Управление проектами: организация, методы, системы и инструменты

Для чего нужно управление проектами

Попытка сэкономить на системном управлении приводит к тому, что процесс ведения проектов становится хаотичным, дедлайны пропускаются, нарастает ком невыполненных задач, нерешенных вопросов, и в итоге проект становится токсичным из-за недовольства всех его участников.

Проектный подход можно применять не только в IT-области, но и в любых мероприятиях, для которых можно определить цель, ресурсы, критерии начала и завершения.

Опытный руководитель проектов знает, что весомая составляющая успеха – это выбор наиболее подходящей, удобной, полнофункциональной платформы для ведения проектов. Программное решение позволяет в реальном времени наблюдать актуальную общую картину проекта. Этот инструмент служит для структурирования рабочего процесса на циклы, вехи, задачи, для управления бюджетом, соблюдения сроков, контроля промежуточных результатов на каждом этапе, делегирования задач и многого другого. Платформа дает проектной команде возможность совместно и синхронизировано работать над задачами, избегая разночтений и конфликтов на тему обязанностей и ответственности.

Для руководства важно эффективно распределять между проектами людские, материальные и временные ресурсы, и обеспечивать координацию сотрудников и подразделений. К этой задаче прилегает и смежная – распределение ответственности. В ситуации, когда нет ясного понимания, кто отвечает за ту или иную задачу, когда обнаруживается, что блок работ остался без ответственного или, наоборот, несколько человек курируют одну задачу – возрастают риски значительного превышения бюджета проекта и затягивания сроков. Изначально установить порядок в назначении ответственных лиц и распределении ресурсов помогают программные системы управления проектами.

Методология и структура управления проектами

Project Management Body of Knowledge (PMBOK, Свод знаний по управлению проектами) – энциклопедия, содержащая максимально полную информацию по управлению проектами. PMBOK включает инструкции по управлению проектом на каждом этапе его жизненного цикла, направленные на успешное достижение целей и задач проекта в срок и в рамках бюджета.

• Управление содержанием – что должно получиться в итоге и как вносить изменения в ходе проекта.
• Управление расписанием – разработка и контроль календарного плана.
• Управление ресурсами – плановые и фактические трудозатраты и иные затраты, отклонения от плана.
• Управление стоимостью – мониторинг статуса проекта для корректировки бюджета и внесения изменений в базовый план по стоимости.
• Управление рисками – идентификация и методы реагирования
• Управление коммуникациями – создание команды и работа в ней.

PMBOK универсален и подходит для большинства проектов, вне зависимости от их сферы и масштаба. Он представляет собой не готовую методологию, а скорее основу, шаблон, который можно адаптировать под свои потребности. В PMBOK описаны различные группы процессов и области знаний, относящиеся к проектам и применяемые в различных методологиях

1. Инициация проекта – определение целей, согласование бюджета, формирование команды.
2. Планирование проектных задач. Согласно PMBOK, этап планирования должен занимать примерно 50% всего времени «жизни» проекта. Применяется разбиение проекта на части и дальнейшая декомпозиция задач с составлением графика, определением дедлайнов и ресурсов.
3. Выполнение проекта – планомерная реализация поставленных задач. Используются такие вспомогательные инструменты, как делегирование, тайм-менеджмент, матрица Эйзенхауэра, вычеркивание дел.
4. Контроль – регулярная оценка соблюдения сроков, бюджета, расходования ресурсов и других параметров, проведение собраний, корректировка плана.
5. Завершение работ по проекту, включающее контрольную проверку выполненной работы, подготовку итогового отчета, сохранение проектной документации.

Структурно управление проектами может производиться по функциональному принципу, когда руководители подразделений координируют работу своих сотрудников, и команда группируется по специализациям. Обычно такой подход применяется в крупных учреждениях, занимающихся рутинными производственными процессами. В проектно-ориентированных компаниях, работающих с внешними заказчиками, более востребованы проектная или матричная структура. Проектный подход подразумевает выделение под проект менеджера и команды специалистов из разных подразделений в зависимости от необходимых для успешной реализации квалификаций. В матричной структуре, представляющей собой комбинацию из функциональной и проектной, разделяется ответственность между руководителями проектов и подразделений.

