1С:ERP Управление строительной организацией – обзор решения для автоматизации работы строительных компаний

Содержание

Консультация эксперта

Обзор 1С:ERP для строительных организаций

Ключевые функции 1С:ERP в управлении строительной организацией

Конфигурация «1С:ERP УСО» имеет цельную архитектуру, ее подсистемы можно легко подключать и отключать при необходимости, есть возможность настроить систему под конкретного пользователя с учетом его должностных обязанностей и прав доступа.

Решение позволяет автоматизировать следующие направления деятельности строительной компании:

1. Планирование строительных работ, закупок и продаж, корректировка планов.
2. Формирование себестоимости строительства.
3. Составление бюджетов и смет различных типов.
4. Управление выполнением работ на основе плановых данных.
5. Производство материалов и оборудования собственными силами предприятия и с привлечением подрядчиков.
6. Доставка оборудования и материалов на объекты.
7. Ведение расчетов с сотрудниками и внешними контрагентами.
8. Продажа и аренда недвижимости.
9. Управление автопарком, автоперевозками, учет работы транспорта и механизмов.
10. Контроль и план-фактный анализ продаж, бюджетов, исполнения договоров, поставок, выполнения работ, закупок, использования трудовых ресурсов.

«1С:ERP УСО» позволяет автоматизировать все основные виды учета в строительстве – оперативный, управленческий, бухгалтерский, налоговый, финансовый. Расскажем про основные функциональные блоки «1С:ERP УСО».

Консультация эксперта

Планирование и учет строительных проектов

Автоматизация планирования в «1С:ERP УСО» позволяет оптимизировать производственные процессы, повысить качество их контроля и анализа.

Среди функций, относящихся к планированию, можно выделить следующие:

• Составление смет выполнения строительно-монтажных и других работ.
• Создание календарного план-графика выполнения работ.
• Формирование бюджета выполнения работ, планирование добавленной стоимости работ.
• Планирование потребностей в материалах и оборудовании и их закупки.
• Планирование продаж.
• Бюджетирование продаж, доходов и расходов, инвестиций, составление БДДС и других бюджетов.
• Формирование условий договоров по продаже и аренде недвижимости, договоров заказа, подряда, поставки и других услуг.
• Назначение исполнителей на работы.
• Формирование заявок на автотранспорт и технику.
• Формирование заказов для производственных подразделений.
• Создание платежного календаря и заявок на платежи.

Также предусмотрен функционал по перепланированию и корректировке планов продаж, бюджетов, графика работ, договоров.

Сметные работы выделены в «1С:ERP УСО» в отдельную подсистему, позволяющую вводить и загружать первичную сметную документацию, редактировать ее, проводить экспертизу и передавать документы. Логика, заложенная в программный продукт, предполагает, что первым шагом при планировании станет формирование календарного графика производства работ с необходимой детализацией. План-график содержит список работ, взаимозависимости между ними, объемы, сроки, перечни необходимых материалов и оборудования, трудовых ресурсов, автотранспорта и механизмов для их выполнения. Список предстоящих работ генерируется с помощью автоматизированных мест и шаблонов или импортируется из MS Project. Для каждой задачи можно отдельно указать потребность в материалах и других ресурсах, добавляя их из внутренних справочников системы.

Комплект проектно-сметной документации составляется в соответствии с действующими нормативными требованиями. Можно одновременно использовать несколько различных региональных сметно-нормативных баз, а также создавать и вести собственную нормативную базу. Возможна загрузка комплекта сметной документации из сторонних сметных программ, при необходимости – ее выгрузка. Предусмотрено интерактивное осмечивание информационной модели в 3D-среде.

Следующий этап планирования – это предварительная оценка стоимости объекта строительства. Она рассчитывается из ряда параметров: стоимости материалов, расходов на эксплуатацию техники, ФОТ, накладных и других сопутствующих затрат. Консолидация финансового планирования осуществляется в документе «Бюджет строительства», где каждой работе из графика сопоставляется стоимость, сформированная с учетом ценовых баз и накладных расходов.

