Что такое НСИ в 1С

Зачем необходима система управления НСИ бизнесу?

Системы управления НСИ предназначены как для среднего и крупного бизнеса, так и для малого бизнеса с перспективами роста. Рассмотрим типичный пример, когда компании становится необходима система управления нормативно-справочной информацией.

В ходе развития предприятие неизбежно проходит этапы автоматизации, когда, например, к 1С:Бухгалтерии добавляется программа 1С:ЗУП, 1С:ТОИР, 1C:Управление торговлей или любые другие программы, необходимые для бизнеса. Каждую систему администрируют разные люди. Коды и наименования в системах обычно присваиваются по различным алгоритмам, понятным только сотрудникам каждого из отдельно взятых подразделений. Отчетность ведется по-разному. В такой ситуации увидеть картину целиком практически невозможно. В итоге это приводит к противоречивости, некорректности и рассинхронизации данных. Анализ результативности продаж сильно затруднен, для сбора реальных отчетов приходится отфильтровывать релевантные записи вручную. Расшифровка занимает много времени и приводит к задержкам в принятии важных управленческих решений.

Решение этой проблемы — создание и ведение системы управления нормативно-справочной информацией. Благодаря универсальным стандартам, информация в системе будет полной и достоверной. Это повысит совместимость учетных и отчетных документов, а, значит, и эффективность в принятии управленческих решений. Это, в свою очередь, положительно влияет на оптимизацию материальных затрат, что позволит развиваться бизнесу дальше, не снижая темпов.

Цели внедрения ПО для управления НСИ

Программное обеспечение для управления НСИ внедряют для повышения рентабельности процессов использования материально-технических, человеческих, финансовых ресурсов и активов предприятий. Это достигается путем получения из систем-источников максимально качественной информации для последующего формирования консолидированной отчетности. Под качеством подразумевается актуальность, полнота, непротиворечивость, достоверность, унификация информации.

Это, в свою очередь, позволяет достичь стратегических целей:

• оптимизация взаимодействия подразделений компании за счет интеграции разнородных информационных систем;
• рациональная и согласованная работа общего корпоративного информационного пространства;
• повышение рентабельности процессов использования ресурсов и активов компании.

Особенно актуально внедрение ПО для управления НСИ при переходе компании на новую систему учета: это удачная возможность произвести очистку и оптимизацию справочников и не переносить в новую систему «мусор», скопившийся в старой —неактуальные, дублирующие, неправильно оформленные записи.

Преимущества НСИ и польза от внедрения

Внедрение НСИ на предприятии, в первую очередь, существенно упрощает подготовку отчетности — управленческой и бухгалтерской. Благодаря этому происходит оптимизация материальных затрат, повышается точность решений, улучшается качество консолидации учетных данных.

Программное обеспечение для управления НСИ позволяет выполнить следующие задачи:

• оперативное заведение в систему элементов НСИ, что обеспечивает их доступность для всех пользователей;
• повышение достоверности и полноты первичной учетной и консолидированной отчетной информации;
• своевременное получение консолидированной отчетности;
• обеспечение совместимости учетных и отчетных документов;
• централизация ответственности за качество НСИ;
• использование качественной НСИ всеми пользователями информационных и учетных систем предприятия;
• централизация планов закупок;
• оптимизация использования складских запасов;
• однозначная идентификация источника данных.

Экономический эффект от внедрения НСИ является косвенным, поэтому оценить его в цифровом эквиваленте сложно, но, тем не менее, он очевиден. Например, искажение данных о товарах в справочниках может привести к ошибкам при прогнозировании и неверному планированию закупок, что чревато потерей денежных средств.

НСИ в 1С

Для более полного понимания термина «нормативно-справочная информация», рассмотрим, как устроены справочники 1С.

