6 апреля 2022

1С:Документооборот как инструмент управления IT-проектами

«1С:Документооборот» — это современная ECM-система (Enterprise Content Management — управление корпоративным контентом) с широким набором функциональных возможностей для регулировки деловых процессов и совместной работы сотрудников. Но мало кто из пользователей этой системы рассматриваем ее как полноценный инструмент управления проектами.

Вместе с тем, это российское решение вполне может заменить сразу несколько используемых систем, в том числе и западных, таких, например, как MS Project, Jira, Trello, Redmine и тд.

Какие же возможности в части управления проектами предоставляет «1С:Документооборот»? Ниже перечислены основные из них.

Содержание:

1. Управление содержанием

2. Управление расписанием

3. Управление ресурсами

4. Управление стоимостью

5. Управление рисками

6. Управление коммуникациями




Управление содержанием в 1С:ДО

В контексте проекта термин «содержание» может обозначать:

  • Содержание продукта. Свойства и функции, которые характеризуют продукт, услугу или результат. Оно содержит детальное описание поставляемых результатов проекта.
  • Содержание проекта. Работы, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услугу или результат с заданными свойствами и функциями.

Содержание продукта описывается в договорной, проектной или технической документации, а для ее составления и хранения в 1С:Документооборот предусмотрен ряд полезных функций:

  • Работа с договорными документами
  • Совместная работа с файлами
  • Хранение и контроль версий файлов
  • Применение шаблонов документов

Все документальное обеспечение проектной деятельности выполняется в карточке проекта.

Карточка проекта в 1С:Документооборот

Основой содержания проекта в 1С:Документооборот  является структурная декомпозиция работ (СДР), которая составляется в плане проекта. СДР состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, при этом каждая задача имеет свой код СДР.

План проекта в 1С:Документооборот

Управление расписанием в 1С:ДО

Основой содержания проекта является структурная декомпозиция работ (СДР), которая составляется в плане проекта. СДР состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, при этом каждая задача имеет свой код СДР.

Управление расписанием проекта включает в себя процессы, необходимые для управления своевременным выполнением проекта.

Планирование и исполнение проектных задач

Календарный план проекта рассчитывается автоматически на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек. План проекта можно загрузить из MS Project. Просматривать план проекта и отслеживать состояние проектных задач на всех этапах выполнения можно в следующих режимах:

  • Планирование — для составления плана проекта;
  • Отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
  • Контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
  • Анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
  • Полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
  • Диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.
Подробный план проекта в 1С:Документооборот

Для Руководителя проектов в системе предусмотрено окно «Задачи по проектам», в котором отслеживается состояние задач в разрезе проектов:

  • Просроченные задачи;
  • Задачи в работе;
  • Распределение задач по участникам проектов.

По предоставленным данным в 1С:Документооборот, руководитель проекта может увидеть, как обстоят дела с его проектами, оценить ход их выполнения, узнать, есть ли просроченные задачи и какова загрузка сотрудников.

Задачи по проекту в 1С:Документооборот

Для управления своевременным выполнением проекта, в системе 1С:Документооборот реализованы отчеты:

  • «Текущее состояние проектных задач» — данный отчетв 1С:ДО показывает Руководителю проектов полную сводку по состоянию всех проектных задач.
Отчет

  • Отчет «План-факт по проектным задачам» помогает оценить соблюдение сроков начала и окончания проектных задач.
План-факт по проектным задачам в 1С:Документооборот

Выполнение проектных задач при помощи 1С:Документооборот

Осуществляется при помощи процесса «Исполнение». При создании процесса на основании проектной задачи в нем заполняются сроки и исполнители.

Процессы и задачи в 1С:Документооборот

В программе предусмотрен продвинутый таск-менеджер, который помогает руководителю проекта в постановке и контроле исполнения проектных задач и проекта в целом.

При наступлении срока выполнения проектной задачи, программа автоматически отправит задачу Исполнителю. Если же при наступлении срока Исполнитель задачи не указан — программа оповестит об этом Руководителя проекта.

При старте процесса по проектной задаче, она автоматически отмечается как начатая, при завершении процесса — как выполненная.

