Путевой лист в 1С:УАТ: оформление, учет и контроль

Зачем нужен путевой лист и почему он важен для учета автотранспорта

Путевой лист обязателен при перевозке пассажиров и грузов и выполняет три основные задачи:

1. Фиксация пробега и маршрута следования.
2. Подтверждение прохождения водителем медосмотра, а автомобилем — техосмотра.
3. Подтверждение права водителя на управление данным транспортным средством (ТС).

Виды путевых листов в 1С:УАТ

В решении «1С:Управление автотранспортом» («1С:УАТ») можно оформлять и вести учет путевых листов различных видов:

• легковой автомобиль (форма № 3);
• грузовой автомобиль (повременный № 4-П, сдельный № 4-С);
• специальный автомобиль (форма № 3 спец);
• междугородный автомобиль (форма № 4-М);
• автобус (форма № 6 спец);
• трактор (412-АКТ);
• индивидуальный предприниматель (формы № ПЛ-1, ПА-1, ПГ-1);
• рапорт о работе башенного крана (ЭСМ-1);
• рапорт о работе строительной машины (ЭСМ-2, ЭСМ-3).

Вид путевого листа при его создании выбирается из списка. Учитываются предварительно заданные настройки для организации, подразделения или пользователя. Печатные формы путевых листов являются унифицированными и соответствуют актуальным требованиям законодательства.

Настройки путевых листов в 1С:УАТ

Перед началом работы с путевыми листами в «1С:УАТ» нужно настроить справочники:

1. «Транспортные средства и оборудование»;
2. «Сотрудники»;
3. «Условия эксплуатации (работы)»;
4. «Виды перевозок»;
5. «Параметры выработки ТС и водителей»;
6. «Маршруты»;
7. «Состояния ТС»;
8. «Физические лица»;
9. «Температурные коэффициенты изменения норм расхода ГСМ»;
10. «Объекты строительства» (при необходимости выезда на задание на объект).

Рассмотрим настройки на примере транспортных средств. Между карточкой ТС и путевым листом происходит обмен следующими данными:

• марка;
• начальная выработка;
• основной вид путевых листов;
• срок действия путевого листа;
• перечень постоянно закрепленного за автомобилем оборудования;
• показания одометра или счетчика моточасов;
• основное топливо;
• плановая дата ТО;
• пробег;
• объем транспортной работы;
• количество ездок с грузом за смену;
• время работы оборудования;
• выработка ТС, оборудования, сотрудников и т.д.

Выработку, если ее параметры не предопределены, рассчитывают по формуле. Для этого можно выбрать один из способов расчета — по шапке путевого листа, по заданию путевого листа или по товарно-транспортным документам (ТТД). В двух последних вариантах формула применяется для каждой строки, а затем данные суммируются.

Расчет расхода ГСМ может производиться по индивидуальным формулам — это позволяет учесть особенности условий работы. Можно задать формулы самостоятельно или загрузить готовые варианты из шаблонов и при необходимости затем отредактировать их.

Конструктор позволяет наглядно описать правила расчета норм расхода ГСМ с помощью функций, арифметических и логических операторов. Поддерживается создание формул для общих и специальных работ с использованием норм расхода. Переменными формул расчета являются доступные показатели путевых листов. Предусмотрена проверка синтаксиса формул.

Оформление, закрытие и проведение путевого листа в 1С:УАТ

Документ «Путевой лист» в «1С:УАТ» формируется в два этапа:

Остановимся подробнее на заданиях, которые выдаются водителям. Задания можно разбивать на этапы и это влияет на расчет выработки: в пределах одного этапа выработка просто суммируется или выбирается максимальное значение. В задании можно указать объект строительства, по которому оно выполняется — это будет использоваться при расчетах и в аналитике. Также для аналитики доступны такие параметры, как подразделение, условия работы, контрагент, направление. Можно внести детальные сведения о массе и габаритах груза, количестве пассажиров, пробеге загруженного и порожнего автомобиля за одну ездку, пробеге спецработ, используемом оборудовании и прицепе.

