Как выбрать оптимальную BI-систему для бизнеса? Основные критерии и факторы выбора

Ключевые задачи, которые решает BI-система

1. План-фактный анализ по различным показателям.
2. Финансовый анализ и контроль затрат и доходов.
3. Анализ показателей эффективности.
4. Контроль хода выполнения задач и проектов.
5. Прогнозирование рисков.
6. Анализ поведения потребителей, сегментирование, выявление наиболее прибыльных каналов продвижения.
7. Сравнительный анализ цен и условий поставщиков, конкурентов.
8. Анализ динамики продаж, выявление трендов, оценка рентабельности продукции.
9. Выявление узких мест в бизнес-процессах.
10. Обеспечение доступности данных широкому кругу заинтересованных лиц.
11. Упрощение понимания сотрудниками узкоспециализированной информации.
12. Повышение качества данных, которыми оперирует руководство при принятии стратегических решений.

BI-система позволяет выстроить управление компанией на основе достоверных, полных и актуальных данных. Благодаря ей у вас в любой момент будет сформирован исчерпывающий отчет по любому аналитическому срезу и их комбинации. Данные представлены в наглядном виде графиков, диаграмм и схем, удобном для восприятия. Отчеты интерактивные – можно «провалиться» и посмотреть детализацию, отфильтровать только интересующие значения, узнать, из какого источника поступили те или иные данные.

BI-система помогает действовать на опережение, выявляя тренды и закономерности, предотвращая срывы сроков и ошибки, выполняя точное прогнозирование. Это один из эффективных инструментов повышения конкурентоспособности компании, но важно выбрать подходящую платформу и правильно реализовать проект ее внедрения.

Основные критерии выбора BI-системы

Функциональность и возможности настройки

При выборе важно не только изучить список функциональных возможностей BI-системы, но и оценить потенциал ее адаптации под различные сценарии развертывания и интеграции с другими системами и сервисами. Анализируя функциональность, обратите внимание на следующие моменты:

• наличие self-service;
• полнота и гибкость инструментов визуализации;
• удобство компоновки информационных панелей;
• механизмы создания комплексных интерактивных отчетов с поддержкой drill-down;
• набор фильтраций и сортировок;
• возможности кастомизации внешнего вида и поведения объектов.

Имеет значение и то, с помощью каких инструментов можно в BI расширять функционал самой системы – какой язык программирования используется, какие ограничения имеются.

Удобство интерфейса и визуализации

Оценка удобства интерфейса – это не только субъективное ощущение визуально приятной программной среды, но и конкретные параметры, влияющие на удобство работы:

• расположение элементов управления и меню;
• набор фильтров, сквозная фильтрация;
• гибкость настроек внешнего вида и элементов навигации;
• возможности детализации;
• подсветка, выделение трендов;
• выявление взаимосвязей и закономерностей в данных;
• сравнение сценариев и периодов;
• адаптивность к работе на различных типах устройств.

Для того, чтобы определить степень удобства работы в программе, можно запросить тестовый доступ и предложить конечным пользователям оценить юзабилити по 10-балльной шкале с точки зрения навигации, поиска, работы с объектами.

Скорость обработки и интеграция с существующими источниками данных

Важно определить, позволяет ли система работать с Big Data – даже если вы сейчас не используете эти технологии, велика вероятность, что в перспективе они вам пригодятся.

На скорость обработки данных влияют такие факторы, как:

• требования к мощности сервера и вычислительным ресурсам;
• развитость и удобство используемых DWH и ETL;
• поддержка работы в отказоустойчивых кластерных конфигурациях;
• наличие встроенных механизмов балансировки нагрузки.

Изучите, с какими источниками данных работает BI-система – реляционными и NoSQL СУБД, веб-сервисами, файловыми форматами, облачными приложениями – и сопоставьте это со списком источников, необходимых вам. Если BI имеет встроенные коннекторы к 1С и другим информационным системам, используемым вашей компании, это значительно упрощает процессы интеграции. Но также важна возможность настройки нетипового обмена данными с помощью доработок или сторонних механизмов.

