Переход с зарубежной системы автоматизации SAP ERP и SAP IBP на «1С:ERP Управление предприятием 2.5» в компании АО «Денвью Лимитэд»

О компании:

Стратегическая роль в портфеле Maxxium Russia, которая представлена в России в лице АО «Денвью Лимитэд», отведена элитным алкогольным напиткам, завоевавшим популярность потребителей по всему миру, таким как: The Macallan, Сourvoisier, Jim Beam . Одновременно компания развивает в России известные торговые марки в премиальном сегменте: The Famous Grouse, Maker’s Mark, Highland Park и Auchentoshan; и современные марки, такие как: Sipsmith, Naked Grouse, Brugal и Sauza.

Предпосылки проекта:

На момент начала проекта в компании АО «Денвью Лимитэд» проходили серьёзные структурные изменения, связанные с уходом иностранного капитала.

Российский топ-менеджмент выкупил бизнес у иностранных владельцев. После этого последовала а полномасштабная реструктуризация бизнеса: около 20% сотрудников попали под сокращение так как часть импортных поставок была отменена, что привело к добавлению новых направлений/профилей деятельности.

Кроме того, зарубежный вендор системы учёта и автоматизации предприятия SAP сообщил о том, что уходит с российского рынка и в ближайшее время система перестанет поддерживаться. АО «Денвью Лимитэд» был поставлен жёсткий срок для перехода на российское программное обеспечение до апреля-мая 2023. С этим запросом компания обратилась к системному интегратору «Первый Бит».

Также в ходе предпроектного обследования из-за потребностей компании-заказчика возникла необходимость в серьезной доработке модуля «1С:Производство алкогольной продукции и модуля для 1С:ERP» для обмена учетными данными с ЕГАИС.

Цели проекта перехода с SAP и внедрения 1С:ERP

• Перевод ERP системы заказчика с SAP на российскую ERP-систему
• Минимизировать простой работы учетной системы во время перехода
• Сдача регламентированной отчетности из новой системы
• Сдача управленческой отчетности из новой системы на базе МСФО
• Перенос критичных исторических бизнес-процессов из SAP в новую ERP-систему
• Обеспечение прозрачности структуры номенклатуры и контрагентов для пользователя системы
• Обеспечить обмен данными с существующей складской системой WMS
• Интеграция с системой документооборота ELMA
• Выгрузка данных в BI-систему в целях ведения управленческого учета
• Обмен учетными данными с ЕГАИС, в том числе по импорту

Ход внедрения и уникальность проекта

Внедрение произвели в рекордно короткий срок — за 3 месяца, несмотря на масштаб компании АО «Денвью Лимитэд», которая на сегодняшний день является крупнейшим алкогольным бизнесом РФ. Скорые темпы работы были обусловлены тем, что без соответствующего ПО у компании могли остановиться все бизнес-процессы, связанные с учетом.
Помимо автоматизации российского юридического лица, автоматизировали зарубежное юрлицо. Добавили отдельную базу «1С:ERP Управление предприятием 2.5», настроили и доработали специфику бизнеса:

• отключен регламентированный учет;
• введен и настроен план-счетов по МСФО;
• настроено отражение документов (хоз. операций) в МСФО;
• настроен обмен данными по справочникам НСИ и документам с базой РФ;
• доработаны отчеты.

Разработана система аллокации товара (доступность товара для клиента по заданным критериям):

• создано автоматическое ограничение доступности товара для клиента в зависимости от определенных параметров (группа номенклатуры, вид клиента, товарные остатки на складе). Ограничение устанавливается на определенный срок. Ведется история изменения аллокации;
• добавлены специальные отчеты по аллокации.

Разработана корпоративная система скидок:

• обработка создания автоматических скидок из табличного файла с учетом автоматических сегментов номенклатуры и клиентов;
• обработка по использованию логистической скидки;
• автоматическое использование ручных скидок для округления сумм в табличной части документов;
• настройка отражения сумм скидок по счетам МСФО;
• настройка отражения сумм скидок в отчетах BI.

Обмен учетными данными по импорту в том числе с ЕАЭС:

• настроен документооборот по движению товара по импорту с различным правом перехода собственности;
• настроена загрузка документов в ГТД и создания документа Таможенной декларации;
• настроен учет акцизов с отражением сумм в МСФО;
• настроена передача данных по импорту в ЕГАИС.

Внедрение «1С:ERP Управление предприятием 2.5» с модулем «1С:Производство алкогольной продукции. Модуль для 1С:ERP», который позволяет:

• настроить полную прослеживаемость всей структуры документов для заявления на выдачу ФСМ;
• разработать оптимизированные для пользователей интерфейсы для работы с алкогольным модулем;
• разработать мониторы отгрузки и закупки, для оптимизации и упрощения работы сотрудников с алкогольным модулем;
• доработать документ и исходящее xml-сообщениев УТМ по Уведомлению о начале оборота алкогольной продукции;
• переработать механизм работы с отчетом об импорте — реализовать возможность создания отчета из табличной части приобретения товаров и услуг;
• реализовать автоматическое создание серий и заполнение всех необходимых реквизитов на основании документов ЕГАИС;
• оптимизировать работа с диапазонами и поддиапазонами акцизных марок;
• реализовать дополнительные проверки для контроля пользователей перед отправкой ТТН ЕГАИС в УТМ.

