Что такое процессный подход: основные принципы и значение внедрения

Определение процессного подхода

Процессы состоят из цепочек последовательных действий, в них могут участвовать сотрудники различных отделов.

Для описания каждого бизнес-процесса нужно определить:

• каковы условия начала и завершения, метрики и показатели эффективности процесса;
• кто является ответственным за ход и результат процесса;
• кто является поставщиками процесса, обеспечивающими его ресурсами, а кто потребителями – людьми, заинтересованными в получении результата процесса;
• какие задачи решает каждый из вовлеченных сотрудников;
• в каком порядке сотрудники выполняют свои задачи;
• какие ресурсы необходимы для реализации задач;
• каковы ожидаемые результаты выполнения каждой из задач и процесса в целом.

Из таких процессов и элементов выстраивается целевой продукт. Процессы можно анализировать на предмет их эффективности, целостности, результативности, и по другим параметрам. За каждым из процессов закрепляется его владелец, отвечающий за управление им – планирование, исполнение, контроль, анализ.

Основные принципы процессного подхода

Процессный подход используется в бизнесе с 80-х годов XX века и является альтернативой классического функционального подхода, основанного на разделении всей деятельности компании на определенные функции. Перечислим ключевые принципы построения процессного подхода в компании.

Принцип взаимосвязи процессов

Деятельность компании можно представить в виде набора взаимосвязанных процессов, образующих сеть. Эти связи не всегда очевидны, но каждое действие, документ, событие, операция связаны между собой и выполняются в рамках какого-то процесса. Важно выявить все взаимосвязи и проследить закономерности.

Принцип востребованности процесса

Процессный подход гласит, что для каждого процесса нужно определить цель, а его результаты должны иметь спрос и быть полезными для потребителей – внешних, будь то клиенты или партнеры, либо внутренних, то есть сотрудников компании. Наличие заинтересованных потребителей является обязательной составляющей процессного подхода, без них правило востребованности не выполняется.

Принцип документирования процессов

Все действия, выполняемые в рамках процесса, с учетом их пошаговой последовательности, необходимо оформлять в документальном виде. Это не только помогает стандартизировать процессы, определить их границы, необходимые для реализации ресурсы и т.д., но и позволяет задать базу для их оценки и дальнейшей оптимизации.

Принцип контроля процесса

Необходимо контролировать не только достижение результата процесса, но и ход его выполнения. Для этого определяются показатели, подлежащие мониторингу и оценке, и позволяющие ответить на вопросы, на каком этапе находится исполнение той или иной задачи, насколько эффективно используются ресурсы, соответствует ли уровень качества целевого продукта нормативам, укладывается ли процесс в установленные сроки и т.п.

Принцип ответственности за процесс

Для каждого процесса должен быть определен владелец, ответственный за его результат. Он может привлекать для выполнения процесса других сотрудников и сторонних специалистов, но ответственность за прохождение процесса и его успешное завершение лежит на одном человеке.

Преимущества внедрения процессного подхода

Процессный подход имеет ряд явных преимуществ перед функциональным, ситуационным и другими подходами к управлению бизнесом.

Перечислим основные его плюсы:

1. Рост производительности и эффективности деятельности. Стандартизация процессов делает возможной их большую автоматизацию, облегчает работу, повышает ее прозрачность. Благодаря этому снижается процент ошибок и дефектов.
2. Улучшение качества продукции. Выпуск продукта, соответствующего заданным условиям – одна из целей процессного подхода. Он подразумевает ориентацию на результат и применение инструментов, направленных на контроль и достижение высокого уровня качества.
3. Возможность оперативно реагировать на внешние изменения. Когда все шаги процесса задокументированы, в случае наступления неординарных обстоятельств или новых вводных, корректировки можно внести быстро. Для этого часто достаточно заменить отдельные элементы или последовательность выполнения этапов без ущерба для системообразующей структуры.
4. Повышение контроля за работой сотрудников. Когда процессы прозрачны и четко выстроены, мониторинг и контроль действий сотрудников требует меньше усилий.
5. Экономия времени на вертикальных и горизонтальных коммуникациях. У каждого сотрудника есть четкий план действий и понимание порученных ему задач.
6. Возможность выхода из операционки. Задачи распределяются по различным звеньям сотрудников, возникает больше возможностей для делегирования, снижается нагрузка на руководителей.
7. Повышение уровня ответственности. Все этапы процессов жестко регламентированы, за каждым из них закреплен конкретный ответственный сотрудник, участники процесса знают его. Это делает невозможным перекладывание или распыление ответственности.
8. Исключение бесполезных, невостребованных процессов. Процессы, не соответствующие принципам подхода, корректируются или устраняются.

