Казначейство в 1С:ERP Управление холдингом: основные возможности и модели подсистемы

Многие путают функции казначейства и бюджетирования, к тому же, в некоторых системах автоматизации они вынесены в единый блок функционала. Именно в «1С:ERP. Управление холдингом» («1С:ERP УХ») для организации казначейства выделена конкретная подсистема – «Корпоративное казначейство». В рамках казначейства производится оперативная деятельность: согласование и исполнение платежей, контроль будущих остатков по местам хранения средств, определение источника платежа и многое другое.

Какую пользу приносит автоматизация казначейства и что происходит, если этого не делать? Каждая структурная единица предприятия – компания, филиал, подразделение, ЦФО – выполняет множество операций регистрации хозяйственной деятельности. Как правило, до внедрения системы автоматизации обработка этих операций осуществляется в MS Excel. В небольших компаниях или отдельных подразделениях это может быть привычно и удобно. Однако, когда предприятие разрастается, на ежедневной основе начинает продуцироваться множество данных, массив которых сложно обрабатывать вручную. Дополнительные затруднения возникают при необходимости консолидации и синхронизации данных разных подразделений или компаний, особенно если они территориально удалены друг от друга.

В ходе работы возникает путаница, перегруз и многочисленные ошибки в данных, из-за которых полученный результат может оказаться недостоверным. Формирование отчетности становится долгой и кропотливой задачей, к моменту выполнения которой данные устаревают. Систематизация данных по нужным разрезам аналитики происходит с не меньшей трудоемкостью. Если в разных отделах или дочерних компаниях используются разнородные шаблоны, из-за чего приведение данных к единому формату для подготовки отчетности занимает отдельный промежуток времени.

Главная цель автоматизации казначейства — сбор данных по необходимым аналитическим разрезам, синхронизация поступления и расходования финансов, предотвращение нецелевых и неэффективных трат.

В описанных выше условиях она становится трудновыполнимой.

Внедрение системы автоматизации казначейства позволяет достичь и основной цели, и дополнительных:

прогнозирование остатков на будущие даты для исключения кассовых разрывов;
контроль наличия денежных средств (ДС) и их использования по назначению;
прозрачность распределения денежных потоков;
упрощение процедуры согласования заявок на расходование ДС;
получение в режиме реального времени актуальной и достоверной финансовой информации.

Функционал подсистемы «Корпоративное казначейство» в «1С:ERP УХ» позволяет продуктивно управлять как наличными, так и безналичными денежными средствами, включая привлеченный капитал. С учетом специфики ПО для управления работой холдинга, автоматизация казначейства в «1С:ERP УХ» строится на принципе централизации.

Основные модели централизованного казначейства в 1С:ERP УХ

Централизация казначейства влияет на ликвидность и уровень управляемости денежных потоков холдинга или группы компаний. Экономия достигается благодаря сокращению транзакционных издержек на казначейскую функцию. Эффективно выстроенная работа позволяет уменьшить необходимость в заемных средствах и снизить процентные расходы. Взаимодействие с банками по вопросам привлечения, перераспределения и размещения ликвидности можно осуществлять через общий центр обслуживания.

В основу реализации этих задач положены три ключевые модели централизованного казначейства. Они отличаются, в первую очередь, ролью, которую выполняет управляющая компания. Остановимся на каждой из них.

Наблюдатель. Главными задачами материнского предприятия становятся агрегация годового и оперативного плана, учет движения ДС, организация внутригруппового финансирования. Это достигается с помощью оперативного сбора информации. Разбивка по аналитикам в этой модели не предусмотрена.
Контролер. В этой модели управляющая компания оставляет за собой функции утверждения оперативных планов, анализа их выполнения, организации внутригруппового финансирования. Инструментами, обеспечивающими эту работу, являются годовые планы и факты движения ДС, механизмы формирования и утверждения оперативных планов с разбивкой по аналитикам.
Казначей. Модель предусматривает наиболее широкую зону ответственности головной компании по сравнению с другими двумя моделями. В нее входит утверждение оперативных планов, согласование заявок на платежи, проведение платежей, контроль поступления ДС и внутригрупповое финансирование. Для этого нужно использовать данные годового плана движения ДС, механизмы формирования и утверждения оперативных планов и платежных заявок, инструменты проведения платежей и получения фактических данных из банка.

