Содержание
Что такое RPA
RPA – это технология Robotic Process Automation, дословно в переводе «роботизированная автоматизация процессов» или просто роботизация. Технология реализована посредством программных роботов и искусственного интеллекта.
RPA служит для автоматизации рутинных задач, выполняемых по четкому алгоритму, например, ввода, сбора, поиска данных. Это позволяет значительно повысить скорость выполнения бизнес-задач и в то же время снизить количество ошибок, связанных с человеческим фактором.
Среди основных преимуществ RPA можно выделить следующие:
- Рост производительности. По статистике, скорость выполнения задач может вырасти в десятки раз по сравнению с ручной работой.
- Экономия денег. Затраты на внедрение RPA существенно ниже, чем на зарплаты сотрудников.
- Стабильность и предсказуемость. У робота нет «человеческих» потребностей и уязвимостей, он может работать круглосуточно и предоставлять информацию в удобное пользователю время.
- Точность результатов. При грамотной настройке робота выдаваемая информация абсолютно точна и соответствует задаче.
- Доступность апгрейда и оптимизации. Робота можно быстро обновить. Журнал действий позволяет своевременно обнаружить и затем устранить сбои и некорректные отработки задач.
Говоря простыми словами, технология RPA позволяет записать порядок действий на компьютере и многократно их воспроизвести, при этом выбор необходимого места для клика определяется не простыми координатами (X, Y), а с помощью индикаторов. Это повышает точность: в процессе записи робот получает не просто факт «искомый элемент должен быть здесь», а сообщение «искомый элемент должен выглядеть так», и робот сам ищет его.
RPA базируется на применении программных роботов, которые работают с пользовательским интерфейсом (GUI). Классический подход с использованием API тоже возможен, если системы предоставляют API.
Компоненты RPA-платформ
RPA-платформа включает в себя четыре компонента. Рассмотрим каждый из них подробно:
- Студия – пространство, предназначенное для проектирования процесса. В ней производится описание действий, которые нужно совершить для достижения результата. Например, открыть документ, сравнить данные за прошедший день, отправить отчет на заданный email. В список процессов входят условия, основные и вспомогательные задачи, подтверждения и другие элементы.
- Программный робот – исполнитель, действующий в соответствии с заданным алгоритмом. Запускает программу, вводит капчу, экспортирует данные и т.д.
- Приложение для администрирования виртуальных сотрудников – «Master», «Orchestrator» и другие (далее – Мастер), которое следит за работой всех роботов. Технология RPA устроена таким образом, что один робот может выполнить несколько процессов, но для масштабной автоматизации на крупных предприятиях нужны сотни и тысячи роботов.
Для этого и нужен Мастер – он выстраивает эффективную одновременную работу всех роботов, четко управляя и контролируя работу каждого. Посредством Мастера можно распределять задачи по роботам, отслеживать их выполнение, гибко выстраивать бизнес-процессы. Мастер подходит для всех сотрудников, поскольку подразумевает no-code разработку, где процессы организованы в виде блоков.
Среди возможностей Мастера:- просмотр логов действий роботов;
- запуск роботов по расписанию, по очереди или в ответ на определенное событие;
- формирование отчетности в текстовой и визуальной форме;
- отправка уведомлений о сбоях и других нештатных ситуациях.
- Агент – связующее звено между управляющим приложением («Master» или аналогом) и роботом.
На RPA-платформе для разграничения прав на выполнение различных действий предусмотрено разделение пользователей на группы. В типовом наборе три роли: администратор, бизнес-аналитик, разработчик.
Основные возможности RPA
RPA способна взять на себя решение множества разнообразных рутинных задач: заполнение форм, формирование и отправку отчетов, планирование графика, напоминания о встречах, общение с клиентами через чат-бота. Перед ответственными лицами компании, решившей внедрить RPA, встает вопрос: с каких бизнес-процессов начать роботизацию?
Важно, чтобы процесс соответствовал нескольким из следующих критериев:
- Большой объем транзакций.
- Повторяемость рутинных процессов (раз в неделю, день, час).
- Наличие инструкции, алгоритма.
- Принятие решений на основе правил прогнозирования.
- Предсказуемость операционных расходов.
- Низкий уровень вариаций в алгоритме действий.
- Существенная экономия средств автоматизации при внедрении
- Стабильность интерфейса и конфигурации.
- Читаемость входных данных.
Как показывает практика, операции, обладающие этими характеристиками, подходят для роботизации с технологической и экономической точки зрения.
Зачем RPA бизнесу?
Главные результаты для бизнеса от внедрения роботизации – снижение затрат и повышение эффективности рабочих процессов.
Использование RPA помогает провести быструю автоматизацию процессов, которые или сложно, или невозможно решить с помощью интеграции систем.
После однократной автоматизации процесс будет выполняться бесконечное количество раз, пока это необходимо. Доработка существующего процесса производится легко и не требует повторного погружения программиста в бизнес-задачу.
Внедрение RPA, помимо прочего, позволяет оптимизировать и проапдейтить бизнес-процессы в компании: перед стартом роботизации производится оценка и анализ существующих процессов.
Робот выполняет операции в 10-30 раз быстрее человека, не ошибается, работает круглосуточно и легко масштабируется, что помогает бизнесу расти без увеличения штата.