В целом процессный подход обеспечивает рост прогнозируемости и предсказуемости результатов деятельности. Он позволяет вывести на новый уровень как планирование, так и учет, анализ и контроль действий, осуществляемых в ходе каждого из процессов.

Процессный подход в управлении организацией

Процессный подход можно внедрить для управления компанией любого масштаба – от микробизнеса до крупного холдинга. Если ранее на предприятии использовался другой подход, смена парадигмы потребует усилий как со стороны руководства, так и от сотрудников.

• В первую очередь это связано с тем, что при процессном подходе структура управления ориентирована скорее на горизонтальную, чем на классическую вертикальную модель.
• Во вторую – с необходимостью уделить много времени регламентации, стандартизации и документированию всех задач и последовательностей действий.

Определением процессов и ролей подготовка к внедрению процессного подхода не исчерпывается: необходимо разработать систему критериев измерения результативности и эффективности процессов, установить контрольные точки, продумать способы и средства контроля выполнения задач.

Руководству и менеджменту нужно будет психологически перестроиться на делегирование ответственности и полномочий через бизнес-процессы, создание цепочки ценностей для внешнего потребителя продукции. На переходном этапе возможно возникновение сопротивления со стороны персонала, привыкшего к функциональному подходу. Чтобы избежать саботажа, рекомендуем использовать стратегию комплексного информирования и привлечения сотрудников к деятельности по внедрению процессного подхода в организации.

Стратегии и этапы внедрения процессного подхода

Стратегия внедрения процессного подхода не регламентирована и может быть реализована на усмотрение руководства компании собственными силами или с привлечением компетентных специалистов. Перечислим этапы внедрения на предприятии процессного подхода:

1. Информирование коллектива. Нужно уведомить сотрудников и других причастных лиц о планах компании по переходу на новую, более современную и эффективную, модель управления. Важно объяснить людям, что от них потребуется в процессе перехода и донести преимущества процессной модели для конкретных сотрудников и компании в целом.
2. Формулирование целей и задач. Руководству нужно четко определить и сформулировать результаты, которых оно планирует добиться при внедрении процессного подхода, и прописать критерии их реализации. Обычно цели связаны со снижением затрат, оптимизацией использования ресурсов, привлечением новых клиентов, улучшением качества продукции, повышением производительности.
3. Анализ ситуации AS IS. Тщательный аудит и даже ревизия текущего состояния бизнес-процессов и их описание – это точка входа, от которой нужно отталкиваться при внесении изменений и формировании целевой картины TO BE процессов.
4. Регламентация бизнес-процессов. На этом этапе нужно выделить все процессы, их начало и окончание, последовательности действий, из которых они состоят. Для каждого процесса необходимо определить владельца и участников, перечислить привлекаемые ресурсы, прописать регламент и инструкции.
5. Моделирование и автоматизация бизнес-процессов. Это процедура разработки процессов, выполняемая с помощью специализированных программ, и позволяющая их протестировать до непосредственного внедрения в структуру бизнеса.

После перехода компании к процессному управлению работа по оптимизации не прекращается. В основу процессного подхода заложены механизмы контроля эффективности, по итогам которых процессы перестраиваются, отлаживаются, модернизируются для более эффективного достижения заявленных целей

Решения и инструменты для внедрения процессного подхода

Для внедрения на предприятии процессного подхода с максимально возможным уровнем автоматизации и роботизации на рынке представлены специализированные программные решения. Компания PIX Robotics, разработчик современного ПО для бизнеса, профессионально занимается развитием процессного подхода в управлении. Расскажем подробнее про решения в этой области.

PIX Процессы

«PIX Процессы» работают на основе различных моделей ИИ (PIX GPT, Chat GPT, Yandex GPT, Giga Chat), что позволяет максимально точно выполнять аналитику. Установка программы производится в закрытом контуре для обеспечения безопасности данных, она имеет гибкие настройки доступа к различным сущностям системы для разных ролей, групп и пользователей. Все компоненты платформы прошли проверку, включены в реестр российского ПО и совместимы с отечественными СУБД.

«PIX Процессы» позволяет решить следующие задачи:

1. Проектирование бизнес-процессов.
2. Поиск процессов в рабочем дне сотрудника.
3. Автоматическое описание процессов нижнего уровня./li>
4. Ведение реестров бизнес-процессов и оргструктуры.
5. Создание регламентов.
6. Отслеживание и анализ выполнения задач по различным параметрам, что помогает подсветить белые пятна и проблемные участки.

