Стратегическая роль в портфеле Maxxium Russia, которая представлена в России в лице АО «Денвью Лимитэд», отведена элитным алкогольным напиткам, завоевавшим популярность потребителей по всему миру, таким как: The Macallan, Сourvoisier, Jim Beam . Одновременно компания развивает в России известные торговые марки в премиальном сегменте: The Famous Grouse, Maker’s Mark, Highland Park и Auchentoshan; и современные марки, такие как: Sipsmith, Naked Grouse, Brugal и Sauza.
Предпосылки проекта:
На момент начала проекта в компании АО «Денвью Лимитэд» проходили серьёзные структурные изменения, связанные с уходом иностранного капитала.
Российский топ-менеджмент выкупил бизнес у иностранных владельцев. После этого последовала а полномасштабная реструктуризация бизнеса: около 20% сотрудников попали под сокращение так как часть импортных поставок была отменена, что привело к добавлению новых направлений/профилей деятельности.
Кроме того, зарубежный вендор системы учёта и автоматизации предприятия SAP сообщил о том, что уходит с российского рынка и в ближайшее время система перестанет поддерживаться. АО «Денвью Лимитэд» был поставлен жёсткий срок для перехода на российское программное обеспечение до апреля-мая 2023. С этим запросом компания обратилась к системному интегратору «Первый Бит».
Также в ходе предпроектного обследования из-за потребностей компании-заказчика возникла необходимость в серьезной доработке модуля «1С:Производство алкогольной продукции и модуля для 1С:ERP» для обмена учетными данными с ЕГАИС.
Цели проекта внедрения 1С:ERP
Перевод ERP системы заказчика с SAP на российскую ERP-систему
Минимизировать простой работы учетной системы во время перехода
Сдача регламентированной отчетности из новой системы
Сдача управленческой отчетности из новой системы на базе МСФО
Перенос критичных исторических бизнес-процессов из SAP в новую ERP-систему
Обеспечение прозрачности структуры номенклатуры и контрагентов для пользователя системы
Обеспечить обмен данными с существующей складской системой WMS
Интеграция с системой документооборота ELMA
Выгрузка данных в BI-систему в целях ведения управленческого учета
Обмен учетными данными с ЕГАИС, в том числе по импорту
Ход внедрения и уникальность проекта
Внедрение произвели в рекордно короткий срок — за 3 месяца, несмотря на масштаб компании АО «Денвью Лимитэд», которая на сегодняшний день является крупнейшим алкогольным бизнесом РФ. Скорые темпы работы были обусловлены тем, что без соответствующего ПО у компании могли остановиться все бизнес-процессы, связанные с учетом.
Помимо автоматизации российского юридического лица, автоматизировали зарубежное юрлицо. Добавили отдельную базу «1С:ERP Управление предприятием 2.5», настроили и доработали специфику бизнеса:
отключен регламентированный учет;
введен и настроен план-счетов по МСФО;
настроено отражение документов (хоз. операций) в МСФО;
настроен обмен данными по справочникам НСИ и документам с базой РФ;
доработаны отчеты.
Разработана система аллокации товара (доступность товара для клиента по заданным критериям):
создано автоматическое ограничение доступности товара для клиента в зависимости от определенных параметров (группа номенклатуры, вид клиента, товарные остатки на складе). Ограничение устанавливается на определенный срок. Ведется история изменения аллокации;
добавлены специальные отчеты по аллокации.
Разработана корпоративная система скидок:
обработка создания автоматических скидок из табличного файла с учетом автоматических сегментов номенклатуры и клиентов;
обработка по использованию логистической скидки;
автоматическое использование ручных скидок для округления сумм в табличной части документов;
настройка отражения сумм скидок по счетам МСФО;
настройка отражения сумм скидок в отчетах BI.
Обмен учетными данными по импорту в том числе с ЕАЭС:
настроен документооборот по движению товара по импорту с различным правом перехода собственности;
настроена загрузка документов в ГТД и создания документа Таможенной декларации;
настроен учет акцизов с отражением сумм в МСФО;
настроена передача данных по импорту в ЕГАИС.
Внедрение «1С:ERP Управление предприятием 2.5» с модулем «1С:Производство алкогольной продукции. Модуль для 1С:ERP», который позволяет:
настроить полную прослеживаемость всей структуры документов для заявления на выдачу ФСМ;
разработать оптимизированные для пользователей интерфейсы для работы с алкогольным модулем;
разработать мониторы отгрузки и закупки, для оптимизации и упрощения работы сотрудников с алкогольным модулем;
доработать документ и исходящее xml-сообщениев УТМ по Уведомлению о начале оборота алкогольной продукции;
переработать механизм работы с отчетом об импорте — реализовать возможность создания отчета из табличной части приобретения товаров и услуг;
реализовать автоматическое создание серий и заполнение всех необходимых реквизитов на основании документов ЕГАИС;
оптимизировать работа с диапазонами и поддиапазонами акцизных марок;
реализовать дополнительные проверки для контроля пользователей перед отправкой ТТН ЕГАИС в УТМ.
