HRM-портал на базе Битрикс24 – обзор, возможности и преимущества решения

Описание системы Битрикс24.HRM

Возможности Битрикс24 Enterprise HRM

Продукт рассчитан на использование в компаниях с количеством сотрудников от 500 человек. С помощью Битрикс24 HRM можно выстроить процессы корпоративного социального взаимодействия и увеличить продуктивность работы в команде за счет функциональных возможностей:

• стратегическое управление траекторией развития каждого сотрудника;
• автоматизация обучения;
• построение системы мотивации и лояльности персонала;
• организация адаптации новых сотрудников;
• оценка навыков 360 и KPI;
• постановка и контроль достижения целей;
• ведение рабочей и персональной коммуникации;
• бронирование рабочих мест и многое другое.

Важно, что все настройки и наполнение Битрикс24 HRM контентом легко может выполнить HR-специалист без специфических ИТ-навыков и знания программирования. Интерфейс портала интуитивно понятен, не содержит лишних элементов и максимально автоматизирован.

Рассмотрим подробнее функциональные блоки Битрикс24 HRM.

Корпоративный университет

Корпоративный университет – это система обучения сотрудников с учетом их нынешних должностей и компетенций, предполагаемых карьерных траекторий и планов развития. В Корпоративный университет встроены шаблоны программ обучения теоретическим и практическим навыкам, онлайн-курсов, тестов, в том числе в видео-формате.

Рис.1. Шаблоны программ

Через интерфейс Корпоративного университета можно просматривать список программ, которые прошли сотрудники, оценивать их результаты, проводить тестирование и аттестации. Сотрудники могут оставлять отзывы о программах.

Личный кабинет сотрудника в Корпоративном университете содержит:

• данные о текущем уровне и рейтинге с указанием динамики и части, оставшейся до достижения следующей ступени;
• карточки развития с обозначением сроков и прогресса;
• перечень пройденных за последний месяц программ;
• список развивающих действий, обязательных и рекомендованных сотруднику, с быстрым доступом к их страницам;
• подсвечивание просроченных сотрудником задач.

Организация обучения персонала в Корпоративном университете предоставляет руководству и HR-службе возможность анализа успешности образования каждого из сотрудников, представление об уровне знания ими продуктов компании, а также инструменты для отслеживания психологического состояния, лояльности к работодателю.

Рис.2. Личный кабинет в Корпоративном университете в Bitrix24

Одной из основных задач Корпоративного университета является аккумулирование в единой базе знаний всех документальных материалов компании, в том числе интерактивных, а также профессиональной и художественной литературы в текстовом и аудио-формате. Предусмотрена возможность интеграции со сторонними онлайн-библиотеками. База знаний рассчитана на хранение больших объемов информации, имеет удобную структуру и систему фильтрации, встроенную аналитику по просматриваемости материалов, соблюдение прав доступа.

Оценка 360

Оценка 360 – это аналитический инструмент, отображающий нынешнее состояние конкретного сотрудника и подсвечивающий его зоны роста. Оценка основывается на сборе отзывов о компетенциях и навыках сотрудников – от него самого, руководителей, коллег, клиентов. Это обеспечивает объективность и разносторонность.

Рис.3. Настройка индикаторов для оценки и их веса

Руководству и HR-службе Оценка 360 позволяет:

• анализировать навыки сотрудников до и после обучения;
• составлять и мониторить индивидуальные планы развития;
• получать резюме сотрудника, основанное на его реальных компетенциях;
• собирать обратную связь от сотрудников;
• взвешенно принимать решение о дальнейшей траектории развития сотрудника – прохождение обучения, переходе на другую должность, корректировке списка обязанностей и т.п.

Рис.4. Оценки сотрудников

Для сотрудников отдела кадров в Оценке 360 предназначены следующие инструменты:

• настройка индикаторов компетенций со шкалой от 3 до 10;
• привлечение до 5-ти ролей, оценивающих с возможностью назначения оценки разных компетенций;
• запуск групповой оценки персонала;
• сбор обратной связи от сотрудников, в том числе комментариев касательно низких оценок;
• настройка прав доступа к собранным данным;
• формирование различных вариантов резюме для сотрудника и его руководителя;
• использование собранных данных в Корпоративном университете.

Рис.5. Результаты оценки сотрудника

Быстрая адаптация новичков

В Битрикс24 HRM предусмотрена система адаптации новых сотрудников: автоматическая отправка релевантных материалов для изучения, заданий, приглашения на встречи. Ход адаптации наглядно представлен в карточке развития сотрудника.

Рис.6. Задача по адаптации в карточке

Управление целями

Для постановки целей и задач, их согласования и контроля достижения в Битрикс24 HRM реализован специальный раздел. В зависимости от прав доступа, сотрудник может ставить цели себе лично, другим сотрудникам, командам, отделам, всей компании. Анализ прогресса по достижению целей показывает реальную картину результативности сотрудника или команды, на основе чего руководство принимает решение о поощрениях.

