Содержание
Консультация эксперта
Значение анализа и оптимизации бизнес-процессов для современного бизнеса
Выстраивание правильного управления бизнес-процессами в любой из сфер деятельности невозможно без проведения предварительных мероприятий по их анализу. За анализом неизбежно следует оптимизация: бизнес-процессы должны соответствовать динамично изменяющимся правилам и тенденциям на уровнях отрасли, региона, государства, мира. Процедуры, связанные с анализом и оптимизацией бизнес-процессов, желательно проводить регулярно – таким образом компания сможет эффективно управлять своей деятельностью и сохранять конкурентные преимущества.
Традиционно анализ бизнес-процессов производится в форме интервью с сотрудниками. Штатные аналитики или привлеченные специалисты опрашивают сотрудников, как они выполняют те или иные действия в рамках своих обязанностей. Результаты опроса обрабатываются с использованием одной из методологий анализа данных, и формируются рекомендации по оптимизации процессов – последовательность конкретных шагов.
У такого подхода есть ограничения. Во-первых, в крупных компаниях сложно провести полноценные интервью со всеми сотрудниками. Во-вторых, очень сильно влияет человеческий фактор. Даже если интервью проводят отличные специалисты и с их стороны нет нарушений процесса, это не может гарантировать, что опрашиваемый сотрудник правильно вспомнит и воспроизведет очередность своих действий, расскажет все правдиво, не приукрасит свой вклад в работу.
Опираться на утвержденные должностные инструкции, регламенты и другие способы формализации бизнес-процессов также не стоит. Часто случается, что описание и реальность очень сильно расходятся. Как правило, сотрудники адаптируют выполнение задач под себя, и инструкции, как минимум, не отражают все возможные варианты реализации процесса. К тому же нельзя недооценивать влияние на деятельность внешних факторов, не предусмотренных регламентами – экономических кризисов, инфляций, реформ законодательства, политических изменений, новых бизнес-тенденций.
Основные цели оптимизации процессов
Популярные инструменты для анализа и оптимизации бизнес-процессов
Для анализа и оптимизации бизнес-процессов разработаны различные нотации, языки моделирования, методологии и средства автоматизации. Расскажем о проверенных временем и новейших инструментах, получивших наибольшую популярность и массово используемых в аналитике.
Язык моделирования бизнес-процессов BPMN (Business Process Modeling Notation)
BPMN – нотация и модель бизнес-процессов – один из самых давних и распространенных методов описания и моделирования бизнес-процессов. Это язык, который понятен и бизнес-пользователям, и системам автоматизации, он подходит для описания любых предметных областей. BPMN используется в качестве промежуточного звена между формализацией и реализацией бизнес-процесса.
Ключевыми элементами BPMN являются события, действия, данные, потоки, артефакты и шлюзы. Каждому из элементов соответствует графическое обозначение с опознавательными знаками: квадрат, ромб, стрелка и т.п. Из них формируется диаграмма, для уточнения которой можно использовать текстовые аннотации. С помощью BPMN моделируют как исполняемые процессы, которые будут работать с помощью специализированного программного обеспечения, так и неисполняемые – статические, необходимые только для изучения и демонстрации параметров и условий работы.
Для моделирования бизнес-процессов посредством BPMN нужно изучить нотацию: понятия, термины, сам язык описания. Обычно диаграммы разрабатывают бизнес-аналитики, а вот для их чтения нет необходимости в углубленных знаниях ИТ – графические обозначения интуитивно понятны.
Консультация эксперта
Методология Lean и инструменты, такие как VSM (Value Stream Mapping)
Lean или методика бережливого производства – подход, основной идеей которого является экономия ресурсов для достижения лучшего результата. Это скорее философия, чем методология, не имеющая конкретных правил и практик, но предлагающая использовать системный подход, искать неэффективности и устранять их, поддерживая непрерывный процесс создания ценности. Lean можно использовать в качестве основы для любой из гибких методологий, которой созвучны ее ценности. Для аналитики бизнес-процессов наиболее актуален принцип непрерывного анализа и совершенствования процессов. Он гласит, что даже если кажется, что дела идут отлично, всегда есть возможность сделать еще лучше. Поэтому нужно постоянно анализировать, оценивать и улучшать процессы.