Процесс выполнения проектной задачи в 1С:Документооборот

В системе 1С:ДО предусмотрен единый инструмент для учета задач «Задачи мне». Все задачи собраны в одном списке, исполнитель видит все задачи, которые поставлены ему с группировкой по каждому проекту.

Раздел

Дополнительно, в системе 1С реализована возможность разделения задачи на несколько исполнителей. При этом, отправка задачи на исполнение может быть как одновременной, т.е. всем исполнителям сразу, так и по очереди.

Пример разделения задач в 1С:Документообороте

В качестве дополнительной аналитики по классификации проектных задач в 1С:Документообороте можно использовать флаги. Флаги могут означать определенные статусы задач в зависимости от присвоенного цвета. Например, задачам, которым необходимо уделить большее внимание, могут обозначаться красным цветом флага, при изменении статуса задачи, цвет флага может быть изменен.

Пример маркировки задач в 1С:Документооборот

Диаграмма Ганта

Для графического представления плана проекта можно использовать Диаграмму Ганта. В диаграмме можно изменить сроки проектных задач путем перетаскивания отрезков мышью. Каждая полоса на диаграмме Ганта — это отдельная задача в составе проекта. Окрашенные отрезки диаграммы Ганта, показывают состояние задач.

Диаграмма Ганта в проекта 1С:Документооборот

Управление ресурсами в 1С:ДО

Управление ресурсами проекта включает в себя процессы, необходимые для планирования, учета и контроля трудовых ресурсов, а также управления их трудозатратами.

Организация проектной команды

Выполняется в карточке проекта, путем назначения сотрудников и ролей в команде.

Организация проектной команды в 1С:Документооборот


Права доступа к информации, связанной с проектом устанавливаются также в карточке проекта на закладке Рабочая группа.

Вид рабочей группы в 1С:Документооборот


Планирование и учёт трудозатрат в 1С:Документооборот

Для планирования и учета трудозатрат, реализована возможность указания плановых и фактических трудозатрат по каждой задаче, согласно иерархической структуре работ (ИСР).

Планирование и учёт трудозатрат в 1С:Документооборот

Указанные исполнителем фактические трудозатраты по задаче привязываются к выбранному проекту.

Указание фактических трудозатрат в 1С:Документообороте

Таким образом, Руководитель проекта получает оперативную информацию для план-фактного анализа трудозатрат.

Оперативная информация для руководителя по трудозатратам в 1С:Документообороте

Управление стоимостью в 1С:ДО

Управление стоимостью проекта обеспечивается посредством реализации следующих процессов:

  • Оценки стоимости ресурсов;
  • Планирование бюджета проекта;
  • Бюджетный контроль проекта.

К сожалению, типовая конфигурация «1С:Документооборот» не поддерживает указанные процессы, однако эти функции могут быть добавлены в программу, как на примере, представленном ниже.

Оценка стоимости ресурсов

Оценка стоимости ресурсов проекта назначается через трансфертную ставку исполнителей. Трансфертная ставка — это часовая ставка специалиста, которая отражает стоимость трудового ресурса для указанного проекта.

Оценка стоймости ресурса на примере конкретного проекта в 1С:Документооборот

Трансфертная ставка специалиста может меняться по ходу проекта, система сохраняет всю информацию по назначенным или измененным трансфертным ставкам сотрудников.

Планирование бюджета проекта при помощи 1С:Документооборот

Поскольку данная функция отсутствует в типовой конфигурации 1С:Документооборот, ниже представлен возможный вариант реализации бюджетного планирования непосредственно в данной конфигурации.

Бюджет проекта содержит информацию о величине и сроках планируемых доходов и расходов проекта (БДР), а также графике и сумме его финансирования (БДДС).

Плановые значения для БДР и БДДС вносятся через механизм контрольных точек. А плановые расходы на персонал рассчитываются на основании плановых трудозатрат и трансфертной ставки. Результатом внесения этих данных является план бюджета проекта.

