Типичные ошибки при паспортизации оборудования

Паспортизация определяет перспективы модернизации, ремонта и эффективного использования оборудования в процессе производства. В современных реалиях результаты паспортизации заносятся в специализированную базу данных оборудования. На первый взгляд процесс кажется простым и понятным, однако мы часто сталкиваемся с неправильно выполненной паспортизацией и ее последствиями.

В системах автоматизации управления ремонтами и обслуживанием технических средств паспортизация является одним из первостепенных процессов. Систематизированная база оборудования с полными и актуальными данными о каждом объекте, с удобной навигацией и иерархической структурой – основа корректной работы и информационной системы, и парка оборудования, находящегося на балансе предприятия. В карточке каждой единицы оборудования хранится детальная история его осмотров, ТО и ремонтов.

Если процесс паспортизации организован с ошибками, это чревато задержкой сроков внедрения системы автоматизации ТОиР и другими последствиями, несущими за собой материальные убытки.

Наиболее эффективный и общераспространенный способ проведения паспортизации – это использование инструментов специализированной системы «1С:ТОИР». Но специалисты «Первого Бита» в рамках внедрения продукта «1С:ТОИР» многократно сталкивались с ситуациями, когда компании неудачно пытались произвести паспортизацию своими силами. В итоге неправильно организованная или хаотичная паспортизация препятствовала внедрению системы, и компании обращались к профессионалам для скорейшего решения этой проблемы.

Перечислим наиболее часто встречающиеся при самостоятельном внедрении «1С:ТОИР» ошибки.

Ошибка №1. Подготовительная работа по сбору информации и унификации ее хранения выполнена в недостаточной степени.

Процессу подготовки нужно уделить тщательное внимание перед началом ввода данных об оборудовании в «1С:ТОИР» или в шаблоны. В большинстве случаев в компаниях ситуация со стандартизацией хранения информации о технических средствах выглядит следующим образом:

• перечень оборудования представлен в частичном, обрывочном, бессистемном виде;
• централизованная база данных всего оборудования предприятия отсутствует – в каждом из отделов, работающих с оборудованием, ведется отдельная база;
• источники и форматы хранения информации об оборудовании многообразны и разрознены – Excel, бумажные носители, каталог основных средств учетной системы бухгалтерии и т.д.;
• отсутствует четкая структура иерархии видов, групп и единиц оборудования;
• не применяется шаблонность наименований.

Решение. В первую очередь разработайте и согласуйте структуру иерархии оборудования. Подготовьте перечень оборудования для ввода данных в шаблон или напрямую в «1С:ТОИР». Выпустите приказ по предприятию, назначающий сотрудников, ответственных за проведение паспортизации. Только после этого можно приступать к вводу данных в систему.

Ошибка №2. Ожидание, что проект внедрения автоматизированной системы «1С:ТОИР» должен выполняться только сотрудниками технической службы.

Типичная ситуация на предприятии до внедрения системы управления ремонтами – это отсутствие единой базы оборудования в компании. Техническая служба, бухгалтерия, планово-экономический отдел и другие службы ведут собственные базы данных, в которых нет единообразия в стандартах наименований и формах карточек оборудования, в иерархии, видах и группах техники.

Это объясняется тем, что у каждой службы свои, отличающиеся друг от друга, требования к составу, ранжированию и детализации данных о технических средствах. Например, если в службе главного механика технологическая линия должна быть детализирована до отдельных единиц входящего в нее оборудования, то в каталоге основных средств в бухгалтерии эту линию достаточно представить в обобщенном виде как единый объект.

Решение. Важно изначально включить в проектную группу внедрения представителей всех служб, имеющих отношение к управлению ТОиР. Вероятно, на начальном этапе сотрудничество служб будет проходить без полного согласия ввиду того, что они на протяжении долгого времени работали в разных информационных пространствах. Но наша практика показывает, что при грамотной организации проектной работы удается наладить взаимодействие служб и своевременно урегулировать наиболее критичные проблемы и несоответствия, учесть и консолидировать интересы всех заинтересованных сторон.

Ошибка №4. Часто в рамках паспортизации сотрудники предприятия вносят в систему данные не только по оборудованию, но и по инфраструктуре. Это увеличивает трудозатраты и, как следствие, приводит к затягиванию сроков ввода в эксплуатацию системы автоматизации ТОиР.

Решение. Базовая задача паспортизации – занесение в «1С:ТОИР» данных по основному производственному оборудованию. Особенно важно следовать этому правилу предприятиям, имеющим на балансе большое количество техники. Нужно расставить приоритеты – определить структуру и границы перечня объектов, добавляемых на первом этапе в «1С:ТОИР». Задачи по добавлению информации о зданиях, сооружениях, инженерных коммуникациях, вспомогательному оборудованию, территории следует распределить и выполнять поэтапно по завершении ввода в систему данных об основной технике.