Что такое автоматизация финансового учета в медицинской организации
Учет финансов в медицинской клинике
Функционал программного решения, относящийся к учету финансов в медицинском учреждении, состоит из трех основных блоков:
- Учет наличных и безналичных платежей пациентов.
- Расчеты с поставщиками.
- Учет расходов и доходов.
Во многих клиниках клиентам предлагается внести депозит на свой внутренний счет, при оплате с которого стоимость услуг будет более выгодной. Все эти нюансы, а также скидки, акции и прочие финансовые элементы системы лояльности необходимо корректно учитывать. Бонусом является возможность подключения и интеграции кассового и банковского оборудования. Учет финансов – это не только фиксация платежей, но и система отчетности, позволяющая проверять выручку и анализировать основные финансовые показатели работы (доходы, расходы, рентабельность, средний чек и т.д.) клиники за произвольный период.
Внедрение Бит.УМЦ в мед. центре «АМД-Лаборатория»
- 70 рабочих мест автоматизированы и подключены к единой базе данных;- проведено обучение;
- разработан функционал для ведения трихологического обследования и работы с микроскопными снимками волос.
Контроль платежей пациентов
Клиенты могут оплачивать услуги наличными или безналичными средствами, а также за счет фирмы или сертификатом, и все детали платежей необходимо учитывать в системе. Для контроля осуществляемых пациентами платежей необходим следующий функционал:
- Привязка платежного документа к заявке на оказание услуг.
- Выбор из справочника исполнителя оплачиваемых работ, расходных материалов, состава оказанных услуг.
- Учет применения скидок, сертификатов, выдачи подарков, других элементов программы лояльности.
- Указание кассы, через которую был произведен платеж, способа оплаты.
- Расчет сдачи и фиксация ее выдачи при оплаты наличными средствами.
- Указание при продаже товаров наименования номенклатуры, количества, единиц измерения, цены, итоговой суммы, склада, с которого были реализованы товары.
- Печать чеков.
- Подключение и настройка эквайрингового терминала.
- Обеспечение возможности возврата денежных средств клиенту, в том числе на банковскую карту.
- Формирование приходных и расходных кассовых ордеров, входящих и исходящих платежных поручений.
- Возможность коррекции платежных документов при выявлении ошибок в них.
- Прием оплаты изготавливаемых под заказы изделий медицинского назначения, стоимость которых рассчитывается индивидуально.
- Работа с депозитами.
Прозрачность учета платежей пациентов позволяет избежать штрафов и других проблем при проверке контролирующими органами.
Учет взаиморасчетов с поставщиками
Взаиморасчеты с поставщиками подразумевают учет операций по оприходованию товаров, услуг и расчетов за них. Работа с поставщиками в клинике может вестись по предоплате или постоплате, безналичным или наличным расчетом. Для отражения операций в основном используется счет 60 «Расчеты с подрядчиками и поставщиками». Операции проводятся на основании первичных документов – товарной накладной или акта выполненных работ/услуг. Удобно, когда в системе можно увидеть начальный остаток, приход, расход, конечный остаток и собственно оборот денежных средств по отношению к каждому контрагенту. Задолженности с обеих сторон должны фиксироваться и отражаться в отчетах.
К учету взаиморасчетов с контрагентами нужно отнестись особо тщательно, поскольку порядок в этой области и, в частности, регулярные сверки, оформленные в виде актов – гарантия нахождения истины в случае наступления разногласий с поставщиками.
Внедрение Бит.УМЦ в мед. центре Nova Medical Center
- автоматизировано 56 рабочих мест;- интеграция медицинского оборудования в единую систему PACS;
- создание единой базы клиентов, охватывающей все клиники сети.
Управление расходами и доходами клиники
Учет расходов и доходов клиники критически важен как для руководства, так и для контролирующих служб.
Необходим контроль следующих статей:
- оплата товаров и услуг;
- взаиморасчеты с поставщиками;
- выдача зарплаты и прочих выплат сотрудникам;
- расходы на функциональную деятельность;
- расходы на административно-хозяйственную деятельность;
- расходы на недвижимость;
- расходы по обеспечению работоспособности оборудования и техники;
- расходы на рекламу и маркетинг;
- расходы по обслуживанию долга и проч.
На основе корректного и полного учета доходов и расходов рассчитываются показатели доходности, динамики и рентабельности работы клиники. Это позволяет руководству медицинского учреждения грамотно осуществлять финансовое планирование и принимать эффективные управленческие решения, благодаря которым растет как прибыль, так и качество лечения.
Ошибки при внедрении автоматизации финансового учета
Разберем наиболее распространенные ошибки, возникающие в клиниках при внедрении автоматизированного финансового учета:
- Не продуманы или не донесены до исполнителей цели и задачи автоматизации финансового учета.
- Бизнес-процессы клиники прописаны недостаточно детально или неверно, при их формировании не задействованы все ключевые заинтересованные лица (руководство, финансовый директор, главный бухгалтер, ИТ-специалисты).
