Складской учет в 1С‑Битрикс: Управление сайтом

Почему складской учет критичен для e‑commerce

Для этого есть несколько причин:

• Контроль остатков в реальном времени помогает избежать ситуаций, когда товар заказан, но фактически на складе его нет.
• При помощи анализа оборачиваемости, движения товаров, объема остатков можно оптимизировать закупки, определяя наиболее ходовые и мало востребованные позиции.
• Прозрачная организация хранения товаров ускоряет приемку, комплектацию и отгрузку заказов.
• Регулярная инвентаризация помогает выявить недостачи и испорченные товары, контролировать сроки годности.
• Автоматизация документооборота упрощает оформление поступлений, перемещений и продаж, минимизирует ошибки.
• Централизация данных при торговле через разные каналы и/или при использовании нескольких складов.

В e‑commerce складской учет становится основой эффективной работы. Малый бизнес (до 100 SKU) в качестве стартового варианта часто выбирает встроенный модуль 1С‑Битрикс. Он позволяет вести учет остатков, оформлять поступления, списания и перемещения товаров, контролировать их наличие.

Однако возможности модуля 1С‑Битрикс ограничены: отсутствуют бесшовные интеграции с учетными системами, недостаточная аналитика по складам, синхронизацию данных необходимо запускать вручную. В связи с этим средний и крупный бизнес расширяет складской функционал Битрикса, производя интеграции с системами 1С и МойСклад.

Встроенный модуль складского учета 1С‑Битрикс

При использовании внешней учетной системы необходимо определить, какая система станет мастер-источником складских данных. Если это 1С‑Битрикс, активируйте опцию ведения складского учета. Перейдите в раздел «Настройки → Настройки продукта → Настройки модулей → Торговый каталог». Отметьте признак «Включить складской учет».

Если количество доступного товара и остатков по складам не совпадает, отобразится уведомление о необходимости синхронизации. Она будет осуществлена автоматически при проведении любого документа по данному товару.

Если вы активизировали складской учет, но в 1С‑Битрикс нет ни одного склада, склад будет создан автоматически. Вы можете создать склад самостоятельно, нажав кнопку «Добавить» в форме «Склады».

Перечислим основные функции складского учета, доступные в 1С‑Битрикс:

1. Регистрация поступления, возврата, списания товаров.
2. Оформление перемещения товаров между складами.
3. Учет остатков.
4. Систематизация складских документов.
5. Ведение списка поставщиков.
6. Добавление товаров по штрихкоду вручную или с помощью сканера.
7. Просмотр истории отгрузок.
8. Резервирование товаров.
9. Создание нескольких складов с указанием количества товаров в каждом.
10. Загрузка из 1С остатков по каждому из складов и предоставление этих данных пользователям.
11. Формирование отчетов по остаткам и запасам, их экспорт в Excel.

Модуль складского учета в 1С‑Битрикс удобен в качестве первой системы автоматизации склада для малого бизнеса и стартапов. Но его функционал ограничен и при масштабировании вам понадобятся дополнительные инструменты.

Когда встроенного модуля недостаточно

Необходимость в расширении штатного функционала складского учета в 1С‑Битрикс возникает при следующих обстоятельствах:

• Рост ассортимента и/или количества заказов.
• Наличие нескольких складов.
• Адресное хранение.
• Торговля через несколько оффлайн-точек, маркетплейсов.
• Повышенные требования к бухгалтерскому и налоговому учету.
• Работа с маркированными товарами.
• Потребность в глубокой аналитике по оборачиваемости, ABC/XYZ, контролю закупок и т.п.

Интеграция 1С‑Битрикс с 1С: полный контроль остатков

При интеграции 1С‑Битрикс с учетной системой 1С возможны следующие сценарии организации складского учета:

1. 1С — мастер данных по номенклатуре и ценам. 1С является основной учетной системой для справочников товаров, цен и остатков. Битрикс использует эти данные, но их редактирование невозможно. Заказ, оформленный через сайт, передается в 1С, его статусы в обеих системах синхронизируются.
2. 1С — источник остатков и движений товара. Все документы прихода, расхода, перемещения, списания ведутся в 1С. Битрикс получает из 1С актуальные данные о количестве товаров на складах.
3. 1С — основная учетная система, Битрикс — витрина. Это наиболее надежная схема автоматизации торговли. В 1С ведется складской учет, расчет себестоимости, управление закупками. Битрикс обеспечивает удобный интерфейс для навигации по карточкам товаров и оформления заказов.

Для синхронизации данных можно использовать стандартный модуль обмена между 1С и сайтом. Он позволяет в режиме реального времени или по расписанию обновлять данные об остатках, ценах и товарах, резервировать товары, передавать данные об отгрузках и статусах.

Однако нужно иметь в виду, что модуль обмена слаженно работает только с типовыми конфигурациями 1С. Если у вас доработанная конфигурация, настройка интеграции будет нестандартной и сложной. Также дополнительные усилия потребуются для организации обмена, если у вас много складов, разные виды цен, адресное хранение товаров.

Нужно подготовить инфраструктуру, иначе при каждом обмене данными возможно снижение производительности обеих систем. Понадобится обеспечить техническую поддержку специалистами, имеющими опыт работы как с 1С, так и с Битриксом.

