1С:Документооборот как инструмент управления IT-проектами

Управление расписанием в 1С:ДО

Основой содержания проекта является структурная декомпозиция работ (СДР), которая составляется в плане проекта. СДР состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, при этом каждая задача имеет свой код СДР.

Управление расписанием проекта включает в себя процессы, необходимые для управления своевременным выполнением проекта.

Планирование и исполнение проектных задач

Календарный план проекта рассчитывается автоматически на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек. План проекта можно загрузить из MS Project. Просматривать план проекта и отслеживать состояние проектных задач на всех этапах выполнения можно в следующих режимах:

• Планирование — для составления плана проекта;
• Отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
• Контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
• Анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
• Полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
• Диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.

Рис. 3. Подробный план проекта в 1С:Документооборот

Для Руководителя проектов в системе предусмотрено окно «Задачи по проектам», в котором отслеживается состояние задач в разрезе проектов:

• Просроченные задачи;
• Задачи в работе;
• Распределение задач по участникам проектов.

По предоставленным данным в 1С:ДО, руководитель проекта может увидеть, как обстоят дела с его проектами, оценить ход их выполнения, узнать, есть ли просроченные задачи и какова загрузка сотрудников.

Рис. 4. Задачи по проекту в 1С:Документооборот

Для управления своевременным выполнением проекта, в системе 1С:Документооборот реализованы отчеты:

• «Текущее состояние проектных задач» — данный отчетв 1С:ДО показывает Руководителю проектов полную сводку по состоянию всех проектных задач.

Рис. 5. Отчеты в 1С:Документооборот

• Отчет «План-факт по проектным задачам» помогает оценить соблюдение сроков начала и окончания проектных задач.

Рис. 6. План-факт по проектным задачам в 1С:Документооборот

Выполнение проектных задач при помощи 1С:Документооборот

Осуществляется при помощи процесса «Исполнение». При создании процесса на основании проектной задачи в нем заполняются сроки и исполнители.

Рис. 7. Процессы и задачи в 1С:Документооборот

В программе предусмотрен продвинутый таск-менеджер, который помогает руководителю проекта в постановке и контроле исполнения проектных задач и проекта в целом.

При наступлении срока выполнения проектной задачи, программа автоматически отправит задачу Исполнителю. Если же при наступлении срока Исполнитель задачи не указан — программа оповестит об этом Руководителя проекта.

При старте процесса по проектной задаче, она автоматически отмечается как начатая, при завершении процесса — как выполненная.

Рис. 8. Процесс выполнения проектной задачи в 1С:Документооборот

В системе 1С:ДО предусмотрен единый инструмент для учета задач «Задачи мне». Все задачи собраны в одном списке, исполнитель видит все задачи, которые поставлены ему с группировкой по каждому проекту.

Рис. 9. Раздел в 1С:Документооборот

Дополнительно, в системе 1С реализована возможность разделения задачи на несколько исполнителей. При этом, отправка задачи на исполнение может быть как одновременной, т.е. всем исполнителям сразу, так и по очереди.

Рис. 10. Пример разделения задач в 1С:Документообороте

В качестве дополнительной аналитики по классификации проектных задач в 1С:ДО можно использовать флаги. Флаги могут означать определенные статусы задач в зависимости от присвоенного цвета. Например, задачам, которым необходимо уделить большее внимание, могут обозначаться красным цветом флага, при изменении статуса задачи, цвет флага может быть изменен.

Рис. 11. Пример разделения задач в 1С:Документообороте

Диаграмма Ганта

Для графического представления плана проекта можно использовать Диаграмму Ганта. В диаграмме можно изменить сроки проектных задач путем перетаскивания отрезков мышью. Каждая полоса на диаграмме Ганта — это отдельная задача в составе проекта. Окрашенные отрезки диаграммы Ганта, показывают состояние задач.

Рис. 12. Диаграмма Ганта в проекта 1С:Документооборот

Управление ресурсами в 1С:ДО

Управление ресурсами проекта включает в себя процессы, необходимые для планирования, учета и контроля трудовых ресурсов, а также управления их трудозатратами.

Организация проектной команды

Выполняется в карточке проекта, путем назначения сотрудников и ролей в команде.

Рис. 13. Диаграмма Ганта в проекта 1С:Документооборот

Права доступа к информации, связанной с проектом устанавливаются также в карточке проекта на закладке Рабочая группа.

Рис. 14. Вид рабочей группы в 1С:Документооборот

Планирование и учёт трудозатрат в 1С:Документооборот

Для планирования и учета трудозатрат, реализована возможность указания плановых и фактических трудозатрат по каждой задаче, согласно иерархической структуре работ (ИСР).

Рис. 15. Планирование и учёт трудозатрат в 1С:Документооборот

Указанные исполнителем фактические трудозатраты по задаче привязываются к выбранному проекту.

Рис. 16. Указание фактических трудозатрат в 1С:Документообороте

Таким образом, Руководитель проекта получает оперативную информацию для план-фактного анализа трудозатрат.

Рис. 17. Оперативная информация для руководителя по трудозатратам в 1С:Документообороте