Финансовый учет и контроль в строительстве

Основная проблема управления финансами в строительстве

При высокой интенсивности работ финансовый учет нужно вести день в день — иначе начинается путаница. Материалы закуплены для одного объекта, а используются на другом. Чеки теряются или предоставляются в агрегированном виде, из которого невозможно понять, сколько денег потрачено на каждую из позиций. Невозможно точно отследить, какие расходы на какой из этапов работ нужно относить. Возникают и проблемы с расчетом прибыли и выплатой зарплаты. Недостаточно четко прописанные условия договора каждая из сторон трактует в свою пользу, из‑за чего уходит много времени на непродуктивные споры.

Ситуация редко складывается идеально и лучше заложить в смету достаточный резерв, который поможет компенсировать убытки и от инфляции, и от форс‑мажоров. Раньше резерв составлял примерно 10% от сметы, а сейчас, в условиях сильной экономической нестабильности, эксперты рекомендуют закладывать 15-20%.

Особенности организации финансов в строительной отрасли

Планирование, учет, контроль и анализ финансовых операций в строительстве основывается на ряде принципов:

1. Составление бюджета на проект строительства с учетом всех основных и косвенных доходов и расходов. Важно, чтобы бюджет был полным, обоснованным, достоверным, а цены соответствовали рыночным. Детализация плана должна уточняться по мере приближения каждого из этапов.
2. Постановка финансовых целей проекта. Ожидаемый финансовый результат должен быть выражен в измеримых величинах, по которым можно оценить размер прибыли, снижение или рост затрат, окупаемость инвестиций. Финансовое планирование не может идти вразрез с общей стратегией компании.
3. Анализ внешней и внутренней экономической среды для более точного составления сметы. Нужно выявить внутренние и внешние факторы влияния и учесть их при финансовом планировании напрямую или путем выделения резерва.
4. Учет длительности проектов. Проект строительства может длиться несколько лет и важно распределить бюджет равномерно. Финансовый результат также рассчитывается по итогам каждого из этапов.
5. Корректировка бюджета по согласованию сторон. Если, например, в ходе работ было решено построить еще один этаж и на это получены все разрешения и согласия, понадобится пересчитать расходную часть проекта по новому базису.
6. Точность, полнота и своевременность отражения всех финансовых операций. Также нужно следить за соответствием финансовых документов законодательным и отраслевым нормам.
7. Ведение попроектного учета расходов и доходов. Это упрощает финансовый анализ, оценку рентабельности, определение проблемных зон.
8. Регулярный контроль затрат. Он осуществляется путем формирования отчетности, сравнения фактических расходов и поступлений с запланированными, оперативного принятие мер при выявлении отклонений.

Финансовый контроль в строительстве может производить подрядчик, заказчик или сторонняя экспертная организация. Контроль бывает не только план‑фактным: распространена ситуация, когда заказчики еще на стадии переговоров проверяют смету на предмет соответствия заявленных в ней цен среднерыночным, а объема работ и материалов — реальной необходимости.

Получите 20 примеров автоматизации строительства

Не знаете какие процессы автоматизировать? Посмотрите готовый набор вариантов автоматизации

Эффективные подходы к управлению финансами на стройке

Какие из методов управления финансами оптимальны для строительства? Мы уже определились, что учет нужно вести пообъектно. Для распределения затрат можно использовать метод директ‑костинга, в рамках которого учитываются только прямые затраты, либо метод полного поглощения затрат. Директ‑костинг проще и быстрее в реализации, но учет по полным затратам позволяет оценить финансовый результат каждого проекта и способствует более точному анализу. Для его выполнения нужно разделить затраты на прямые и косвенные, выбрать базу для распределения и в соответствии с ней выполнить расчеты.

Если речь идет о строительном холдинге, понадобится консолидация бюджетов различных ЦФО. Желательно, чтобы все бюджеты были составлены по единым формам согласно регламенту. При консолидации нужно не забыть исключить внутригрупповые обороты.

