Электронный документооборот (ЭДО) в медицине

Содержание

Организация электронного документооборота в медицине

Ведение электронного документооборота позволяет врачам сконцентрироваться на своих основных обязанностях и минимизировать время, затрачиваемое на заполнение документов. Аналогичным образом получается разгрузить и персонал клиники.

ЭДО в медицине введен в 2021-м году приказом Минздрава. С тех пор медицинская организация может отказаться от традиционных документов и вести электронный документооборот без дублирования на бумажных носителях. Для крупных клиник и центров это стало спасением: помимо экономии расходов на использование бумаги и эксплуатацию оргтехники, они смогли освободить место, ранее занимаемое многочисленными коробками с архивами медицинских документов.

Не менее важным аспектом ЭДО является предоставление клиентам свободного доступа к их медицинским документам. Сервисы ЭДО дают возможность быстро получить результаты исследований, ознакомиться с выписками и рекомендациями, проставить свою подпись под договором или согласием и многое другое.

Организация документооборота внутренних документов

Переход на ЭДО в медицинских учреждениях – это не просто тренд, присущий современности и высокому уровню цифровизации во всех сферах деятельности. ЭДО экономически выгодно для всех потребителей и получателей медицинских услуг.

Перечислим основные преимущества ЭДО в медицине:

1. Значительное ускорение обмена медицинской информацией внутри клиники, с партнерами, филиалами, страховыми компаниями, контролирующими органами.
2. Сокращение издержек на печать бумажных документов и хранение архивов.
3. Предоставление пациенту дистанционного доступа к истории болезни и другим документам.
4. Быстрое нахождение всех необходимых документов и записей.
5. Высокий уровень клиентского сервиса.
6. Улучшение точности, достоверности, надежности медицинской информации.
7. Уменьшение рисков потери или подлога документов.
8. Снижение нагрузки на медработников.
9. Контроль соответствия назначенного лечения принятым стандартам благодаря использованию шаблонов и интеграции с обновляемыми справочниками.
10. Общее существенное увеличение эффективности и производительности медицинской организации.

К тому же правительство России поддерживает переход на ЭДО и с каждым годом предъявляет все больше требований о формировании и предоставлении медицинских документов в электронном виде.

Законодательные нормы для медучреждений

Электронный документооборот медицинских организаций регулируется следующими законами и законодательными актами:

1. ФЗ от 21.11.2011 № 323-ФЗ закрепляет возможность формирования и передачи медицинских документов в электронном виде между организациями и для предоставления пациентам.
2. ФЗ от 29.11.2010 № 326-ФЗ регулирует использование электронных систем документооборота и карт пациентов.
3. ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ определяет требования к электронной подписи.
4. Постановление Правительства от 05.05.2018 №555 устанавливает использование единой ГИС в сфере здравоохранения.
5. Приказ Минздрава России от 07.09.2020 №947н вводит порядок организации электронной системы документооборота в сфере охраны здоровья.
6. Приказ Минздрава России от 05.08.2022 №530н утверждает унифицированные формы медицинской документации в организациях здравоохранения.
7. Приказ Федерального медико-биологического агентства от 25.10.2013 №277 позволяет использовать ЭДО при организации госуслуг по санаторно-курортному лечению и реабилитации.

Несмотря на то, что переход на ЭДО для клиник пока является добровольным, при его осуществлении нужно следовать законодательству. Требования к ЭДО едины для всех медучреждений и размещены на портале Минздрава.

Какие документы в клинике можно перевести в электронный вид

Каждое медицинское учреждение может принять решение, перейти ли полностью на ЭДО, либо часть документов перевести в ЭДО, а часть оставить на бумаге. Практика показывает, что почти все категории медицинских документов можно вести в цифровом формате.

Их можно условно разделить на четыре группы:

1. Документы для предоставления в контролирующие государственные органы.
2. Первичные медицинские документы, содержащие данные о пациентах и их лечении – медкарта и выписки из нее, справки, заключения, направления и т.п.
3. Документация для страховых компаний – списки прикрепления и открепления застрахованных, реестр оказанных услуг, акты выполненных работ. Чаще всего со страховыми организован двусторонний документооборот.
4. Документация для лабораторий. С лабораториями также актуален двусторонний обмен данными – медорганизация передает в лабораторию направления и заявки на проведение исследований, а получает результаты исследований.

Контролирующие органы, большинство лабораторий и страховых компаний перешло на электронный документооборот, поэтому двусторонний оперативный обмен данными между ними и медицинскими организациями – стандарт, который стал в последние годы практически повсеместным.

Требования к электронному документообороту

Как мы писали выше, требования к ЭДО утверждены приказом Минздрава РФ от 07.09.2020 № 947н.

