Типичные ошибки при работе с 1С и как их избежать

Почему появляются ошибки при использовании 1С

При использовании любых конфигураций 1С могут возникать ошибки, из-за которых работа стопорится или затрудняется. Диапазон причин ошибок достаточно широк – от использования старой версии программы до неэффективно выстроенных процессов. Все встречающиеся ошибки можно разделить на два основных вида: технические и организационные. Организационные проблемы связаны с тем, что пользователи не прошли обучение по работе в программе и выполняют задачи наобум, не зная о более простых и быстрых способах. Как правило, это сигнализирует о том, что в компании нет четких регламентов работы и базы знаний, в которой хранились бы инструкции и справочные данные.

Но чаще всего ошибки связаны с техническими проблемами ИТ-инфраструктуры: недостаточной производительностью, сбоями в конфигураторе, повреждениями записей, несанкционированным доступом к данным, несовместимостью программных продуктов и т.п. Как отдельный класс можно выделить ошибки, возникающие в случае форс-мажора – например, при внезапном отключении электроэнергии или хакерской атаке.

вас заинтересует

Корпоративное сопровождение 1С

Доработка, развитие и поддержка продуктов 1С 24/7

Узнать подробнее

Типичные ошибки при работе с 1С

У каждого типа ошибки свои причины, признаки и способы решения. Иногда достаточно немного откорректировать настройки, а в других случаях предстоит провести работу по пересмотру и оптимизации бизнес-процессов или внедрению дополнительных инструментов автоматизации. Разберем наиболее часто встречающиеся при работе 1С ошибки. 

Некорректное ведение справочников и классификаторов

Неправильный подход к ведению справочников и классификаторов 1С вызывает ошибки в учете, отчетности и расчетах. Это связано, в первую очередь, с оперированием устаревшими, неактуальными данными, их дублированием и общей непрозрачностью базы данных. 

Дублирование записей

Дублирование данных в 1С возникает, если не налажены процессы интеграции, синхронизации и обмена данными. Например, один сотрудник вносит данные в бухгалтерскую программу, а другой – те же данные в ERP-систему. За отчетность отвечает третий сотрудник и он использует записи, добавленные обоими коллегами, как два разных прецедента. В таком случае показатели отчетности некорректны. Аналогичная ситуация возникает при задвоении записей и документов. 

Отсутствие структуры и регламентов

Если справочники и классификаторы не структурированы и записи в них хранятся в хаотичном порядке, пользоваться ими неудобно. Как правило, недостаточно предусмотреть несколько каталогов: требуется иерархическое дерево, где систематизация производится по понятным основаниям. Если в компании отсутствуют регламенты, где прописана структура справочников и порядок работы с ними, такие проблемы практически неизбежны.

Как избежать: настройка правил, регулярная чистка, автоматизация заполнения

1. Разработать и донести до сведения сотрудников регламент работы с данными. В нем нужно зафиксировать правила и процедуры сбора, обработки, хранения, защиты и передачи данных в организации
2. Настроить правила работы со справочниками и классификаторами – порядок добавления, изменения, удаления данных.
3. Использовать специальную обработку для поиска и удаления дубликатов.
4. Настроить валидацию форматов полей форм.
5. Использовать роботов для заполнения форм.

Недостаточное разграничение прав доступа

В 1С предусмотрены гибкие настройки прав доступа, однако не во всех компаниях используются эти возможности. Разграничение прав доступа – это, в первую очередь, вопрос безопасности персональных и конфиденциальных данных. Также избыточный доступ к данным, которые не нужны пользователю, перегружает функционал, запутывает сотрудника и усложняет работу.

Все сотрудники работают с одними и теми же правами

Бывают ситуации, когда администратор системы назначает всем пользователям одинаковые права. Это происходит из-за недостаточной компетенции администратора, по невнимательности или из-за отсутствия в компании общих правил информационной безопасности. Проблемы возникают и когда у сотрудников слишком много прав, и в обратном случае – если они не могут получить доступ к нужной им для работы информации.