Чем кропотливее ведется учет, тем реалистичнее анализ и, соответственно, прогнозирование затрат следующих этапов и новых проектов.

Для этого нужно осуществлять оперативный контроль, сравнение плана и факта, выполнять комплексный анализ показателей:

• рентабельности;
• прибыльности;
• ликвидности;
• оборачиваемости;
• финансовой устойчивости;
• эффективности вложенных инвестиций.

Когда у вас на руках большой объем фактических данных и они не разрознены, а структурированы и пригодны для анализа, они становятся основой для оптимизации финансовых процессов.

Современные инструменты управления финансами в строительстве

В нынешних реалиях невозможно обойтись без средств автоматизации финансового учета и контроля. Чаще всего бизнес делает выбор в пользу отраслевых решений, поскольку универсальные системы не учитывают специфику строительства и все законодательные нормы. Наша практика показывает, что экономия на внедрении систем автоматизации дорого обходится подрядчикам: таблицы или бухгалтерские программы не дают возможности развернуто выполнять прогнозирование и анализ, контролировать затраты, сравнивать план‑факт.

Представим обзор зрелых российских решений, предназначенных для автоматизации управления финансами в строительстве.

Бит.Строительство

Остановимся на функционале модуля «Казначейство и бюджетирование», позволяющего вести управление финансовыми ресурсами. Все заявки, платежи и бюджеты доступны в единой системе, благодаря чему платежи проходят быстрее, нет задержек из‑за согласований. Живая аналитика по объектам и проектам формируется в пару кликов, из нее финдиректор получает понимание об узких местах и предотвращает кассовые разрывы.

Расскажем про ключевые функции модуля «Казначейство и бюджетирование» подробнее.

1. Интерактивное создание и редактирование алгоритмов бюджетирования с помощью визуального конструктора.
2. Формирование БДДС и автоматический контроль заявок на расходование денежных средств на предмет соответствия ему.
3. Возможность указать в заявке на расходование средств сценарий, ЦФО, статью оборотов, проект, контрагента и номер договора с ним, сумму, дату расхода и другие параметры, прикрепить файлы.
4. Настройка алгоритмов и маршрутов согласования любой сложности.
5. Автоматическое формирование платежного календаря и графика на основе заявок.
6. Создание платежных документов из реестра по одному клику.
7. План‑фактный анализ по всем видам бюджета.
8. Консолидированное казначейство для управления финансами группы компаний.
9. Трансляция проводок из РСБУ в МСФО в соответствии с настройками и алгоритмами.
10. Групповое согласование документов с любого устройства.

1С:Подрядчик строительства. Управление финансами

В состав конфигурации входит 5 подсистем:

• Подрядчик строительства.
• Внутрихозяйственные расчеты.
• Управление автотранспортом.
• Казначейство.
• Управление финансами.

Подробнее остановимся на функционале, автоматизирующем финансовое планирование, учет и контроль.

1. Формирование структуры бюджетной модели.
2. Планирование основных бюджетов, анализ сводных результатов бюджетирования.
3. Планирование поступлений денежных средств, ведение платежного календаря.
4. План‑факт анализ на основе данных бухучета, анализ отклонений, анализ эффективности по объектам строительства, финансовый анализ деятельности, анализ рентабельности, анализ и оптимизация расходов по объектам.
5. Формирование бюджетов организации и дальнейший контроль их фактического исполнения с план‑фактным анализом в любой момент времени.
6. Создание заявок на расходование средств, их согласование в соответствии с заданным маршрутом, контроль по лимитам.
7. Расчет себестоимости вспомогательного производства, плановой стоимости работ, локальных смет, маржинального дохода по сметам.
8. Учет косвенных затрат по объектам строительства и по объемам затраченных машино‑часов.
9. Раздельный учет работ, выполненных собственными силами и силами подрядных организаций.
10. Возможность зачета гарантийного удержания.
11. Формирование авизо, актов сверки и сводного отчета по авизо.
12. Анализ оплаты принятых этапов выполнения строительных контрактов и субподрядных работ в разрезе объектов строительства.

