Переход с зарубежной системы автоматизации SAP ERP и SAP IBP на «1С:ERP Управление предприятием 2.5» в компании АО «Денвью Лимитэд»

Запуск системы в промышленную эксплуатацию за 3 месяца с начала проекта
переход с SAP на 1С:ERP Управление предприятием 2.5 в компании АО «Денвью Лимитэд»

Достигнутые цели

В результате внедрения «1С:ERP» были достигнуты следующие результаты:

  • запуск системы в промышленную эксплуатацию за 3 месяца с начала проекта;
  • сдача квартальной отчетности РСБУ в новой ERP-системе;
  • автоматизированна выгрузка управленческой отчетности на базе МСФО;
  • исторические бизнес-процессы необходимые заказчику были полностью перенесены в новую учётную систему.
Проект в цифрах
Автоматизировано рабочих мест 50
Сокращение трудозатрат в подразделениях -10%
Сокращение операционных и административных расходов -20%
Ускорение получения регламентированной отчетности в 3 раза

О компании:

Стратегическая роль в портфеле Maxxium Russia, которая представлена в России в лице АО «Денвью Лимитэд», отведена элитным алкогольным напиткам, завоевавшим популярность потребителей по всему миру, таким как: The Macallan, Сourvoisier, Jim Beam . Одновременно компания развивает в России известные торговые марки в премиальном сегменте: The Famous Grouse, Maker’s Mark, Highland Park и Auchentoshan; и современные марки, такие как: Sipsmith, Naked Grouse, Brugal и Sauza.



Предпосылки проекта:

На момент начала проекта в компании АО «Денвью Лимитэд» проходили серьёзные структурные изменения, связанные с уходом иностранного капитала.

Российский топ-менеджмент выкупил бизнес у иностранных владельцев. После этого последовала а полномасштабная реструктуризация бизнеса: около 20% сотрудников попали под сокращение так как часть импортных поставок была отменена, что привело к добавлению новых направлений/профилей деятельности.

Кроме того, зарубежный вендор системы учёта и автоматизации предприятия SAP сообщил о том, что уходит с российского рынка и в ближайшее время система перестанет поддерживаться. АО «Денвью Лимитэд» был поставлен жёсткий срок для перехода на российское программное обеспечение до апреля-мая 2023. С этим запросом компания обратилась к системному интегратору «Первый Бит».

Также в ходе предпроектного обследования из-за потребностей компании-заказчика возникла необходимость в серьезной доработке модуля «1С:Производство алкогольной продукции и модуля для 1С:ERP» для обмена учетными данными с ЕГАИС.


Цели проекта перехода с SAP и внедрения 1С:ERP

  • Перевод ERP системы заказчика с SAP на российскую ERP-систему
  • Минимизировать простой работы учетной системы во время перехода
  • Сдача регламентированной отчетности из новой системы
  • Сдача управленческой отчетности из новой системы на базе МСФО
  • Перенос критичных исторических бизнес-процессов из SAP в новую ERP-систему
  • Обеспечение прозрачности структуры номенклатуры и контрагентов для пользователя системы
  • Обеспечить обмен данными с существующей складской системой WMS
  • Интеграция с системой документооборота ELMA
  • Выгрузка данных в BI-систему в целях ведения управленческого учета
  • Обмен учетными данными с ЕГАИС, в том числе по импорту

Ход внедрения и уникальность проекта

Внедрение произвели в рекордно короткий срок — за 3 месяца, несмотря на масштаб компании АО «Денвью Лимитэд», которая на сегодняшний день является крупнейшим алкогольным бизнесом РФ. Скорые темпы работы были обусловлены тем, что без соответствующего ПО у компании могли остановиться все бизнес-процессы, связанные с учетом.
Помимо автоматизации российского юридического лица, автоматизировали зарубежное юрлицо. Добавили отдельную базу «1С:ERP Управление предприятием 2.5», настроили и доработали специфику бизнеса:

  • отключен регламентированный учет;
  • введен и настроен план-счетов по МСФО;
  • настроено отражение документов (хоз. операций) в МСФО;
  • настроен обмен данными по справочникам НСИ и документам с базой РФ;
  • доработаны отчеты.