Список ТТД нужно заполнять, если задан гибкий режим расчета выработки — «Расчет по ТТД». В ТТД учитывают погрузочно-разгрузочные работы, простой под погрузкой/разгрузкой, вводят выработку по произвольному параметру. Связка «ТТД» — «Путевой лист» позволяет рассчитать стоимость услуг по заданным тарифам.

Для ведения электронных перевозочных документов (ЭПД) используются статусы путевых листов. На форме листа отображается текущее состояние ЭПД и QR-кода, что служит основанием решения о выезде на линию. Есть предопределенные статусы, которые устанавливаются автоматически при расчете итогов или при изменении состояния ЭПД:

• «Контроль транспорта»;
• «Медосмотр»;
• «Медосмотр (после рейса)»;
• «Не рассчитан»;
• «Отмена рейса»;
• «Оформление»;
• «Показания (выезд)»;
• «Показания (заезд)»;
• «Рассчитан».

Используется световая индикация статусов. Вы можете создавать и назначать собственные статусы.

Процесс обработки путевых листов

Выписывать путевые листы можно в пакетном режиме. Для этого надо заполнить список ТС, выполнить автоматическую проверку занятости водителей и сопоставление графиков членов экипажа.

Учет ГСМ по путевым листам

Данные о фактическом и нормативном расходе топлива, технических жидкостей, масел фиксируются во вкладке «ГСМ» путевого листа.

Там расположены три таблицы:

• «Расход ГСМ» — данные об остатках ГСМ при выезде и возврате, нормативном и фактическом расходе топлива.
• «Заправки ГСМ» — данные об учете заправок автомобилей ГСМ, включая количество и стоимость.
• «Сливы ГСМ» — данные по сливу ГСМ из бака автомобиля на склад, на другое ТС или на АЗС.

Поддерживается режим использования двух видов топлива поочередно или одновременно. Нормативный расход складывается из расхода основного и дополнительного топлива. Расход основного топлива делится на две части: пробег только на основном топливе и пробег на двух видах топлива.

Для расчета фактического расхода ГСМ нужно выбрать один из вариантов:

• «По норме» — фактический расход ГСМ приравнивается нормативному и рассчитывается остаток ГСМ при возвращении.
• «По факту» — при расчете итогов используется фактический расход ГСМ.
• «По мониторингу (расход)» — используются данные о расходе ГСМ из системы мониторинга.
• «По мониторингу (конечный остаток)» — из системы мониторинга загружается остаток ГСМ в баке на время возвращения по путевому листу. Это помогает выявить несоответствия заправленного и израсходованного топлива по данным мониторинга и учетным документам.

Если фактический расход был указан вручную или получен из системы мониторинга, возможен отрицательный остаток ГСМ. Он подсвечивается красным цветом.

Доступна как стандартная детализация нормативного расхода ГСМ в ТС по видам норм и спецработам, так и расширенный анализ в отчетах.

Связь путевого листа с рейсами и заказами

В «1С:УАТ» возможно заполнение путевого листа из заказа на ТС и расписания рейсов. Между документами «Путевой лист», «Маршрутный лист», «Расписание рейсов», «Заказ на ТС» происходит обмен данными. Например, если было зафиксировано нарушение расписания по одному из пунктов путевого листа, то во всех связанных с ним документах будет пересчитана выработка и другие параметры. Подробная информация для расчета времени и расстояния поступает в путевой лист из заказа на ТС.

Если включен учет заказов на ТС в путевых листах, то при проведении листа расходы распределяются на те заказы, которые в него включены. Если настроено закрытие заказов на ТС путевыми листами, то путевой лист можно использовать для закрытия заказов вместо маршрутных листов по упрощенной схеме. Это актуально для простых цепочек перевозки вида точка-точка, при малом объеме заказов на ТС, при использовании только собственного транспорта.