Масштабируемость (работа с большими данными)

Возможности масштабируемости BI-системы для работы с большими данными и высоконагруженными системами зависят от ряда параметров:

• поддержка со стороны архитектуры горизонтального или вертикального масштабирования;
• используемые технологии – in-memory, колоночные хранилища, MPP;
• репликация данных и автоматическое восстановление при сбоях;
• кэширование данных и результатов запросов, использование индексов, сжатие данных;
• поддержка параллельной обработки запросов;
• средства мониторинга производительности, управления потреблением ресурсов и прогнозирования нагрузки.

В целом BI-системы предназначены для работы с большими данными, но не все из них приспособлены к оперативной обработке очень больших массивов данных. Если вы планируете обрабатывать терабайты данных, рекомендуем узнать, насколько это технически возможно.

Безопасность и контроль доступа

Для анализа безопасности хранения и передачи данных, поддержки механизмов контроля и разделения доступа нужно обратить внимание на следующие факторы:

• гибкая настройка прав доступа на уровне пользователей, групп, ролей, атрибутов, объектов, записей;
• поддержка протоколов аутентификации (LDAP, AD, SAML), интеграция с системами IAM;
• шифрование данных при передаче и хранении;
• ведение логов действий пользователей.

Важно, чтобы механизмы безопасности BI-системы в части хранения и передачи данных соответствовали российским нормативным требованиям, а оптимально – также и международным стандартам безопасности.

Видимость продукта и инновационность

Что такое видимость BI-системы? Это текущее позиционирование и концепция, которая описывает направление ее развития. О видимости и инновационности BI-системы говорят следующие признаки:

• четкое позиционирование;
• дорожная карта развития;
• места в рейтингах, положительные оценки экспертов рынка;
• инвестиции в новые технологии (AI/ML, NLP, Augmented Analytics);
• поддержка концепций Data Governance и Smart Data Discovery;
• поддержка подходов Agile BI, DataOps, Data Prep;
• наличие успешных кейсов запуска пилотных проектов и внедрения инновационных функций;
• отзывы реальных пользователей.

Если вы видите, что вендор понимает, как он планирует развивать BI-систему и какие действия для этого предпринимает, то можете сопоставить его концепцию с вектором роста вашей компании.

Ценообразование

Модели лицензирования и ценообразования BI-систем можно разделить на две категории: подписочные и бессрочные. Каждая из них имеет свои преимущества и ограничения, вы можете выбрать ту, которая больше соответствует вашему бюджету, подходу к распределению финансов, готовности к долгосрочной работе в выбранной BI-системе, прогнозу по росту количества пользователей и объема данных. Оптимальный вариант – рассчитать совокупную стоимость владения системой при подписке и покупке бессрочных лицензий.

Подписочная модель позволяет быстро начать использование BI-системы без крупных начальных инвестиций. Вы оплачиваете лицензию на платформу за год, по истечении оплаченного периода нужно будет продлить подписку, чтобы продолжать работу в продукте. Бессрочная лицензия потребует единовременного вложения большей суммы. Некоторые вендоры предоставляют возможность приобретать разные виды лицензий для разных ролей пользователей.

Как правило, подписка оформляется на каждого пользователя отдельно и ее стоимость зависит от роли пользователя в системе и, соответственно, доступного функционала. Для разработчиков и администраторов стоимость выше, чем для конечных бизнес-пользователей, которые могут только просматривать отчеты.

Также нужно учесть расходы на основные и дополнительные серверные лицензии, покрывающие развертывание BI-платформы, разработку и тестирование. Еще одна статья расходов – это техническая поддержка и сервисное обслуживание. При подписочной модели базовая поддержка часто входит в пакет оказываемых услуг, а для более высокого уровня сервиса вендоры предлагают заключить SLA. Для бессрочных лицензий поддержка оплачивается отдельно и составляет 15-35% от стоимости продукта.

