Закупки лекарственных препаратов: как фармкомпании участвуют в тендерах и автоматизируют госзакупки

Специфика закупок лекарственных препаратов в России

Основная масса тендеров на препараты исходит от государственных медицинских учреждений: больниц, поликлиник, федеральных медицинских центров. Порядок проведения регламентируется двумя законодательными актами, 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Как устроен процесс участия в тендере на лекарственные препараты

Порядок проведения зависит от того, осуществляется ли она по 44-ФЗ или по 223-ФЗ.

1. Мониторинг закупок. Заказчики публикуют извещения в Единой информационной системе и на электронных торговых площадках. Для отслеживания лотов используются сервисы и агрегаторы с фильтрами по международному непатентованному наименованию (МНН), регионам, заказчикам, способу закупки и диапазонам цен. При работе по 223-ФЗ на этом этапе нужно дополнительно изучить Положение о закупках конкретного заказчика.
2. Изучение документации. Поставщик анализирует характеристики препарата, условия поставки, требования к участникам и критерии выбора победителя. Даже незначительное несоответствие предлагаемой позиции установленным параметрам (лекарственной форме, дозировке, объему упаковки и так далее) может стать основанием для отклонения заявки.
3. Подготовка и подача заявки. Участник подготавливает комплект документов и подает заявку через электронную торговую площадку. Там указываются характеристики предлагаемого препарата, сведения о производителе и стране происхождения товара, а также прикладываются документы, подтверждающие право на обращение лекарственного средства на территории России. Срок подачи составляет 7–15 дней при работе по 44-ФЗ, а для закупок по 223-ФЗ регламентируется заказчиком.
4. Проведение закупочной процедуры. Определение победителя зависит от формата. В электронном аукционе победителем становится поставщик, который предложил наилучшие условия и соответствует всем требованиям документации. В конкурсах и запросах предложений заказчик может также учитывать дополнительные критерии: опыт поставщика, сроки поставки, наличие складских запасов и другие показатели. После завершения процедуры заказчик рассматривает документы участников и публикует итоговый протокол. Сроки подведения итогов и заключения договора по 223-ФЗ устанавливаются заказчиком, тогда как по 44-ФЗ они строго регламентированы законодательством.
5. Заключение и исполнение контракта. Победитель подписывает контракт или договор в установленные сроки и приступает к исполнению обязательств. Каждая партия лекарственных средств должна сопровождаться документами, подтверждающими качество, срок годности, соответствие регистрационному удостоверению и требованиям законодательства.

Чтобы принять участие в тендере, поставщик должен обладать лицензией на производство ЛС или на оптовую фармацевтическую деятельность, профильной лицензией, если поставляет наркотические или психотропные средства. Также у поставщика должны быть действующие регистрационные удостоверения на все предлагаемые препараты и в некоторых случаях сертификат СТ-1 или заключение Минпромторга для подтверждения страны происхождения.

Типичные основания для отклонения заявки

Фармацевтические тендеры имеют свою специфику отказов — чаще всего они сводятся к следующим причинам:

• Несоответствие лекарственной формы или дозировки.
• Отсутствие или просроченная лицензия на оптовую торговлю лекарственными средствами.
• Истекший срок действия регистрационного удостоверения на предлагаемый препарат.
• Цена выше предельной отпускной цены ЖНВЛП.
• Нарушение требований по стране происхождения.
• Нахождение участника в реестре недобросовестных поставщиков (РНП).

Риски и ограничения ручной обработки тендеров в фармацевтической отрасли

Один тендерный специалист в фармкомпании в среднем ведёт от 50 до 150 активных лотов одновременно в зависимости от масштаба бизнеса и сезона. При этом лоты на лекарства размещаются ежедневно и на разных площадках — в России официально аккредитовано 8 федеральных ЭТП. Пропустить новый лот в первые сутки после публикации означает потерять часть времени на подготовку, которого и так немного.

Для подачи заявки специалисту необходимо как минимум 5 систем: ЕИС, торговая площадка, внутренняя база ЛП, почта, таблицы Excel. Такое разнообразие платформ и программ приводит к ошибкам, что особенно болезненно для тендеров — после подачи корректировка невозможна.

Перечислим самые частые проблемы:

• Пропущенный дедлайн — одна из самых частых и дорогих ошибок. При конкурентном лоте это может означать потерю контракта на несколько миллионов рублей.
• Неверная дозировка. Заявка отклоняется, обеспечение возвращается, но время и ресурсы потрачены. Если ошибка систематична, у компании формируется репутация ненадежного участника.
• Забытый документ или просроченное регистрационное удостоверение. При большом объеме производимых ЛС крайне сложно отслеживать даты окончания всех регистрационных удостоверений. Из-за одного просроченного или недостающего документа отклоняется заявка на весь лот.

При росте количества тендеров компания либо увеличивает количество специалистов, либо увеличивается нагрузка на текущее подразделение. Оба способа приводят к увеличению риска ошибок, ведь узкие места не исправлены. Кроме этого при ручной обработке тендеров часто тот или иной лот завязан на конкретном человеке, и при его болезни, отпуске или увольнении есть риск потерять часть контрактов.

Автоматизация закупок фармацевтических компаний

Автоматизация тендерного процесса в фарме помогает устранить рутину, занимавшую большую часть рабочего времени, и выстроить систему, которая не даёт пропустить сроки, перепутать дозировку или потерять документ. Она охватывает четыре направления: мониторинг новых лотов на всех площадках, подготовку и проверку документации заявки, интеграцию с учетными системами для получения актуальных данных о товаре, контроль исполнения контракта после победы в торгах.