Одним из инструментов реализации Lean является метод VSM, позволяющий структурированно анализировать, проектировать и управлять бизнес-процессами. Этот метод, называемый еще систематизацией потока ценности, можно применять для оптимизации любого процесса, состоящего из определенной последовательности действий. VSM позволяет повысить эффективность коммуникаций внутри компании и с клиентами, выявить слабые места в процессах и их причины. Методология VSM включает в себя стандартные символы, представляемые для наглядности на карте или графике.
Консультация эксперта
Инструмент для реализации полного цикла процессного управления
«PIX Процессы» – модульная система, помогающая описывать бизнес-процессы, систематизировать, проанализировать и оптимизировать их. Программный продукт может быть развернут на ОС Windows 8 и выше, Windows Server 2008R2 и выше, Linux (Astra Linux, Debian, РедОС, РОСА и SberLinux). Все компоненты платформы «PIX Процессы» прошли проверку, включены в реестр российского ПО и совместимы с отечественными СУБД. Расскажем о них ниже.
Консультация эксперта
Использование диаграмм потоков и процессных карт
По функционалу, интерфейсу и логике работы «PIX Процессная студия» схожа с другим популярным решением для описания бизнес-процессов – MS Visio. В условиях ухода Microsoft с российского рынка и курса на импортозамещение, «PIX Процессная студия», разработанная российским вендором, стала полноценным аналогом MS Visio. Студия может работать автономно или в комплексе с аналитическими модулями «PIX Монитор задач» и «PIX Аналитик процессов».
Консультация эксперта
Инструменты Task Mining
«PIX Монитор задач» работает в трех режимах:
- Диалоговый монитор. Запускается по команде пользователя и пошагово записывает его действия за компьютером. Запись помогает комплексно оценить перспективы и приоритет процессов для роботизации.
- Фоновый монитор: универсальный режим. В постоянном режиме ведется запись действий пользователя и составляется фотография рабочего дня. Можно находить конкретные процессы в рабочем дне пользователя и определять процессы для роботизации.
- Фоновый монитор: тиковый режим. В фоновом режиме в течение всего рабочего дня ведется запись активности пользователя с интервалом в одну секунду. Производится отслеживание активности приложений и формирование фотографии рабочего дня.
«PIX Монитор задач» не только автоматизирует описание бизнес-процессов на основе фактических и прозрачных данных мониторинга действий сотрудников, но также позволяет оценить их загрузку, производительность и эффективность работы.
Инструменты Process Mining
Инструменты Process Mining и Task Mining целесообразно использовать вместе. В совокупности они позволяют выявить истинную причину проблемы, которая может быть совсем не там, куда указывает один из инструментов. Работая в комплексе, они позволяют в мельчайших деталях проанализировать все участки сквозного процесса, включая те, на которых возможно собрать логи событий из корпоративных систем, и те, где никакие данные, кроме кликов мыши, не помогут произвести оценку.
Консультация эксперта
BI-системы
Система бизнес-анализа позволяет моделировать, прогнозировать, выполнять сложную аналитику и создавать отчетность. Она консолидирует данные из множества источников, преобразовывая их в наглядные и информативные визуализации. Автоматизация обработки больших массивов данных и построения на их основе графиков, таблиц, диаграмм любой сложности упрощает и ускоряет анализ бизнес-процессов.
Кликабельный демо-дашборд PIX BI
Открыть дашборд в отдельной вкладке
Критерии выбора инструментов
Выбор инструментов для оптимизации бизнес-процессов зависит от следующих факторов:
- Соответствие функционала инструмента целям и задачам компании, которых она стремится достичь путем оптимизации процессов.
- Специфика бизнеса и основные направления деятельности.
- Масштаб компании и стратегия развития.
- Наличие ранее установленного в компании ПО, выполняющего смежные или схожие функции.
- Потребность в простоте интерфейса и гибкости настроек.