Возможности по обучению и поддержке пользователей

Эффективность работы в BI-системе во многом зависит от обучения пользователей. Чем больше функций и инструментов освоят разработчики и бизнес-пользователи, тем большая отдача будет от внедрения BI.

Поэтому при выборе нужно обратить внимание на следующие моменты:

• наличие сертифицированных специалистов по внедрению и обучению как со стороны вендора, так и в его партнерской сети;
• наличие подробной и понятной документации по продукту – инструкций, руководств, видеоматериалов, базы знаний;
• активное сообщество пользователей продукта;
• доступность экспертов по продукту, в том числе в узких областях;
• кейсы внедрения в компаниях со схожими с вашей характеристиками.

При подписании SLA рекомендуем обратить внимание на время реакции на обращение, каналы коммуникации, закрепление менеджера и специалистов за вашей компанией, график работы команды поддержки. Все эти параметры должны быть прописаны подробно и прозрачно.

Анализ бизнес-процессов компании и принципы выбора BI-системы

В основе правильного выбора BI-системы лежит проведение полного и глубокого анализа бизнес-процессов компании. В ходе него определяются цели и задачи внедрения, осуществляется аудит текущих процессов, помогающий выявить узкие места, нестыковки, задержки в работе. Составляется карта процессов, служащая основой для построения модели «To Be» – целевой модели, в которой процессы представлены в оптимизированном виде. Это не является обязательным условием для внедрения BI, но совмещение внедрения с оптимизацией процессов – это удачная возможность еще больше повысить их эффективность и лучше подготовиться к выбору BI-системы.

При выборе рекомендуем придерживаться следующих принципов:

1. Хорошо понимать цели, задачи, потребности, ограничения, вектор развития вашей компании, и подбирать инструмент, максимально соответствующий им.
2. Запросить у вендора тестовый доступ и реализовать в BI-системе пилотный проект. Никакая презентация не заменит реальный практический опыт. К тому же вы получите первые впечатления от взаимодействия с вендором.
3. Помнить, что BI-система – не просто программа для составления отчетности, а актив, вложения в который будут окупаться за счет его работы – оперативного принятия верных управленческих решений и роста эффективности бизнеса.
4. Привлечь к процессу выбора BI-системы ключевых бизнес-пользователей, а не только ИТ-специалистов. Их интересы различаются и, если это не учесть на этапе выбора, может оказаться, что решение удовлетворяет потребностям только разработчиков и аналитиков.
5. Концентрироваться не только на функционале и интерфейсе, но и на более глобальных вопросах: экспертность вендора, доступность специалистов по внедрению и сопровождению, наличие дорожной карты, соответствующей вашим целям.
6. Задать вендору все интересующие вас вопросы, оценить качество и полноту ответов. Узнайте, какого подхода он придерживается в вопросах доработки и кастомизации решения, безопасности данных, обеспечения быстрой поддержки и различных отклонений от стандартного плана внедрения.
7. Провести практикум, в ходе которого бизнес-пользователи смогут оценить удобство и скорость решения своих задач в тестовой среде нескольких систем-кандидатов.

Возможно, у вас получится успешно выбрать BI-систему без такого глубокого анализа, но риски велики: если система не будет соответствовать вашим потребностям и задачам, эффективность ее использования останется низкой. На первый взгляд может казаться, что все BI-системы имеют плюс-минус схожий функционал и условия поддержки, однако это тот случай, когда нюансы имеют важное значение.

Обзор популярных BI-платформ

До 2022-го года большинство российских компаний выбирало между несколькими импортными игроками на рынке BI-платформ. Российские решения на тот момент были менее востребованы. Однако уход западных вендоров с нашего рынка подстегнул отечественных разработчиков к интенсивному развитию и перезапуску своих продуктов. В итоге сейчас мы имеем выбор из множества BI-систем. Приведем краткий обзор наиболее зрелых и востребованных вариантов.