В разделе «НСИ» в товароучетной программе 1С содержатся справочники, которые использует в работе большинство компаний. Они позволяют хранить в информационной базе данные, имеющие одинаковую структуру и списочный характер. Это может быть, например, список сотрудников, поставщиков, покупателей, товаров. В них можно вносить информацию, редактировать ее различными способами. Справочники необходимы для корректной работы подразделений и компании в целом.

Основные справочники обеспечивают оформление документации по хозяйственной деятельности, они содержат информацию о структуре компании и номенклатуре. Вспомогательные справочники помогают находить и вводить данные, в них хранится информация из общероссийских классификаторов: адреса, данные о банках, складах, торговых точках и прочие.

Каждому элементу справочника присваивается уникальный код и наименование, есть возможность внести дополнительную информацию. Справочники могут поддерживать многоуровневую иерархическую структуру. Например, в справочнике «Номенклатура» могут быть созданы группы: «Одежда», «Обувь», «Товары для детей» и т.д., которые могут включать в себя не только относящиеся к ним элементы, но и другие группы. Возможен и другой вид иерархии, при котором элементы относятся не к группам, а к другим элементам этого же справочника: например, если одна задача содержит несколько других задач.

Элементы одного справочника могут быть подчинены элементам или группам другого справочника. К примеру, если справочник «Кассы» подчинен справочнику «Организации», то при оформлении кассовых документов можно выбрать кассу только из числа тех, что существуют в этой организации, без необходимости искать среди нерелевантных элементов.

Справочники представлены в разных формах — есть встроенные представления и возможность создавать собственные.

Этот краткий обзор призван показать, что справочники 1С имеют сложную структуру и при отсутствии системного подхода к организации хранимых в них данных могут превратиться из средства помощи и автоматизации работы в балласт.

В некоторых программных продуктах 1С есть модуль MDM, с помощью которого можно управлять НСИ. Также, существует самостоятельный продукт 1С:MDM.

Для чего нужны MDM системы

Справочники и номенклатура играют ключевую роль в работе любого бизнеса, поскольку они влияют практически на все существующие транзакции. Любая информация о товарах, о перемещении денежных средств, о поведении клиентов сопровождается внесением информации о том, что из себя представляет этот объект, как он называется, какой у него тип. Рано или поздно руководство компании приходит к пониманию необходимости систематизации этой информации, чтобы ее можно было использовать с пользой.

Такая кропотливая расшифровка вручную происходит долго и неэффективно: сложно определить, каким образом искать дубликаты, как обеспечить слияние данных, как понять, какая из версий является верной и актуальной, как вычленить ошибки. Большую роль играет человеческий фактор.

Поэтому все большее число компаний выбирает для нормализации и организации данных MDM-системы.Они позволяют не только наладить процессы управления данными, но и увеличить производительность и улучшить качество данных, а также сократить количество ручного труда.

Подробнее про 1С:MDM рассказали специалисты компании Первый Бит на вебинаре

Как MDM-системы нормализуют справочники в 1С

Для систематизации работы со справочниками в MDM предусмотрены подсистемы, регулирующие следующие процессы:

• управление содержимым справочников НСИ — поддержка механизмов связывания сопутствующих объектов, проверка целостности и непротиворечивости НСИ;
• просмотр и поиск содержимого справочников НСИ по текстовым и числовым атрибутам, по значениям свойств и характеристик;
• управление заявками на добавление, проверку, изменение и публикацию справочной информации;
• создание и настройка произвольных справочников в пользовательском режиме, с возможностью поддержки полноценной иерархии как на уровне элементов, так и на уровне групп элементов;
• синхронизация для загрузки данных без заявок во все справочники системы;
• интеграция (загрузка и выгрузка) справочников НСИ между системами;
• администрирование справочников НСИ для определения списка пользователей, назначения прав доступа к информации, установки и снятия ограничений на работу с объектами НСИ, реализации процессов обеспечения протоколирования работы системы.