Риски несанкционированного доступа и потери данных

Слишком широкие права доступа чреваты не только использованием конфиденциальных данных в корыстных целях, хотя эта проблема, безусловно, стоит наиболее остро. Сотрудник может изменить или удалить важные данные по случайности либо сочтя их лишними. Также существуют риски неумышленного распространения приватных данных – например, при переписке с контрагентами.

Как избежать: настройка ролевой модели, обучение пользователей, аудит прав

1. Разработать ролевую модель – иерархическое дерево ролей и профилей, соответствующее штатному расписанию и должностным обязанностям сотрудников.
2. Проанализировать текущие настройки прав доступа и откорректировать их в соответствии с ролевой моделью.
3. Настроить для каждого пользователя права, позволяющие ему получить доступ только к данным, необходимым для выполнения рабочих задач.
4. Провести обучение пользователей, повышающее их осведомленность в вопросах информационной безопасности.

Отсутствие регулярного резервного копирования

Резервное копирование – это обязательная процедура, страхующая компанию от рисков безвозвратной потери данных. Наличие бэкапа помогает при сбоях, угрозе кибератак, при неудачной установке апгрейда и в других случаях, когда основная рабочая база данных становится недоступной. 

Потеря данных из-за сбоев

Причинами потери данных могут стать аппаратные сбои, повреждения базы данных, ошибки в настройках, несанкционированный доступ, проблемы с сетевым подключением и т.п. Если в компании регулярно выполняется резервное копирование данных, это не становится большой проблемой. Но если бэкапа нет или он был сделан давно, а с тех пор накопился большой массив новых данных – восстановление будет очень трудозатратным, а в ряде случаев невозможным.

Отсутствие планов восстановления

Наличие бэкапа не всегда является панацеей. Бывает, что при попытке восстановить данные из резервной копии система отображает ошибку «Отсутствие планов восстановления». Это означает, что в базе данных отсутствует необходимый план обслуживания или он не был корректно настроен для автоматического восстановления данных. В такой ситуации восстановление копии при сбоях может быть недоступно или исполнено только частично.

Как избежать: регламент резервного копирования, автоматизация, тесты восстановления

1. Разработать регламент резервного копирования, согласно которому бэкап всех баз должен производиться автоматически через заданный промежуток времени.
2. Убедиться, что резервные копии сохраняются в каталогах, доступ к которым имеют только уполномоченные сотрудники.
3. Предусмотреть сохранение резервных копий в облаке, если это отвечает политике информационной безопасности компании.
4. Протестировать планы резервного копирования и восстановления, чтобы проверить корректность и полноту процессов создания и сохранения бэкапов.

Игнорирование обновлений программного продукта

Существуют разные подходы к установке обновлений конфигураций 1С. Есть приверженцы идеи, что нужно устанавливать каждое обновление максимально быстро после его выхода. Их оппоненты считают, что пока все слаженно работает или если, законодательные нормы не поменялись, необходимости в установке апгрейда нет. Истина посередине – часть обновлений действительно обязательна к установке, а некоторыми из них можно без проблем пренебречь.

Проблемы с совместимостью

Игнорирование обновлений и работа в устаревшей конфигурации может вызвать проблемы совместимости с другими программами, используемыми в компании. Это чревато неправильным функционированием системы, сбоями и потерей данных, ошибками при обмене данных, некорректным формированием отчетности и т.п. Если речь идет не о типовой, а о доработанной конфигурации, эти проблемы могут еще больше усугубиться.

Потеря поддержки и новых функций

Поддержка устаревших конфигураций со стороны 1С постепенно сокращается и затем прекращается. Это относится к снятым с продажи продуктам – например, «1С:УПП». Но и долговременное игнорирование обновлений действующих систем приводит к похожим последствиям. Новые релизы содержат дополнительные функции, усовершенствованную систему безопасности, в них используются современные технологии и исправлены ошибки предыдущих версий. Если не обновлять конфигурацию, программа не только морально устаревает, но и становится более уязвимой к киберугрозам. 