Планирование бютжета проекта в 1С:Документооборот

Фактические значения для БДР и БДДС автоматически загружаются из смежной учетной системы. Актуальный фактические данные по доходам, расходам и платежам можно по получить через отчет по исполнению бюджета.

Отчёт по исполнению бютжета в 1С:Документооборот

Бюджетный контроль проекта

Бюджетный контроль проекта в 1С:Документооборот— процесс мониторинга бюджета проекта для актуализации стоимости и управления изменениями. План-фактный анализ плана и бюджета проекта, позволяет учитывать не только стоимостные, но и объемные показатели выполнения работ.

План-фактный анализ плана и бюджета проекта в 1С:Документооборот

Для продвинутого бюджетного управления проектами, рекомендуется использовать конфигурацию «1С:Документооборот» в связке с системами финансового управления, например, «БИТ:Финанс» или «1С:ERP Управление предприятием».

Управление рисками в 1С:ДО

Управление рисками предполагает их идентификацию, оценку и мониторинг на всем протяжении проекта.

Инструмент управления рисками выполнен в программе 1С:Документооборот посредством механизма Контрольных точек.

Механизм контрольных точек в 1С:Документооборот

По своей сути, журнал контрольных точек является реестром рисков проекта и их качественной оценкой.

Качественная оценка рисков осуществляется путем занесения оценки вероятности возникновения и воздействия рисков на проект. Данный процесс выполняется на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Качественная оценка рисков в 1С:Документооборот

При использовании механизма Контрольных точек в 1С:ДО, у руководителя проекта появляются дополнительные аналитики по уровням контроля проекта (стратегический, тактический и оперативный). Еще одной возможностью системы в части управления рисками проекта, является предоставление оперативных статистических данных по количеству и состоянию контрольных точек.

Состояние контрольных точек в 1С:Документооборот

Управление коммуникациями в 1С:ДО

Проект представляет собой непрерывный процесс взаимодействия его участников (между членами проектной команды, Руководителем проекта и Заказчиком). Для того, чтобы обмен информацией был результативным, в системе «1С:Документооборот» реализовано окно «Начальная страница», которое состоит из 12 настраиваемых виджетов.

12 настраиваемых виджета в 1С:Документооборот

Каждый виджет в 1С:Документооборот показывает актуальное состояние по конкретной теме:

  • Мой календарь и календари других пользователей — персональный инструмент для планирования времени. В календаре отображаются все записи: запланированные встречи, конференции, задачи итд; Планировать встречи и конференции можно как внутри компании, так и с контрагентами.
Мой календарь в 1С:Документооборот

  • Бронирование помещений через 1С:ДО — можно увидеть, занято ли интересующее помещение и при необходимости, тут же его забронировать;
Бронирование помещений в 1С:Документооборот

  • Видеоконференции в 1С:Документообороте — из группового чата можно позвонить как сразу всем участникам обсуждения, так и одному из собеседников;
Видеоконференции в 1С:Документооборот

  • Учет отсутствий сотрудников — система автоматически оповестит Вас о том, что сотрудник отсутствует на рабочем месте и Вы можете принять решение: отложить дело, передать его заместителю, либо решить, что отсутствие не помешает совместной работе;
  • Оповещения о важных событиях — о всех записях программа напомнит заранее, в указанное время;
  • Работа через мобильное приложение.

Обратитесь к нам сегодня!
Мы подберём решение специально для вашего бизнеса

Отзывы клиентов

«Установленная система отвечает требованиям Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации. По результатам внедрения, мы планируем автоматизировать все участки функционирования стационарного отделения».
Виталий Кутковой
руководитель ИТ-отдела МНИИ ГБ им. Гельмгольца
«Сотрудники офиса „Спортивная“ проанализировали наши задачи и оперативно разработали план перехода на „1С:Зарплата и управление персоналом 3.0“ так, чтобы миграция на новую редакцию программы прошла незамеченной и не оторвала сотрудников от производственного процесса».
Х. Х. Кутлалиев
Финансовый директор "ГФК-Русь"
«Руководство компании получило прозрачный инструмент контроля и оперативную информацию для принятия управленческих решений».
Ольга Филипенкова
директор департамента маркетинга и продаж «Розы Хутор»