Выбор модели централизованного казначейства зависит от доли владения головной компании в дочерних фирмах, возможностей влияния и наличия ресурсов для выполнения контрольной функции.

Для автоматизации функций централизации в «1С:ERP УХ» предусмотрен не только количественный партионный учет операций с собственными и сторонними ценными бумагами, но и дополнительные профессиональные инструменты. К ним относятся механизмы распределения кредитов и их лимитирования, управления внутригрупповыми займами с симметричным отображением графиков платежей, кэш-пулинга на стороне клиента с возможностью автоматического перевода излишков на мастер-счета. Для анализа формируются отчеты по операциям с ценными бумагами и расчетам с брокером. Если есть необходимость организации юридически значимого документооборота между организациями холдинга, для сокращения затрат на его обеспечение предусмотрена интеграция с сервисами «1С-ЭДО», «1С-Такском», «1С:Подпись», «1С:Сверка».

Возможности подсистемы Казначейство 1С:ERP. Управление холдингом

В подсистему управления казначейством в «1С:ERP. Управление холдингом» заложен функционал, позволяющий выстроить бизнес-процессы централизованного казначейства: перевести рутинные операции в автоматический режим выполнения, планировать и контролировать исполнение бюджета, своевременно оценивать эффективность работы финансово-экономическая службы. Вся работа ведется в едином информационном пространстве с оперативным доступом к данным. Рассмотрим возможности каждого из функциональных блоков подсистемы «Корпоративное казначейство».

Платежный календарь

Платежный календарь содержит точный реестр приходов и расходов с привязкой к датам. Обычно он составляется на календарный месяц, но возможны и исключения в обе стороны. Этот инструмент может работать в краткосрочной (дни), среднесрочной (до месяца) и долгосрочной перспективе. Календарь формируется автоматически на основании заявок на расходование ДС, содержащих данные о планируемых поступлениях и расходах. Система проверяет платежный календарь на наличие кассовых разрывов, оценивая платежеспособность предприятия согласно запланированным поступлениям и тратам. В случае возникновения рисков кассовых разрывов «1С:ERP УХ» предлагает варианты переструктурирования выплат или привлечение заемных средств.

В «1С:ERP. Управление холдингом» платежный календарь выполнен в виде автоматизированного рабочего места казначея. Предусмотрено три представления:

«список заявок» – перечень заявок с учетом различных признаков и отборов;
«календарь → платежи» – расшифровка остатков по датам, формирование новых заявок и установка статуса «К оплате»;
«заявки → календарь» – перечень заявок к распределению по источникам расхода.

Рис.1. Платежный календарь

Для удобства и скорости работы в платежном календаре реализованы команды: «перенести на завтра/на ближайший платежный день», «перевод между счетами», «быстрое привлечение/размещение денежных средств». При формировании календаря можно использовать как внутренние, так и внешние источники данных: заявки на оплату, плановые данные, данные бюджетирования. Вероятность исполнения операций рассчитывается с учетом источника данных, их статуса и горизонта планирования.

Рис.2. Настройки платежного календаря

Оформление заявок на расходование денежных средств

Заявки на расходование ДС являются основаниями на выдачу финансов. Но функционал документа «Заявка на расходование средств» этим не ограничивается: также предусмотрено согласование платежей. При оформлении заявки важно правильно заполнить реквизиты и указать нужный статус. На первом шаге нужно выбрать вид операции, соответствующий запланированному платежу. От вида операции зависит перечень подгружаемых в форму оформления заявки реквизитов.

Рис.3. Перечень доступных видов операций при создании заявки на расходование ДС

Заявки позволяют не только отразить текущую и плановую потребность в ДС, но и предотвратить несогласованные выплаты, продемонстрировать результаты распределения денежных средств по счетам, проконтролировать объем допустимых к расходу ДС.