Как избежать: плановое обновление, согласование с ИТ-специалистом, тестирование на копии базы

1. Выполнять плановые обновления используемых конфигураций 1С. Устанавливать каждую вышедшую версию необязательно, но ключевые релизы должны быть установлены.

Более подробно об обновлениях можно почитать в статье Регулярные обновления 1С.

2. Согласовать необходимость установки того или иного обновления со штатным или привлеченным ИТ-специалистом. Он сможет проанализировать список обновлений, входящих в функционал очередного релиза, и принять решение о том, насколько критична его установка.
3. Протестировать обновление не на основной конфигурации, а на ее резервной копии. Такой подход поможет избежать простоев в работе сотрудников в случае, если обновление «сырое», вызовет сбои в работе программы и его придется «откатить». Если тестирование покажет, что свежее обновление не вызывает ошибок, его можно установить на основную конфигурацию.
4. Если в компании используется устаревшие и не поддерживаемые решения 1С, рекомендуется их заменить на современные аналоги.
5. Привлекать для обновления нетиповых кастомизированных конфигураций компетентных специалистов.

Подробно ознакомиться с темой обновления нетиповых конфигураций можно в статье Как обновлять и поддерживать нетиповую конфигурацию 1С.

Некорректная настройка обмена с другими системами

Одна из основ продуктивной работы 1С – это интеграция с другими системами, как из линейки 1С, так и сторонних производителей. Интеграция дает возможность автоматического обмена данными, что обеспечивает целостность информационного пространства, прозрачность сквозных процессов и удобство работы. Но для того, чтобы синхронизация данных выполнялась как требуется, нужно правильно настроить интеграции, а иногда это нетривиальная задача.

Ошибки обмена с сайтом, банками, бухгалтерией

Если настройки обмена данными выполнены некорректно, в работе возникает ряд ошибок. Например, данные о заказе, оформленном через сайт, поступают в учетную систему не сразу, а только когда менеджер вручную запустил синхронизацию. Это может произойти через несколько часов после оформления заказа, что с большой вероятностью вызовет недовольство клиента и отказ от сотрудничества. Не полученная вовремя информация о выставленных счетах, совершенных платежах и других денежных итерациях также может вызвать финансовые и репутационные потери.

Дублирование или потеря данных

Интеграция призвана решить проблему двойного ввода данных: если настройки выполнены правильно, то введенные однократно в систему данные отображаются в другой системе, их источник известен. Если настройки обмена некорректны, это приводит к самопроизвольному созданию дубликатов данных, из-за чего происходит путаница и возникают ошибки в учете и отчетности, последствия которых могут быть крайне обременительными для компании. В ряде случаев неверные настройки обмена становятся причиной потери данных, их удаления из системы.

Как избежать: тестирование интеграций, настройка уведомлений об ошибках, документация

1. Выполнять настройку интеграции в соответствии с алгоритмом, представленным в официальной документации 1С. Для доступа к ней нужно воспользоваться сервисом «1С:ИТС».
2. Производить тщательное тестирование каждой настроенной интеграции. Это поможет выявить ошибки обмена данными и превентивно исправить их.
3. Настроить получение администратором уведомлений об ошибках, которые система выдает при неудачных попытках обмена данными. Иногда из-за системных сбоев ошибки возникают даже если раньше синхронизация работала правильно.
4. Проверять настройки интеграции после обновления хотя бы одной из программ, участвующих в обмене данными.

Отсутствие обучения пользователей и документации

Много внимания уделяется рассмотрению технических причин ошибок, но не менее важен и человеческий фактор. Даже если процессы на предприятии максимально роботизированы, правильность их выполнения нужно регулярно контролировать. Но чаще встречаются ситуации, когда пользователи по незнанию или, следуя привычным алгоритмам, выполняют свои задачи не самым оптимальным способом.

