Интранет-портал: что это и каким организациям нужна данная технология

Что такое интранет-портал

Чем интранет-портал отличается от корпоративного?

Какие задачи решает интранет

С использованием инновационных технологий можно построить интранет-портал, решающий если не любые, то очень многие внутренние задачи организации. Перечислим наиболее востребованные из них.

1. Облегчение начала работы в организации. Новому человеку бывает непросто встроиться в сложившийся коллектив, сориентироваться в оргструктуре и бизнес-процессах. Интранет выполняет роль путеводителя по компании: с помощью инструментов для коммуникации, размещенных документов, учебных материалов адаптация сотрудника проходит гораздо быстрее. Возможно даже создание видеотура по офису и интерактивного гайда с подсказками.
2. Повышение эффективности совместной работы. Командный чат, обсуждение задачи в комментариях к ней или видеозвонок занимают гораздо меньше времени, чем организация и проведения очного совещания. С ростом тенденции к удаленной работе и распределенным командам эти опции становятся все более популярными.
3. Проведение и контроль обучения сотрудников. На базе интранет-портале можно создавать курсы повышения квалификации, разрабатывать тесты, проводить вебинары и оценивать результаты обучения.
4. Организация электронного документооборота. Любые заявления, служебные записки и другие типовые документы сотрудники в считанные секунды могут заполнить по шаблону и направить в соответствующий отдел. Общекорпоративная, проектная, учебная документация доступна в систематизированном виде с возможностью быстрой фильтрации и поиска. Архивные файлы могут храниться в отдельных каталогах.
5. Отслеживание своих задач. Исполнитель моментально получает уведомление о том, что ему поручена задача. Он может принять ее в работу или отказаться, менять статусы выполнения – оповещения о них будут приходить ответственному за задачу. Сотрудник может в любой момент просмотреть список своих задач и задач, которые он поручил, мониторить дедлайны, актуализировать данные и т.п.
6. Донесение важной информации до сотрудников. Технология массовых рассылок во многих компаниях уходит в прошлое. Руководство использует для информирования сотрудников о новостях и изменениях такие инструменты интранета, как внутренние блоги, ленту новостей, чаты. В комментариях можно эти события обсудить.
7. Организация корпоративного общения. С помощью портала можно найти профиль любого сотрудника и быстро связаться с ним.
8. Учет рабочего времени. Сотрудники могут отмечать, сколько времени они занимались той или иной задачей, формировать регулярные рабочие отчеты, планировать отпуска, уведомлять о том, что в определенные дни работают удаленно и т.п.

Таким образом, интранет-портал становится незаменимым помощником, к которому сотрудники обращаются на ежедневной основе. Им больше не нужно специально обращаться в кадровую службу с запросом шаблона заявления на отпуск или думать, у кого из коллег узнать контакты штатного юриста. Все знают, где хранится корпоративная база знаний, как запустить голосование, куда обратиться при отсутствии доступа к демо-версии проекта, где найти список своих задач или просмотреть календарь мероприятий.

Функционал интранет-портала

По сути, интранет-портал объединяет в себе функции нескольких систем: CRM с данными о сотрудниках, таск-менеджера, файлового хранилища, социальной сети, информационного ресурса. Централизованный доступ ко всем этим функциям в режиме единого окна не просто удобен – он экономит массу времени сотрудникам. Упомянем несколько типовых и нестандартных функций интранет-портала:

1. Ведение корпоративного календаря. Сотрудники могут в любой момент ознакомиться с планом мероприятий, встреч, командировок и других событий. Можно настроить уведомления таким образом, чтобы получать извещения о добавлении нового элемента в календарь и напоминания о приближающейся дате мероприятия.
2. Совместное редактирование документов. Современные инструменты дают возможность одновременно нескольким сотрудникам работать над документом. При этом все изменения будут сохранены с проставлением отметки, кто их внес.
3. Планирование проектов и задач. Создание и группировка задач, присоединение к задачам файлов и написание комментариев, назначение исполнителей и мониторинг выполнения – одна из наиболее важных функций интранет-портала.
4. Заполнение электронных форм документов. Можно разработать шаблоны и алгоритмы действий для различных документов и процессов, ведущихся в компании. Автоматизация позволит не просто заполнить по шаблону заявление, например, на покупку оргтехники в офис, но и по нажатию кнопки направить его по цепочке согласования и отслеживать статусы.
5. Внедрение элементов KPI. Если компания использует соревновательный подход для стимулирования сотрудников, его можно реализовать на интранет-портале с помощью ведения рейтингов отделов и должностей, системы достижений и бонусов, доски почета и благодарностей.
6. Быстрый поиск коллеги по имени или должности. Из личного профиля сотрудника на портале его коллега может не только одним кликом связаться с ним, но и заранее получить информацию о его опыте, специализациях, графике работы.
7. Создание полной базы знаний компании, содержащей инструкции, регламенты, описания бизнес-процессов и другие материалы в различных форматах.
8. Сбор общественного мнения. Используя портал, можно быстро узнать отзывы сотрудников по множеству вопросов – от выбора программы для хелпдеска до режима работы в праздничные дни.