Они содержат следующие ключевые положения:

• Ведение медицинской документации по инициативе медицинского учреждения осуществляется в электронном виде.
• ЭДО подразумевает формирование, подписание и хранение медицинских документов с их регистрацией в ЕГИСЗ.
• Медицинская организация может внедрить ЭДО полностью или частично.
• Если пациент оформил заявление о ведении его медицинской карты в бумажной форме, клиника должна удовлетворить это требование.
• Руководитель медорганизации формирует перечень видов документов, которые будут вестись в электронном виде, порядок доступа к ним, перечень лиц, имеющих право их подписывать и т.п.
• Если для документа на законодательном уровне утверждена форма, структура, реквизиты, содержание, то они должны соблюдаться и в электронном виде; допустимы незначительные изменения элементов оформления.
• Электронный документ подписывается усиленными электронными подписями медработника (УКЭП) и руководителя организации.
• Медорганизация, ведущая ЭДО, должна быть зарегистрирована в ФРМО ЕГИСЗ, ее работники с УКЭП – в ФРМР.
• Медорганизация обязана по запросу пациента предоставить его медицинскую информацию на бумажном носителе, куда не допускается внесение рукописных дополнений.
• Электронный документ должен содержать наименование и адрес медицинской организации, персональные данные пациента, текст, дату, имя и должность ответственного за формирование документа лица, сведения об УКЭП.

Для полного или частичного перехода на ЭДО руководитель клиники издает внутренний приказ. В нем нужно представить перечень документов, переводимых в электронный формат, указать сроки перехода на ЭДО, утвердить порядок подписания документов УКЭП, определить круг лиц, которые могут формировать, просматривать и подписывать документы. Нужно предусмотреть соответствие ЭДО требованиям информационной безопасности и бесперебойности работы с осуществлением логирования.

Основные этапы ведения ЭДО в медицине

Ведение ЭДО в медицинских организациях подразделяется на четыре этапа:

1. Создание документа. Электронный документ, для бумажного аналога которого утверждена определенная форма, должен ей соответствовать. Но если стандартизированное расположение полей, реквизитов и других элементов оформления искажает отображение электронного документа, допускается внесение незначительных изменений в его внешний вид. Также электронный документ можно дополнять не меняющими его состав и структуру элементами – такими, как штрихкоды, QR-коды и т.д.
2. Подписание документа. Большинство медицинских документов должно быть подписано УКЭП медработника, в некоторых случаях также и руководителя клиники. Исключение составляют медицинские записи, полученные автоматически при работе с аппаратами – снимки, результаты УЗИ и т.п.
3. Передача документа в РЭМД. Документы, подлежащие, согласно законодательству, регистрации в подсистеме РЭМД ЕГИСЗ, нужно отправлять в нее в течение одного рабочего дня со дня их создания. В случае внесения изменений в документ, в РЭМД передается его новая версия.
4. Хранение медицинских документов. Электронные документы хранятся в медицинской информационной системе (МИС), в которой были созданы. Их срок хранения не должен быть меньше срока, установленного для хранения бумажных аналогов.

Для перевода бумажного документа в электронный вид, его нужно отсканировать и зарегистрировать в МИС, установленной в медучреждении. В каждом электронном документе требуется указать реквизиты и проставить УКЭП.

Программы по интеграции ЭДО в медицине

Электронный документооборот в медицине реализован в нескольких видах программных решений – систем и сервисов. Перечислим основные.

Решения и модули, передающие данные из МИС в ЕГИСЗ, что позволяет пациентам получить удаленный доступ к своим медицинским данным через Госуслуги

Онлайн-сервисы для подписания медицинских документов пациентами

Они позволяют напрямую из МИС направлять пациентам документы на подпись в личный кабинет или по ссылке. Визирование осуществляется посредством электронной подписи ЕСИА или одноразового кода верификации. Завизированный пациентом документ автоматически загружается в МИС, где он может быть подписан УКЭП со стороны клиники. Примеры таких сервисов – ONDOC, F.Doc.

Решения, осуществляющие обмен данными со страховыми компаниями, лабораториями, CRM и другими системами

Популярные вопросы по организации и ведению ЭДО в клиниках

Ответим на вопросы об эффективной организации электронного документооборота, актуальные для руководителей клиник, медицинских специалистов и регистраторов.

Резюме

Компания «Первый Бит» имеет большой опыт внедрения систем ЭДО в медицинских клиниках и центрах различного масштаба и профиля. Мы реализуем целостный подход к цифровизации, проводя ее в соответствии с вашими потребностями, текущими и целевыми бизнес-процессами, учитывая отраслевую специфику и опыт подобных проектов. Мы проведем внедрение ЭДО максимально комфортным для врачей и другого персонала способом. Наш опыт показывает, что у сотрудников, привыкших работать с бумажными документами, может быть сопротивление от перспективы освоения новой программы. Однако, как только они понимают, насколько легче и удобнее в электронном виде заполнять формы, осуществлять запись, делать назначения и производить другие рутинные операции, их мнение кардинально меняется.

Специалисты «Первого Бита» проконсультируют вас по вопросам интеграции ЭДО с системами и сервисами, произведут анализ ваших бизнес-процессов и задач, и дадут рекомендации оптимально отвечающих вашим потребностям решений и инструментов. Мы предоставим вам подробное коммерческое предложение и выполним проект внедрения или интеграции под ключ, учитывая ваши цели, особенности ведения бизнеса и функционал выбранного инструментария.