Рис.7. Каталог целей

Интерфейс управления целями предоставляет следующие возможности:

• простая и быстрая постановка целей и задач с выбором типа, указанием критериев выполнения, возможностью прикрепления файлов;
• каскадирование целей;
• определение веса целей;
• просмотр текущего статуса в цепочке согласования цели;
• просмотр сводных данных по результатам достижения целей.

Рис.8. Цели сотрудника

Геймификация и вовлечение

Элементы игры поднимают настроение и усиливают вовлеченность не только детей, но и взрослых, серьезных людей. Поэтому в Битрикс24 HRM используются игровые механики, дающие сотрудникам стимул улучшать свои показатели по различным параметрам – например, достижения конвертируются в виртуальные «монетки» с возможностью накопления и обмена на призы в магазине бонусов. Геймификация является дополнительной и несложной в реализации нематериальной мотивацией сотрудников.

Рис.9. Магазин бонусов

Автоматизация HR-процессов (заявки и сервисы)

На портале предусмотрена максимальная автоматизация кадровых вопросов, в частности:

• формирование заявок на отпуск, командировку, обучение, увольнение;
• согласование договоров;
• отправка запросов на закупку и оплату товаров и услуг;
• заказ справок и выписок;
• составление запросов на получение прав доступа.

Обращения автоматически направляются в HelpDesk и проходят все этапы согласования. Инициатор может отслеживать ход выполнения заявки.

Helpdesk

HelpDesk – встроенная система создания, учета и контроля выполнения заявок, в которой у администратора есть возможность настроить:

• неограниченное число маршрутов создания и согласования заявки, в том числе разветвленных;
• присвоение категорий обращениям для дальнейшей автоматизации их обработки;
• произвольное количество полей для сбора данных в заявке;
• алгоритм передачи данных из полей мастера создания обращений в грид и фильтр списка заявок;
• связывание групп исполнителей и категорий обращений для упрощения процедуры распределения заявок;
• сбор обратной связи по обработке заявок от их инициаторов;
• внесение изменений и дополнений в справочники статусов выполнения;
• эскалация заявки в случае превышения сроков;
• контроль распределения нагрузки исполнителей и соблюдения сроков.

Рис.10. Список заявок

Внутренние коммуникации

Мессенджер для командного и личного общения имеет удобный и привычный интерфейс, гибко настраиваемую структуру папок. Из чата можно инициировать аудио- или видеозвонок, создать задачу, переслать файл, запланировать встречу.

Рис.11. Чаты внутри портала

Бронирование рабочих мест и переговорных

Для организации рабочей встречи сотрудники с помощью интерактивной схемы могут предварительно забронировать переговорную или другой кабинет из числа свободных на нужную дату и время. Аналогичная схема работает с бронью рабочих мест – это актуально для компаний с гибридным или гибким графиком работы.

Рис.12. Карта бронирования кабинетов и рабочих мест

Мобильное приложение

В Битрикс24 HRM можно работать как из десктопного, так и из мобильного приложения. В нем представлены такие разделы, как чаты, цели, курсы, база знаний, заявки и многое другое.

Рис.13. Мобильное приложение

Опросы

Портал дает возможность организации опросов для сотрудников – как общих по всей компании, так и по группам пользователей. В зависимости от настроек сотрудники могут выбрать один или несколько вариантов ответов, переголосовать. Предусмотрены публичные и анонимные опросы. Результаты опроса можно скачать в формате Excel.

Рис.14. Настройки опроса

Брендирование портала

Предусмотрена опция легкой кастомизации дизайна всего портала с использованием брендирования и корпоративного стиля. Настройке подлежат более двухсот элементов Битрикс24 HRM. При обновлении конфигурации и добавлении новых функций они будут брендироваться автоматически.

Рис.15. Пример брендирования портала

Интерактивные подсказки

Для упрощения работы с Битрикс24 HRM добавлен функционал настраиваемых интерактивных подсказок в текстовом, графическом и видео-формате. Подсказки нужны для того, чтобы помочь пользователям научиться работать с системой, разобраться с отдельными функциями. Интерактивные подсказки отображаются в форме окна, всплывающего поверх экрана, со справочной информацией об использовании интерфейса. Они запускаются автоматически при первом посещении пользователем раздела, впоследствии их можно открыть, нажав на «лампочку» в верхней части раздела.

Рис.16. Интерактивная подсказка

Внедрение Битрикс24 HRM с помощью специалистов компании Первый Бит

Специалисты интегратора «Первый Бит» помогут осуществить настройку и внедрение системы Битрикс24 HRM для эффективного решения ваших бизнес-потребностей и соответствия корпоративным ценностям. Наши консультанты дадут исчерпывающие ответы на все ваши вопросы и настроят оптимальную схему автоматизации HR-процессов на Битрикс24 HRM, а также настроят необходимые интеграции, например, с 1С:ЗУП.

Наш многолетний опыт внедрения показывает, что настройка продуктов на основе Битрикс24 в крупных компаниях в большинстве случаев требует квалифицированной помощи опытных специалистов: от этого зависит правильность и скорость работы, слаженное выполнение всех процессов. Некорректная настройка может оказать негативное влияние как на качество работы HR-службы, так и на лояльность персонала. Особенно актуально участие специалистов по внедрению Битрикс24, если предстоит интеграция с другими системами.