PIX BI

Ее особенности:

• более 1000 встроенных и импортируемых визуализаций, возможность создавать собственные визуализации;
• ETL-модуль для сбора и преобразования данных из Excel и XML файлов, ERP, CRM и других корпоративных систем, из специальных хранилищ, витрин данных и других источников;
• детализация drill-down для углубленного анализа;
• встроенный язык PIX Meta для создания вычисляемых показателей по аналогии с DAX;
• ассоциативный анализ – трехцветное выделение значений для ускорения анализа данных;
• сквозная фильтрация по отчетам;
• адаптивный интерфейс, позволяющий работать с любого устройства;
• многоуровневая система безопасности, разграничение доступа вплоть до уровня строк;
• интерфейс управления переменными;
• визуальное представление модели данных.

Кликабельный демо-дашборд

Visiology

Ее особенности:

• аналитический движок, позволяющий запустить BI-проект с готовым корпоративным хранилищем или без него;
• вычислительное ядро на базе ClickHouse;
• поддержка DAX;
• визуальная семантическая модель;
• автоматический оптимизатор запросов и хранилища;
• виртуальный аналитик ViTalk GPT, обрабатывающий запросы на человеческом языке;
• гибкий инструмент сбора отчетности;
• колоночная In-Memory СУБД для быстрой обработки запросов к большим объемам данных;
• гибкая ролевая модель доступа, поддерживающая разные роли и возможность совместной работы большого количества пользователей;
• маркетплейс визуализаций, возможность создавать собственные визуализации в режиме конструктора.

Пример дашбордов Visiology

Modus BI

Особенности решения:

• возможность прогнозирования на основе машинного обучения;
• создание дашбордов и настройка визуализаций по принципу drag’n’drop в графическом интерфейсе;
• сквозной переход в другие отчеты «drill-through»;
• детализация «drill-down»;
• агрегация данных;
• адаптивный интерфейс;
• использование в отчетах контейнеров с фильтрами и переменными;
• библиотека настроенных интеграций;
• настройка вычисляемых полей с использованием визуального конструктора выражений;
• гибкая настройка ролей пользователей и профилей доступов к отчетам на уровне записей.

Пример дашборда Modus BI

Форсайт. Аналитическая Платформа

Особенности Форсайт:

• low-code/no-code конструктор ETL;
• загрузка данных из 1С, SAP, других бизнес-приложений, файлов и их валидация, включая объединение и удаление дубликатов;
• создание аналитических записок, отчетов и презентаций с использованием данных из репозитория;
• встроенный модуль интеллектуального анализа, позволяющий осуществлять кластеризацию, поиск ассоциаций и исключений, заполнение по шаблону, прогнозирование, выявление ключевых факторов влияния;
• сценарное моделирование;
• использование статистических методов;
• внутренний сценарный язык программирования для создания расширений;
• встроенный модуль BPM для моделирования, мониторинга, оптимизации и работы с бизнес-процессами;
• встроенный модуль управления мастер-данными и их классификацией;
• надстройки для работы с MS Word, Excel, Powerpoint;
• высокая производительность за счет использования системы хранения и вычислений на базе OLAP-кубов и интерактивных расчетных формул в составе компонентов и сервисов, а также технологии обработки на лету в оперативной памяти;
• наличие десктопной, веб- и мобильной версий.

Примеры дашбордов в Форсайт

FineBI

Ее особенности:

• поддержка более 30 источников данных, включая аналитические БД, реляционные и NoSQL базы, ERP/OA/MES и другие корпоративные системы, файлы и т.д.;
• 19 категорий диаграмм HTML5, более 50 стилей;
• инструменты для статистического анализа, прогнозирования, машинного обучения;
• drag-n-drop функционал;
• широкий набор готовых визуализаций с интерактивными эффектами и возможность создавать собственные визуализации;
• централизованное управление коннекторами при поддержке работы с FTP/SFTP;
• инструменты для анализа географических данных и построения карт;
• автономный режим ввода данных без подключения к интернету;
• гибкая настройка уведомлений с привязкой к конкретным дашбордам и визуализациям;
• мобильное приложение для Android и IOS.

