Управление проектами: организация, методы, системы и инструменты

Для чего нужно управление проектами

Если предприятие процессно-ориентированное, оно тоже может реализовывать проекты. Пример такого проекта — внедрение на предприятии новой системы для автоматизации одного или нескольких бизнес-процессов. Но есть компании, которые занимаются преимущественно проектной деятельностью: свадебные или туристические агентства, заводы с позаказным производством и так далее. Как правило, их проекты ориентированы на внешних заказчиков.

Методология и структура управления проектами

В проектной деятельности есть 4 основных характеристики, которые определяют состав проекта: требования, стоимость, время и качество.

Рис.1. Треугольник управления проектами

Эти элементы взаимозависимы, и задача руководителя проекта — сбалансировать их таким образом, чтобы:

• уложиться в сроки, отведенные для задач, этапов и проекта в целом;
• остаться в рамках утвержденного бюджета;
• выполнить все согласованные требования;
• достигнуть целей проекта с нужным качеством — и это самое важное требование.

Если одна из «сторон» треугольника изменяется, это неизбежно влияет на два других элемента. Но качество так или иначе остается определяющим фактором — лучше увеличить бюджет или сроки проекта, но сохранить нужно качество, чем остаться в рамках заявленных сроков и выполнить проект плохо. Это повлияет не только на удовлетворенность команды (как заказчика, так и исполнителя), но и скажется на репутации компании.

Определение «сторон треугольника», а точнее требований заказчика, желаемых сроков и бюджета проекта, осуществляется на этапе подготовки к запуску проекта — при его планировании и обсуждении с заказчиком. Чем масштабнее проект, тем важнее детально прописать все критерии — в этом случае стоит делать не только общее планирование всего проекта, но и детализировать их по каждому этапу. Также при планировании не стоит забывать и возможности изменения требований — зачастую такие изменения логичны, но влекут за собой пересмотр сроков и бюджета проекта.

Стандарт PMBoK для управления проектами

Чаще для управления проектами применяют стандарт PMBoK (Project Management Book of Knowledge).

В нем выделяют 10 областей знаний, которые стоит держать в фокусе при управлении проектами:

1. Содержание — это определенный набор требований к итоговому продукту или услуге и порядка действий, которые необходимо совершить для достижения этого результата. Определить содержание можно, ответив на вопрос «Что нужно сделать?»;
2. Сроки — это не просто дата окончания проекта. Сроки проекта включают в себя детализированный план, в котором прописаны даты каждого этапа и контрольные точки проекта;
3. Стоимость — это все, что связано с финансовой стороной проекта: оценка затрат на материалы и рабочее время специалистов, а также прибыль компании-исполнителя;
4. Риски и возможности — это особенно важный момент, который учитывает все, что «может пойти не так», или наоборот, какие дополнительные выгоды проект может принести. Важно составить список рисков и оценить вероятность их возникновения и степень влияния на проект. На основании полученных данных принимаются необходимые меры, которые помогут снизить влияние риска при его наступлении или использовать в полной мере возможности;
5. Персонал — это все сотрудники, которые задействованы в выполнении проекта. Сюда же можно отнести субподрядчиков. Зачастую в проектах требуется отслеживать количество часов работы оборудования, испытательных стендов — соответственно их графики и время использования тоже следует запланировать;
6. Стейкхолдеры — также их называют заинтересованными лицами проекта или лицами, принимающими решение (ЛПР). Это все люди, группы людей или компании, чьи интересы затрагиваются в рамках проекта, в том числе и в компании-исполнителе проекта;
7. Коммуникации — один из наиболее важных пунктов. Грамотно выстроенная коммуникация между всеми участниками имеет ключевую роль на всех этапах проекта;
8. Поставки — сюда относится не только материалы, которые станут частью итогового продукта проекта, но и услуги, работы подрядчиков;
9. Качество — эта область влияет, в первую очередь, на удовлетворенность результатами проекта. Также оно влияет на репутацию компании-исполнителя;
10. Интеграция — это согласованность всех аспектов проекта, которая во многом зависит от руководителя проекта. Интеграция — дирижерская палочка, с помощью которой координируются все подразделения и процессы в проекте.