Как MDM-системы нормализуют номенклатуру в 1С

Для систематизации номенклатуры в MDM предусмотрены следующие процедуры:

• ввод настроек номенклатуры, включая характеристики, упаковки, серии, критерии качества, поддержку опции использования нескольких видов номенклатуры;
• создание и настройка одного из главных инструментов — справочника «Виды номенклатуры», сгруппированного по общим признакам учета (по характеристикам, по сериям, по типу);
• заполнение справочника «Типы номенклатуры»;
• заполнение справочника «Товарные категории»;
• заполнение справочника «Характеристики номенклатуры»;
• заполнение справочника «Серии номенклатуры»;
• создание и редактирование дополнительных реквизитов различных документов и справочников;
• подключение и настройка справочника «Группы доступа номенклатуры»;
• подключение и настройка справочника «Номенклатура поставщиков».

Продукты на базе 1С:Предприятие 8, в которых есть модуль MDM

Непосредственно 1С:MDM

Основной функционал:

• выравнивание атрибутного состава справочников;
• настройка классификаторов, группировок, перечней технических характеристик и их допустимых значений;
• первичная консолидация данных, их нормализация (в том числе поиск и связывание дублей, создание эталонных объектов НСИ, установка ссылок на вспомогательные объекты или справочники, на связанные объекты НСИ);
• первичная синхронизация данных НСИ, используемых всеми информационными системами предприятия;
• поддержание НСИ в актуальном состоянии, ведение базы нормативно-технических документов.
• управление правами доступа к НСИ;
• обслуживание заявок на создание элементов НСИ.

Granat (программный продукт от NFP.Первый Бит)

Программно-методический комплекс по управлению мастер-данными «Гранат» адаптирован под холдинговые предприятия. Продукт разработан в офисе NFP компании Первый Бит, который специализируется на создании методологии для последующей автоматизации на предприятиях холдингового типа. Решение «Granat» создан для решения задач по управлению НСИ в крупных холдинговых структурах и имеет сертификат 1С:Совместимо.

Система «Гранат» предназначена для расширения типовых возможностей программных продуктов 1С и предоставляет полный перечень инструментов администрирования НСИ. Продукт позволяет оперировать именованными и логически связанными наборами НСИ, а не только отдельными справочниками. Он содержит набор подсистем, встраиваемых в управляющую базу данных и в подчиненные базы данных, а также комплект правил обмена основными типами.

НСИ, инструменты транспорта данных — http-сервисы, и бесшовно встраивается в любые типовые конфигурации на платформе «1С:Предприятие 8.3».

Основной функционал:

• единый инструмент управления НСИ в пользовательском режиме;.
• встроенная методология администрирования НСИ;
• создание заявок на изменение НСИ с использованием привычного интерфейса;
• отказоустойчивая модель обмена данными НСИ;

Бит.MDM

Бит.MDM – полнофункциональное решение для построения единой системы консолидации, централизованного хранения и управления НСИ в компании.

Развертывание и настройка Бит.MDM за 15 минут

Представлен сквозной процесс развертывания и настройки БИТ:MDM: подключение внешней системы, загрузка справочников, формирование пользовательского интерфейса, создание пользователей и их полномочий, настройка процесса согласования, работа с заявками, репликация данных во внешнюю систему.

Модули MDM в программных продуктах

Модуль в 1C:УХ и 1C:ERP УХ (актуально для пользователей систем)

Решение предоставляет следующие интеграционные возможности:

• управление эталонными и централизованными мастер-данными;
• импорт данных и расшифровка до документов с помощью веб-сервиса удаленных информационных баз «1C»;
• бесшовная интеграция с системами управления и учета на платформе «1С:Предприятие 8» посредством прямого COM-соединения: расчет показателей отчетности, импорт НСИ, формирование объектов, расшифровка до документа во внешних системах;
• использование данных внешних учетных систем в качестве условия при передаче управления на следующие этапы при помощи кросс-системных универсальных процессов;
• импорт данных из любых внешних систем, поддерживающих технологию ADO;
• модификация записей сторонних систем;
• обмен данными с внешними системами в формате Enterprise Data;
• add-on для Microsoft Excel (в дополнение к тонкому и веб-клиенту), позволяющий для осуществления бюджетирования и анализа управленческой отчетности работать с информационной базой привычном для многих пользователей интерфейсе MS Office.

