Учет, регистрация и управление лабораторными пробами: от Excel к системному учету

Что такое лабораторная проба и образец с точки зрения управления

Образцы используются для обеспечения точности и надежности результатов лабораторных исследований: проверки и калибровки оборудования, оценки методик измерений, контроля качества. Помимо стандартных образцов, разработанных и сертифицированных на уровне организации или лаборатории, существуют государственные стандартные образцы, утвержденные официально. Наличие образцов помогает избежать ошибок и несоответствий в исследованиях.

При их учете вам потребуется внести следующие данные:

• наименование, тип, номер, категория;
• изготовитель;
• назначение;
• метрологические характеристики;
• номер и/или наименование нормативного документа, регулирующего порядок и условия применения образца;
• срок годности экземпляра образца;
• дата выпуска экземпляра образца.

Проба — это основной объект учета и анализа в лаборатории. Традиционно данные о поступлении проб, их хранении, применении и списании, фиксировались в бумажных журналах учета. Сейчас вместо них используются электронные журналы, где отражается поступление, идентификация, маркировка, входной контроль, передача на хранение, утилизация или архивирование пробы. Это обеспечивает прослеживаемость проб и позволяет избегать ошибок. В дополнение к этому указывается ФИО сотрудника, работающего с пробой, дата и время взятия, вид исследования и важные данные относительно состояния и качества пробы.

Часто производится серийный учет проб — особенно он востребован при работе с производственными пробами. Для исследования серии проб предусмотрена своя специфика оформления. Серийный учет требует меньше времени и позволяет ускорить работу, однако остается необходимость идентифицировать каждую пробу и формировать отчетность как по сериям, так и по отдельным пробам.

Основная задача учета проб — обеспечить прозрачность цепочки «проба → результат → документ». Если нет возможности достоверно установить связь между поступившей пробой и документальным оформлением результатов анализа, это ставит под сомнение все исследование. В перспективе это приведет к жалобам, ухудшению репутации лаборатории и оттоку клиентов.

Учет проб и образцов в традиционной (неавтоматизированной) лаборатории

Традиционно учет проб и образцов в лаборатории ведется в специализированных журналах. Их бумажные версии в большинстве лабораторий заменены на Excel-файлы, структура которых приближена к формату аналоговых журналов. Помимо этого, используются бумажные бирки, наклейки, подписи проб. При таком устройстве учета в лаборатории информация между сотрудниками передается устно или через мессенджеры — одним словом, централизации управления движением проб и образцов нет.

Все это приводит к возникновению и накоплению проблем:

Какие процессы учета проб в лаборатории необходимо автоматизировать

Для того, чтобы систематизировать управление пробами в лаборатории и обеспечить контроль, мы рекомендуем автоматизировать следующие бизнес-процессы:

1. Прием и регистрация проб:
   • указание источника получения пробы;
   • ввод даты и времени приема;
   • выбор ответственного за учет пробы;
   • задание условий хранения.
2. Идентификация и маркировка проб:
   • присвоение пробам уникальных номеров;
   • штрихкодирование проб для систематизации хранения, обеспечения прослеживаемости и ускорения поиска.
3. Движение и обработка проб:
   • пошаговый контроль — кто и когда работал с пробой;
   • формирование перечня назначенных исследований;
   • изменение статуса выполнения.
4. Хранение и архивация:
   • указание и отслеживание сроков хранения
   • фиксация и соблюдение требуемых условий хранение;
   • учет реактивов и расходных материалов;
   • быстрый поиск по каталогу и истории действий.

Мы перечислили только базовые процессы, которые необходимо автоматизировать на начальном этапе. На последующих этапах осуществляется автоматизация управления всеми материальными ресурсами лаборатории, расписанием персонала, качеством, формированием аналитической отчетности.

Почему Excel не справляется с учетом и идентификацией проб

Во многих лабораториях до сих пор используется Excel для учета и идентификации проб — сотрудники, привыкнув работать с таблицами, считают, что этого достаточно. Как правило, это говорит о том, что они не имеют представления, насколько может быть упрощена работа при использовании специализированных систем автоматизации.

Основные преимущества автоматизации работы с пробами по сравнению с учетом в Excel:

• Единый источник достоверных данных. Все формы и документы стандартизованы, при их заполнении применяется проверка и валидация данных. Данные хранятся централизованно, а не на локальных компьютерах пользователей, регулярно создаются резервные копии. Благодаря этому минимизированы риски потери данных или доступа к ним.
• Обеспечение прослеживаемости. В системе автоматизации ведется логирование всех действий пользователей, и вы можете отследить, кто, когда и какие изменения вносил. Это гарантирует контроль полного жизненного цикла пробы.
• Независимость от конкретных сотрудников. При болезни или увольнении сотрудника его сменщику не придется разбираться в «авторских» таблицах, настроенных индивидуально. В его распоряжении будет универсальная и понятная система и пользовательские инструкции. Это позволит новому или заменяющему сотруднику быстро войти в курс дел и продолжить без простоев и ошибок вести учет проб.
• Готовность к проверкам и разбору инцидентов. Благодаря прозрачности учета и централизации данных, сотрудники лаборатории в короткие сроки смогут предоставить однозначные доказательства достоверности результатов.
• Мониторинг соблюдения сроков. В системах автоматизации предусмотрены штатные средства для постановки задач себе или другому сотруднику — например, выполнить анализ до определенного времени. Доступна настройка уведомлений о скором наступлении критического срока хранения пробы. Соблюдение сроков хранения проб обеспечивает достоверность результатов исследований.
• Возможность совместной работы. Система автоматизации поддерживает одновременную работу множества сотрудников. Задействован механизм контроля версий, что исключает риски конфликта версий, потери и искажения данных.