Применение этих областей знаний позволяет управлять проектом более комплексно, обращать внимание на детали, которые при первом взгляде могли быть упущены. Однако стоит учитывать, что каждая из областей не перманентна и может изменяться в зависимости от стадии проекта.

Организация и виды проектного управления

Перечислим наиболее популярные современные методологии управления проектами:

1. Каскадная модель (Waterfall, Водопад) — линейная структурированная методология, в которой весь этап выполнения проекта четко прописан заранее и организован в последовательном порядке.
2. Agile — гибкий принцип управления, ориентированный на интерактивность, поэтапную реализацию, частый выпуск релизов, быстрое внесение изменений, плотную коммуникацию команды.
3. Scrum — методология, основанная на коротких промежутках, эмпирическом подходе, ежедневных совещаниях команды, ценностном мышлении.
4. Гибридная методология — это сочетание Waterfall и Agile, совмещающее тщательное циклическое планирование и возможность внепланового внесения изменений в рамках цикла.
5. Шесть сигм — методология, ставящая перед командой цель постоянно совершенствовать процессы и устранять недостатки на основании последовательного определения, измерения, анализа, улучшения и контроля проектной деятельности.

Выбор методологии осуществляется в соответствии с масштабом и направленностью проекта, его бюджетом и сроками, ожиданиями заказчика, составом, профессиональными и личностными качествами команды, используемым для сопровождения проекта инструментарием. Взяв за основу любую из этих и других методологий, можно успешно управлять проектом любой сложности. Однако правильный выбор методологии не гарантирует успешной реализации проекта. Не менее важно подобрать оптимальные инструменты для управления проектами, позволяющими на ежедневной основе соотносить план с фактом, предупреждать возникновение проблемных ситуаций и своевременно принимать меры.

Этапы управления проектами

Жизненный цикл управления проектами состоит из пяти основных этапов: инициации, планирования, реализации, контроля и завершения. Расскажем о каждом из них подробнее.

1. Инициация. На этом этапе определяются цели, возможности и ограничения проекта, формируется его концепция. Проводится предварительная оценка реализуемости проекта и его рисков, выявляются основные стейкхолдеры.
2. Планирование. Сначала разрабатывается дорожная карта проекта, производится расчет ресурсов, бюджета, сроков проекта. Затем формируется подробный план, содержащий задачи, распределение ролей и ответственности.
3. Реализация. Команда выполняет запланированные задачи в заданные сроки и с использованием выделенных ресурсов.
4. Контроль. Этот этап осуществляется параллельно с реализацией. В ходе него отслеживается соблюдение дедлайнов и бюджета, фактический ход и прогресс проекта, анализируются отклонения и их причины. При необходимости в версию плана на оставшуюся часть проекта вносятся изменения.
5. Завершение. Оформляется необходимая документация, формируется итоговая отчетность, закрываются финансовые и контрактные обязательства. Команда проводит ретроспективу, анализирует ошибки, проверяет полноту результатов, фиксирует выводы. После чего производится роспуск команды или переназначение исполнителей с учетом накопленного в проекте опыта.

Какие системы и инструменты используют для управления проектами?

1С:Документооборот

1. Учет документов, файлов, мероприятий, процессов в разрезе проектов, что способствует удобству поиска и группировки данных. Из карточки проекта можно одним кликом перейти к списку его документов или других объектов.
2. Формирование календарного плана и контрольных точек проекта на основе проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек.
3. Загрузка плана проекта из MS Project, его графическое представление в виде диаграммы Ганта.
4. Отправка проектных задач на исполнение, отслеживание их состояния и контроль выполнения.
5. Создание процессов на основании проектных задач с фиксацией сроков и исполнителей.
6. Списание трудозатрат на процессы, запущенные на проект, и их отображение в карточке проекта.
7. Анализ плановых и фактических трудозатрат, потраченных на работу с документом или по задаче, поручению.