Пользователи не знают, как правильно работать

Если для сотрудников не было проведено обучение по работе в программе, с большой вероятностью они действуют по наитию. Возможно, они при этом получают требуемый результат – например, правильно заполненную форму отчетности – но на это уходит гораздо больше времени и усилий, чем могло бы при соблюдении верного алгоритма и использовании инструментов автоматизации. Из-за такого подхода к работе возникают ошибки, приводящие к штрафам и другим неприятным последствиям.

Распространение «костылей» и неэффективных решений

Зачастую в погоне за показателями KPI сотрудники выбирают простые и быстрые решения, невзирая на их возможные риски. Возникают ситуации следующего рода: с личной статистикой менеджера все в порядке, однако через некоторое время оказывается, что из-за допущенных им ошибок у компании нет закрывающих документов, неправильно произведены расчеты, невовремя выполнена отгрузка, на складе недостаточно запасов и т.п. Стремление побыстрее закрыть задачу без учета возможных последствий приводит к тому, что работа рассинхронизирована, а часть ошибок становится видна спустя время, и на их исправление потребуется много ресурсов.

Как избежать: регулярное обучение, создание инструкций, поддержка внутри компании

1. Централизованно проводить обучение сотрудников по работе в используемых ими и системах автоматизации, оптимально – перед внедрением в опытную эксплуатацию.
2. Организовать вводное обучение для каждого нового сотрудника при его поступлении на работу.
3. Проводить повторное обучение сотрудников в случае выхода новых версий со значительными изменениями в функционале.
4. Создать корпоративную базу знаний, в которой в структурированном виде будут доступны инструкции, видеоролики, справочная информация о каждой из внедренных в компании систем.
5. Разработать и распространить корпоративную политику, касающуюся ответственного отношения к работе с данными.
6. Внедрить в компании Service desk для решения проблем, возникающих у пользователей.

Неоптимизированные бизнес-процессы в 1С

С технической точки зрения все может быть настроено правильно, сотрудники обучены – но если бизнес-процессы не проработаны и слабо структурированы, ошибки неизбежны. Они проявляются в увеличении времени на осуществление типовых операций, простоях из-за ожидания ответа, выполнении одной задачи несколькими сотрудниками и т.п. Техническая сторона неоптимизированных процессов выражается в общем снижении производительности системы, ее сбоям, зависаниям, потере данных и другим непредсказуемым итогам.

Запутанные маршруты документов

Одна из частых проблем – сложные маршруты согласования. Если для того, чтобы документ вступил в силу, его должны согласовать несколько человек, это может вызвать длительные простои в ожидании, пока каждый из них ознакомится с содержанием и проставит свою подпись. При нарушении последовательности согласования процедуру может понадобиться запускать заново. Если кто-то из участников цепочки инициирует изменения или дополнения документа, это еще больше задерживает результат. Аналогичные проблемы возникают, когда речь идет о простой пересылке документов, если непонятен общий список адресатов.

Избыточная рутинная работа

Когда сотрудники загружены рутинными, однообразными операциями, их внимание, как правило, снижается, и они допускают ошибки. Если при этом сотрудники не прошли обучение и выполняют задачи неоптимальным способом, на них уходит много времени. Может оказаться, что часть задач выполнять не нужно – например, вручную рассылать отчеты, если система это делает автоматически, но сотрудник об этом не знает.

Как избежать: аудит бизнес-процессов, настройка автоматизации, консультации с экспертами

1. Провести аудит текущих бизнес-процессов и сформировать модель AS IS, наглядно демонстрирующую, как ведется работа в компании.
2. Проанализировать обнаруженные в ходе аудита узкие места и другие проблемы, найти способы повышения эффективности процессов.
3. Привлечь к работе над анализом и оптимизацией процессов квалифицированных экспертов.
4. Составить целевую модель бизнес-процессов TO BE.
5. Автоматизировать максимально возможное количество рутинных операций.