Определение стоимости строительства производится с использованием сметно-нормативных баз данных одним из методов:

• ресурсный метод, учитывающий реальные условия производства и актуальную номенклатуру строительных ресурсов;
• базисно-индексный метод с применением коэффициентов пересчета как к суммарной стоимости, так и к отдельным затратам на уровне позиции, раздела или всей сметы.

После составления и согласования бюджета можно перейти к более предметному планированию, включающему распределение работ по структурным подразделениям компании, назначение исполнителей, закупку материалов и другие действия по обеспечению проекта необходимыми ресурсами. Функционал «1С:ERP УСО» предполагает, что вначале осуществляется планирование работ, выполняемых собственными силами, а затем – перепланирование и делегирование части работ подрядчикам. Распределять можно как работы, так и материалы и ресурсы.

Система дает возможность сформировать потребность в материалах на определенный период времени, при этом можно задать периодичность поставки. Это позволяет запланировать поставки материалов на стройплощадку и (или) склады на длительный срок и создавать заказы на закупку или производство необходимых материалов. После этого можно приступать к подготовке договоров с заказчиком и их согласованию.

Зафиксировать связь календарных графиков строительной компании и заказчика можно в документе «Условия по договору с заказчиком», где указываются работы, их длительность, объемы, стоимость, дополнительные параметры по договору. На основании этого договора формируется и заполняется, в том числе с заданным коэффициентом в части стоимости, документ, содержащий договоренности с подрядчиками.

Далее осуществляется интеграция данных из сметной подсистемы в подсистему «Управления выполнением работ».

• Отражение факта выполнения работ, включая формирование «Журнала учета выполненных работ» (форма КС-6а).
• Списание материалов на конкретные работы.
• Приемка работ подрядчиков.
• Учет трудозатрат.
• Учет работы автотранспорта и механизмов.
• Регистрация общепроизводственных затрат на электроэнергию, аренду, охрану и т.п.
• Создание спецификаций к договорам заказа и подряда, разделительных ведомостей и т.п.
• Сдача работ заказчику.
• План-фактный анализ выполнения работ и использования трудовых ресурсов.

«Журнал учета выполненных работ» формируется на произвольный промежуток времени, в нем можно указывать работы, выполняемые и собственными силами, и с привлечением подрядных организаций. На основе содержащихся в нем данных можно осуществлять план-фактный анализ по различным параметрам и генерировать отчетные формы.

Консультация эксперта

Учет затрат и контроль финансов

Функционал «1С:ERP УСО» позволяет отражать материальные, трудовые и финансовые затраты по объектам строительства, контролировать финансовые операции, в том числе бюджетирование и учет расходов.

Перечислим основные контуры автоматизации финансового управления:

• расчет себестоимости выпуска продукции;
• регистрация и распределение номенклатурных затрат, постатейных расходов;
• списание затрат на выпуски без заказов на производство;
• формирование активов и пассивов;
• учет поступления и списания средств на счетах эскроу;
• распределение НДС по долевому строительству, формирование сводных счетов-фактур для дольщиков и ведомости расчетов по долям;
• прогнозирование платежей по объектам строительства;
• отражение взаиморасчетов по услугам аренды;
• формирование финансового результата и распределение на него расходов.

Система предоставляет возможность вести учет доходов и расходов, обеспечивая полную прозрачность финансовых потоков. Для детального анализа финансовых данных можно создавать справочники. Подсистема «Управление инвестиционной деятельностью» позволяет рассчитывать целевые показатели на операционном и стратегическом уровне, контролировать исполнение инвестиционного бюджета.

Для формирования бухгалтерских проводок, относящихся к расходованию материалов, создается документ «Передача материалов в производство (кладовую)», который автоматически заполняется по всем материалам, затраты которых были отражены в управленческих документах. В конце каждого месяца производится внутренняя приемка работ, отражаемая в «Реализации строительных работ (КС-2 внутренняя)».

Сдача работ заказчику фиксируется в документе «Реализация строительных работ (КС-2 внешняя)», в который вносятся работы, прошедшие внутреннюю приемку. На его основании формируются печатные формы о приемке работ и их стоимости, в которых отражается прием работ по позициям сметы.

Консультация эксперта

Управление снабжением и закупками

В «1С:ERP УСО» реализован функционал по управлению всем циклом снабжения – от планирования закупок до возврата поставщику некачественного товара.