Чем больше данных накапливается, тем сложнее управлять ими в Excel. Возникает путаница, увеличивается время на обработку данных, возрастает количество ошибок по невнимательности. Не получается быстро найти нужные записи, а из-за разных форматов и структур таблиц практически невозможно выполнить их сопоставление. Это означает, что получение отчетности, из которой можно сделать выводы о причинах проблем и ключевых ошибках, затруднительно. Все эти проблемы решаются при переходе от Excel к специализированным системам автоматизации для лабораторий.

Автоматизация лабораторного учета в 1С:LIMS

«1С:LIMS» содержит подсистему «Учет проб», функционал которой позволяет автоматизировать комплекс задач по управлению лабораторными пробами:

• централизованная регистрация проб;
• единый жизненный цикл — от подготовки проб до их утилизации;
• формирование журналов;
• связь проб с результатами, оборудованием, документами;
• учет движения проб;
• планирование и фиксация отбора проб;
• регистрация результатов контроля;
• разделение проб на типы;
• определение схемы движения проб для каждого типа,
• заполнение обязательных реквизитов, шаблонов наименований проб;
• складской учет проб и образцов.

Работа с пробами производится ступенчато: формируется долгосрочный план, на его основе — оперативный. В соответствии с ним лаборанты регистрируют пробы и проводят исследования. Задания по утвержденному оперативному плану отражаются в АРМ Лаборанта.

«1С:LIMS» поддерживает загрузку результатов измерений из файла Excel и выгрузку данных из Excel, что востребовано при работе с организациями, которые производят измерения показателей качества. В этом случае можно отправить сторонней организации заранее подготовленный шаблон в формате Excel. По итогам измерений организация внесет в него результаты замеров, а пользователю останется только загрузить данные из Excel в «1С:LIMS». Также это актуально при проведении замеров на оборудовании, позволяющем сохранить результаты измерений в формате Excel.

Учет проб как часть системы управления качеством

Учет проб — один из важных элементов системы управления качеством в лаборатории, обеспечивающий прослеживаемость и достоверность результатов анализа и соответствие стандартам. Правильный учет гарантирует, что проба отражает свойства всей партии, а ее состояние не изменилось до попадания в лабораторию.

Ведение автоматизированного учета проб помогает обеспечить:

• соответствие требованиям ISO 17025;
• управляемость рисков;
• готовность к аудитам;
• прозрачность для руководства.

Система «1С:LIMS» позволяет формировать широкий спектр журналов контроля качества для получения сводных значений о результатах измерений. Предусмотрены журналы по измеряемым величинам, по расчетным значениям и по паспортам качества.

Когда лаборатории стоит задуматься о внедрении 1С:LIMS

Перечислим признаки, свидетельствующие о том, что лаборатории для сохранения высокого качества работы нужно переходить от традиционного учета в бумажных журналах или Excel к комплексному управлению пробами в системе автоматизации:

• рост количества проб;
• наличие нескольких подразделений или площадок;
• требования со стороны регуляторов;
• необходимость интеграции с ERP или производством;
• значительное возрастание времени на регистрацию и маркировку проб;
• увеличение количества ошибок из-за человеческого фактора;
• систематические задержки в обработке проб, затягивание сроков выдачи результатов.

Еще одним аргументом в пользу внедрения «1С:LIMS» становится доступность формирования аналитической отчетности. В любой момент вы сможете просмотреть отчеты по видам и количеству несоответствий, уровню качества, срокам, показателям внешних условий и другим важным параметрам.

Заключение

Учет проб — это не вспомогательный процесс лаборатории, а основа, на которой выстраивается доверие к результатам исследований. От правильности ведения учета зависит репутация лаборатории и успешность прохождения проверок надзорных органов. Многие считают, что автоматизация начинается с анализов, но в первую очередь она необходима на более раннем этапе — контроле входных данных.

Когда деятельность лаборатории становится частью бизнес-процессов предприятия, переход от учета проб в журналах или таблицах на использование «1С:LIMS» — это логичный и важный шаг. Помимо того, что «1С:LIMS» позволяет автоматизировать весь жизненный цикл управления пробами, эта конфигурация бесшовно интегрируется с популярными решениями 1С. Таким образом вы сможете создать единый, слаженно работающий ИТ-ландшафт, в котором учет лабораторных проб будет взаимосвязан с другими процессами организации.