Модернизация системы расчета зарплаты и управленческих процессов в сети розничных магазинов ОсОО «Умай Групп»

О компании

Компания ОсОО «Умай Групп» является ведущим участником рынка FMCG в Кыргызстане, предлагая широкий ассортимент товаров и услуг через разнообразные форматы магазинов. Успех компании подтверждается ее долголетним опытом, инновационными решениями и стремлением к развитию, что делает ее привлекательным заказчиком для проектов в области управления персоналом и автоматизации бизнес-процессов.

• Ежедневно более 250 тыс. покупателей делают покупки в сетях компании.
• Более 6.5 тыс. рабочих мест обеспечивается нашей компанией.
• Годовые налоговые отчисления превышают 1.5 миллиарда.

Компания «Умай Групп» включает в себя:

• Сеть магазинов «Народный», запущенная в 2002 году, представляет собой первые магазины формата «у дома» в различных городах Кыргызстана. Средняя площадь магазина составляет 350 кв. м., а ассортимент более 7000 товарных позиций.
• Сеть магазинов Globus, запущенная в 2015 году, является крупнейшей торговой сетью в стране по товарообороту и охвату населенных пунктов. Магазины работают в четырех форматах: «Экспресс», «Супермаркет», «Гипермаркет» и «Береке».
• Сеть жестких дискаунтеров «Достор», запущенная в 2021 году, гарантирует выгодные покупки благодаря дружелюбным ценам и оптимизированному ассортименту.
• В 2023 году компания получила лицензию международной сети розничных магазинов и стала официальным представителем сети SPAR в Кыргызстане, открыв первые магазины в Бишкеке и Балыкчи.

Предпосылки проекта

В условиях динамичного развития рынка и стремительных изменений в законодательстве компания «Умай Групп», являющаяся лидером и крупнейшим FMCG-оператором на рынке Кыргызстана, осознала необходимость совершенствования управленческих процессов и оптимизации работы с персоналом. С учетом масштабов бизнеса и сложившейся инфраструктуры, руководство «Умай Групп» обратилось к поиску надежного партнера для реализации проекта по внедрению новой системы управления персоналом и расчета заработной платы.

После тщательного анализа рынка решений и оценки потенциальных партнеров, компания «Умай Групп» приняла решение в пользу сотрудничества с компанией «Первый Бит». Решение было обусловлено высокими рекомендациями и превосходным опытом «Первого Бита» в сфере автоматизации управленческих процессов. Компания «Первый Бит офис Спортивная» была признана идеальным партнером, способным обеспечить успешную реализацию проекта с учетом специфики бизнеса «Умай Групп» и требований законодательства Кыргызстана.

Архитектура до проекта внедрения:

Представление руководства Группы компаний «Умай Групп» было сосредоточено на необходимости перехода на более современную версию программного обеспечения для эффективного учета управления персоналом, расчета заработной платы и кадрового учета. В предпроектной фазе было принято решение об использовании программного продукта «1С:Зарплата управление персоналом КОРП».

Планы по внедрению системы обусловлены следующими факторами:

• Нехваткой функционала текущей системы для полного охвата бизнес-процессов компании. Часть функционала текущей системы оставалось неиспользованной, что мешало полноценному управлению ресурсами.
• Отсутствием согласованности данных. Часть информации формировалась в формате Excel, а другая вводилась в различные системы, отсутствовало централизованное хранилище данных, что затрудняло оперативный доступ к необходимой информации.
• Необходимостью автоматизации управления персоналом и ведения штатного расписания. На момент начала проекта эти процессы осуществлялись вручную, что замедляло их выполнение и повышало вероятность ошибок.
• Использованием устаревшей версии программного продукта «1С:Зарплата управление персоналом», что ограничивало возможности оптимизации и эффективного управления данными.
• Снятием с поддержки текущей морально устаревшей версии программного продукта «1С:Зарплата управление персоналом», что увеличивало риски возникновения технических проблем и обеспечивало необходимость перехода на более современную платформу.
• Отсутствием квалифицированных специалистов у заказчика для поддержки и адаптации текущей версии программного продукта «1С:Зарплата управление персоналом». Это создавало необходимость внешней поддержки и обучения персонала для успешного внедрения новой системы.

Ход внедрения и уникальность проекта

Локализация «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» под законодательство Кыргызской республики:

• Проект предусматривает адаптацию программного продукта «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» под особенности и требования законодательства Кыргызстана. Это включает в себя соответствие нормам трудового и налогового законодательства, а также другим регулятивным актам страны, обеспечивая юридическую безопасность и надежность процессов управления персоналом.

Большая численность сотрудников, высокая текучесть кадров и частая смена плановых начислений:

• При решении задач по учету персонала и расчету заработной платы в условиях большого количества сотрудников и динамичных изменений в составе персонала, проект учитывает специфику работы компании и ориентируется на автоматизацию процессов, обеспечивая точность и своевременность выплат.

Автоматизация штатного расписания, нормализация НСИ:

• В рамках проекта разрабатывается и внедряется модуль автоматизации штатного расписания, который позволяет оптимизировать процессы планирования работы сотрудников. Нормализация НСИ (нормативно-справочной информации) обеспечивает единый и структурированный подход к учету данных о персонале и его рабочем времени.

Автоматизация учета рабочего времени:

• Проект предусматривает внедрение средств автоматизации учета рабочего времени сотрудников, что сократит временные затраты на обработку данных и повысит точность учета отработанного времени каждым сотрудником.