Сферы применения RPA
RPA востребована во многих областях среднего и крупного бизнеса. Эта технология особенно полезна для компаний, где практикуется рассылка отчетов (которые также может подготовить робот), работают круглосуточные службы поддержки, необходима автоматизация обработки большого объема отзывов.
Перечислим, какие процессы наиболее эффективно автоматизируются благодаря RPA в разных сферах деятельности:
|
Финансовая служба занесение и сверка информации, выставление счетов |
|
HR-отдел ведение отчетности, графиков, баз данных сотрудников, управление выплатами, учет кадровых изменений; оформление сотрудников, отпусков, больничных, переводов, увольнений; поиск и обработка резюме и откликов кандидатов |
|
Закупки и торговля операции с товаром, обработка заказов, анализ объема спроса/предложения, ведение документооборота |
|
IT-сфера разграничение доступов, управление аккаунтами, мониторинг состояния систем и сетевых устройств, развертывание приложений и другие операции по удаленному управлению IТ-инфраструктурой |
|
Бухучет распознавание документации, обработка списаний, поступлений |
|
Техподдержка поиск информации о клиенте сразу во всех системах и предоставление сотруднику поддержки полной информации с историей его обслуживания |
|
Отдел продаж интеграция корпоративных приложений |
Резюмируя, можно сказать, что RPA полезна в любых сферах, где предполагаются обработка больших объемов информации и многократное повторение рутинных операций.
Какие задачи можно автоматизировать с помощью RPA?
Внедрение роботов для автоматизации различных процессов становится трендом как на западе, так и в российских компаниях. Среди основных задач, которые «поручают» роботам, можно выделить:
- обеспечение быстрой обработки запросов и обращений сотрудников;
- обработка и преобразование файлов и папок;
- занесение информации в отчеты и другие формы с распределением нужных показателей в соответствующие ячейки;
- запуск и остановка приложений;
- распознавание текстов;
- отправка HTTP и SOAP-запросов;
- взаимодействие с пользователями;
- импорт/экспорт данных;
- сбор статистики;
- работа с email;
- управление платежами.
Роботы по сути являются виртуальными сотрудниками и в их компетенцию входят практически любые рутинные операции. К исключениям – действиям, которые не подлежат роботизации – можно отнести заполнение заявлений в произвольной форме и другие данные, к которым не может быть применен четкий алгоритм. Также RPA не поможет в работе с аудиозаписями, бумажными документами, звонками.
Как RPA заменяет человеческий труд и помогает людям
Технология RPA избавляет людей от выполнения однообразных, повторяющихся операций, экономя деньги и время, способствуя реализации более творческих и интеллектуальных задач. Внедрение RPA нивелирует раздражение, возникающее у сотрудников из-за необходимости день за днем монотонно осуществлять одну и ту же цепочку действий, и, следовательно, устраняет ошибки, возникающие по человеческой невнимательности или из-за недопонимания.
Одна из областей бизнеса, где успешно применяется RPA – управление контентом. Это упрощает контроль за качеством контента и оптимизирует процесс доставки нужного контента конкретному потребителю.
Как выбрать платформу RPA
Основные критерии выбора платформы:
- Стабильность и отказоустойчивость платформы.
- Удобный, интуитивно понятный интерфейс.
- Количество роботов, которым позволяет управлять RPA-платформа.
- Возможность быстро разрабатывать и использовать дополнительные действия робота.
- Совместимость RPA с операционной системой, развернутой в организации.
- Простота процедуры переноса данных в другую систему – на случай миграции на новую платформу.
- Наличие кластера.
- Потребляемые мощности.
- Предельные показатели одновременно работающих роботов.
- Используемый стек технологий.
- Поддержка языков программирования – надежнее подобрать решение, поддерживающее несколько языков.
- Точечная настройка доступа для разных сотрудников и групп к ограниченной группе роботов.
- Возможность сохранять действия робота, созданные одним из сотрудников, и переиспользовать их неоднократно в рамках компании.
- Наличие у вендора решений помимо RPA – для успешной и простой интеграции.
Робот в действии
Все действия робот выполняет самостоятельно
- Авторизуется на сайте Росфинмониторинга с использованием криптоподписи.
- Отправляет сообщение через личный кабинет.
- Сохраняет отчет об отправке и формирует архив на диске с подтверждающими документами.
- Подписывает данные документы подписью сотрудника и руководителя.
- Добавляет информацию в CRM.
Если к работе с RPA планируется привлекать аналитиков и других бизнес-пользователей, а не IT-специалистов, имеет смысл остановить выбор на платформе разработки с минимальным использованием программного кода (low-code) c готовыми шаблонами операций.
Удачный выбор платформы в соответствии с бизнес-задачами компании обеспечит простоту поддержки самописных действий робота и позволит контролировать, в каких роботах какой программный код используется. Это стандартизирует процесс создания роботов, следовательно, уменьшит сроки и стоимость внедрения, количество ошибок RPA.
Внедрение RPA – с чего начать?
- настройка основных сценариев робота и взаимодействия с системами;
- тестирование и отладка робота на локальном контуре;
- подготовка инструкций и/или обучающих видеороликов для пользователей.
После того, как будет успешно произведено внедрение первой партии RPA-процессов, их тестирование и, при необходимости, корректировка, можно расширять область автоматизации. По завершении этого этапа достаточно будет оставить человеческий контроль только за уведомлениями об ошибках от робота.
