Выбираем WMS-систему для склада: от ТЗ до успешного запуска

Анализ текущего склада и целей проекта

В рамках подготовительного этапа команда специалистов выполняет следующие задачи:

• Описание текущих процессов — приемки, хранения, отбора, отгрузки, инвентаризации.
• Выявление «болевых точек» — стадии процессов, в которых возникают ошибки, пересортица, заторы, простои.
• Формулировка целей и задач внедрения WMS.
• Определение KPI проекта внедрения — параметров скорости и точности выполнения задач, прозрачности процессов, экономии ресурсов.
• Проектирование целевых процессов.

Какой может быть цель проекта внедрения WMS?

Цель не универсальна и зависит от вашей бизнес-стратегии, ценностей и приоритетов.

Команда компании Первый Бит Спортивная может совместно с вами выявить боли и детализировать цели для улучшения работы вашего склада. Когда мы спрашиваем о целях внедрения, чаще всего звучит вариант «снизить издержки и увеличить прибыль». Но важно определить, каким образом эта цель будет достигнута. Тогда появляются более конкретные цели — «ограничиться одним складом при росте объема продаж», «отгружать заказы день в день», «исключить ошибки при формировании заказов» и т.п. Отталкиваясь от целей, вам будет легче обозначить задачи и шаги для их решения, построить правильный вектор внедрения.

Формирование требований и ТЗ на WMS

Следующий этап внедрения WMS — разработка технического задания (ТЗ). ТЗ нужно написать максимально подробно и ясно, чтобы не допустить разночтений и недопониманий.

В ТЗ описывается:

ТЗ нужно составить в структурированном виде и на языке, понятном не только разработчикам, но и людям без глубоких ИТ-навыков. Приведенный нами перечень разделов является примерным — он может отличаться в зависимости от специфики бизнеса. Важно прописывать детали, тогда в процессе разработки ТЗ вы увидите белые пятна и не получится так, что какие-то ключевые аспекты требований к WMS пропущены.

Критерии выбора WMS системы

Существует два принципиальных подхода к выбору системы автоматизации. Компания может выбрать конкретное решение — например, по рекомендации коллег или в результате изучения отзывов — и доработать его под свои потребности. Другой подход, который мы освещаем в статье — когда сначала формируются требования, и на их основе выбирается подходящая система.

При выборе советуем руководствоваться комплексом критериев:

1. Функциональные возможности и удобство интерфейса. Функционал должен обеспечивать реализацию требований, описанных в ТЗ — как минимум, обязательных, а лучше и желательных.
2. Гибкость настройки под процессы — как типовые, так и уникальные. Хорошо, если система позволяет адаптировать функционал под работу с разными видами товаров без программирования.
3. Масштабируемость. Выбирайте систему «на вырост», даже если сейчас вы не уверены, что это понадобится. Убедитесь, что производительности и функционала системы будет достаточно при увеличении количества складов, пользователей, росте товарооборота.
4. Интеграция. Узнайте, поддерживает ли WMS обмен данными с эксплуатируемыми в компании учетными и отраслевыми системами, сервисами, оборудованием, и насколько трудоемок процесс настройки интеграции.
5. Надежность и безопасность. Система должна стабильно работать при высоких нагрузках, обеспечивать защиту данных от киберугроз, контроль доступа и аутентификацию, автоматическое резервное копирование.
6. Выбор поставщика. Им может быть как вендор, так и его сертифицированные партнеры. Воспользуйтесь рекомендациями людей, которым вы доверяете, изучите верифицированные отзывы, узнайте, насколько долго и успешно компания функционирует на рынке. Задайте кандидатам все интересующие вас вопросы — от частоты выпуска обновлений до метода и стоимости внедрения.
7. Отраслевые кейсы и опыт в похожих проектах. Кейсы часто представлены на сайтах вендоров и интеграторов, их можно отфильтровать по названию программного продукта и отрасли. Ознакомление с кейсами даст представление о том, насколько система адаптирована под ваши процессы и задачи.
8. Технологии и архитектура. Выбор технологий зависит от масштаба бизнеса, бюджета, требований к безопасности: автономное решение, облачная программа WMS, поддержка терминалов, наличие мобильного приложения.
9. Скорость внедрения и возможность поэтапного запуска. Внедрение по классической каскадной модели занимает от 5-6 месяцев в зависимости от объемов работ, включая этапы обследования и постпроектного сопровождения. Несмотря на популярность гибкого Agile-подхода, именно для внедрения WMS-систем он не всегда эффективен и не дает таких результатов, как классическая модель. Но Agile можно использовать для масштабирования и развития действующей системы.
10. Стоимость владения. Произведите примерный расчет стоимости лицензий и их продления, внедрения, техподдержки, доработок, дополнительного оборудования.

