Интеграция Битрикс24 с ЭДО

Электронный документооборот в Битрикс24

Функционал системы

Архив документов

Электронный архив документов – это не просто хранилище, в которое пользователи сгружают все рабочие файлы. В Битрикс24 автоматизированы процессы добавления и регистрации нового входящего файла, его занесения в нужный каталог, отправки уведомлений уполномоченным сотрудникам с предоставлением им прав доступа. Нахождение нужного файла занимает секунды благодаря систематизированному подходу к хранению, гибким возможностям сортировки, фильтрации, поиска.

Удобно, что при редактировании документа, в том числе совместном, есть возможность «откатить» его до одной из предыдущих версий. Время хранения версий документов на диске Битрикс24 зависит от тарифа. Версии документов, связанные с задачами, CRM, лентой новостей или календарем хранятся бессрочно.

Организация документооборота

Инструменты автоматизации позволяют существенно сократить трудозатраты на составление и редактирование документов при высоком уровне информационной безопасности. Роботизация дает возможность создавать и настраивать бизнес-процессы, заменяющие рутинные процедуры: оплата счета, оформление заявки на выдачу наличных, формирование заявления на отпуск или командировку и т.д.

С ЭДО сдача всей налоговой отчетности, оплата платежей, отправка и прием писем осуществляются оперативно и своевременно через единую информационную среду. Документы не оторваны от остальной информационной инфраструктуры: вы можете одним кликом приложить, например, файл со схемой к задаче в Битрикс24.

Контроль документооборота

ЭДО позволяет осуществлять контроль над каждым этапом жизненного цикла документа, подготовленного к прохождению цепочки согласования. Вам достаточно задать последовательность этапов, сроки для каждого этапа, ввести ФИО участников, установить права доступа и настроить рассылку уведомлений. После запуска роботизированного процесса система последовательно направит документ на согласование всем участникам этой процедуры и пришлет инициатору оповещение о каждом одобрении и продвижении.

Согласование может быть настроено в свободной форме или по одному из стандартных бизнес-сценариев – двухэтапное утверждение, голосование, экспертная оценка, утверждение по первому голосу, со статусами.

Как происходит процесс подписания

Процесс электронного подписания документа состоит из следующих этапов:

• Отправитель проставляет электронную подпись под документом и пересылает его контрагенту.
• Контрагент с помощью технологии ЭДО принимает файл или отказывает в принятии, указав причину.
• Контрагент при необходимости вносит изменения в документ, генерирует новый или направляет замечания.
• Подписанный документ поступает обратно отправителю.

Если контрагент не пользуется технологией ЭДО, он не сможет открыть документ. В таком случае при отправке документа ему на e-mail будет отправлено приглашение подключить ЭДО.

Интеграция Битрикс24 с Контур.Диадок

Сервис ЭДО «Контур.Диадок» помогает выстроить и оптимизировать рабочие процессы документопотоков. Сервис позволяет легко обрабатывать документы, мгновенно передавать их, искать по названию, дате, контрагенту, автоматически проверять формат документа на соответствие установленным законом требованиям. Также в «Контур.Диадок» уделено большое внимание защите информации и контролю за выполнением задач, соблюдению сроков, объемов, требований к оформлению.

Интеграция Битрикс24 с Контур.Диадок дает возможность менеджерам сразу видеть документы, поступившие по ЭДО, и отслеживать их статусы напрямую в Битрикс24, не заходя в Диадок. Также доступна настройка дальнейшего согласования и подписания документа. Если сотрудники работают и с Битрикс24, и с Диадок, без интеграции работа с документами ведется по сложному алгоритму с длительными периодами ожидания между этапами:

1. Поступление документа в Диадок.
2. Выгрузка файла из программы ЭДО и загрузка в CRM.
3. Ручной запуск менеджером бизнес-процесса «Согласование документа».
4. Ручная смена статуса документа в Диадок сотрудником с квалифицированной электронной подписью.

Также возникают трудности, если не у всех сотрудников есть полные права доступа в обе системы.

Для интеграции Битрикс24 с Контур.Диадок потребуется помощь специалиста. Обмен сообщениями будет происходить через API Диадока и Битрикс24

Интеграция Битрикс24 со СБИС

При подключении информационной системы СБИС к Битрикс24 осуществляется перенос данных о компаниях, продажах, сделках и событиях, а также информации для получения тендеров. Настройка интеграции производится путем ввода ссылки, кода и ключа приложения для авторизации в СБИС, и установки через мастер настройки соединения с Битрикс24.