Модуль MDM в 1C:УХ

Модуль MDM в 1C:УХ

Управление мастер-данными осуществляется путем централизованной поддержки эталонных корпоративных классификаторов: их формированием, мэппингом с элементами справочников внешних систем, внесением изменений с помощью заявок, экспортом в системы-потребители. Таким образом модуль автоматизирует очистку, гармонизацию, удаление дублей в НСИ из различных внешних источников. Технология мэппинга позволяет получать корректную отчетность, не содержащую дублирующихся элементов аналитики без вмешательства во внешние системы.

Основной MDM-функционал в 1С:УХ и 1С:ERP.УХ:

• консолидация финансовой отчетности;
• оперативный анализ информации, выявление закономерностей;
• прогноз сценариев развития;
• централизованное управление мастер-данными, активами, закупками, корпоративными налогами, инвестиционными проектами и рисками.

Стоимость модуля для работы в локальной сети организации-пользователя составляет 2 340 000₽.

Для использования продукта в дополнительных локальных сетях нужны лицензии «для дочерних обществ и филиалов» стоимостью 456 000₽ за каждую.

Корпоративная поставка за 2 340 000₽  позволяет использовать продукт одновременно в локальной сети организации-пользователя и в 20 дополнительных локальных сетях.

Модуль MDM в Бит.Строительстве (актуально для пользователей Бит.Строительства)

Бит.Строительство/MDM – это программный продукт, который автоматизирует процессы управления данными в строительных компаниях. Является одним из модулей комплексного решения Бит.Строительство. Модуль обладает всеми необходимыми механизмами и инструментами для администрирования любых справочников строительной организации: контрагенты, договоры, номенклатура, склады, статьи затрат и пр.

Стоимость модуля составляет 30 000₽, поддержка в первый год осуществляется бесплатно, затем за 12 000₽ в год.

Примеры организации учета НСИ / кейсы

Рассмотрим организацию учета НСИ на примере одного из самых актуальных справочников — «Номенклатура», от точности ведения которого зависит планирование закупок, продаж, производства.

Один из примеров внедрения: крупный международный холдинг, имеющий заводы в различных странах. Учет ведется в различных системах.

Цель: организовать управление номенклатурой для сбора консолидированной отчетности по закупкам и продажам.

Для достижения этой цели было решено использовать отдельную MDM-систему. Это обеспечило модернизацию:

	Гибкий подход к ведению номенклатуры. Система MDM позволяет выбрать различные варианты точек ввода НСИ: централизованный (ввод в MDM и трансляция в другие базы); децентрализованный (ввод НСИ в системах учета, трансляция в систему MDM, в которой элементы разных баз сопоставлены между собой и по заданным параметрам соотнесены как различные вариации одного элемента); гибридный.
	Преднастроенный обмен с другими учетными системами, что значительно облегчает внедрение MDM и уменьшает трудозатраты на доработки.
	Настройка различных группировок, классификаций внутри MDM-системы (без доработок учетных систем) для дальнейшего использования в отчетности.
	Построение консолидированной отчетности на основе данных НСИ из MDM-системы, в частности, BI-отчетности.
	Выделение ответственного сотрудника, который отвечает за процессы, регламенты, стандартизацию НСИ, что обеспечивает единый подход к хранению данных.
	Сокращение времени на исправление допущенных ошибок.

На контрасте — пример неудачной попытки нормализации НСИ в ручном режиме. Не была учтена проверка уникальности кодов для характеристики номенклатуры. Это привело к созданию в системе дублирующих значений, а, следовательно, вызвало пересорт, путаницу в документах, искажению оперативных остатков, временные и финансовые потери.