Проект интеграции «Бит.Строительство/Холдинг» для компании «Инновационный кластер»

О компании

Компания «Инновационный кластер» представляет собой ведущего генподрядчика, специализирующегося на строительстве и комплексном управлении проектами. Компания занимает ключевую позицию в реализации разнообразных строительных проектов, обеспечивая полный контроль над всеми аспектами строительства. Оперативное и эффективное управление процессами строительства, высокое качество выполнения работ и строгое соблюдение установленных сроков — это основные принципы работы.

Специалисты компании «Инновационный кластер» обладают обширным опытом и профессиональными навыками, необходимыми для успешной реализации самых сложных проектов. Компания осуществляет контроль за качеством каждой стадии строительства, начиная с планирования и заканчивая финальной сдачей объекта, а также дальнейшим техническим обслуживанием систем объекта до передачи эксплуатирующим организациям / городским службам. Благодаря компетентности и управленческому подходу компания «Инновационный кластер» создает оптимальные условия для успешной реализации проектов любого масштаба и сложности.

Предпосылки проекта

Для компании «Инновационный кластер» выбор партнера по внедрению системы на базе «1С:Бухгалтерия» + «Бит.Строительство/Холдинг» был стратегически важным этапом в развитии её бизнеса. Перед принятием решения компания провела тщательный анализ рынка и рассмотрела несколько вариантов сотрудничества с различными командами внедрения. Однако, компания убедилась, что Первый Бит обладает уникальным опытом и компетенциями в области автоматизации бизнес-процессов, особенно в сфере строительства. Таким образом, выбор компании «Инновационный кластер» в пользу Первого Бита стал логичным шагом в направлении оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности управления проектами.

ООО «Инновационный кластер» молодая, но быстроразвивающаяся компания. Этот критерий потребовал от организации создания собственной учетной системы предприятия на базе 1С, организации процессов и развития IT инфраструктуры. Руководство ООО «Инновационный кластер» приняло решение в пользу системы «1С:Бухгалтерия» + «Бит.Строительство/Холдинг», учитывая ее оперативность внедрения и простоту в эксплуатации и поддержке.

Перед проектом внедрения компания уже имела опыт управления бюджетом крупных проектов без единой информационной системы. Этот опыт послужил основанием для решения руководства о необходимости автоматизации ключевых производственных функций. С учетом запуска нескольких крупных проектов одновременно, было принято решение о применении метода «быстрого запуска» целевой информационной системы. В качестве такой системы было выбрано решение, включающее в себя функционал системы «Бит.Строительство/Холдинг» и «1С:Бухгалтерия». При выборе этой системы мы ориентировались на максимальное соответствие сформулированным нами функциональным требованиям и типовому функционалу указанных систем.

Цели проекта внедрения «Бит.Строительство/Холдинг»

• Создание единой базы данных, объединяющей управленческий и финансовый учет, бюджетирование, оперативный учет генерального подрядчика проектов по строительству инновационных кластеров, а также детальный контроль выполнения работ собственными силами. Эта система будет тесно интегрирована с сметными расчетами и графиком производства строительно-монтажных работ, обеспечивая полную прозрачность и контроль над финансовыми потоками и процессами управления проектом.
• Автоматизация процессов создания и согласования договорной документации, выполнения работ и реестров платежей. Это позволит значительно сократить время, затрачиваемое на утверждение документов, и обеспечит оперативное реагирование на изменения и корректировки в проекте.
• Разработка автоматизированного алгоритма план-фактного управления себестоимостью строительно-монтажных работ (СМР) в разрезе бюджетов проектов с детализацией до отдельных объектов строительства, видов работ и единичных сметных расценок. Этот алгоритм обеспечит возможность оперативного контроля за финансовыми показателями проекта и принятия обоснованных управленческих решений.
• Внедрение современных технологий коммуникации для включения работников и подрядчиков, находящихся непосредственно на объектах строительства, в общее информационное пространство проекта. В частности, будет использоваться мобильные приложения, мессенджеры и электронная почта для оперативного обмена информацией, согласования задач и координации действий, что повысит эффективность работы и сократит время на выполнение задач.

Задачи проекта:

1. Разработать систему, обеспечивающую работу пользователей различных организаций, включая внешних подрядчиков, с возможностью формирования выходных форм отчетности, принятых в организации. Особое внимание уделяется консолидации отчетности с элиминацией внутригрупповых расчетов для обеспечения точности и целостности данных.
2. Гарантировать работу системы для не менее 250 пользователей без потери производительности. Важными параметрами являются возможность масштабирования разработанного проектного решения информационной системы и самостоятельная настройка ее после завершения внедрения, предпочтительно в пользовательском режиме. Это обеспечит гибкость и адаптивность системы к изменяющимся потребностям и условиям использования.
3. Минимизировать общую стоимость владения информационной системой и сохранить возможность ее дальнейшего обновления типового функционала. Это достигается за счет соблюдения стандартов разработки и документирования доработок, что обеспечит эффективное управление затратами на поддержание и развитие системы в долгосрочной перспективе.