Интеграция со СБИС позволяет дополнительно автоматизировать внутренний документооборот в элементы универсального списка, в том числе из нескольких учетных записей СБИС одновременно. Это дает возможность оперативно реагировать на поступление новых документов и изменения в системе.

Как настроить документооборот в Битрикс24

Встроенный ЭДО в Битрикс24 не требует сложных настроек – стандартные алгоритмы легко прописать рядовым сотрудникам. Для создания бизнес-процессов и смарт-процессов понадобится дополнительный опыт, навыки аналитики и системного администрирования. Что касается настройки интеграции с внешними системами ЭДО – ее параметры индивидуальны, они зависят от информационной экосистемы и рабочих процессов компании. Настройку интеграции такого уровня могут выполнить специалисты компании «Первый Бит».

Документооборот в CRM

Непосредственно в CRM Битрикс24 можно выполнить следующие настройки ЭДО:

• генерация шаблонов договоров и других документов;
• формирование коммерческих предложений и выставление счетов;
• создание договоров;
• прописание цепочки согласований, ее запуск и автоматическое прохождение;
• автоматическая отправка уведомлений об изменении статуса документа и т.п.;
• приложение файлов к объектам CRM;
• отслеживание истории обмена документами по сделке.

Все настройки выполняются в интуитивно понятном интерфейсе модуля CRM и не требуют специфических ИТ-навыков.

Документооборот в ленте новостей

К сообщениям в ленте новостей можно прикреплять файлы, загружая их со своего устройства, с диска Битрикс24, из облачных сервисов.

В дизайнере бизнес-процессов можно настроить запуск нужного процесса из ленты новостей:

• Организовать отправку исходящего документа, получателем которого станет заранее заданный сотрудник, чьей задачей является фиксация файла в реестре и отправка конечному адресату. Если указать срок получения ответа, система заранее вышлет напоминание.
• Оформить заявление на командировку или отпуск, которое будет автоматически направлено на утверждение руководителю и далее по цепочке согласования. Сотрудники, указанные в очереди утверждающих, одобряют или отклоняют заявление.
• Сделать запрос на оплату счета, после чего счет будет отправлен на утверждение с дальнейшей оплатой.
• Оформить запрос на выдачу сотруднику наличных средств с дальнейшей автоматической отправкой по цепочке согласования. После финального утверждения директора запрос направляется в бухгалтерию для оплаты.

Предварительно администратору нужно через настройку параметров бизнес-процесса указать сотрудников, которые будут утверждать его на всех этапах выполнения.

Документооборот через смарт-процессы

Битрикс24 предоставляет возможность использовать смарт-процессы – создавать сценарии документооборота под бизнес-потребности вашей компании. С их помощью можно не ограничиваться встроенными стандартизированными процессами, а создавать новые элементы и настраивать собственные сценарии работы с документами. Например, вы можете выбрать сотрудников, которые участвуют в согласовании конкретной сделки.

Достаточно создать смарт-процесс через меню «CRM → Смарт-процессы», настроить карточку элемента, стадии в канбане и права доступа. В дальнейшем достаточно будет выбрать готовый сценарий из базы.

Преимущества интеграции от специалистов Первый Бит

Компания «Первый Бит» – международный ИТ-интегратор с 27-летним опытом, признанный лидер в этой сфере. Компания имеет более ста офисов в 60-ти городах девяти стран. В штате компании работает большое количество квалифицированных специалистов по аудиту и настройке внутренних и внешних интеграций, имеющих многолетний опыт реализации проектов различного уровня сложности. Работа по настройке интеграции корпоративного портала Битрикс24 и сторонних сервисов, расширяющих его функциональность – одна из наших специализаций.

Специалисты «Первого Бита» проконсультируют вас по вопросам интеграции ЭДО и Битрикс24, произведут анализ ваших бизнес-процессов и задач, и дадут рекомендации оптимально отвечающих вашим потребностям решений и инструментов. Мы предоставим вам подробное коммерческое предложение и выполним проект реализации под ключ, учитывая ваши цели, особенности ведения бизнеса и функционал выбранного инструментария.

Мы полностью берем на себя ответственность за успешную реализацию проекта интеграции и избавляем вас от необходимости решать какие бы то ни было связанные с ним задачи. Настройка интеграции – тонкая операция, подразумевающая знание множества нюансов функционирования и регулирования как Битрикс24, так и сервисов ЭДО. Делегирование проекта интеграции квалифицированным опытным специалистам в конечном итоге экономит время и финансовые затраты компании, поскольку работа выполняется оперативно и с высоким качеством, не требуя переделываний и исправлений.