информации;
• Методика учета ТМЦ;
• Методика расчета себестоимости;
• Методика построения модели бюджетного управления;
• Методика адаптации регламентированного учета для целей автоматизации;
• Методика адаптации международным стандартов для целей автоматизации.

Конечный перечень методических материалов определяется функциональными рамками проекта и наличием готовых методических материалов у заказчика.

Пример методики расчета себестоимости (рис.1)

Когда и зачем выполняются методические проекты?

Без преувеличения можно сказать, что методическое обеспечение – это «ахиллесова пята» любого проекта по созданию автоматизированных систем. 

В период инициации проекта у заказчика возникает справедливое желание сократить бюджет проекта. А объектом такой экономии, чаще всего, становятся консультационно-методические работы на стадии подготовки к проекту (рис.2).

Поскольку методическое обеспечение ИТ-проекта является основой для разработки технического задания и последующих работ по созданию системы, то последствия такой экономии могут быть плачевными, когда вместо нормально функционирующей автоматизированной системы, заказчик получает автоматизированный хаос (рис.3).

Расходы по исправлению такой системы могут многократно превысить первоначальную сумму экономии (рис.4).

Что мешает качественно выполнить методический проект?

Даже понимая необходимость проведения комплекса консультационно-методических работ, у заказчика часто возникают обстоятельства, которые препятствуют получению качественного результата:

1. Желание сэкономить приводит к тому, что консультационно-методические работы проводятся, либо не в полном объеме, либо не должного качества;
2. Инерция мышления — когда заказчик готов к изменениям, но не готов сам меняться. Переход на новую автоматизированную систему дает возможности, которых у заказчика не было прежде, но инерционность мышления не позволяет использовать эти возможности. В этом случае приводятся следующие аргументы: «в старой системе это работало хорошо, сделайте так же»; «мы так привыкли работать»; «это слишком сложно, сделайте, как было» и пр.;
3. Слабая вовлеченность персонала организации заказчика в методический проект;
4. Низкий уровень квалификации персонала заказчика.
   
   

Какие выгоды получит заказчик от методического проекта?

1. Сокращение сроков и стоимости ИТ-проекта;
2. Применение лучших практик и методик, проверенных временем и десятками успешных внедрений;
3. Снижение проектных рисков, связанных с получением неудовлетворительного результата;
4. Снижение тревожности пользователей при переходе на новую систему и большую вовлеченность в проект.
   
   

Сколько времени занимает методический проект?

Сроки и объем консультационно-методических работ зависят от сложности ИТ проекта и масштаба предприятия. Ниже в таблице приведены ориентировочные сроки реализации методического проекта (месяц).

Методика построения архитектуры НСИ

Цель:

Структурирование информации, для отражения всех необходимых справочных данных в основных и подчиненных справочниках для целей управленческого и регламентированного учета:

• Учет номенклатуры товаров, продукции, сырья и материалов, услуг и работ, а также номенклатуры общехозяйственного назначения;
• Учет характеристик, свойств и признаков номенклатуры;
• Учет единиц измерения;
• Учет партнеров (контрагентов);
• Учет договоров и соглашений;
• Учет статей движения денежных средств;
• Описание алгоритмов ввода данных в системы.

Задачи:

• Обеспечить единые принципы унификации представления нормативно-справочной информации в рамках внедрения единого корпоративного Комплексного решения на основе продуктов 1С;
• Сформировать на этой основе инструментарий по описанию единого информационного пространства для описания процессов организации в области снабжения, производства, складирования и хранения, логистики, маркетинга, сбыта;
• Обеспечить синхронизацию различных информационных и учетных систем Заказчика;
• Учесть специфику хозяйственной деятельности, принятую в организации систему управленческого учета и отчетности для анализа результатов деятельности, принятия управленческих решений и формирования перспективных планов;
• Максимально использовать новые возможности решения 1С

Выгоды:

Разработка методики построения архитектуры НСИ позволила:

1. Обеспечить эффективную трансформацию материально-технического обеспечения компании;
2. Закрепить выбранную систему MDM;
3. Снизить запасы;
4. Облегчить интеграцию между различными программами системы комплексной автоматизации;
5. Уменьшить риски внедрения новой системы учета 1С ERP по получению отчетности в нужных разрезах аналитики и детализации.
   
   

Методика учета ТМЦ

Цель:

Фиксирование правил получения данных, для отражения всех необходимых операций учета ТМЦ на складах для отражения в управленческом и регламентированном учете:

• Структура складов;
• Типы складов;
• Топологию складов;
• Учет операций переименования и комплектации номенклатуры на складах.