Бит.Финанс

Рассмотрим основные возможности «Бит.Финанс» в части финансового учета и контроля:

1. Формирование интерактивного платежного календаря с детализацией по статьям оборотов.
2. Составление операционных, вспомогательных и мастер‑бюджетов, в том числе мультивалютных.
3. Использование данных прошлых периодов при планировании.
4. Создание и согласование по заданному маршруту заявок на оплату через Telegram, email, мобильное приложение, формирования платежных документов на основе заявок.
5. Установка и контроль лимитов, поддержание неснижаемого остатка, проведение «сверх бюджета».
6. Настройка бюджетных моделей, процессов и регламентов бюджетирования.
7. Распределение плановых и фактических данных по произвольным базам, разграничение финансовой ответственности.
8. Ведение реестра платежей и заявок на согласование.
9. Мониторинг остатков на счетах и в кассах, по прогнозам платежей, поступлениям ДС, неоплаченным заявкам.
10. Учет кредитов, депозитов и займов.
11. Формирование план‑фактного анализа заявок на расходование средств, поступлений, прогноза платежей, отчета о ДДС на основе утвержденных заявок и совершенных платежей, отчета по остаткам и т.д.

1С:ERP Управление строительной организацией 2

Рассмотрим возможности по управлению финансами, реализованные в «1С:ERP УСО»:

1. Составление и корректировка бюджетов разных типов: план продаж, производственная программа, инвестиционный бюджет, БДР, БДДС, бюджет выполнения работ, сводные бюджеты по группе компаний и т.д.
2. Загрузка модели бюджетирования, выбор вида бюджета, создание экземпляра бюджета.
3. Подготовка комплекта проектно-сметной документации в соответствии с действующими нормативными требованиями, импорт документов из сторонних сметных программ.
4. Одновременное использование нескольких региональных сметно-нормативных баз, создание и ведение собственной нормативной базы.
5. Применение ресурсного метода расчета стоимости строительства, учитывающего реальные условия производства и современную номенклатуру ресурсов.
6. Применение базисно-индексного метода расчета стоимости на основе сметно-нормативных баз данных единичных расценок и коэффициентов.
7. Расчет себестоимости строительства.
8. Интерактивное осмечивание в 3D‑модели.
9. Учет общепроизводственных затрат.
10. Прогнозирование платежей по объектам строительства, составление платежного календаря, создание заявок на расходование денежных средств.
11. Формирование финансового результата.
12. План‑фактный анализ бюджетов.

Итоги и рекомендации

Резюмируя, дадим строительным компаниям несколько рекомендаций по управлению финансовыми потоками:

1. Определите долгосрочные цели и разработайте финансовую стратегию, которая будет им соответствовать.
2. Создавайте бюджеты с учетом уникальности каждого проекта, не используйте типовые бюджеты — они не эффективны.
3. Применяйте технологии финансового моделирования для оценки рентабельности проектов и рисков в текущей рыночной ситуации и для прогнозирования будущих финансовых результатов.
4. Оперативно осуществляйте учет всех операций с денежными средствами, контролируйте своевременность платежей и выполнения обязательств.
5. Проводите многофакторный анализ финансовых показателей и корректируйте стратегию с учетом изменений внешних и внутренних условий.

Основа эффективности этих действий и успешного финансового управления компанией — это внедрение и правильная эксплуатация системы автоматизации. В этом вам помогут специалисты компании «Первый Бит». Мы подберем решение, максимально отвечающее потребностям и задачам вашей компании, выполним под ключ его внедрение и организуем корпоративное сопровождение. Мы не просто установим ПО, а вместе с вами спланируем и реализуем переход на качественно новый уровень управления финансами.