Организация и виды проектного управления

Перечислим наиболее популярные современные методологии управления проектами:

1. Каскадная модель (Waterfall, Водопад) – линейная структурированная методология, в которой весь этап выполнения проекта четко прописан заранее и организован в последовательном порядке.
2. Agile – гибкий принцип управления, ориентированный на интерактивность, поэтапную реализацию, частый выпуск релизов, быстрое внесение изменений, плотную коммуникацию команды.
3. Scrum – методология, основанная на коротких промежутках, эмпирическом подходе, ежедневных совещаниях команды, ценностном мышлении.
4. Гибридная методология – это сочетание Waterfall и Agile, совмещающее тщательное циклическое планирование и возможность внепланового внесения изменений в рамках цикла.
5. Шесть сигм – методология, ставящая перед командой цель постоянно совершенствовать процессы и устранять недостатки на основании последовательного определения, измерения, анализа, улучшения и контроля проектной деятельности.

Выбор методологии осуществляется в соответствии с масштабом и направленностью проекта, его бюджетом и сроками, ожиданиями заказчика, составом, профессиональными и личностными качествами команды, используемым для сопровождения проекта инструментарием. Взяв за основу любую из этих и других методологий, можно успешно управлять проектом любой сложности. Однако правильный выбор методологии не гарантирует успешной реализации проекта. Не менее важно подобрать оптимальные инструменты для управления проектами, позволяющими на ежедневной основе соотносить план с фактом, предупреждать возникновение проблемных ситуаций и своевременно принимать меры.

Какие системы и инструменты используют для управления проектами?

Для эффективного и качественного управления проектами разработан большой спектр программных инструментов. Современные системы обеспечивают возможность удобного, детального и многоуровневого планирования проекта, четкого распределения ресурсов и ответственности, обеспечения его выполнения, анализа и контроля. Зарубежные платформы ушли из России или работа с ними затруднена, поэтому в нашем обзоре мы ограничимся проверенными отечественными решениями.

Существует семейство продуктов на платформе 1С для управления проектами и проектным офисом. К их числу относятся:

• «1С:Управление холдингом» – позволяет управлять инвестиционными проектами, автоматизировать их жизненный цикл от формулировки идеи до завершения.
• «1С:РМ Управление проектами. Модуль для 1С:ERP» – наиболее полный программный продукт для управления любыми проектами, содержащий преднастроенные средства интеграции с информационными системами на базе «1С:ERP Управление предприятием 2».
• «1С:ERP Управление строительной организацией 2» – специализированное отраслевое решение, позволяющее применить проектный подход к строительству объектов.
• «1С:Документооборот» – неочевидный для многих, но на практике универсальный инструмент для ведения даже сложных проектов. Этот продукт послужил мастер-системой для построения нового решения «Бит.Управление проектами», о котором мы подробно расскажем ниже.

Одним из ключевых факторов, повлиявших на выбор 1С:Документооборот как мастер-системы, является бесшовная интеграция с другими конфигурациями 1С, что подразумевает возможность создания документа в одной конфигурации и его моментальной доступности в 13-ти других типовых конфигурациях. Это позволяет вести весь учет на одной платформе. Также настраиваются интеграции со сторонними решениями через веб-сервисы, RESTful API, HTTP, COM, XML, E-mail, FTP, внешние источники данных, обмен данными.

Решение Бит.Управление проектами

«Бит. Управление проектами» – это комплекс решений по управлению проектами, включающий в себя 4 базовых блока:

• обучение и наставничество;
• программное обеспечение;
• корпоративная система управления проектами;
• технологии.

В системе можно вести проекты с использованием как классических – предиктивных, адаптивных – так и гибридных методологий. Весь инструментарий позволяет делать проекты максимально близко к методологии PMBOK и поддерживать жизненный цикл проекта согласно ГОСТ. В программе реализован полноценный таск-менеджер – механизм мониторинга и контроля.

Создание и настройка проектов

Проекты можно группировать по папкам. В каждой папке настраиваются ограничения прав доступа, фильтрация и группировка по различным параметрам. При большом количестве проектов это незаменимо для быстрого поиска нужных проектов. Проект можно создать из самой программы или загрузить его из MS Project. Карточка проекта проработана очень детально, в ней есть возможность структурировано внести всю информацию о проекте и настроить быстрый доступ к связанным объектам в системе.

Для разных фаз проекта в его карточке предусмотрены различные режимы просмотра:

• планирование;
• отправка на выполнение;
• анализ трудозатрат;
• полный (вся информация);
• диаграмма Ганта;
• диаграмма Ганта – использование ресурсов.

Большим плюсом для руководителей проектов и сотрудников является то, что не надо специально обучаться, чтобы начать работать с системой – все интуитивно понятно.

На диаграмме Ганта представлено графическое представление проекта. Все отрезки представляют собой отдельные задачи в составе проекта. Цвет отражает тип задачи, что обеспечивает наглядность и быструю интерпретацию диаграммы.

