Основы управления проектами – цели, методы, решения

Что включает в себя управление проектом

Проект имеет понятную цель, ему присущи ограничения по объему работы, срокам и бюджету. У проекта есть заказчик, руководитель и группа исполнителей. Руководитель отвечает за достижение цели проекта в целом, исполнители – за успешное выполнение порученных им задач. Для этого применяется выбранная командой методология управления проектами. Составляется план проекта, и одной из важнейших задач управления является контроль за его выполнением и своевременная корректировка.

1. Четкая формулировка цели и задач.
2. Определение сроков и ресурсов.
3. Ограничение бюджета, понимание его источника.
4. Назначение задач и определение зоны ответственности каждого участника проектной группы.
5. Ориентация на результат.
6. Подключение узкопрофильных специалистов для решения релевантных задач.
7. Следование плану проекта.
8. Организация управления на базе заранее выбранной методологии.

Достижение заложенного результата проекта без выхода за рамки бюджета и сроков базируется на его эффективном и грамотном управлении. Это требует постоянной включенности как руководителя проекта, так и всей команды. Поэтому крайне важно выбрать наиболее удобный инструментарий управления проектами – на основе типа, масштаба и цели проекта, способностей и ценностей команды, сферы деятельности компании и других параметров.

Цель управления проектами

Среди наиболее универсальных целей управления проектами можно выделить следующие:

1. Финансовая выгода компании, возникающая благодаря экономии ресурсов при эффективном проектном менеджменте.
2. Получение ощутимого результата в виде нового продукта, технологии, услуги.
3. Успешное управление финансовыми, материальными, человеческими ресурсами в рамках определенного бюджета и времени.
4. Профессиональный рост участников проектной группы.
5. Оптимизация контроля управления портфелем проектов компании в целом.
6. Уменьшение себестоимости продукции.
7. Привлечение сторонних источников финансирования на выгодных условиях.
8. Использование и расширение научно-исследовательской, методологической, материально-технической базы организации.
9. Применение и систематизация различных способов мотивации сотрудников для получения качественного результата работы.
10. Совершенствование управления и организации компании за счет тестирования и применения различных методологий.
11. Использование инновационных технологий с целью повышения конкурентоспособности.
12. Сплочение команды, углубление навыка совместной результативной работы, где важен вклад каждого в отдельности и общий результат.

Проектное управление в нынешних реалиях применяется далеко не только в IT-сфере, но и в любой области, которая подразумевает наличие задач и достижение целей. Продуктивное управление проектами обеспечивает возрастание скорости решения как рутинных, так и нетиповых задач, что, в свою очередь, позволяет компании увеличить доход, профессионализм и репутацию.

Какие существуют методы управления проектами

Методология управления проектами – это система взаимосвязанных концепций, принципов, практических приемов. Методология основывается на рекомендациях, но в ее основе лежат конкретные действия, обеспечивающие развитие проекта в нужном направлении и своевременное достижение его цели.

Рассмотрим наиболее распространенные и хорошо себя зарекомендовавшие методы управления проектами.

«Водопад»

Водопадная модель управления проектами – один из старейших, классических методов. В ее основе лежит последовательное, поэтапное планирование работы с разбивкой на конкретные задачи. На старте проекта производится детальный сбор требований, определение условий, формирование документации и этапности решения. На всех этапах ведется подробная документация. Эта модель считается универсальной и зачастую единожды разработанный на ее базе шаблон может применяться к множеству проектов, реализуемых компанией. К недостаткам можно отнести негибкость и отсутствие буфера для изменений и расширения.

Модель водопада чаще всего применяется в областях, где практикуется реализация однотипных проектов с четкими сроками и малым количеством ошибок: промышленность, строительство, производство.

Agile

Методология Agile является альтернативой сложным и негибким, опирающимся на большой объем документации, моделям. Основана на краткосрочных этапах с глубокой вовлеченностью всей группы. По итогам каждого этапа производятся корректировки плана и другие изменения, в том числе проверки гипотез и эксперименты. Agile ставит на центральное место командную работу, тесное двустороннее взаимодействие с заказчиком, атмосферу творчества.

Agile-проекты характеризуются быстрым запуском, анализом обратной связи и, при необходимости, оперативностью правок в процессе работы. Недостатки – затрудненность финансового контроля, отклонения от изначальной картины планирования. Не все заказчики готовы к настолько плотному сотрудничеству с разработчиками на всем протяжении проекта.

Методология востребована в основном в IT-индустрии, маркетинге, креативных и инновационных проектах.

Scrum

Scrum – ответвление Agile-методологии, отличающееся от нее большей структурированностью. В основе метода – спринты, небольшие временные периоды, в рамках которых создаются отдельные части продукта, называемые инкрементами. По завершении каждого спринта представитель заказчика оценивает соответствие результата ожиданиям, и команда вносит необходимые корректировки для оптимизации как процесса, так и результата.

