Интеграция BI с ERP‑системой и CRM: ключ к эффективной бизнес‑аналитике

Зачем интегрировать BI с ERP и CRM

Интеграция BI с корпоративными системами ERP и CRM-классов открывает дополнительный спектр возможностей при работе в едином информационном контуре:

• Получение целостной картины бизнеса — в отчетности объединяются данные о клиентах, сделках, производстве, продажах, закупках, финансах, кадрах, складской деятельности и проч.
• Рост скорости и точности решений — исключается двойной ввод и ручной перенос данных, снижается количество ошибок, отчеты можно формировать в любой момент, не дожидаясь завершения периода.
• Оптимизация процессов — определение узких мест, выявление закономерностей, заблаговременное планирование закупок, логистики и производства на основе данных о фактическом спросе.
• Повышение эффективности продаж — BI‑инструменты анализируют все этапы воронки продаж, находят в них узкие места, оценивают рентабельность, изучают поведение клиентов, чтобы персонализировать предложения.
• Автоматизация контроля — выставление лимитов, соблюдение бюджетов, выявление аномалий для предотвращения ошибок и мошенничества в транзакциях.

Все это в совокупности улучшает качество принимаемых решений и эффективность бизнес‑процессов. Сырые данные в разных форматах, которые в большом объеме хранятся в ERP и CRM, при помощи интеграции превращаются из редко востребованного груза в ценный ресурс. На основании наглядных BI‑отчетов можно быстро увидеть динамику интересующих показателей, проблемные зоны, тренды, взаимозависимости и другие факторы, влияющие на успешность ведения бизнеса.

Технологии и методы интеграции

Растет популярность облачных технологий и гибридных моделей интеграции. Облако позволяет существенно снизить затраты на развертывание, поддержание и масштабирование ИТ-инфраструктуры. Гибридные решения дают возможность хранить в локальном контуре персональные и другие конфиденциальные данные, а все остальные — в облачном сервисе.

Интеграция обеспечивает высокое качество и целостность данных. Перед тем, как выполнить интеграцию, желательно произвести комплексную очистку и сверку данных.

Влияние интеграции на бизнес‑аналитику

Одна из основных целей интеграции — получение максимальной пользы от данных. В ERP и CRM могут накапливаться огромные массивы данных, но без обработки и систематизации они используются только для оперативной деятельности. Во всех современных учетных системах есть функционал для формирования отчетности, однако это фрагментарный анализ, дающий представление только о конкретном срезе данных.

Базовый способ передачи данных в BI‑систему — это загрузка файлов, экспортированных из внутренних систем учета. Его недостаток заключается в том, что данные поступают в аналитическую систему с запозданием. К тому же они не проходят проверку, валидацию и нормализацию, из-за чего BI может стать складом бесполезной информации, которую невозможно или очень трудоемко привести к единому стандарту и формату.

Интеграция решает эти проблемы и переводит бизнес‑аналитику на новый уровень:

• Улучшение аналитических отчетов и дашбордов. Сквозные отчеты, сгенерированные в BI‑системе, позволяют контролировать весь цикл производства и продаж — от формирования себестоимости до расчета маржинальности заказов с учетом затрат на рекламу, логистику, издержки.
• Прогнозирование. На основе исторических данных BI‑система строит прогнозы продаж, складских остатков, денежных потоков, сценарные прогнозы и сложные аналитические модели со множеством вводных, учетом рисков и ограничений.
• Оценка рентабельности. Используя данные из 1С, BI‑система рассчитывает ROI и другие метрики по товарам, услугам и заказам. BI выявляет наиболее перспективные и убыточные направления, обеспечивает прозрачность финансового результата, позволяет снизить себестоимость.

Интеграция BI c ERP направлена на планирование бюджета, прогнозирование финансовых показателей, управление дебиторской и кредиторской задолженностью, оценку рисков, контроль над операционной деятельностью компании и соблюдением регламентов. BI дает возможность в безопасном режиме проверять гипотезы и моделировать различные состояния бизнеса, выбирая наиболее эффективную стратегию.

Интеграция BI с CRM-системами позволяет прогнозировать поведение клиентов на основании данных об обращениях, заявках и покупках. BI строит предиктивные модели, рассчитывающие вероятность следующих покупок. Клиентов можно сегментировать по RFM, LTV, поведенческим, демографическим, географическим и другим метрикам для персонализации предложений. Анализируя данные о продажах, BI выделяет каналы с наилучшей конверсией, определяет оптимальное время для коммуникации с клиентами, распределяет лиды в соответствии с KPI менеджеров.