Перечислим ключевые возможности подсистемы:

• Подбор поставщиков товаров, мониторинг цен поставщиков.
• Регистрация полученных от поставщиков первичных документов.
• Оформление соглашений об условиях закупок и договоров с поставщиками.
• Реализация различных схем приема товаров от поставщика.
• Создание заказов поставщикам и контроль их исполнения.
• Корректировка и возврат заказов поставщикам.
• Оформление поставки товаров с отражением закупки напрямую у поставщика или через подотчетное лицо.
• Создание графиков поставок и платежей.

Документ «Соглашение об условиях закупок» позволяет зафиксировать порядок оплаты, срок и склад поставки и т.п. На базе соглашения формируется договор.

Заказы поставщикам могут автоматически оформляться на основании расчета потребностей в обеспечении товарами, ранее оформленных заказов покупателей, сделки с клиентом. В заказе допускается указание ожидаемой даты поставки, чтобы контролировать соблюдение сроков согласно графику. Контроль выполнения обязательств поставщиком осуществляется при помощи статусов и состояний документа.

Поставка товаров оформляется соглашением, одним или несколькими заказами поставщикам, либо как отдельная операция. Поступление товаров отражается в документе «Приобретение товаров и услуг». Регистрация поступления товаров на несколько складов может осуществляться по одной накладной. Оплата производится в рамках договора, заказа поставщику или по документу поступления, с возможностью зачета аванса и переноса оплаты с одного заказа на другой.

Консультация эксперта

Управление кадровыми ресурсами

Функционал по управлению персоналом в «1С:ERP УСО» включает такие инструменты, как штатное расписание, формирование ФОТ, кадровое делопроизводство, учет рабочего времени и многое другое:

• классификация затрат на оплату труда по определенным критериям;
• анализ ФОТ с группировкой по видам выплат;
• формирование отчетов по предприятию в целом, в разрезе подразделений и сотрудников;
• контроль соответствия фактической расстановки и кадровых приказов штатному расписанию;
• формирование отчетов по воинскому учету и бронированию в соответствии с нормативными актами;
• отражение зарплаты и других выплат в финансовом учете.

Учет сотрудников производится путем ведения личных карточек, где фиксируются все действия, осуществляемые в отношении сотрудника. ФОТ сотрудника можно спланировать на основании начислений, а изменения условий труда регистрировать в частном и групповом порядке. Учет рабочего времени осуществляется с использованием индивидуальных или общих графиков работы, на их основе формируется табель по форме Т-13 и автоматически производится расчет повременной оплаты труда.

В «1С:ERP УСО» поддерживается отражение встроенных и созданных пользователем типов начислений. Регистрируется расчет различных удержаний – фиксированной суммой, процентом или долей от заработка. Осуществляется учет отсутствия сотрудников на рабочем месте по различным причинам с формированием соответствующих документов о регистрации факта отсутствия.

Начисленные суммы зарплаты и страховых взносов можно отнести на различные затраты со своими статьями расходов и аналитиками. По результатам начислений и удержаний формируются суммы к выплате и зарплатные ведомости с отражением авансов, выплаты в межрасчетный период, выданных и полученных займов.

Консультация эксперта

Преимущества использования 1С:ERP в строительной организации

«1С:ERP УСО» позволяет увеличить эффективность управления компанией и, соответственно, прибыль. Систематизированный учет всех операций и расчетов позволяют избежать возникновения спорных ситуаций с подрядчиками, партнерами, клиентами.

Перечислим другие преимущества использования «1С:ERP УСО» на строительных предприятиях:

1. Оперативный контроль затрат, закупок, соблюдения сроков, соответствия хода работ проектной документации.
2. Рациональное планирование деятельности компании по различным параметрам.
3. Расчет маржинальной стоимости объектов любой сложности.
4. Снижение трудозатрат на составление смет, договоров и другие рутинные процессы.
5. Выстраивание точной картины работ на объекте, основанной на реальных данных.
6. Рост продаж за счет упорядочения работы с клиентами.
7. Повышение качества всех строительных процессов благодаря постоянному мониторингу и контролю.
8. Упрощение коммуникации с контрагентами, клиентами, между отделами.
9. Усиленный контроль над материальными ресурсами и расходными материалами, в том числе на распределенных складах.
10. Оперативный и наглядный анализ эффективности реализации строительных проектов, формирование широкого спектра отчетности.