После того, как вы оцените WMS-системы по этим критериям, у вас в списке останется 2-3 подходящих решения. Выбрать из них будет уже гораздо проще, чем из 10-20-ти.

Популярные WMS системы для склада

Представим обзор трех зрелых российских WMS-систем: «1С:WMS Логистика. Управление складом», «Бит.WMS» и «Клеверенс Склад 15». Эти решения наиболее востребованы среди наших клиентов, специалисты «Первого Бита» реализовали более 2000 проектов их внедрения, и мы можем уверенно рекомендовать их.

1С:WMS Логистика. Управление складом

Ключевые функции системы «1С:WMS»:

• учет неограниченного количества физических и логических складов;
• адресный учет кодов ЦМТ, получение кодов из учетной системы или их генерация;
• учет товаров в адресном пространстве склада в разрезе упаковок, сроков годности, партий, серийных номеров, акцизных марок, качества товара;
• разделение каждого склада на зоны выгрузки, приемки, карантина, основного хранения, отбора, некондиции, упаковки, сборки, отгрузки, загрузки, транзитной зоны;
• управление ресурсами склада;
• выделение различных типов товаров — штучный, весовой, мерный, в упаковках;
• учет требований к температурным режимам хранения;
• контроль габаритов товара;
• объединение ячеек в блоки;
• справочный учет кодов цифровой маркировки;
• интеграция с системой «Честный ЗНАК» для процессов валидации, агрегации и дезагрегации;
• реализация таких стратегий размещения товара, как автоматическое, через буфер, ближе к зоне отбора, пополнение зоны отбора при размещении;
• генерация, хранение и печать штрихкодов товаров, ячеек, контейнеров, персонала;
• поддержка различных стратегий отбора, консолидация отборов в волны, группы, рейсы;
• контроль качества принятого, отобранного и упакованного товара;
• проведение инвентаризации без полной остановки склада;
• использование алгоритмов компрессии склада;
• работа с ТСД в онлайн-режиме без операторов склада;
• управление двором;
• формирование аналитической отчетности.

Бит.WMS

• поконтейнерный учет товаров;
• диспетчерское управление потоками операций с рассылкой мгновенных сообщений;
• адресное размещение и хранение товаров, использование шаблонов и иерархии адресов;
• маркировка и идентификация адресов хранения, пакетное создание адресов;
• внутрискладское перемещение товаров;
• планирование подпитки и учет подпитки товарами активных зон отбора;
• проведение инвентаризации;
• генерация, хранение, печать штрихкодов, поддержка составных и неуникальных штрихкодов;
• сборка товаров в комплекты, сортировка на паллеты;
• контроль качества товаров;
• упаковка, переупаковка, классификация, отбор и отгрузка товаров;
• учет кодов цифровой маркировки;
• размещение товаров в зонах активного отбора и резервного хранения в соответствии с DEF-классификацией;
• учет брендированности товаров и наполненности ячеек;
• зонирование склада, создание маршрутов обхода;
• интеграция с ТСД, мобильными устройствами, ГИС МТ через корпоративную систему.

«БИТ.WMS» позволяет формировать аналитическую отчетность и диаграммы:

• таблица «Остатки серий товаров в ячейках»;
• диаграмма «Самый результативный сотрудник склада»;
• гистограмма «Процент заполняемости ячеек»;
• таблица «Премии сотрудников»;
• таблица «Коэффициенты трудового участия бригад»;
• таблица «ABC/DFE классификация номенклатуры».

Клеверенс Склад 15

«Склад 15» позволяет решить следующие задачи:

• ведение точного учета прихода товара на склад, в том числе по серийным номерам;
• автоматизация подбора, перемещения и отгрузки товара;
• адресное хранение;
• работа с ячейками с отражением всех изменений в учетной системе;
• полное или выборочное проведение инвентаризации;
• оформление списаний и возвратов;
• комплектация и агрегация;
• формирование остатков по группам товаров;
• ведение помарочного учета алкоголя по системе ЕГАИС;
• загрузка результатов сканирования штрих-кодов в любой документ учетной системы, где указаны товары и их количество.

