Внедрение PIX RPA в АО «Акрихин» - комплексная роботизация бизнес-процессов с экономией более 1000 рабочих часов в год

Ситуация до внедрения

До старта проекта различные подразделения «Акрихина» были вынуждены выполнять значительный объем ручных операций. В частности, сотрудники финансового отдела ежедневно обрабатывали большое количество первичной документации, платежей и сверок. Специалисты по логистике поддерживали передачу информации между несколькими учётными и партнерскими системами. Юридический и регуляторный департаменты отслеживали обновления в государственных реестрах и требования в отношении препаратов. Децентрализованный комплекс ИТ решений (Oracle eBS, SAP, ELMA, СБИС, разнообразные банковские платформы, Логинет, КСЕ, инструменты BI) приводил к увеличению времени интеграций, а также возрастал риск ошибок, связанных с ручным вводом данных. Тем временем компания сталкивалась с жесткими дедлайнами по регуляторным и отчетным обязательствам.

Задачи проекта

• Снижение объемов рутинной ручной работы для сотрудников финансовых, логистических и регуляторных подразделений
• Уменьшение вероятности ошибок, связанных с ручной обработкой большого количества операций и документов
• Обеспечение надёжного и прозрачного взаимодействия между IT-системами: Oracle, SAP, ELMA, СБИС, банковскими, логистическими и BI-платформами
• Строгое соблюдение сроков обработки документов и формирования отчётности за счет автоматизации ключевых этапов
• Повышение прозрачности и управляемости бизнес-процессов за счет центрирования RPA-платформы

Ход проекта

• В блоке бухгалтерии автоматизация охватила около сорока задач: цифровые роботы формируют и обрабатывают счета-фактуры и авансы, подготавливают и разносят налоговые документы, составляют бухгалтерские справки, осуществляют платежные операции, проводят автоматическую сверку с банковскими учреждениями и контрагентами, обрабатывают корпоративные карточки, анализируют данные по незавершенному производству. Это позволило снизить объем рутинной работы и минимизировать вероятность ошибок при большом обороте операций.
• В логистическом направлении автоматизировано более 10 процессов: роботы отвечают за перемещение товаров на складах между различными ИТ-системами, мониторят ЭДО, выгружают данные для партнёров (например, Протек), управляют маркировкой паллет и SSCC-кодов, поддерживают прием транзитных партий и проводят сверку сроков годности между Oracle и SAP. Это дало возможность повысить точность отражения процессов и снизить расхождения при взаимодействии с партнерами.
• Для регуляторного и юридического блока был обособлен собственный контур автоматизации: цифровые ассистенты отслеживают изменения в инструкциях лекарственных средств в едином госреестре (ГРЛС), контролируют соблюдение требований по регистрационным удостоверениям и регулярно мониторят реестры Минюста. Подобная организация позволила минимизировать регуляторные риски, а также перераспределить ресурсы сотрудников на аналитическую работу и взаимодействие с органами надзора.
• В дополнение к этому были роботизированы операционные административные процессы, такие как обработка заявок на выходные и архивация электронной переписки, что способствовало оптимизации внутреннего документооборота и управления.

Весь пул решений строился на унифицированной платформе RPA PIX, интегрированной со следующими ИТ системами: Oracle eBS, SAP, ELMA, СБИС, банковское ПО (Сбер, Райффайзен, ОТП), Логинет, КСЕ и BI-платформы. Внедрение цифровых роботов происходило поэтапно — после тестирования и пилотных запусков процессы постепенно переводились в промышленную эксплуатацию с последующим мониторингом и сопровождением. В результате сегодня компания поддерживает устойчивый и масштабируемый контур автоматизации, который включает свыше 100 цифровых процессов.

Результаты проекта

• Сэкономлено свыше 1000 часов персонала в год благодаря автоматизированным процессам (по информации клиента)
• Существенное сокращение числа ошибок за счет исключения повторного ручного ввода между различными системами
• Повышение прозрачности операций через автоматическое логирование и мониторинг работы роботов
• Высвобождение ресурсов департаментов для выполнения аналитических и стратегических задач
• Гибкая и масштабируемая архитектура автоматизации: на поддержке — более 100 процессов, готовых для масштабирования