• Повышение стабильности качества продуктов и услуг за счет оптимизации бизнес-процессов, стандартизации и контроля на каждом этапе производства.
• Анализ и оценка сквозных процессов.
• Поиск процессов для роботизации.
• Снижение влияния человеческого фактора и присущих ему ошибок благодаря высокому уровню автоматизации рутинных операций.
• Выстраивание быстрой и удобной коммуникации между сотрудниками, подразделениями и филиалами, с клиентами и партнерами, применяя алгоритмы, построенные на разграничении задач и функций отделов.

• Составление регламентов с учетом перспектив масштабирования бизнеса.
• Адаптация новых сотрудников при помощи созданных системой обучающих материалов.

«PIX Процессы» – это модульная система, позволяющая выполнить весь цикл процессного управления: описать процессы, проанализировать их в разрезе пользователей и ИТ-систем, найти и реализовать возможности оптимизации. Расскажем про компоненты платформы «PIX Процессы».

PIX Процессная студия

«PIX Процессная студия» может работать автономно или в комплексе, являясь базой для подключения двух аналитических модулей – «PIX Монитор задач» и «PIX Аналитик процессов».

PIX Монитор задач - инструмент класса Task Mining

Монитор задач сокращает трудозатраты аналитиков на поиск, распознавание и отрисовку процессов, выявление потенциала для их оптимизации и роботизации. Поддерживается автогенерация схем нижнеуровневых процессов и расчет показателей и приоритета процессов для роботизации.

Монитор задач сокращает трудозатраты аналитиков на поиск, распознавание и отрисовку процессов, выявление потенциала для их оптимизации и роботизации. Поддерживается автогенерация схем нижнеуровневых процессов и расчет показателей и приоритета процессов для роботизации.

«PIX Монитор задач» работает в трех режимах:

1. Диалоговый монитор. Запускается по команде пользователя и пошагово записывает его действия на компьютере. На основании записи производится комплексная оценка процессов для роботизации.
2. Фоновый монитор: универсальный режим. На постоянной основе ведется запись действий пользователя и составляется фотография рабочего дня. Может производиться поиск конкретных процессов в рабочем дне пользователя и поиск процессов для роботизации.
3. Фоновый монитор: тиковый режим. В фоне в течение всего рабочего дня ведется запись активности пользователя с интервалом в одну секунду. Производится отслеживание активности приложений и формирование фотографии рабочего дня.

Монитор задач сокращает трудозатраты аналитиков на поиск, распознавание и отрисовку процессов, выявление потенциала для их оптимизации и роботизации. Поддерживается автогенерация схем нижнеуровневых процессов и расчет показателей и приоритета процессов для роботизации.

PIX Аналитик процессов - как инструмент класса Process Mining

«PIX Аналитик процессов» работает по следующему алгоритму:

1. Конструирование сквозных процессов с нуля или из вариантов, ранее отрисованных в «PIX Процессной студии».
2. Формирование шаблона журнала событий с информацией о свойствах процесса.
3. Сбор данных из любых систем, преобразование и выгрузка как журнала событий.
4. Визуализация сквозного процесса в виде графа процесса со всеми этапами, затрачиваемым временем и стоимостью.
5. Представление данных в формате дашбордов для более глубокого анализа параметров и особенностей процессов.

Резюме

С каждым годом все большее количество компаний переходит на процессное управление или использование гибридного подхода, совмещающего элементы функционального и процессного подхода. Это происходит благодаря тому, что процессный подход демонстрирует свою эффективность: повышает продуктивность работы и качество продукции, позволяет руководству выйти из операционки и сосредоточиться на развитии бизнеса. Да, внедрение процессного подхода подразумевает серьезную предварительную работу по выявлению, уточнению, описанию, систематизации и моделированию бизнес-процессов. Но эти усилия окупаются и дают возможность легче масштабировать деятельность предприятия за счет прозрачных, четко выстроенных и грамотно проанализированных бизнес-процессов.

Платформа «PIX Процессы» позволяет внедрить в компании процессный подход с использованием самых современных технологий. Она создана специалистами, имеющими многолетний опыт в процессном управлении и роботизации. Все необходимые инструменты для реализации процессного подхода консолидированы в одном месте и могут быть легко расширены за счет интеграции со смежными продуктами компании PIX – BI-системой и средствами роботизации.

Компания «Первый Бит» является партнером вендора PIX Robotics, в нашем штате есть квалифицированные сотрудники, специализирующиеся на автоматизации процессного подхода. Мы поможем вам внедрить процессное управление предприятием под ключ – от аудита актуального состояния бизнес-процессов до проведения обучения сотрудников и сопровождения систем автоматизации.