Уникальность проекта

• В результате сжатых сроков и стратегической необходимости оперативного запуска проекта, внедрение системы было проведено без предварительного предпроектного обследования. После внедрения типового функционала был сформирован реестр необходимых доработок, приоритизированных для последующего внедрения. Реализация проекта была осуществлена в соответствии с методологией Agile, что позволило завершить внедрение системы с крупными доработками и интеграциями менее чем за 6 месяцев.
• Проектирование проходило в условиях динамически меняющихся бизнес-процессов. Проектная команда, участвующая в процессе внедрения, разрабатывала регламенты выполнения основных бизнес-процессов. Это существенно усложнило работу проектной группы, однако позволило выполнить поставленные перед проектом задачи — внедрить связку продуктов, соответствующий ожиданиям заказчика и способную масштабироваться вместе с ростом бизнеса.
• Одной из особенностей договорного регламента заказчика является использование ведомости договорной цены (коммерческих расценок) вместо баз сметных расценок. Была разработана инновационная обработка загрузки данных из сложных таблиц Excel, преобразующая их в иерархическую структуру данных в 1С.

• Произведена настройка правил обмена данными между выбранными для формирования целевой структуры продуктами семейства 1С. Это включало в себя создание регламентных заданий для автоматизации обмена информацией между системами с целью исключения ручной работы и минимизации риска дублирования данных. Также разработаны контрольные процедуры для поддержания точности и актуальности информации при обмене данными, включая механизм контроля изменений объектов.

• Автоматизирован процесс по созданию и согласованию договорной документации. Создан инструмент «Заявка на договор» с перечислением существенных условий для заключения договора/ДС, а также полностью автоматизирован процесс согласования и визирования проекта документа Договорном отделом со смежными подразделениями, что на 80% сократило бумажную работу.
• Упрощен процесс по созданию БДР и БДДС. За основу бюджетирования СМР взят ГПР, который создается с 1С:УСО. На его основе строится БДР, а в свою очередь опираясь на БДР формируется БДДС на нескольким заданным сценариям.
• Предусмотрен контроль затрат по статьям оборотов, с детализацией до объекта строительства (внутри одного проекта и/или по договорам)
• Создан отчет о состоянии расчетов по договорам, собирающий всю информацию по договорам (оплаты, выполнения, удержания). В дополнение к нему настроен дополнительный отчет контроля лимитов в разрезе Доходных и Расходных договоров.
• Для контроля прямых затрат внедрен отчет по строительным расходам, очищенный от накладных и хозяйственных затрат.
• Ролевая матрица была доработана для подключения внешних контрагентов (подрядчиков), что обеспечило контроль корректности направляемых документации при сдаче/приемке выполненных работ, исключающая ошибки в документах, ввиду формирования их внутри системы.

• Внедрены два мобильных приложения (Бит.Финанс и Мобильный прораб) для согласования документации и планирования обеспечения объектов строительства ресурсами, что улучшило коммуникацию и оперативность принятия решений.
• Обеспечено плавное взаимодействие с операторами электронного документооборота, даже если они не входят в стандартные решения «1С-ЭДО».
• Реализовано взаимодействие с программным обеспечением системы контроля доступа PERCo-Web для обеспечения безопасного и эффективного управления доступом.

Конечная архитектура решения

Система функционирует на технологической платформе «1С:Предприятие 8.3» и использует архитектуру клиент-серверного взаимодействия, базирующуюся на СУБД Microsoft SQL Server.

Все дополнительные настройки, программные доработки и тестирование системы были проведены с использованием стандартных инструментов разработчика на платформе «1С:Предприятие 8.3». Система обладает возможностями для последующего масштабирования, поддержки и модернизации.

Модернизация системы может быть вызвана необходимостью адаптации к новым версиям общесистемного программного обеспечения, обновлением версий прикладного программного обеспечения, переходом на другую системную платформу в соответствии с изменяющимися или расширяющимися потребностями пользователей, а также с учетом новых нормативно-правовых актов, регулирующих организацию и ведение делопроизводства.

Другие результаты проекта

• В результате успешного внедрения единой учетной системы на базе «Бит.Строительство/Холдинг» и «Бит.Строительство/Управление строительными проектами», проект достиг поставленной цели — создания универсальной информационной среды, которая охватывает все основные бизнес-процессы Генерального подрядчика и соответствующие им функции. Это привело к значительному улучшению управления проектами, оптимизации бюджета и ресурсов, а также повышению общей эффективности бизнес-процессов.
• Команда провела обучение пользователей до такого уровня, который позволяет им самостоятельно выполнять настройки системы. Теперь пользователи могут легко адаптировать систему к изменяющимся требованиям бизнеса, настраивать алгоритмы согласования, создавать произвольные отчеты и интегрировать дополнительные источники данных для управленческой отчетности. Это не только повышает гибкость и адаптивность нашей системы, но и уменьшает зависимость от внешних поставщиков услуг по настройке системы.
• На данный момент система успешно проходит промышленную эксплуатацию, что подтверждает ее надежность и готовность к использованию в повседневной деятельности компании. Проект не только достиг поставленных целей, но и создал основу для дальнейшего развития и совершенствования бизнес-процессов компании в будущем.