Учет наличных и безналичных денежных средств

Наличные ДС учитываются приходными кассовыми ордерами с указанием типа хозяйственной операции — поступления из кассы, от клиента, другой организации, поставщика, подотчетного лица и т.п. В рабочем месте «Расходные кассовые ордера», предназначенном для выдачи наличных ДС, представлен список распоряжений, на основании которых формируются ордеры на выдачу ДС в кассу ККМ или подотчетному лицу, оплата поставщику, возврат оплаты клиенту.

В «1С:ERP УХ» можно оформлять операции по перемещению ДС между кассами организации и операционными кассами, а также инкассацию, конвертацию, инвентаризацию. В соответствии с требованиями 54-ФЗ поддерживается интеграция системы с контрольно-кассовой техникой.

Учет безналичных операций поступления и списания ДС осуществляется через рабочее место «Безналичные платежи» с подтверждением факта регистрации платежей в банковской выписке. Реализовано ведение нескольких банковских счетов, в том числе открытых в других странах.

Рис.4. АРМ «Безналичные платежи»

Предусмотрен сервис обмена с банками электронными платежными документами, в том числе по валютным операциям.

Контроль целевого использования денежных средств

В «1С:ERP. Управление холдингом» реализованы механизма контроля лимитов и резервов ДС. Резервирование выполняется для того, чтобы гарантированно оставить часть бюджета для важных операций. Лимиты и резервы устанавливаются на весь финансовый год для каждой статьи движения ДС отдельно. На одну статью можно использовать до 11-ти аналитик и ставить лимиты по ним всем или их части. Изменение лимитов осуществляется при перепланировании или корректировке бюджета.

Настройки системы позволяют выбрать действия, осуществляемые при попытке превышения лимитов – блокировка при проведении документа, информирование без блокировки, отключение контроля.

Рис.5. Лимитирование расхода ДС

Расчеты с подотчетными лицами

В «1С:ERP. Управление холдингом» можно вести расчеты с подотчетными лицами с использованием наличных и безналичных ДС по операциям, связанным с закупкой ТМЦ, оформлением командировочных и прочих расходов. Документ «Авансовый отчет» позволяет обосновать расходы и проконтролировать их. Отчет «Контроль операций с денежными средствами» дает возможность осуществить комплексный анализ выданных подотчетному лицу авансов, контроль закупок, перерасхода, остатка задолженности. Система формирует рекомендации пользователю по дальнейшим действиям в контексте оформления отчетов, выдачи ДС и т.п.

Рис.6. Отчет «Контроль операций с денежными средствами»

Учет денежных документов

Под денежными документами подразумеваются документы, удостоверяющие факт оплаты и право на последующее получение работ или услуг, и оформляемые обычно на бланках строгой отчетности. В «1С:ERP УХ» предусмотрено рабочее место, позволяющее автоматизировать оформление операций по движению денежных документов и контроль имеющихся их остатков.

Рис.7. Поступление денежных документов

Управление взаиморасчетами

Функционал по управлению взаиморасчетами позволяет анализировать текущее состояние взаимных обязательств между предприятием и его контрагентами. В его рамках осуществляется учет фактической и планируемой задолженности, отражение взаимозачетов и списания задолженности, формирование и согласование актов сверки. Учет взаиморасчетов производится с детализацией до объекта расчетов: договора, заказа, накладной, платежного документа. Предусмотрены инструменты для анализа состояния расчетов, выявления просроченной задолженности.

Рис.8. Сверка взаиморасчетов

Учет взаиморасчетов по партнерам реализуется в рамках управленческого учета, а по контрагентам – в рамках регламентированного. Это разделение наиболее актуально для холдингов и корпораций, состоящих из нескольких юридических лиц.

Контроль задолженности

Для контроля задолженности предусмотрены различные отчеты:

ведомость расчетов с клиентами;
задолженность клиентов;
задолженность клиентов по срокам;
сверка расчетов и другие.

