1С:Документооборот - обзор решения, конфигурации и возможности

«1С:Документооборот» – это система автоматизации процессов работы с документами внутри компании, включающая инструменты для создания, хранения, обработки, согласования, отправки, получения электронных документов. Также конфигурация помогает комплексно выстроить управление бизнес-процессами в компании, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность и организовать совместную работу сотрудников. Решение относится к классу систем Enterprise Content Management – управление корпоративным контентом.

Алгоритмы программы выстроены таким образом, чтобы пользователи тратили минимум времени на любые рутинные действия с документами без ущерба для качества их выполнения. Это позволяет высвободить время для интеллектуальных задач и процессов, ведущих компанию к развитию. Работать в «1С:Документооборот» можно не только со стационарного компьютера, но и через бесплатный мобильный клиент с возможностью удаленного доступа без привязки к рабочему месту.

«1С:Документооборот» позволяет осуществлять операции прозрачно, анализировать и контролировать ход их выполнения. Руководство в любой момент может отслеживать ситуацию с обработкой и согласованием документов. Менеджеры и другие работающие с документами сотрудники видят статусы задач, получают уведомления, предупреждения о дедлайнах. «1С:Документооборот» поддерживает выстраивание алгоритмов согласования любой сложности, в том числе разветвленных, и автоматически проводит документы по этим цепочкам. При этом соблюдается принцип защиты персональных данных и конфиденциальности: гибкие настройки обеспечивают доступ пользователя только к тем документам, которые ему необходимы по работе.

Все процессы максимально автоматизированы и то, что может быть выполнено без задействования человеческого ресурса, осуществляет сама программа. Например, переводит договор на следующую стадию согласования, меняя статус, продлевает срок действия договора, отслеживает передачу документа контрагенту на подпись, контролирует сроки выполнения задач и многое другое. Для этого достаточно предварительно настроить шаблоны бизнес-процессов.

Формы документов в «1С:Документооборот» соответствуют действующим нормам и стандартам, благодаря чему обеспечивается соответствие законодательству и упрощается процедура аудита. «Решение «1С:Документооборот» универсально – оно используется как в коммерческих, так и в государственных предприятиях любого масштаба и сферы деятельности.

Автоматизация документооборота и смежных процессов в компании позволяет решить широкий спектр задач. Перечислим основные:

1. Организация централизованного и систематизированного хранилища внутренних и внешних документов компании с быстрым поиском по нему.
2. Оперативность получения и передачи информации.
3. Совместная работа сотрудников над документами.
4. Хранение всей истории и версионности документов.
5. Согласование, контроль подписания документов и отслеживание задач в автоматическом режиме.
6. Быстрая генерация документов по предварительно настроенным шаблонам.
7. Построение и запуск в автоматическом режиме алгоритмов маршрутизации как типовых, так и сложных, многовариантных бизнес-процессов.
8. Учет рабочего времени сотрудников, регистрация их отсутствия на рабочем месте.
9. Разграничение прав доступа на уровне ролей и отдельных пользователей.
10. Организация совещаний, презентаций, рабочих встреч и других мероприятий.
11. Контроль выполнения рабочего плана, анализ эффективности работы отделов и сотрудников.
12. Экономия бумаги.

Решение может быть интегрировано с программами на платформе «1С:Предприятие 8», что позволяет из интерфейса другой конфигурации работать с данными «1С:Документооборот», направлять документы на согласование по любым маршрутам, создавать и исполнять задачи, вести коллективную работу над приложенными к документам файлами, учитывать трудозатраты, вести переписку по документам.

В конфигурации «ПРОФ» на 30% меньше функций, чем в «КОРП». Перечислим отсутствующие в версии «ПРОФ» функции:

• Проектный учет.
• Многосторонние договоры.
• Множественные состояния документов.
• Сложное согласование документов.
• Штрихкодирование.
• Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов.
• Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам.
• Рабочий календарь пользователя.
• Рабочий стол руководителя.
• Учет графиков работ и отсутствия сотрудников.
• Уведомления программы.
• Автоматическая рассылка отчетов.
• Форум.
• Мобильный клиент.
• Использование системы внешнего документооборота.
• Обмен данными с другими решениями 1С.
• Работа с мероприятиями.
• Встроенная почта.
• Распределенная информационная база.
• Печать регистрационного штампа.
• Учет этапов обработки документов.
• Мониторинг процессов.
• Принятие задач к исполнению.
• Автоматическое выполнение или перенаправление задачи при наступлении определенного условия.
• Запрет выполнения задачи по условию.
• Пометка задач флажками.
• Иерархия процессов.
• Выполнение задач по почте.
• Прерывание и остановка процессов.
• Перенос сроков выполнения задач.
• Периодические и комплексные процессы, процессы с отложенным стартом.
• Шаблоны резолюций, учет нескольких резолюций.
• Условия маршрутизации процессов.
• Автоматическая вставка отметки об ЭЦП.
• Онлайн-проверка ИНН и КПП контрагента через базу ФНС.
• Заполнение реквизитов контрагентов из ЕГРЮЛ.
• Отчет «Досье контрагента» из ЕГРЮЛ и ЕГРИП.
• Категоризация данных.
• Места хранения бумажных документов.
• Расширенные разрезы независимой нумерации.
• Делегирование прав по областям.
• Просмотр адресов на онлайн-картах.
• Звонки и сообщения по Skype и интернет-телефонии.
• Фотографии пользователей.
• Протоколирование работы пользователей.
• Настройка доступности по состоянию.
• Ранжирование руководителей.
• Ограничение доступа пользователей через веб-серверы.
• Проверка сложности пароля.
• Автоматический экспорт замеров производительности
• Метрики.

Доступная стоимость и наличие всего базового функционала для организации электронного документооборота делают версию «ПРОФ» оптимально подходящей для небольших коммерческих и государственных компаний.