Разработана система аллокации товара (доступность товара для клиента по заданным критериям):

  • создано автоматическое ограничение доступности товара для клиента в зависимости от определенных параметров (группа номенклатуры, вид клиента, товарные остатки на складе). Ограничение устанавливается на определенный срок. Ведется история изменения аллокации;
  • добавлены специальные отчеты по аллокации.

Разработана корпоративная система скидок:

  • обработка создания автоматических скидок из табличного файла с учетом автоматических сегментов номенклатуры и клиентов;
  • обработка по использованию логистической скидки;
  • автоматическое использование ручных скидок для округления сумм в табличной части документов;
  • настройка отражения сумм скидок по счетам МСФО;
  • настройка отражения сумм скидок в отчетах BI.

Обмен учетными данными по импорту в том числе с ЕАЭС:

  • настроен документооборот по движению товара по импорту с различным правом перехода собственности;
  • настроена загрузка документов в ГТД и создания документа Таможенной декларации;
  • настроен учет акцизов с отражением сумм в МСФО;
  • настроена передача данных по импорту в ЕГАИС.

Внедрение «1С:ERP Управление предприятием 2.5» с модулем «1С:Производство алкогольной продукции. Модуль для 1С:ERP», который позволяет:

  • настроить полную прослеживаемость всей структуры документов для заявления на выдачу ФСМ;
  • разработать оптимизированные для пользователей интерфейсы для работы с алкогольным модулем;
  • разработать мониторы отгрузки и закупки, для оптимизации и упрощения работы сотрудников с алкогольным модулем;
  • доработать документ и исходящее xml-сообщениев УТМ по Уведомлению о начале оборота алкогольной продукции;
  • переработать механизм работы с отчетом об импорте — реализовать возможность создания отчета из табличной части приобретения товаров и услуг;
  • реализовать автоматическое создание серий и заполнение всех необходимых реквизитов на основании документов ЕГАИС;
  • оптимизировать работа с диапазонами и поддиапазонами акцизных марок;
  • реализовать дополнительные проверки для контроля пользователей перед отправкой ТТН ЕГАИС в УТМ.


Конечная архитектура решения


*Схема архитектуры в конце проекта внедрения 1С:ERP Денвью

В рамках проекта была разработана и внедрена функциональная модель, содержащая описание основной информационной системы «1С:ERP Управление предприятием 2.5» и её взаимодействие с другими системами:

  • 1С:ERP Управление предприятием 2.5 для зарубежного юридического лица
  • Универсальный транспортный модуль (УТМ) для интеграции с ЕГАИС
  • EME.WMS (складская информационная система клиента)
  • BI-система Qlik
  • ELMA
  • Электронный документооборот с контрагентами (EDI)
  • Клиент-банк

При внедрении «1С:ERP» были реализованы описанные ниже задачи:

1) Реализованы задачи по работе с алкогольной продукцией, её импорт и продажа на локальном рынке, и интеграции основной информационной системы с ЕГАИС:

  • Настроена полная прослеживаемость всей структуры документов для Заявления на выдачу ФСМ
  • Разработаны специальные мониторы для бизнес-процессов отгрузки и закупки. С целью оптимизации и упрощения работы сотрудников
  • Доработан документ Уведомления о начале оборота алкогольной продукции под требования клиента и исходящее xml-сообщениев УТМ
  • Переработан механизм работы с Отчетом об импорте: реализована возможность создания отчета из табличной части документа Приобретения товаров и услуг
  • Реализовано автоматическое создание серий на основании справки «Б», полученной из ЕГАИС, и заполнение всех необходимых реквизитов
  • Оптимизирована работа с диапазонами и поддиапазонами акцизных марок
  • Реализованы дополнительные проверки для контроля пользователей перед отправкой ТТН ЕГАИС в УТМ