Обычно в Scrum-команды берут участников, компетентных в нескольких профессиональных сферах, способных обучать и подменять друг друга. Важным качеством является способность к самоорганизации, инициативность, творческий подход, открытость новому. Scrum используется в тех же типах проектов, что и Agile. Он не подходит для больших и сложных проектов, где нужна четкая координация, следование плану и бюджету.

Kanban

Kanban-методология также базируется на Agile, но акцент ставится на наглядной визуализации задач в связке с отвечающими за них участниками, что помогает выявить узкие места и принять меры по их устранению.

На доске, отображающей этапы управления и разработки, определяются операционные потоки, в рамках которых устанавливаются карточки с задачами, отражающими ход работ и предоставляющими данные по статусам и срокам. В горизонтальном виде и в виде потоков производится классификация поставленных задач. При завершении каждой операции отмечается процент выполнения.

Благодаря гибкости систему Kanban легко подстроить под себя. Она подразумевает постоянное совершенствование за счет регулярного анализа этапов и внесения изменений на его основе.

При правильном применении метод способствует повышению производительности, расстановке приоритетов и контролю нагрузки. Благодаря наглядности возрастают легкость понимания и скорость подстройки под изменения – а, значит, экономятся ресурсы, четко соблюдаются дедлайны.

Метод не подходит для проектов, реализующихся в жестких временных рамках и невозможности получения детальной оперативной обратной связи.

Решение Бит.Управление проектами

Основные функциональные возможности Бит.Управление проектами:

1. Детализированное планирование проекта – формулировка задач, указание их продолжительности, зависимостей, задействование ресурсов.
2. Контроль выполнения задач, соблюдения сроков.
3. Управление временными, людскими и материальными ресурсами путем их распределения, делегирования, оптимизации.
4. Бюджетирование – планирование и отслеживание финансовых расходов и доходов проекта.
5. Централизованное и структурированное хранение, управление и распределение проектной документации.
6. Генерация многоплановой отчетности о ходе выполнения проекта, расходах, ресурсах и других ключевых параметрах.
7. Управление потенциальными рисками для проекта – их идентификация, анализ и мониторинг.
8. Визуализация задач, их продолжительности, взаимосвязей, статусов, контрольных точек на временной шкале – диаграмме Ганта.
9. Интеграция с другими системами – CRM, ERP, системой бухучета, BI-системой, корпоративным порталом и т.д.
10. Коммуникация в команде – форумы, чаты, видеоконференции.

Планирование проекта

Трекинг задач

Управление ресурсами

Бюджетирование

Документация

Отчетность

Временная линия проекта (Диаграмма Ганта)

Интеграция с другими системами

Управление рисками

Изначально система «Бит.Управление проектами» разработана для нужд «Первого Бита» в контексте ухода с российского рынка зарубежных вендоров и стремления создать продукт, синтезирующий многолетний практический опыт управления проектами в компании. В итоге была разработана и внедрена единая система управления проектами с общей базой знаний и стандартами, позволяющая консолидировать всю информацию, грамотно планировать бюджет проектов, получать прозрачную, комплексную отчетность. Также важной составляющей стала возможность интеграции с учетными системами, что позволяет полностью автоматизировать учет рабочего времени, трудозатраты, сбор фактических данных по бюджетам, контроль выполнения задач.

«Бит.Управление проектами», в отличие от большинства коробочных решений, включает в себя не только программный продукт, но и развернутую методологию, разработанную опытными проектными управляющими. Решение условно можно разделить на четыре модуля:

1. Методология – «Водопад», Agile и гибридные варианты, подходящие под запросы конкретного бизнеса. Все технологии основаны на ГОСТ и практиках из свода знаний по управлению проектами PMBoK.
2. Программное обеспечение – подбор и внедрение лучших отечественных решений в соответствии с поставленными задачами, без ограничений, диктуемых возможностями одного конкретного продукта.
3. Наставничество и обучение – авторская система консультационной поддержки и наставничества, основанная на лучших мировых методологических практиках. Представлена в виде курсов, где слушатели изучают основы методологии, приобретают практический опыт работы с инструментами. Клиенты получают в бессрочное пользование все записи, что дает возможность самостоятельно обучать новых сотрудников.
4. Проектное управление на аутсорсинге – по запросу клиента «Первый Бит» может предоставить опытного руководителя проектов, который возьмет на себя все стадии управления от планирования до реализации и контроля.

Сроки внедрения «Бит.Управление проектами» зависят от масштабов компании и способа внедрения, в среднем – от 2-х месяцев до года.