Рис.5. ТСД с установленной на нем программой «Склад 15»

«Склад 15» позволяет работать с штрихкодированным товаром, а для обмена данными с системой «Честный ЗНАК» предназначено другое решение – «Склад 15 Маркировка».

Оно позволяет:

• сверять коды маркировки из входящего УПД с фактическими кодами на коробках;
• подбирать конкретные коды для передачи прав собственности покупателю;
• вводить коды в оборот;
• оформлять документы для произведенных или импортированных товаров;
• осуществлять перемаркировку путем печати нового кода прямо на мобильный принтер, если старый код поврежден или произошел возврат от покупателя;
• формировать заявки на новые коды маркировки через интерфейс ТСД.

Подготовка к внедрению WMS системы для склада

Когда вы выбрали WMS и подрядчика, который реализует проект внедрения, остается выполнить подготовительные процедуры. Среди них:

1. Описание и стандартизация процессов, разработка регламентов.
2. Разработка топологии склада, зонирование.
3. Инвентаризация склада, корректировка остатков.
4. Организация адресного хранения, штрихкодирование, маркировка товаров, стеллажей, паллет, зон.
5. Проверка полноты заполнения и актуальности карточек товаров в учетной системе.
6. Закупка и настройка ТСД, принтеров и, при необходимости, другого оборудования.

Вне зависимости от того, кто выполняет внедрение — ваши или привлеченные специалисты — нужно сформировать проектную команду. Как правило, со стороны заказчика в ее состав входят руководитель проекта, складские менеджеры, логисты, IT-специалисты.

Этапы проекта: от пилота до промышленной эксплуатации

Теперь перечислим ключевые этапы проекта внедрения WMS-системы. Напомним, что предварительные этапы, связанные с анализом складской деятельности и разработкой ТЗ, мы подробно описали в начале статьи.

1. Обследование и моделирование процессов для складских систем.
2. Подбор WMS-системы по итогам обследования.
3. Настройка, интеграция и реализация доработок.
4. Тестирование, устранение ошибок и пилотный запуск на ограниченном участке.
5. Проведение обучения сотрудников работе с системой и ТСД.
6. Полномасштабный запуск в промышленную эксплуатацию и стабилизация работы.
7. Постпроектное сопровождение и развитие.

Остановимся подробнее на последнем этапе. Формально проект внедрения завершается после успешного запуска системы в эксплуатацию. Однако систему нельзя оставлять без внимания: требуется поддержка пользователей, решение технических проблем, ввод новых операций, оценка KPI и оптимизация процессов. Для осуществления поддержки понадобится выделить собственных сотрудников, либо заключить SLA или договор на абонентское сопровождение с интегратором.

Заключение

Будьте внимательны при выборе: не все складские системы обладают функционалом WMS. Обычная складская учетная система только фиксирует факт движения товаров, отображает остатки, формирует документы. WMS-системы имеют гораздо более широкий функционал для автоматического управления процессами и оптимизации складских операций в реальном времени. Поддержка адресного хранения и подбор лучшего алгоритма размещения товаров — все это тоже прерогативы именно WMS-систем.

Резюмируя, перечислим основные преимущества внедрения WMS-системы:

• сокращение затрат на складское хранение;
• рациональное использование всей площади склада;
• ускорение обработки заказов и точность комплектации;
• оперирование актуальной информацией об остатках;
• уменьшение числа ошибок при сборке;
• минимизация возвратов и штрафов от маркетплейсов;
• исключение потерь из-за истечения срока годности;
• оптимизация движения товаропотоков;
• контроль и анализ эффективности работы персонала, легкая адаптация новичков;
• контроль качества товара;
• интеграция всех процессов, связанных с производством, закупкой, хранением, реализацией товаров, в единую ИТ-инфраструктуру.

Специалисты компании «Первый Бит» готовы реализовать для вас проект внедрения WMS-системы под ключ. Мы профессионально выполним все этапы внедрения — от анализа до послепроектного сопровождения. Наша команда будет действовать в ваших интересах, учитывая все текущие задачи и планы масштабирования, предупреждая о подводных камнях и предлагая оптимальные варианты решения.