Пренебрежение безопасностью и защитой данных

Недостаточность защиты данных и пренебрежение вопросами безопасности может вызвать серьезные проблемы – вплоть до нарушения целостности системы и безвозвратной потери данных вследствие кибератак. Сейчас, когда злоумышленники постоянно разрабатывают новые киберугрозы, необходимо строго контролировать потенциальные уязвимости в настройках безопасности и повышать осведомленность сотрудников о защите данных.

Слабые пароли

Одна из проблем безопасности – использование сотрудниками слабых или стандартных паролей, которые уже скомпрометированы и могут быть легко подобраны хакерами. Некоторые сотрудники хранят пароли на видном месте – например, приклеивают стикер с ними на монитор. Перехват паролей чреват хищением конфиденциальных данных, их порчей, повреждением системы и другими серьезными угрозами работоспособности ИТ-инфраструктуры компании.

Отсутствие антивируса и шифрования

Отсутствие антивирусной защиты делает систему уязвимой для вирусов, троянов, шифровальщиков и других вредоносных программ, которые могут исказить или похитить данные, либо комплексно нарушить работу 1С. Недостаточное шифрование данных также может привести к утечке конфиденциальной информации при ее передаче или напрямую из базы. 

Как избежать: внедрение стандартов безопасности, регулярная проверка системы

1. Разработать и внедрить политику безопасности в компании.
2. Использовать функциональность «Контроль слабых паролей».
3. Подключить механизм двухфакторной аутентификации.
4. Регулярно проверять учетные записи, удаляя те, которые принадлежат уволенным сотрудникам.
5. Отслеживать информацию о новых уязвимостях операционной системы и СУБД и своевременно применять релевантные меры защиты.
6. Установить и настроить антивирусное ПО на серверах и клиентских рабочих местах.
7. Использовать аппаратные и программные брандмауэры.
8. Организовать защиту трафика штатными средствами «1С:Предприятия».
9. Настроить шифрование данных с использованием криптографических библиотек.
10. Производить регулярное обновление антивирусных программ, операционной системы и конфигураций 1С.

Как услуга по сопровождению 1С помогает оптимизировать процессы

Для того, чтобы минимизировать ошибки при работе с 1С, рекомендуем воспользоваться услугой корпоративного сопровождения.

Оно включает в себя техническую и консультационную поддержку и обеспечивает комплексный подход:

• принятие мер, направленных на поиск и исправление ошибок и выявление неполадок;
• поддержание высокого уровня безопасности, надежности, производительности и отказоустойчивости всех компонентов ИТ-инфраструктуры;
• поддержание целостной ИТ-инфраструктуры за счет интеграций;
• увеличение доли автоматизированных процессов;
• быстрая обработка обращений пользователей;
• выполнение индивидуальных настроек для удобства работы каждого пользователя в системе;
• тестирование системы после обновлений, доработок или изменения настроек;
• анализ и оптимизация бизнес-процессов;
• обучение пользователей работе с программами, консультирование и помощь в решении сложных для них задач.

Результат сопровождения 1С – поддержание системы в стабильном работоспособном состоянии, обеспечивающим для сотрудников возможность выполнять обязанности своевременно, качественно и в полной мере.

Заключение

Компания «Первый Бит» предлагает вам воспользоваться услугой корпоративного сопровождения продуктов 1С. В рамках договора на сопровождение в плотном сотрудничестве с вашей компанией будет работать персональный менеджер и закрепленная команда, состоящая из высококвалифицированных разработчиков, аналитиков, консультантов. Аналитики проведут обследование бизнес-процессов компании и предложат способы их оптимизации. Мы разработаем методологию, в соответствии с которой повысим эффективность и безопасность текущих процессов, а при необходимости внедрим новые. Любые изменения, вносимые в настройки 1С и другие процессы, мы тестируем и в комплексе оцениваем их влияние на качество работы. Наша команда действует в ваших интересах, предлагая и реализуя все возможности по устранению ошибок и оптимизации процессов.