Причины оттока клиентов тоже можно анализировать, даже если люди их не раскрывают. Для этого BI выявляет паттерны, предшествующие уходу клиента. Например, отсутствие в наличии ранее заказываемых товаров, долгий ответ менеджера, повышение цены. На основании такого анализа можно принимать превентивные меры, направленные на удержание клиентов, до того, как уровень их недовольства достигнет критической отметки.

Рекомендации по успешной интеграции

Для того, чтобы интеграция BI с CRM и ERP прошла успешно без необходимости в глобальной перенастройке после запуска в эксплуатацию, рекомендуем последовательно выполнить следующие этапы:

1. Аудит. Проведите анализ процессов, касающихся основных аспектов деятельности компании. Разногласия, не оптимальности, выявленные в процессе аудита, нужно будет скорректировать и обновить описание бизнес‑процессов.
2. Определение целей и задач. Сформируйте и приоритезируйте список задач, которые должна решать BI‑система на основании данных, полученных из CRM и ERP.
3. Выбор BI‑платформы. Этот этап актуален, если у вас еще не внедрена BI или вы планируете осуществить переход на другую платформу — например, для импортозамещения.

   При выборе руководствуйтесь критериями:

   • соответствие функционала вашим текущим и потенциальным потребностям;
   • юзабилити;
   • наличие инструментов для самостоятельного создания отчетов бизнес‑пользователями;
   • простота интеграции с установленными в компании системами;
   • совокупная стоимость владения;
   • доступность специалистов по поддержке решения и обновлений;
   • скорость обработки больших массивов данных;
   • поддержка ИИ, ML, предиктивной аналитики, роботизации и других современных технологий.
4. Настройка источников данных. На этом этапе нужно выявить все источники данных для аналитической системы, описать и сконфигурировать архитектуру их подключения. Среди источников могут быть базы данных, облачные сервисы, API-интерфейсы, Excel-файлы, REST-запросы и т.д. Настройте расписание автоматической выгрузки данных из каждого источника.
5. Конфигурация соединения и тестовая выгрузка данных. Настройку потребуется провести на стороне как BI, так и всех систем, данные из которых планируется использовать для аналитики. Тестовая выгрузка необходима, чтобы на ранней стадии выявить несоответствия форматов и прочие технические ограничения.
6. Конструирование тестовых дашбордов. Пробные визуализации на основе загруженных данных целесообразно делать максимально приближенными к реальным задачам бизнеса. При их тестировании оценивается полнота, точность и актуальность данных, удобство их представления и навигации.
7. Настройка прав доступа. Определите роли пользователей, их права и ограничения. Учтите требования законодательства для соблюдения норм безопасности при обработке персональных и других конфиденциальных данных.
8. Обучение пользователей. Для того, чтобы не только аналитики, но и бизнес‑пользователи полноценно работали с BI‑системой, понадобится провести тренинг или практикум. В дополнение к этому разработайте инструкции и регламенты по работе с отчетами.
9. Запуск в эксплуатацию. Когда интеграция полностью настроена, пользователи начинают генерировать отчеты на основании данных из ERP и CRM.
10. Техническая поддержка и оптимизация. На постоянной основе осуществляйте мониторинг ошибок, контроль качества данных, выявление узких мест. Организуйте работу поддержки таким образом, чтобы пользователи быстро получали ответы на вопросы и решали проблемы, возникающие в ходе работы с BI.

Один из критических аспектов успешной интеграции — готовность сотрудников к активному использованию BI‑системы для генерации отчетов, в том числе самостоятельно, без привлечения программистов и аналитиков. В таком случае вряд ли получится обойтись одним обучением. Понадобится разработать и внедрить стратегию постепенного перехода на data-driven управление и транслировать ценность данных как важнейшего бизнес‑ресурса.

Заключение

Интеграция с ERP и CRM превращает BI‑систему из удобного инструмента в полноценный аналитический центр, работающий 24/7 с актуальными и качественными данными. Руководители и сотрудники на лету формируют отчеты, содержащие свежие и достоверные данные о продажах, производстве, логистике, трендах, покупательских предпочтениях.

Специалисты компании «Первый Бит» помогут вам настроить интеграцию так, чтобы она соответствовала вашим задачам и потребностям, способствовала развитию бизнеса и позволяла извлекать всю возможную пользу из данных.