Рис.9. Отчет «Задолженность клиентов»

Также с этой целью осуществляется управление обязательствами по расходным и доходным договорам. Этот функционал доступен в другой подсистеме «1С:ERP. Управление холдингом» – «Управление договорами». Ее инструменты позволяют контролировать текущий уровень задолженности, быстро выявлять расхождения между графиками платежей и начислений, актуализировать графики, формировать заявки на платеж, напоминания о приближении даты оплаты, инициировать претензионно-исковую работу или факторинговые операции.

Учет кредитов, депозитов, займов

Ведение учета по кредитам, депозитам и займам предусматривает выполнение следующих операций:

ввод начальных остатков по кредитным и депозитным договорам;
регистрация кредитных договоров с указанием параметров погашения кредитов и выплаты комиссий;
регистрация депозитных договоров с указанием начисления процентов;
регистрация факта выдачи займа контрагенту и его погашения;
управление внутригрупповыми займами с симметричным отображением графиков платежей;
расчет ежемесячных сумм комиссий и процентов по договорам;
ведение графиков отчислений и начислений по кредитам и депозитам;
анализ обязательств по кредитным договорам;
корректировка задолженности по займам и кредитам.

Рис.10. График оплаты по договору займа

Учет операций по эквайрингу

Решения 1С предусматривают интеграцию с эквайринговыми терминалами для получения безналичной оплаты товаров и услуг, регистрации и учета этих операций. Сведения об оплате автоматически загружаются в «1С:ERP УХ».

Реализованы следующие возможности:

зачисление поступивших платежей по эквайрингу общей суммой за вычетом комиссии;
регистрация отчета по эквайринговым платежам, полученного из банка в конце периода;
автоматическая загрузка отчетов банка по эквайринговым операциям;
сверка итогов по эквайрингу;
возврат денежных средств по операциям эквайринга.

Рис.11. Подключение эквайрингового терминала

Консультация по автоматизации казначейства специалистов Первого Бита

Специалисты компании «Первый Бит» имеют обширный опыт внедрения решений ERP-класса в компаниях и холдингах. Наша команда осуществит конфигурирование и внедрение автоматизированной системы управления казначейством, которая позволит продуктивно организовать работу с денежными потоками, избежать кассовых разрывов, предотвратить неисполнение обязательств. Вы можете обратиться к нам за консультацией, подбором подходящих инструментов автоматизации, их последующим внедрением и сопровождением под ключ.

Перед началом работ мы проводим подробный аудит ваших бизнес-процессов и интервьюирование ключевых пользователей системы. В зависимости от способа организации работы, строения ИТ-инфраструктуры и других особенностей компании, может оказаться, что перед началом автоматизации казначейства рекомендуется выполнить ряд предварительных задач. Например, составить регламенты, нормализовать НСИ, актуализировать договоры с банками и т.п. В ситуациях, когда бизнес-процессы недостаточно систематизированы, их оптимизация станет твердой базой для успешного функционирования системы казначейства, эти трудозатраты быстро окупятся.

При сотрудничестве мы делаем упор на экспертности, высоком качестве выполнения работ, обеспечении информационной безопасности, соблюдении сроков и других договоренностей.

Отзывы клиентов

«Мы ознакомились с системой и поняли, что это именно то, что нам нужно. QlikView позволяет получать информацию из любых учетных систем, может объединять и дифференцировать данные, представляет их в виде диаграмм, графиков и готовых отчетов, а это очень удобно».

Мехмет Бодур

директор по продуктам Tommy Hilfiger Europe B.V.

«Наша компания сама работает по высоким стандартам и предъявляет соответствующие требования к своим подрядчикам. Компания «Первый БИТ» зарекомендовала себя как надежный и перспективный партнер».

Инна Петракова

менеджер проектов проектного офиса компании «Юлмарт»

«Особенностью проекта стало параллельное, а не последовательное внедрение системы в 9 дочерних компаниях группы, что позволило завершить внедрение системы в течение 3 месяцев. Изменения позволили нам сократить сроки подготовки декадных реестров платежей и консолидации управленческой отчетности».

Г. А. Калинина

директор по экономическим вопросам «ФосАгро»

Казначейство в 1С:ERP. Управление холдингом

Основные цели автоматизации казначейства