Конечная архитектура решения
В рамках проекта была разработана и внедрена функциональная модель, содержащая описание основной информационной системы «1С:ERP Управление предприятием 2.5» и её взаимодействие с другими системами:
При внедрении «1С:ERP» были реализованы описанные ниже задачи:
1) Реализованы задачи по работе с алкогольной продукцией, её импорт и продажа на локальном рынке, и интеграции основной информационной системы с ЕАГИС:
Настроена полная прослеживаемость всей структуры документов для Заявления на выдачу ФСМ
Разработаны специальные мониторы для бизнес-процессов отгрузки и закупки. С целью оптимизации и упрощения работы сотрудников
Доработан документ Уведомления о начале оборота алкогольной продукции под требования клиента и исходящее xml-сообщениев УТМ
Переработан механизм работы с Отчетом об импорте: реализована возможность создания отчета из табличной части документа Приобретения товаров и услуг
Реализовано автоматическое создание серий на основании справки «Б», полученной из ЕГАИС, и заполнение всех необходимых реквизитов
Оптимизирована работа с диапазонами и поддиапазонами акцизных марок
Реализованы дополнительные проверки для контроля пользователей перед отправкой ТТН ЕГАИС в УТМ
2) Была настроена и внедрена отдельная база «1С:ERP Управление предприятием 2.5» для организации, зарегистрированной за рубежом. В ней был выполнен ряд задач, отличающийся от внедрения основной информационной базы:
Был отключен регламентированный учет
Введен и настроен план-счетов по МСФО
Настроено отражение документов (хозяйственных операций) в МСФО
Настроен обмен НСИ и документами с основной информационной базой
Реализованы специальные отчеты, учитывающие специфику бизнес-процессов данной базы
3) Был реализован новый механизм Аллокаций для бизнес-процесса продаж:
В рамках данного механизма реализовано автоматическое ограничение доступности товара для клиента в зависимости от определенных параметров (группа номенклатуры, вид клиента, товарные остатки на складе). Ограничение устанавливается на определенный срок. Ведется история изменения аллокации
Реализованы специальные отчеты для контроля и анализа пользователей
4) Был доработан функционал раздела «СRM и маркетинга»:
Реализована обработка создания скидок с учетом загрузки данных из excel-файла
Добавлен новый тип скидки «За способ доставки»
Настроено автоматическое заполнение ручных скидок в документах продажи для округления сумм
Реализована возможность установки скидки эквивалентно количеству товара в строке табличной части документа (поштучно)
Настроено автоматическое отражение скидок по счетам МСФО
5) Также были реализованы задачи по бизнес-процессам импорта алкогольной продукции и ввоза товара из ЕАС:
Настроен документооборот движения импортного товара с различными переходами прав собственности
Настроена загрузка документов в ГТД и автоматическое создание документа Таможенной декларации из внешних файлов
Настроен учет акцизов с последующим автоматическим отражением сумм в МСФО
Доработан процесс фиксации импортной алкогольной продукции в ЕГАИС под требования клиента
6) Реализованы задачи по управленческой отчетности МСФО:
Создан регистр, заполняющийся на основе данных оперативного учета: себестоимости товара, скидок из документов реализации с разработкой специфики формирования под каждый счет МСФО
Были реализованы специальные отчеты на основании описанного выше регистра для последующей выгрузки данных в систему BI клиента
Загружен и настроен план-счетов
Настроено отражение документов (хозяйственных операций) в МСФО
7) Настроен учет МСФО:
Загружен план-счетов, внесены субконто счетов, сформирована группировка счетов для получения аналитических и регламентных данных
Настроено отражение документов (хоз. операций) в МСФО, отражение выручки без учета НДС
8) Был переработан стандартный бизнес-процесс продаж под требования клиента:
Спроектирована и внедрена новая система изменения статусов заказов клиентов
Реализованы дополнительные проверки для заказов клиента
Добавлены рабочие места для контроля и анализа заказов, непрошедших проверку автоматического кредитного контроля
Внедрена и доработана интеграции с EDI
Реализован механизм листинга партнеров, ограничивающий список номенклатуры, доступной для продажи
Добавлены новые отгрузочные печатные формы для контрагентов
9) Был реализован обмен с WMS-системой для обмена НСИ и документами по бизнес-процессам:
Закупки
Продажи
Возвратов от клиента
Списания, оприходования
Сборка, разборка наборов
Другие результаты проекта
организован обмен данными с зарубежным юридическим лицом;
разработана система аллокации товара;
разработаны оптимизированные для пользователей интерфейсы для работы с алкогольным модулем;
внедрен и доработан функционал работы с импортом алкогольной продукции в ЕГАИС;
организована выгрузка из российской базы ERP в BI-систему;
разработана обмен данными с существующей складской системой WMS;
произведена интеграция с системой документооборота ELMA;
настроено автоматическое отражение в регламентированном учете с формированием налоговой и бухгалтерской отчетности с учетом требования заказчика.