Еще недавно доступ в интранет-портал чаще всего был возможен только со стационарного рабочего места. Современный портал имеет мобильное приложение, работа через которое не менее безопасна с точки зрения защиты данных, чем через браузер на рабочем компьютере. А использование искусственного интеллекта для упрощения рутины – от расшифровки аудиозаписи до подготовки краткого резюме регламента – экономит сотрудникам еще больше времени и дает возможность сконцентрироваться на интересных и важных задачах.

Каким организациям нужна технология интранет-портала

Интранет-портал можно внедрить в любой фирме. Но чаще всего к необходимости его развертывания приходит руководство компаний, имеющих некоторые из следующих особенностей:

• большой штат сотрудников и разветвленная оргструктура;
• наличие сотрудников, работающих удаленно или в гибридном формате;
• несколько территориально распределенных филиалов или дочерних компаний;
• интенсивный рост и развитие, подразумевающие набор новых сотрудников;
• высокие требования к безопасности хранения корпоративных данных.

Также к необходимости запуска интранет-портала могут привести наблюдения руководства или кадровой службы за тем, что персонал тратит слишком много времени на поиск документов, налаживание коммуникаций в команде, сложное согласование заявок, контроль выполнения задач. Портал позволяет повысить управляемость работы сотрудников и координацию между подразделениями, оперативно получать обратную связь.

Интранет-портал помогает упорядочить внутренние бизнес-процессы в компании. Подготовительная работа может стать первым толчком для запуска масштабных изменений. Перед запуском портала нужно провести аудит текущих процессов, понять, каких корпоративных документов не хватает, какие потеряли актуальность, определиться со стандартами и ценностями, наметить направления развития. Внедрение портала помогает оптимизировать бизнес-процессы и, соответственно, увеличить прибыль, повысить лояльность сотрудников, разгрузить ИТ-инфраструктуру за счет использования единого программного продукта.

Процесс разработки и настройки корпоративного интранет-портала

Как мы рассказали выше, предпосылки для запуска интранет-портала часто приводят к необходимости пересмотреть бизнес-процессы и перестроить часть из них. Уже на этом этапе можно воспользоваться услугами ИТ-интегратора, специалисты которого проведут обследование, помогут сформулировать цели и задачи будущего портала, а после этого возьмут на себя процесс разработки и настройки портала. Если в штате есть квалифицированные сотрудники, имеющие достаточный запас свободного времени, эти задачи можно поручить им.

Перечислим шаги, которые нужно осуществить после проведения аудита для того, чтобы внедрить в компании интранет-портал:

1. Сбор требований. На этом этапе производится сбор мнений ключевых пользователей компании, формулирование и документирование целей и задач внедрения.
2. Составление технического задания. В нем прописываются функции, которые должен выполнять портал.
3. Выбор платформы для портала. Существуют готовые решения, на базе которых можно создать и кастомизировать интранет-портал. Другой вариант – разработка портала с нуля.
4. Планирование. Составляется план-график внедрения с учетом временных и финансовых ресурсов.
5. Разработка. Этап актуален, если было решено создать собственный уникальный портал, а не пользоваться готовыми инструментами.
6. Моделирование структуры портала. Важно предусмотреть удобство и скорость доступа к наиболее важным данным, взаимосвязанность элементов, гибкость настройки элементов портала пользователем «под себя».
7. Создание дизайна портала. Если портал внедряется на базе готовой платформы, этот вопрос может решиться путем выбора наиболее подходящего варианта дизайна из предложенных вендором. Но если перед компанией стоит задача отразить фирменный стиль в дизайне портала, нужно будет его отдельно разработать.
8. Настройка портала. На этом этапе осуществляются все настройки, необходимые для полноценной работы на портале – от прав доступа до интеграций с другими системами.
9. Информационное наполнение. На портал нужно добавить всю значимую корпоративную информацию. Для некоторых типов компаний желательно, чтобы выделенные сотрудники еще до ввода портала в эксплуатацию начали вести блоги.
10. Обучение. Сотрудникам нужно показать, как пользоваться основными функциями портала. Обучение может быть организовано на самом портале как первое знакомство с ним. На этом этапе важно донести до сотрудников пользу, которую они получат от портала.

Часть этих этапов может выполняться параллельно. Одни сотрудники занимаются подготовкой контента, другие разрабатывают интерактивный обучающий курс, третьи проектируют структуру портала. В современных условиях большинство компаний выбирает готовые решения для развертывания внутреннего портала – это гораздо быстрее и бюджетнее, чем разработка интранета с нуля.

Помощь специалистов компании Первый Бит в разработке интранет-портала

Специалисты интегратора «Первый Бит» помогут осуществить разработку, настройку и внедрение интранет-портала для эффективного решения ваших бизнес-потребностей и соответствия корпоративным ценностям. Наши консультанты дадут исчерпывающие ответы на ваши вопросы и настроят оптимальную схему автоматизации бизнес-процессов на интранет-портале в согласованные сроки.

Наш многолетний опыт внедрения показывает, что настройка интранет-порталов в крупных компаниях требует квалифицированной помощи опытных специалистов: от этого зависит правильность и скорость работы, слаженное выполнение всех процессов. Некорректная настройка может оказать негативное влияние как на качество работы, так и на лояльность персонала. Особенно актуально привлечение специалистов по внедрению, если предстоит интеграция с другими системами. Мы отлично знаем возможности интранет-портала и разработаем, и настроим его так, чтобы он стал действительно полезным рабочим инструментом для вашей фирмы.