- Интеграция с другими системами для сбора и аккумулирования данных.
- Совокупная стоимость владения.
- Зрелость решения, доступность, частота обновлений.
Перед тем, как приступить к выбору инструмента или комплекса инструментов для работы с бизнес-процессами, рекомендуем провести хотя бы первичный их аудит. Это позволит, во-первых, понять текущее состояние процессов и инфраструктуры, выявить ключевые задачи и потребности компании, во-вторых, определить дорожную карту действий по анализу оптимизации процессов.
Возможности совместного использования PIX Процессы и PIX BI - для всестороннего анализа бизнеса
Программные продукты «PIX Процессы» и «PIX BI» удобно использовать в связке. Они входят в единую экосистему умных решений для бизнеса PIX Robotics, позволяющих эффективно и всесторонне управлять процессами. Каждый из продуктов отвечает за свой участок работ, но в совокупности они обеспечивают более глубокий, многогранный и точный анализ, а на его основе – максимально верные, систематизированные, результативные действия по оптимизации бизнес-процессов.
Функционал платформы «PIX Процессы» достаточен для выполнения полного цикла процессного управления, к тому же, он содержит элементы системы бизнес-анализа «PIX BI». Может возникнуть вопрос: зачем в таком случае приобретать еще и решение «PIX BI»? BI-системы показывают, каких результатов достигла компания, а анализ процессов - как именно она их достигла. Встроенный в «PIX Процессы» модуль «PIX BI» для аналитики процессов визуализирует данные, собранные по процессам, однако при этом он не предназначен для работы с другими данными. Для всесторонней аналитики бизнеса нужна полноценная BI-платформа.
Консультация эксперта
Преимущества использования инструментов для оптимизации бизнес-процессов
Программные инструменты для оптимизации бизнес-процессов дают возможность на регулярной основе улучшать и упорядочивать деятельность компании. Они позволяют мониторить показатели эффективности работы сотрудников и производительности труда, автоматически определять пробелы и нестыковки, формировать рекомендации по их исправлению. В отличие от традиционного способа анализа, несущего массу связанных с человеческим фактором рисков, средства автоматизации помогают оперировать точными, актуальными, полными, прозрачными данными. Вы получите целостную картину функционирования предприятия и сможете вносить изменения на основе достоверных фактов и цифр.
Современные технологии позволяют автоматически найти бизнес-процессы, которые можно роботизировать, тем самым разгрузив сотрудников от рутинных задач и снизив затраты. Автоматизация описания процессов нижнего уровня дает возможность раздробить процессы на более узкие участки, что приводит к более детальному их анализу и эффективной оптимизации. Можно даже рассчитать стоимость процессов и зарплату сотрудников, обслуживающих их. Инструменты автоматизации упрощают составление регламентов и инструкций, разграничивают функции подразделений.
Резюме
Анализ бизнес-процессов и их оптимизация важны для всех компаний, но особенно для крупных предприятий, имеющих филиалы и обслуживающих большое количество клиентов. В первую очередь это розничные сети, банки, отраслевые дистрибьюторы, сервисные предприятия. Таким компаниям мы рекомендуем максимально автоматизировать операции по описанию, систематизации, анализу и оптимизации бизнес-процессов, используя не разрозненные инструменты, а целостную платформу с комплексным подходом – такую, как «PIX Процессы», о которой мы рассказали в статье.
При помощи средств автоматизации, анализ эффективности работы бизнес-процессов и их оптимизацию можно проводить систематически с заданной периодичностью. Это позволит вам предотвратить снижение производительности труда, затягивание сроков выполнения задач, возникновение барьеров в коммуникации между подразделениями и другие проблемы, связанные с ухудшением дисциплины и потерей управленческого контроля. В отличие от традиционного анализа, требующего глубокой вовлеченности как аналитиков, так и рядовых сотрудников, автоматизированный анализ не потребляет ресурсов и не отвлекает персонал от основной работы. Его результаты представлены в наглядном виде, благодаря чему понимание текущей обстановки и выработка управленческих решений упрощаются.
Консультация эксперта