Работа с проектными задачами

По аналогии с проектами можно фильтровать задачи – с просрочкой и без просрочки, задачи, дата начала которых не наступила, не начатые вовремя, завершенные и незавершенные. Сотруднику легко отсеивать все задачи, в которых он или другой член команды принимает участие.

План проекта состоит из декомпозиции задач. Интересным нюансом является то, что факт по трудозатратам отобразится только после того, как сотрудник составит ежедневный отчет.

Задачи можно создавать, используя шаблоны. Из программы автоматически или нажатием одной кнопки можно отправить исполнителю задачу со всей информацией из ее карточки. Уведомления приходят как в интерфейс программы и мобильного приложения, так и по электронной почте или другими способами – в зависимости от настроек. По нажатию на ссылку в уведомлении пользователь переходит в веб-версию системы.

Использование в работе таск-менеджера существенно снижает риск человеческого фактора. Руководителю проекта не надо уточнять у сотрудника, получил ли он задачу, как обстоят дела с ее выполнением: подписаться на отслеживание изменений он может нажатием кнопки.

На начальной странице находятся виджеты, и каждый пользователь может настроить под себя быстрый доступ к различным объектам системы.

Для ситуаций, когда задача выполнена вне планового периода, в программе предусмотрена хитрость: в карточке проекта на усмотрение руководителя проекта можно включить или отключить разрешение списывать трудозатраты сверх установленного плана и вне установленного периода в плане. Это актуально, когда запланировано меньше часов, чем нужно израсходовать, или период выполнения задачи завершился до начала ее осуществления.

Работа с отчетностью

Для контроля своевременности выполнения проекта в системе реализован механизм отчетности. Отчеты сгруппированы по разным признакам – контрольные, план-факт, по процессам и задачам, по управлению документацией, учету рабочего времени и многому другому. Можно посмотреть полную сводку по состоянию проектных задач или по всем ведущимся в компании проектам. Отчеты можно использовать в типовом формате или перенастроить их под себя.

Отдельно можно выделить статус-отчет, который позволит за считанные секунды собрать всю информацию по проекту – это сводный отчет, состоящий из других отчетов и демонстрирующий данные в различных разрезах.

Мобильное приложение

Выпущено мобильное приложение для третьей редакции программы, в котором реализованы такие функции, как управление документами и ознакомление с ними, постановка задач, указание трудозатрат.

Управление стоимостью

В функционал, связанный с управлением стоимостью, входит оценка стоимости ресурсов, планирование бюджета проекта и бюджетный контроль проекта. Бюджет проекта включает данные о величине и сроках планируемых доходов и расходов, а также графики и суммы его финансирования, маржинальный доход и рентабельность. Есть отчет «БДР проекта», для которого фактические значения загружаются автоматически из смежной системы. Оценка стоимости ресурсов может назначаться через трансферную ставку.

Для более продвинутого бюджетного управления проектами мы рекомендуем использовать систему в связке с системами финансового управления «Бит.Финанс» или 1С:ERP.

Управление рисками

Инструмент управления рисками выполнен посредством контрольных точек. Управление рисками подразумевает их идентификацию, оценку и мониторинг на всем протяжении проекта. По сути, это журнал контрольных точек, реестр рисков проекта и их качественная оценка. Критерии прохождения каждой контрольной точки настраиваются в ее карточке. Все контрольные точки хранятся в едином реестре.

Управление коммуникациями

Среди инструментов для управления коммуникациями представлены форумы, чаты, видеоконференции. На форумах обсуждаются проблемы, новости, голосования. В рамках проекта есть возможность создавать свои обсуждения – чаты и видеоконференции с участием всей команды.

Управление документами

Предусмотрен функционал для совместной работы над документами, созданием проектного архива. Поддерживаются файлы разного формата. Все документы, связанные с проектом по его реквизитам, автоматически подгружаются в карточку проекта и хранилище документов. Их можно сгруппировать, для каждого файла есть своя карточка с логом изменений.

Обучение сотрудников

Внедрение решения Бит.Управление проектами

Внедрение корпоративной системы управления проектами включает следующие шаги:

1. Принятие решения о необходимости и целях внедрения системы.
2. Аудит зрелости проектного управления в компании.
3. Обучение сотрудников.
4. Подбор программы, внедрение стандартов и методологии управления проектами.
5. Начало работы.

Сроки внедрения зависят от масштабов организации и способа внедрения, в среднем – от 2-х месяцев до нескольких лет.

Предусмотрена интеграция с системой учета зарплаты и работы персонала, с CRM-системой, финансовой системой – для создания единого архитектурного решения на одной платформе. Нет необходимости переносить данные, все это делается в автоматическом режиме.

Примеры применения решения Бит.Управление проектами