«1С:ERP УСО» – зрелый программный продукт, имеющий высокую надежность, производительность, масштабируемость. Техническое сопровождение, доработка согласно индивидуальным потребностям заказчика, обучение пользователей работе с системой осуществляются вендором и его многочисленными партнерами.

Кейсы успешного внедрения 1С:ERP в строительной компании

Приведем несколько кейсов внедрения «1С:ERP УСО» в строительных компаниях разного масштаба.

1. Заказчиком выступило одно из крупнейших строительно-монтажных предприятий на Дальнем Востоке. До начала внедрения регламентированный учет компания вела в программах «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и управление персоналом», управленческий учет не осуществлялся, консолидации НСИ не было. Основной целью внедрения заказчик обозначил автоматизацию управленческого учета, в первую очередь – казначейства и бюджетирования. Решено было использовать три программных продукта, функционал которых позволяет полностью автоматизировать все необходимые заказчику процессы: «1C:ERP УСО», «1С:Документооборот» и специализированный модуль «БИТ.Финанс. Управленческий учет». Это позволило выстроить централизованную ИТ-инфраструктуру с единой точкой доступа, переведя оперативный и регламентированный учет в «1C:ERP УСО». В ходе проекта было автоматизировано 600 рабочих мест.
2. Заказчик – многопрофильная строительная организация – обратился с запросом на осуществление поэтапной автоматизации бизнес-процессов предприятия, в первую очередь, планирования, учета и контроля выполнения работ. Функционал «1C:ERP УСОН полностью соответствовал поставленной задаче. В результате внедрения была построена единая информационная система предприятия на базе «1C:ERP УСО», что позволило, в частности, распределить ответственность подразделений по вводу учетных данных. Теперь вся информация консолидирована в единой базе данных, систематизирован документооборот, заказчик отмечает, что повысилась точность, непротиворечивость и актуальность отчетов. Автоматизировано 100 рабочих мест.
3. Заказчиком стала развивающаяся компания, специализирующаяся на строительстве автомобильных дорог и автомагистралей. Ранее на предприятии использовалась система «1С:Комплексная автоматизация», но ее функционал стал недостаточным для решения всех задач, к тому же, она не учитывает специфику отрасли. В связи с этим было решено осуществить переход на «1С:ERP УСО». В ходе проекта внедрения в новую систему были перенесены все релевантные данные из старой, автоматизировано 100 рабочих мест.

Заказчики отмечают быструю окупаемость «1С:ERP УСО». Внедрение может осуществляться по классической каскадной схеме с последовательным выполнением всех этапов – от обследования до ввода в опытную эксплуатацию, либо с использованием методологии Agile. Второй вариант позволяет реализовать более гибкую стратегию и поэтапное внедрение системы без длительного планирования.

Заключение

Применение именно отраслевой, а не универсальной ERP-системы для управления компанией дает возможность беспрепятственно учитывать все присущие строительной отрасли особенности и действующие законодательные нормы. «1С:ERP УСО» подходит для строительных организаций различного типа – заказчиков-застройщиков, генподрядчиков и подрядчиков, девелоперов, инвесторов, компаний полного цикла строительства. Программу используют сотрудники бухгалтерии, планово-экономического, финансового и юридического отделов, производственно-технического отдела, отделов главного механика и главного энергетика, сметно-договорного отдела.

Дополнительные и практически неограниченные возможности расширения функционала «1С:ERP УСО» обеспечивает интеграция с другими инструментами. Среди них не только другие продукты и модули 1С, но и такие современные технологии, как BIM-системы, решения по AR/VR и 3D-визуализации, BI-платформы, системы предиктивной аналитики для прогнозирования продаж, механизмы распознавания первичных документов и другие. Работа в «1С:ERP УСО» может быть организована в режиме тонкого клиента или веб-клиента, в том числе в облачном режиме и с мобильных устройств.

Консультация эксперта