RPA в фармацевтических закупках: роботы для мониторинга и отклика на тендеры

Робот настраивается под параметры конкретной компании: фильтры по МНН или группам МНН из продуктового портфеля, регионам присутствия, типам заказчиков, диапазону начальной цены контракта и срокам окончания подачи заявок. Он обходит все площадки по расписанию и передает в единый реестр релевантные лоты с приоритизацией по срокам. Также RPA-робот может автоматически заполнить документы для заявки.

Экономия 20000+ часов в год благодаря роботизации в компании «Акрихин»

• Роботизировано более 100 процессов
• Проведено полное импортозамещение иностранной RPA-платформы
• Проект завершен за 4 месяца
• Система готова к тиражированию на новые бизнес-задачи

Получить консультацию  

Помимо первичного поиска, роботы отслеживают изменения по уже найденным тендерам (корректировки технического задания, сдвиги дедлайнов) и оперативно уведомляют ответственного специалиста. Заказчик нередко вносит правки в параметры уже после публикации, а уведомление помогает специалисту вовремя скорректировать документы.

Однако робот не может принять решение, стоит ли участвовать в конкретной закупке, какую позицию лучше предложить и является ли он эквивалентным, насколько выгодно снижать цену во время торгов. При этом робот интегрирован с учетными системами предприятия, поэтому может, например, автоматически определить, достаточно ли того или иного препарата на складе, чтобы принять участие в тендере.

Автоматизация документооборота

Подготовка заявки требует точного заполнения данных из нескольких источников: наименование препарата и торговая марка из справочника номенклатуры, номер и срок действия регистрационного удостоверения из реестра Росздравнадзора, номер лицензии на оптовую торговлю, данные о стране происхождения. При работе в «1С:Документооборот» специалист выбирает лот и необходимую позицию, а всё остальное система делает сама: подтягивает все необходимые реквизиты из справочников, заполняет шаблон и проверяет комплектность пакета документов и их соответствие требованиям перед подачей. Таким образом, автоматизация документооборота помогает в несколько раз сократить срок формирования пакета документов для заявки.

Отдельный контур — контроль сроков действия документов. «1С:Документооборот» заблаговременно сигнализирует о регистрационных удостоверениях и лицензиях с истекающим сроком, что позволяет продлить их заранее и не использовать просроченную документацию.

Переход с 1С:УПП на 1С:ERP в компании «Экопром»

• Маржинальность выросла на 30% при сокращении затрат на 17%
• Автоматизировано 150 рабочих мест
• Настроен обмен данными из нескольких учетных систем с использованием 1С:Шина
• Компания получила единую систему, охватывающую все аспекты операционной деятельности

Получить консультацию  

Интеграция с 1С и другими системами

Тендерный процесс не живёт отдельно от остального бизнеса, поэтому важно настроить обмен данными и сквозные операции между разными системами, используемыми на предприятии. Специалист видит складские остатки и плановые цены прямо в момент анализа лота и на их основании принимает решение об участии, а после победы в программе автоматически создается контракт, запускается поставка, а операция отражается в учете.

Контроль исполнения контрактов на поставку лекарственных препаратов

В контракте на поставку лекарств фиксируются конкретные сроки каждой партии, требования к сопроводительной документации и условия приемки, проверяется соответствие цены предельной отпускной для средств из перечня ЖНВЛП. Каждая партия должна сопровождаться сертификатом качества, копией регистрационного удостоверения, накладными и счётом-фактурой.

За неисполнение обязательств по контракту поставщику грозят санкции — как правило, штрафные. Если в рамках одного контракта поставщик не исполнил обязательства два и более раз, заказчик имеет право расторгнуть контракт в одностороннем порядке и направить сведения в реестр недобросовестных поставщиков. Попадание в реестр — это двухлетний запрет на участие в любых госзакупках.

Основные способы избежать штрафов просты, но требуют дисциплины:

• четкое планирование поставок с запасом по срокам,
• контроль наличия товара на складе еще на этапе подачи заявки,
• своевременная передача закрывающих документов,
• мониторинг статуса каждой партии до момента подписания приемки заказчиком.

Связь с закупками у поставщиков

Выигранный тендер порождает обязательство, которое нужно физически обеспечить товаром, однако на практике расхождение между тендерным и закупочным отделами — одна из самых частых причин срывов поставок. Без интеграции тендерного и закупочного контуров компания рискует выиграть тендер, не имея возможности своевременно обеспечить поставку товара. Как только контракт подписан, система автоматически формирует потребность в товаре с учетом плановых дат поставок и проверяет текущие остатки — если товара недостаточно, создается заказ поставщику с нужным сроком исполнения.

Заключение

Госзакупки лекарственных препаратов — один из самых регламентированных и конкурентных рынков в России. Жесткие условия работы не оставляют места для ошибок, которые при ручном процессе практически неизбежны. Компании, которые выстраивают тендерную работу системно, получают конкурентное преимущество за счёт скорости и точности: они успевают найти больше релевантных лотов, подготовить заявки без ошибок в дозировках и документах, своевременно исполнить контракты и избежать штрафов.

В данном случае автоматизация становится возможностью и помощником для роста компании и масштабируется вместе с бизнесом. «Первый Бит» помогает фармацевтическим компаниям внедрить решения для сокращения рутинных задач и минимизации ошибок в тендерных закупках.