Управление территориальной децентрализацией магазинов по всей республике:

• Одной из ключевых особенностей проекта является его способность эффективно управлять персоналом и проводить расчеты заработной платы в условиях территориальной децентрализации магазинов по всей республике. Проект учитывает необходимость синхронизации данных и обеспечения доступа к системе из разных регионов страны.

Автоматизация особенностей видов начисления по территориальному признаку:

• Система разрабатывается с учетом различных видов начислений, которые могут различаться в зависимости от местонахождения сотрудника. Это позволяет учитывать особенности законодательства и налоговых ставок в разных регионах Кыргызстана и обеспечивать корректные расчеты заработной платы для всех сотрудников.

Функциональные границы проекта:

• Управление персоналом:

Проект включает в себя разработку и внедрение функционала для эффективного управления персоналом компании, включая процессы найма, адаптации, обучения и развития сотрудников.

• Кадровый учет:

Реализация кадрового учета в рамках проекта обеспечивает систематизацию и контроль информации о персонале, включая данные о трудовой деятельности, переводах, увольнениях и других кадровых событиях.

• Расчет заработной платы:

Проект предусматривает автоматизацию процессов расчета заработной платы сотрудников, включая учет отработанных часов, вычеты, доплаты и другие финансовые параметры.

• Штатное расписание:

Функциональность штатного расписания позволит оптимизировать процессы планирования рабочего времени и ресурсов компании, обеспечивая эффективное использование человеческих ресурсов.

• Интеграция с основной учетной системой:

В рамках передачи данных о начислениях, проект предусматривает интеграцию с основной учетной системой компании, обеспечивая целостность и надежность финансовой информации.

Количество пользователей будущей системы оценивается до 200 человек, что позволяет обеспечить масштабируемость и гибкость системы для роста компании.

Цели проекта внедрения «1С:ЗУП КОРП»

Основная цель проекта:

Создать единую систему, объединяющую в себе функционал учета управления персоналом, кадрового учета и расчета заработной платы, что позволит обеспечить эффективное управление персоналом и оптимизировать процессы управления ресурсами компании.

Также в цели проекта вошло:

• Восполнить дефицит процессов управления персоналом: Разработать и внедрить модуль управления персоналом, включающий функционал по планированию штатов, проведению адаптации новых сотрудников, учету обучения и развития персонала, а также формированию штатного расписания с учетом бизнес-потребностей компании.
• Автоматизировать и оптимизировать бизнес-процессы: Создать интегрированную систему, которая будет автоматизировать основные процессы управления персоналом, кадрового учета и расчета заработной платы. Это включает в себя автоматический учет отработанного времени, расчет заработной платы с учетом всех законодательных требований, а также формирование отчетов для руководства.
• Сократить время обработки документов: Разработать эффективный механизм сбора и обработки информации о персонале, который позволит сократить время на выполнение административных процессов. Это включает в себя цифровизацию документооборота, упрощение процедур подачи и утверждения заявок на отпуск, больничные, изменения в штатном расписании и другие административные процедуры, связанные с управлением персоналом.

Конечная архитектура решения

Для реализации поставленных целей использовался программный продукт «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», который подвергся доработке. В рамках проекта были полностью автоматизированы следующие функциональные блоки:

• Управление персоналом и кадровый учет:

→ Реализована система управления персоналом и кадровый учет, включая создание и хранение кадровых досье, учет профессиональных навыков и квалификации, а также ведение истории изменений статусов сотрудников.

• Учет рабочего времени:

→ Планируется разработка механизма автоматизации учета рабочего времени сотрудников, включая отслеживание рабочих часов, переработок, отпусков и других временных параметров.

• Применение различных мотивационных схем:

→ Внедрены инструменты для применения и управления различными мотивационными схемами, включая премии, бонусы, и другие стимулирующие меры.

• Расчет зарплаты:

→ Разработан и внедрен механизм автоматизированного расчета заработной платы сотрудников на основе установленных правил и стандартов, включая учет налогов и вычетов.

• Регламентированная отчетность:

→ Реализованы средства для формирования регламентированной отчетности в соответствии с требованиями законодательства, включая отчеты для налоговых органов и органов статистики.

• Отчетность по установленным формам организации:

→ Обеспечена возможность формирования отчетности по установленным формам организации, включая отчеты для внутреннего управления и анализа бизнес-процессов.

Реестр бизнес-процессов:

Другие результаты проекта

Выполнен переход на новую конфигурацию в строгом соответствии с планом внедрения:

• Проект успешно завершен с выполнением всех этапов перехода на новую конфигурацию программного обеспечения в соответствии с утвержденным планом внедрения. Это обеспечивает плавный и безопасный переход к новой системе без значительных простоев и потерь в производительности.

Получена база с минимальными внешними доработками, с сохраненными особенностями расчета, с функционалом, который поддерживает изменения законодательства:

• Результатом проекта является создание базы данных с минимальными внешними доработками, сохраняющей особенности расчета заработной платы и управления персоналом. Функционал системы поддерживает изменения законодательства, обеспечивая юридическую актуальность и соответствие требованиям регулирующих органов.

Автоматизированы процессы компании в части управления персоналом и расчета заработной платы:

• Благодаря внедрению новой системы успешно автоматизированы процессы управления персоналом и расчета заработной платы. Это значительно повышает эффективность работы компании, сокращает временные затраты на административные процессы и снижает вероятность ошибок.

Сотрудники освобождены от необходимости ручного ведения штатного расписания:

• В результате внедрения новой системы сотрудники освобождены от рутинной задачи ручного ведения штатного расписания. Автоматизация этого процесса позволяет значительно упростить управление рабочим временем, минимизировать риски ошибок и повысить уровень комфорта для персонала.