Процесс анализа данных в FineBI

Подготовка данных

Подготовка данных

Редактирование данных

Визуализация данных

Совместное использование

Совместное использование

Qlik Sense

Особенности Qlik Sense:

• ассоциативная модель данных, в которой можно данные, загруженные из любых источников, связать между собой;
• широкий выбор интеллектуальных визуализаций и аналитических инструментов, включая расширенные возможности геоаналитики;
• отслеживание изменений данных и создание настраиваемых отчетов;
• создание интерактивных историй из данных в виде интеллектуальных контекстных комментариев для визуальных элементов;
• создание настраиваемых управляемых приложений с опциональным добавлением плагинов;
• возможность встраивания Qlik Sense приложения в веб-сайты и другие приложения;
• адаптивный для всех типов устройств интерфейс;
• движок, оптимизирующий использование данных, индексируя и сжимая их в памяти.

QlikView

Ее особенности:

• необходимость участия разработчика в создании дашбордов и визуализаций;
• сервис-ориентированная архитектура, где компоненты могут быть реорганизованы в зависимости от потребностей заказчика;
• ассоциативная технология модели данных, позволяющая обрабатывать данные в оперативной памяти;
• встроенный ETL-обработчик для загрузки и обработки любых данных;
• высокая производительность для обработки очень больших массивов данных;
• упрощенное создание моделей из разных кубов и транзакционных систем без необходимости разрабатывать дополнительный куб и интеграцию;
• более 350 функций преобразования данных;
• использование шифрования, логирования, многоуровневого администрирования, управления ролями для обеспечения безопасности.

Yandex Datalens

Ее особенности:

• возможность работы с очень большими объемами данных, включая интеграцию с ClickHouse и другими высокопроизводительными СУБД;
• масштабируемый подход к аналитике и работе с данными за счет интеграции с облачными сервисами Яндекса;
• непубличные безопасные встраивания дашбордов и отдельных чартов во внешние системы с повышенным уровнем безопасности благодаря технологии токенов и подписанных параметров;
• редактор для создания и настройки визуализаций и селекторов с помощью кода на JavaScript;
• гибкая ролевая модель доступа;
• сквозная фильтрация;
• интеграции с бизнес-приложениями, файлами, СУБД;
• широкий функционал для работы с переменными;
• возможность кастомизации интерфейса вплоть до логотипа и цветов брендбука;
• бесплатный базовый тариф для малых и средних предприятий, бесплатный курс обучения от вендора.

Power BI

Особенности Power BI:

• применение ИИ-алгоритмов;
• поколоночное сжатие данных и вычисления в оперативной памяти;
• формирование интерактивных презентаций на основании отчетов Power BI;
• гибкая настройка подписки на уведомления об изменениях отслеживаемых показателей;
• язык запросов DAX, позволяющий обрабатывать большие объемы данных, проводить сложные расчеты, создавать дашборды;
• библиотека встроенных визуализаций и коннекторов и возможность создавать собственные;
• построение моделей данных и выполнение вычислений;
• опции прогнозирования;
• поддержка множества источников данных – файлов, СУБД, 1C, облачных хранилищ, Google Analytics и других сервисов;
• использование данных из Excel в Power BI и наоборот.

Интерактивный (кликабельный) демо-пример (дождитесь загрузки)

Superset

Ее особенности:

• возможность изменять базовый функционал, добавлять новый и кастомизировать систему под свои потребности;
• обработка больших объемов данных за счет совместимости с ClickHouse;
• широкий выбор элементов визуализации – от круговых диаграмм до сложных колод;
• плагины и интеграции для использования системы аутентификации OpenID, LDAP, OAuth, REMOTE_USER и т.д.;
• интерфейс для создания метрик и вычисляемых столбцов;
• расширенная модель безопасности на основе ролей и RLS;
• инфопанели, наборы данных, визуальные элементы для импорта и экспорта данных;
• гибкая настройка фильтров и области их видимости;
• разработка и выполнение SQL-запросов во встроенном редакторе для извлечения и анализа данных.