Интеграция 1С‑Битрикс с МойСклад: облачное решение

В случае, когда компания ведет складской учет в решении МойСклад и не имеет учетной системы 1С, можно осуществить облачную интеграцию 1С‑Битрикс и МойСклад. Встроенное решение для интеграции позволяет переносить из интернет-магазина в МойСклад заказы, а в обратном направлении — остатки. Поддерживаются характеристики товара и перенос изображений.

Также существуют готовые модули для расширенной интеграции сайта и МойСклад, доступные в маркетплейсе 1С‑Битрикс.

По сравнению со штатной интеграцией они позволяют:

• сохранить структуру каталога для быстрого наполнения интернет-магазина товарами из МойСклад;
• передавать множественные изображения товаров, несколько типов цен, скидки, модификации;
• автоматически синхронизировать заказы по статусам, товарные позиции, доставку, отгрузку, оплату;
• передавать данные о габаритах товаров;
• осуществлять обмен данными о пользователях 1С‑Битрикс и контрагентах МойСклад в обе стороны;
• передавать данные из дополнительных полей, созданных пользователем;
• просматривать логи синхронизации и ошибок и т.д.

Этот вариант интеграции подходит для малого и среднего бизнеса, включая торговлю на маркетплейсах. Существует еще одна возможность — индивидуальная разработка модуля или коннектора. Это целесообразно, если у вас ведутся нетиповые бизнес-процессы и необходим нестандартный функционал. В таком случае интеграция будет выполнена под конкретные задачи компании с учетом всех ее потребностей.

Сравнение подходов автоматизации складского учета

Собрали в единую таблицу особенности подходов к автоматизации складского учета.

Другие внешние системы для складского учета и интеграции с 1С‑Битрикс

Существует еще два класса решений, которые можно интегрировать с 1С‑Битрикс для расширения возможностей ведения складского учета.

1. WMS-системы — это корпоративные решения для крупных компаний, имеющих комплекс складов с адресным хранением и/или логистические центры. Они позволяют автоматизировать полный цикл складских операций. В отличие от 1С и МойСклад, WMS обеспечивают управление действиями персонала, оптимизируют топологию склада, рассчитаны на обработку больших объемов данных, использование ТСД.
2. POS-системы — программно-аппаратные комплексы для автоматизации точек продаж и общепита. В состав POS входит экран кассира, специализированный компьютер с кассовым и товароучетным ПО, фискальный регистратор, клавиатура, сканер штрихкодов, терминал для эквайринга и т.д.

Интеграция WMS и POS с 1С‑Битрикс осуществляется при помощи готовых модулей, которые можно загрузить из маркетплейса, или индивидуальных разработок.

Как выбрать подход к складскому учету для своего интернет-магазина

При выборе способа ведения складского учета рекомендуем взять за основу следующие критерии:

1. Размер бизнеса.
2. Количество SKU.
3. Наличие в номенклатуре скоропортящихся продуктов, лекарственных препаратов и других товаров, требующих особых условий хранения.
4. Количество, территориальная распределенность и объем складов.
5. Интенсивность товарооборота.
6. Наличие адресного хранения.
7. Количество каналов продаж и их разнообразие (собственный интернет-магазин, маркетплейсы, оффлайн-точки).
8. Необходимость маркировки.

Наш опыт показывает, что типичный «маршрут роста» — от использования встроенного модуля 1С‑Битрикс к его интеграции с товароучетной системой 1С или МойСклад. Если вы ведете торговлю в оффлайне и на маркетплейсах, модуля будет недостаточно и потребуется сразу осуществить внедрение 1С или МойСклад.

Практические рекомендации по внедрению интеграции

Интеграция 1С‑Битрикс с учетными системами осуществляется за несколько этапов:

1. Определение целей и задач интеграции.
2. Анализ текущих складских и логистических бизнес-процессов.
3. Определение мастер-системы.
4. Разработка технического задания.
5. Выбор способа учета и инструментов для внедрения и/или интеграции.
6. Систематизация каталога товаров, добавление недостающих данных.
7. Проведение инвентаризации.
8. Выполнение настроек и доработок (по необходимости).
9. Тестирование.
10. Обучение пользователей, разработка инструкций.
11. Ввод интегрированной системы в эксплуатацию.

От правильности выполнения настроек зависит точность отображения товарных остатков, актуальных цен и характеристик товаров. Поэтому бизнес часто обращается за услугами по настройке интеграции в компанию «Первый Бит Спортивная». Наши специалисты имеют большой опыт интеграции 1С‑Битрикс с другими сервисами и подберут оптимальный вариант ведения складского учета для вашей компании. Мы реализуем интеграцию под ключ и обеспечим техническую поддержку системы.

Заключение

Если вы реализуете небольшой ассортимент товаров, можно начать автоматизацию складского учета со встроенного модуля 1С‑Битрикс. Возможно, через некоторое время вы увидите, что его функционала недостаточно для решения всех ваших складских и логистических задач. Тогда нужно будет принять решение о дальнейших действиях, а они зависят от вашего бюджета, ИТ-инфраструктуры, планов масштабирования. Если у вас уже внедрена учетная система 1С и/или МойСклад — имеет смысл произвести интеграцию сайта с ними. В ином случае понадобится решить, какую систему внедрить, чтобы полноценно вести складской учет. Обращайтесь — специалисты компании «Первый Бит Спортивная» разъяснят плюсы и минусы каждого из вариантов и помогут с выбором.