2) Была настроена и внедрена отдельная база «1С:ERP Управление предприятием 2.5» для организации, зарегистрированной за рубежом. В ней был выполнен ряд задач, отличающийся от внедрения основной информационной базы:

  • Был отключен регламентированный учет
  • Введен и настроен план-счетов по МСФО
  • Настроено отражение документов (хозяйственных операций) в МСФО
  • Настроен обмен НСИ и документами с основной информационной базой
  • Реализованы специальные отчеты, учитывающие специфику бизнес-процессов данной базы

3) Был реализован новый механизм Аллокаций для бизнес-процесса продаж:

  • В рамках данного механизма реализовано автоматическое ограничение доступности товара для клиента в зависимости от определенных параметров (группа номенклатуры, вид клиента, товарные остатки на складе). Ограничение устанавливается на определенный срок. Ведется история изменения аллокации
  • Реализованы специальные отчеты для контроля и анализа пользователей

4) Был доработан функционал раздела «СRM и маркетинга»:

  • Реализована обработка создания скидок с учетом загрузки данных из excel-файла
  • Добавлен новый тип скидки «За способ доставки»
  • Настроено автоматическое заполнение ручных скидок в документах продажи для округления сумм
  • Реализована возможность установки скидки эквивалентно количеству товара в строке табличной части документа (поштучно)
  • Настроено автоматическое отражение скидок по счетам МСФО

5) Также были реализованы задачи по бизнес-процессам импорта алкогольной продукции и ввоза товара из ЕАС:

  • Настроен документооборот движения импортного товара с различными переходами прав собственности
  • Настроена загрузка документов в ГТД и автоматическое создание документа Таможенной декларации из внешних файлов
  • Настроен учет акцизов с последующим автоматическим отражением сумм в МСФО
  • Доработан процесс фиксации импортной алкогольной продукции в ЕГАИС под требования клиента

6) Реализованы задачи по управленческой отчетности МСФО:

  • Создан регистр, заполняющийся на основе данных оперативного учета: себестоимости товара, скидок из документов реализации с разработкой специфики формирования под каждый счет МСФО
  • Были реализованы специальные отчеты на основании описанного выше регистра для последующей выгрузки данных в систему BI клиента
  • Загружен и настроен план-счетов
  • Настроено отражение документов (хозяйственных операций) в МСФО

7) Настроен учет МСФО:

  • Загружен план-счетов, внесены субконто счетов, сформирована группировка счетов для получения аналитических и регламентных данных
  • Настроено отражение документов (хоз. операций) в МСФО, отражение выручки без учета НДС

8) Был переработан стандартный бизнес-процесс продаж под требования клиента:

  • Спроектирована и внедрена новая система изменения статусов заказов клиентов
  • Реализованы дополнительные проверки для заказов клиента
  • Добавлены рабочие места для контроля и анализа заказов, непрошедших проверку автоматического кредитного контроля
  • Внедрена и доработана интеграции с EDI
  • Реализован механизм листинга партнеров, ограничивающий список номенклатуры, доступной для продажи
  • Добавлены новые отгрузочные печатные формы для контрагентов

9) Был реализован обмен с WMS-системой для обмена НСИ и документами по бизнес-процессам:

  • Закупки
  • Продажи
  • Возвратов от клиента
  • Списания, оприходования
  • Сборка, разборка наборов

Другие результаты проекта

  • организован обмен данными с зарубежным юридическим лицом;
  • разработана система аллокации товара;
  • разработаны оптимизированные для пользователей интерфейсы для работы с алкогольным модулем;
  • внедрен и доработан функционал работы с импортом алкогольной продукции в ЕГАИС;
  • организована выгрузка из российской базы ERP в BI-систему;
  • разработана обмен данными с существующей складской системой WMS;
  • произведена интеграция с системой документооборота ELMA;
  • настроено автоматическое отражение в регламентированном учете с формированием налоговой и бухгалтерской отчетности с учетом требования заказчика.

Обратитесь к нам сегодня!
Мы подберём решение специально для вашего бизнеса