Поэтапный процесс выбора и внедрения BI

Как показывает наша практика, процесс выбора и внедрения BI-системы проходит успешно, если уделить достаточное внимание подготовительным этапам, а после внедрения регулярно мониторить показатели эффективности и оптимизировать настройки.

Классический алгоритм внедрения состоит из следующих этапов:

• Аудит бизнес-процессов компании, формулировка целей и задач внедрения, сбор требований у ключевых пользователей.
• Формирование ТЗ с требованиями к будущей системе, включая интеграции и источники данных.
• Анализ рынка и выбор подходящей BI-системы.
• Выбор интегратора (если внедрение осуществляется не собственными силами компании и предусматривает реализацию всех этапов на внешней стороне).
• Составление плана внедрения.
• Подготовка ИТ-инфраструктуры к внедрению.
• Развертывание системы, ее настройка, подключение интеграций.
• Разработка дашбордов, визуализаций, доработка.
• Тестирование системы, реализация пилотных проектов и их оценка.
• Внесение корректировок по итогам пилота.
• Обучение сотрудников.
• Запуск в опытную эксплуатацию.

Если внедрение осуществляется по Agile-технологии, часть этапов может быть реализована в экспресс-формате, а другие – циклично повторяться. После внедрения продолжается поддержка и сопровождение решения – его оптимизация под изменяющиеся потребности компании и масштабирование.

Типичные ошибки при выборе BI-системы

От правильности выбора BI-системы зависит эффективность ее работы и окупаемость вложенных средств. Перечислим несколько часто возникающих ошибок, избежав которых, вы снизите риски выбрать неподходящую для ваших бизнес-процессов и специфики компании систему.

Игнорирование бизнес-целей

Отталкивайтесь от своих целей и задач. Для этого их нужно заранее сформулировать и согласовать, чтобы не возникла ситуация, когда цели разных бизнес-пользователей противоречат друг другу и подобрать систему, отвечающую им, невозможно. Желательно оперировать не только текущими целями, но и стратегическими, направленными на развитие компании с помощью BI-системы.

Недооценка требований к интеграции

Широкий спектр интеграций и легкость их настройки – один из важных критериев при выборе BI-системы. Ориентируйтесь на интеграцию как с программами и сервисами, используемыми в компании сейчас, так и с теми, внедрение которых запланировано на будущее. Оптимально, если возможности интеграции не ограничены и BI-система поддерживает подключение или написание коннекторов к любому ПО.

Ожидание быстрой отдачи без корректной настройки

BI-системы, как правило, содержат множество готовых визуализаций и других элементов. Они снижают порог входа для пользователей, но нужно учитывать, что это универсальные инструменты, которые станут более удобными и продуктивными, если их настроить «под себя». Точность настроек влияет на скорость и правильность принятия решений, причем важны малейшие нюансы – от отсутствия неактуальных фильтров до цветовой гаммы.

Заключение

Нужно помнить, что BI-система – это ценный актив, предназначенный не для формального составления отчетов, а для глубокого анализа, результаты которого влияют на прибыль, конкурентоспособность и рост компании. Поэтому критически важно правильно выбрать платформу, точно выполнить все настройки и интеграции, мониторить показатели эффективности и оптимизировать процессы. Процесс анализа рынка и выбора BI-системы может оказаться сложным, но существует возможность делегировать эту задачу экспертам.

Мы можем сэкономить ваше время и взять на себя задачу подбора BI-платформы. Специалисты «Первого Бита» проведут глубокий анализ ваших бизнес-процессов и ИТ-инфраструктуры, проинтервьюируют ключевых пользователей и сформируют рекомендации на основе этих данных. Мы с высокой точностью произведем расчет стоимости совокупного владения для систем-кандидатов на несколько лет вперед. Затем команда наших специалистов выполнит внедрение BI, подключит источники и интеграции, разработает дашборды и обеспечит безопасное хранение данных. Впоследствии мы будем оказывать техническое и консультационное сопровождение, совершенствуя и масштабируя систему бизнес-анализа.