Маршрутные листы как промежуточное звено между заказами на ТС и путевыми листами целесообразно применять:

• при перевозке сборных грузов и FTL заказов;
• при наличии собственного и привлеченного транспорта;
• при расчете расходов по себестоимости на основании тарифов;
• при использовании алгоритмов автоматической маршрутизации;
• при необходимости оперативного отслеживания движения транспорта.

Показатели расчета себестоимости поездок настраиваются в справочнике. Себестоимость рассчитывается по параметру выработки, фиксированной суммой или процентом от суммы. Можно указать минимальное значение выработки. Предусмотрена гибкая настройка тарифов и условий их действия.

Контроль и проверка путевых листов

Для отслеживания выполнения перевозок и контроля путевых листов предусмотрено «АРМ Диспетчера». Одним из разделов АРМ является страница «Путевые листы», на которой отображается список всех листов.

Используя фильтры, можно просматривать:

• нерассчитанные листы;
• листы, созданные в рамках текущего сеанса работы с АРМ;
• листы по ТС, которые выбраны на странице «Заказы на ТС».

В АРМ можно задать рабочую дату для путевых листов и количество дней до рабочей даты, за которое будет заполняться перечень путевых листов. На странице «Заказы на ТС» диспетчер просматривает список заказов, для которых на рабочую дату еще не сформированы путевые листы.

«1С:УАТ» поддерживает интеграцию с системами спутникового мониторинга GPS/ГЛОНАСС. Это позволяет автоматически загружать в программу актуальные данные о пробеге, расходе топлива, заправках, сливах и проч. Эти данные используются для онлайн-заполнения путевых листов, что упрощает и ускоряет обработку документов, исключает риск ошибок из-за человеческого фактора.

Отчеты по путевым листам в 1С:УАТ

Для анализа данных по путевым листам предназначены отчеты:

1. «Документы по путевым листам и разнарядкам» – сведения о документах водителей и ТС в привязке к путевым листам и разнарядкам.

2. «Выработка ТС по Путевым листам» – для общего анализа работы ТС.

3. «Карточка работы ТС» – информация о работе автомобилей по путевым листам.

4. «Ведомость ТЭП» – сведения о технико-эксплуатационных показателях работы транспортных средств по путевым листам и другим документам.

5. «Задания путевых листов» – сведения о заданиях по всем параметрам.

6. «Контроль путевых листов по ГСМ» – выявление листов, в которых остатки ГСМ при выезде и возвращении отличаются от данных регистра накопления «Остатки ГСМ в ТС».

7. «Контроль путевых листов по показаниям одометра» – определение листов, в которых показания одометра при выезде и возвращении отличаются от данных регистра сведений «Счетчики ТС».

Мобильное приложение и путевые листы

Конфигурация «1С:УАТ» совместима с мобильным приложением «Водитель УАТ», предназначенным для взаимодействия водителей и экспедиторов с диспетчерским центром. В контексте работы с путевыми листами приложение позволяет:

• закрыть путевой лист;
• отправить лист на печать с мобильного устройства;
• добавить данные по заправкам.

Заключение

Система «1С:УАТ» автоматизирует весь цикл работы с путевыми листами:

• рассчитывает выработку водителей и нормативы расхода топлива на основе множества критериев;
• позволяет создавать путевые листы на весь автопарк в пакетном режиме;
• отправляет путевые листы в государственные системы и ГИБДД;
• поддерживает интеграцию с мобильным приложением и терминалами для мгновенной печати и закрытия листов;
• контролирует прохождение ТО и медосмотров;
• сравнивает план с фактом и находит отклонения.

По любым вопросам, связанным с внедрением и настройкой «1С:УАТ», обращайтесь в компанию «Первый Бит Спортивная». Наши специалисты проведут обследование ваших бизнес-процессов, дадут рекомендации по автоматизации учета путевых листов и выполнят внедрение, интеграцию, оптимизацию работы «1С:УАТ». Мы возьмем на себя весь комплекс задач под ключ и обеспечим бесперебойную работу вашей ИТ-инфраструктуры.