1С:РМ Управление проектами

1. «1C:PM Управление проектами ПРОФ» — решение, предназначенное для базового управления проектной деятельностью и совместной работы в небольших и средних компаниях.
2. «1C:PM Управление проектами КОРП» — расширенная версия для крупных и проектно-ориентированных организаций, включающая функциональность по управлению крупными портфелями проектов, распределенными командами, ресурсами и финансами.
3. «1С:ERP+PM Управление проектной организацией» — интегрированное решение, предназначенное для крупных проектно-ориентированных компаний. В него включены возможности по управлению всеми бизнес-процессами предприятия — финансами, производством, закупками, складом, продажами, взаимоотношениями с клиентами, персоналом и проектами.
4. «1C:PM Управление проектами. Модуль для 1С:ERP» — модуль, расширяющий функциональность систем, имеющих в своем составе конфигурацию «1С:ERP». Он позволяет организовать централизованную работу над проектами и другими бизнес-процессами предприятия в едином информационном пространстве.
5. «1С:УНФ+PM Управление проектной фирмой» — комплексное решение для малого бизнеса и небольших проектных компаний. Продукт разработан на базе конфигурации «1С:Управление нашей фирмой» и расширяет его возможности блоком по управлению проектами, задачами и ресурсами.

1С:Управление холдингом

Перечислим основные инструменты подсистемы:

1. Определение декомпозиции этапов проектов или программы взаимосвязанных проектов, указание ответственных, сроков и ресурсов.
2. Использование в качестве ресурсов любых справочников.
3. Указание натуральных и стоимостных параметров ресурсов.
4. Импорт иерархической структуры этапов проекта из Microsoft Project.
5. Ведение бюджетирования проектов посредством формирования взаимосвязей между показателями бюджетов, отражением факта и резервирования по БДДС и БДР, и этапами проектов.
6. Расчет ключевых показателей эффективности проектов: NPV, IRR, срока окупаемости, индекса прибыльности и др.
7. Определение критериев сравнения альтернативных проектов, проведение их сравнительной экспертной оценки, включение оптимального портфеля проектов в инвестиционную программу.
8. Поддержка концепции поэтапного уточнения портфеля проектов («Stage-Gate») для минимизации рисков для крупных проектов.
9. Использование в качестве средства визуализации диаграммы Ганта и диаграммы последовательности с возможностью уточнения сроков этапов проектов, разнесения документов по этапам, пересчета бюджетов по документам резервирования, расчета KPI проекта.
10. Формирование отчетности для разносторонней оценки состояния, прогресса, KPI, осуществления план-фактного и сравнительного анализа проектов.

Корпоративный портал Битрикс24

1. Постановка и контроль задач, в том числе из чата или видеозвонка.
2. Добавление к задачам чек-листов, подзадач, наблюдателей.
3. Использование канбан-доски для наглядного мониторинга задач.
4. Оценка сроков, выстраивание последовательности задач и контроль работ на диаграмме Ганта.
5. Расстановка задач в хронологическом порядке.
6. Фильтрация списка задач по сроку, ответственным, дате изменений и разным проектам, умный поиск.
7. Бронь слотов в рабочем календаре под выполнение задач.
8. Отображение полной картины по загрузке сотрудников и распределению нагрузки внутри отделов и команд.
9. Система напоминаний о приближении дедлайна, необходимости отправить ответ и т.п.
10. Отдельные средства обмена информацией внутри каждого проекта: чат, база знаний, лента новостей, календарь, хранилище файлов.
11. Использование программных роботов для автоматизации типовых задач.
12. Конструктор отчетов и расчет KPI по различным параметрам.

Заключение

Если вы хотите автоматизировать проектное управление на базе продуктов 1С или Битрикс24, компания «Первый Бит» готова взять на себя проект по внедрению системы — от постановки целей до организации корпоративного сопровождения. Наша команда специалистов имеет большой опыт внедрения инструментов для управления проектами в компаниях разного масштаба и профиля. Мы подберем систему, максимально отвечающую вашим потребностям, и настроим ее работу таким образом, чтобы проектное управление реализовывалось на высоком уровне качества.