- Выбрана система, не соответствующая бизнес-процессам и задачам клиники.
- Управление проектом внедрения ведется хаотично, неструктурированно, производятся отклонения от согласованного плана.
- Неверно оценены сроки внедрения, от ведения финансового учета «по-старому» уже отказались, а «по-новому» это делать еще технически невозможно.
- Не проведено или проведено неэффективно обучение сотрудников пользованию новой системой, в связи с чем они допускают ошибки или саботируют новшество.
- Инструменты информационной системы не задействованы полностью, из-за чего эффективность ее внедрения низкая.
- Компетентные специалисты не производят анализ финансовой отчетности, сформированной системой, из-за чего стратегические управленческие решения принимаются в отрыве от реальной картины распределения финансовых потоков в клинике.
- Система настроена таким образом, что работать в ней сотрудникам неудобно, на это уходит много времени
Для того, чтобы избежать этих и других ошибок, рекомендуем привлечь опытных специалистов по внедрению, которые проконсультируют вас по всем вопросам или осуществят процедуру внедрения автоматизированной системы под ключ. Профессионалы расскажут о плюсах и минусах существующих на рынке систем и помогут в выборе, основываясь на результатах изучения бизнес-процессов клиники. Проектная команда произведет все необходимые этапы внедрения, от формирования целей и до осуществления технической и консультационной поддержки пользователей.
Создание и внедрение единой системы в медцентре АК «АЛРОСА»
- Автоматизировано 70 рабочих мест- Количество внедрённого доп. функционала - 10
- Оптимизировано 45 медучреждений
Решения для автоматизации финансовой деятельности клиники
На российском рынке представлен большой выбор программных продуктов, автоматизирующих финансовый учет в компаниях. Однако финансовая деятельность медицинских организаций имеет свою специфику и типовые решения не обеспечивают выполнения всех их бизнес-потребностей. С другой стороны, большинство отраслевых медицинских систем не имеют в своем составе достаточного функционала для автоматизации финансового учета, что предполагает необходимость интеграции с другими программами. Одной из специализированных медицинских информационных систем, позволяющих в полной мере автоматизировать всю финансовую деятельность клиники, является «Бит.Управление медицинскими центром».
Бит.Управление медицинским центром
«Бит.Управление медицинским центром» — это комплексная медицинская система, предназначенная для автоматизации финансового, управленческого и оперативного учета. В системе сделан акцент на точность учета денежных средств и взаиморасчетов с клиентами, контрагентами и сотрудниками, материалов и товарных остатков.
Предусмотрено подключение торгового оборудования, автоматизированы рабочие места медицинских и административных работников. Широкий спектр готовых и настраиваемых отчетов дает возможность оперативно отслеживать динамику изменения любых параметров. Система оптимальна для управления всей деятельностью клиники с единой точкой входа. Она предназначена как для небольших поликлиник, так и для многопрофильных медицинских центров, стоматологических, офтальмологических, гинекологических клиник.
Для автоматизации финансового учета в «Бит.Управление медицинскими центром» реализован следующий функционал:
- Ведение взаиморасчетов с клиентами, учет оплат, контроль состояния взаиморасчетов, разделение по видам оплат.
- Учет поступления материалов, их розничной продажи, списания расходных материалов по нормам.
- Ведение расчетов со страховыми компаниями.
- Расчет заработной платы и налогов сотрудников в соответствии с выработкой, индивидуальными схемами с привязкой к KPI.
- Механизм учета скидок, бонусов, подарочных сертификатов на оплату и на услуги.
- Помесячное планирование количественно-суммовых показателей в разрезе центров финансовой ответственности, сотрудников, специализаций или номенклатуры, с расчетом предопределенных показателей программным способом.
- Отчеты по продаже услуг и материалов, по выработке сотрудников, движению денежных средств, взаиморасчетам, среднему чеку, количеству новых и вернувшихся пациентов по направлениям и т.д., план-фактный анализ.
- Подключение фискального регистратора, печать чеков в программе.
- Ведение справочников касс, типов полисов, страховых компаний, контрагентов и др.
- Учет затрат и расчет по ним себестоимости номенклатуры продаж по определенным методикам.
- Закрытие месяца в части затрат централизованно по всей базе.
- Выгрузка данных в «1С:Бухгалтерия 8» с помощью входящих в программу файлов правил обмена.
Таким образом, решение «Бит.Управление медицинскими центром» позволяет сформировать в медицинской клинике комплексную систему учета для ведения сквозной аналитики и отслеживания финансовых показателей. Доступны 3 варианта конфигурации: «Бит.Медицина 365» стоимостью 1400 руб./месяц за 1 пользователя, «ПРОФ» от 30 000 руб. в зависимости от количества лицензий, и «КОРП» от 193 000 руб. Программа запускается в толстом и тонком клиенте платформы «1С: Предприятие» в режиме управляемого приложения.
Регистратура
Регистратура
Документы соответствия средств защиты
Программа лояльности
Осуществление медицинской деятельности
Складской учет