Конечная архитектура решения

В рамках проекта была разработана и внедрена функциональная модель, содержащая описание основной информационной системы «1С:ERP Управление предприятием 2.5» и её взаимодействие с другими системами:

• 1С:ERP Управление предприятием 2.5 для зарубежного юридического лица
• Универсальный транспортный модуль (УТМ) для интеграции с ЕГАИС
• EME.WMS (складская информационная система клиента)
• BI-система Qlik
• ELMA
• Электронный документооборот с контрагентами (EDI)
• Клиент-банк

При внедрении «1С:ERP» были реализованы описанные ниже задачи:

1) Реализованы задачи по работе с алкогольной продукцией, её импорт и продажа на локальном рынке, и интеграции основной информационной системы с ЕГАИС:

• Настроена полная прослеживаемость всей структуры документов для Заявления на выдачу ФСМ
• Разработаны специальные мониторы для бизнес-процессов отгрузки и закупки. С целью оптимизации и упрощения работы сотрудников
• Доработан документ Уведомления о начале оборота алкогольной продукции под требования клиента и исходящее xml-сообщениев УТМ
• Переработан механизм работы с Отчетом об импорте: реализована возможность создания отчета из табличной части документа Приобретения товаров и услуг
• Реализовано автоматическое создание серий на основании справки «Б», полученной из ЕГАИС, и заполнение всех необходимых реквизитов
• Оптимизирована работа с диапазонами и поддиапазонами акцизных марок
• Реализованы дополнительные проверки для контроля пользователей перед отправкой ТТН ЕГАИС в УТМ

2) Была настроена и внедрена отдельная база «1С:ERP Управление предприятием 2.5» для организации, зарегистрированной за рубежом. В ней был выполнен ряд задач, отличающийся от внедрения основной информационной базы:

• Был отключен регламентированный учет
• Введен и настроен план-счетов по МСФО
• Настроено отражение документов (хозяйственных операций) в МСФО
• Настроен обмен НСИ и документами с основной информационной базой
• Реализованы специальные отчеты, учитывающие специфику бизнес-процессов данной базы

3) Был реализован новый механизм Аллокаций для бизнес-процесса продаж:

• В рамках данного механизма реализовано автоматическое ограничение доступности товара для клиента в зависимости от определенных параметров (группа номенклатуры, вид клиента, товарные остатки на складе). Ограничение устанавливается на определенный срок. Ведется история изменения аллокации
• Реализованы специальные отчеты для контроля и анализа пользователей

4) Был доработан функционал раздела «СRM и маркетинга»:

• Реализована обработка создания скидок с учетом загрузки данных из excel-файла
• Добавлен новый тип скидки «За способ доставки»
• Настроено автоматическое заполнение ручных скидок в документах продажи для округления сумм
• Реализована возможность установки скидки эквивалентно количеству товара в строке табличной части документа (поштучно)
• Настроено автоматическое отражение скидок по счетам МСФО

5) Также были реализованы задачи по бизнес-процессам импорта алкогольной продукции и ввоза товара из ЕАС:

• Настроен документооборот движения импортного товара с различными переходами прав собственности
• Настроена загрузка документов в ГТД и автоматическое создание документа Таможенной декларации из внешних файлов
• Настроен учет акцизов с последующим автоматическим отражением сумм в МСФО
• Доработан процесс фиксации импортной алкогольной продукции в ЕГАИС под требования клиента

6) Реализованы задачи по управленческой отчетности МСФО:

• Создан регистр, заполняющийся на основе данных оперативного учета: себестоимости товара, скидок из документов реализации с разработкой специфики формирования под каждый счет МСФО
• Были реализованы специальные отчеты на основании описанного выше регистра для последующей выгрузки данных в систему BI клиента
• Загружен и настроен план-счетов
• Настроено отражение документов (хозяйственных операций) в МСФО

7) Настроен учет МСФО:

• Загружен план-счетов, внесены субконто счетов, сформирована группировка счетов для получения аналитических и регламентных данных
• Настроено отражение документов (хоз. операций) в МСФО, отражение выручки без учета НДС

8) Был переработан стандартный бизнес-процесс продаж под требования клиента:

• Спроектирована и внедрена новая система изменения статусов заказов клиентов
• Реализованы дополнительные проверки для заказов клиента
• Добавлены рабочие места для контроля и анализа заказов, непрошедших проверку автоматического кредитного контроля
• Внедрена и доработана интеграции с EDI
• Реализован механизм листинга партнеров, ограничивающий список номенклатуры, доступной для продажи
• Добавлены новые отгрузочные печатные формы для контрагентов

9) Был реализован обмен с WMS-системой для обмена НСИ и документами по бизнес-процессам:

• Закупки
• Продажи
• Возвратов от клиента
• Списания, оприходования
• Сборка, разборка наборов

Другие результаты проекта

• организован обмен данными с зарубежным юридическим лицом;
• разработана система аллокации товара;
• разработаны оптимизированные для пользователей интерфейсы для работы с алкогольным модулем;
• внедрен и доработан функционал работы с импортом алкогольной продукции в ЕГАИС;
• организована выгрузка из российской базы ERP в BI-систему;
• разработана обмен данными с существующей складской системой WMS;
• произведена интеграция с системой документооборота ELMA;
• настроено автоматическое отражение в регламентированном учете с формированием налоговой и бухгалтерской отчетности с учетом требования заказчика.