Задачи:

• Сформировать структуру складов;
• Сформировать на этой основе инструментарий по описанию единого информационного пространства для процессов по учету ТМЦ в области снабжения, производства, складирования и хранения, логистики, маркетинга, сбыта;
• Зафиксировать информационные потоки различных складов Заказчика;
• Обеспечить синхронизацию различных информационных и учетных систем;
• Учесть следующие аспекты складского учета:
  • специфику учета ТМЦ;
  • систематизацию.
• Отчетность для целей управленческого учета.

Выгоды:

1. Сократить время на работу со складскими запасами;
2. Увеличить оборачиваемость ресурсов;
3. Повысить прозрачность прохождения данных и разделения ролей ответственности.
   
   

Методика расчета себестоимости

Цель:

Разработка единого подхода к расчету плановой и фактической себестоимости продукции в управленческом учете, описание справочных данных и настроек, используемых для отражения операций по учету затрат и расчету себестоимости продукции.

Задачи:

• Установить общий подход и детальную схему формирования себестоимости производимой продукции для целей планирования, фактического калькулирования, расчета целевых показателей эффективности продукции производимой Заказчиком;
• Систематизировать классификаторы статей калькуляции, статей расходов, применяющихся при расчете плановой и фактической себестоимости продукции;
• Распространить действие методики на расчет себестоимости всех видов производимой Заказчиком продукции при плановом и итоговом фактическом расчете себестоимости;
• Формализовать аналитический учет доходов и расходов по направлениям деятельности
• Применять единые универсальные формы отчетности для анализа плановой и фактической себестоимости продукции;
• Рассчитывать целевые показатели эффективности производственной деятельности Заказчика;
• Использовать принципы расчетов для целей управленческого учета предприятия.

Выгоды:

Разработка методики расчета себестоимости позволяет сократить время внедрения этой функциональной области почти на 80%, а также позволяет получить заранее полное понимание об особенностях способов расчета себестоимости в новой системе и повышает доверие к полученным цифрам.

Методика построения модели бюджетного управления

Цель:

Разработка положения по бюджетированию

Задачи:

• Разработка методики и модели бюджетирования;
• Утверждение финансовой структуры;
• Утверждение метода формирования операционных и мастер бюджетов;
• Формализация процессов бюджетного планирования;
• Утверждение правил настройки источников по сбору фактических данных.

Выгоды:

Разработка модели бюджетирования кроме сокращения времени внедрения функциональной области, позволяет заранее провести сравнение точности соответствия данных, что повышает доверие к полученным автоматизированным способам данным и делает процесс перехода на новую систему безболезненным для ответственных сотрудников со стороны Заказчика.

Методический проект по адаптации регламентированного учета для целей автоматизации

Цель:

Разработка методики отражения первичного документооборота в бухгалтерском и налоговом учете согласно учетной политики организации и действующему законодательству. Первичный документооборот должен быть источником полных и достоверных данных для регламентированного учета.

Задачи:

Определение правил отражения хозяйственных операций на счетах регламентированного учета, включая необходимые аналитики:

• Настройка учетной политики и параметров учета в рамках регламентированного учета
• Определение порядка и особенностей учета расходов/доходов для целей бухгалтерского и налогового учета
• Определение порядка и особенностей учета НДС в организации
• Определение порядка и особенностей учета внеоборотных активов организации
• Определение порядка и особенностей ведения взаиморасчетов организации
• Определение порядка и особенностей учета ТМЦ организации
• Определение порядка и особенностей учета налога на прибыль и прочих налогов.
• Фиксирование подхода к особенностям формирования регламентированной отчетности (например, Отчет о движении ДДС)

Выгоды:

Сокращение сроков внедрения функциональной области до 70%. Уменьшение рисков получения ошибочных расчетов при формировании отчетности. Облегчение процесса перехода на новую систему для бухгалтеров, ответственных за формирование отчетности.

Методика адаптации международным стандартов для целей автоматизации

Цель:

Разработать методическую модель международного учета опираясь на концептуальные основы представления финансовой отчётности и возможность прикладного решения

Задачи:

• Разработка и фиксация планов счетов с учетом национальных стандартов разных стран;
• Фиксация списка классификаторов и справочников для блока МСФО;
• Фиксация шаблонов проводок соответствия счетов регламентированного и международного учета;
• Правила трансляции документов операционного контура и проведения по плану счетов международного учета;
• Утверждение настройки процедуры закрытия месяца;
• Настройки отчетности.

Выгоды:

Разработка методической модели кроме сокращения времени внедрения функциональной области, позволяет облегчить прохождения международного аудита. Зафиксировать путь прохождения информации по МСФО, когда можно проследить на основании каких первичных данных была сформирована отчетность, что в свою очередь повышает доверие к полученным автоматизированным способам данным.