ТОиР под контролем: зачем вести учет технического обслуживания и ремонта на предприятии

Почему ТОиР критичен для современных предприятий

Если предприятие не мониторит актуальное состояние оборудования, такой подход несет в себе массу рисков:

• аварии на производстве, в том числе с последствиями для жизни и здоровья людей;
• внезапный выход техники из строя;
• остановка производства или участка работ на неопределенное время;
• неоптимальное распределение ресурсов – часть оборудования перегружена, а часть простаивает;
• высокие расходы на внеплановые ремонты и обслуживание, срочную закупку запчастей и т.п.

Можно сделать вывод, что управление ТОиР – это экономия ресурсов, снижение издержек, минимизация рисков инцидентов, репутация компании, заботящейся о сотрудниках и клиентах. Например, если в магазине выйдет из строя кассовый аппарат, покупатели не будут ждать, пока его починят, а уйдут за покупками в соседний магазин. И с большой вероятностью впоследствии будут предпочитать стабильных в работе конкурентов.

Прозрачность учёта оборудования и процессов ТОиР

В ТОиР входят инструменты для учета всех единиц оборудования, имеющегося в распоряжении предприятия. Для каждого агрегата заводится карточка, из которой можно узнать текущее состояние, рекомендованную частоту техобслуживания, историю проведенных ТО и ремонтов. Также в систему ТОиР добавляются карточки запчастей и расходных материалов, между ними и оборудованием устанавливаются взаимосвязи. Это помогает управлять закупками и быстро находить подходящие расходники.

Ведение актуального списка оборудования

Когда предприятие владеет большим количеством оборудования, необходима его систематизация. ТОиР помогает не только вести актуальный список оборудования, но и предусмотреть иерархию – структурировать категории и подкатегории.

В системе ТОиР легко отмечать различное состояние оборудования:

• доступное для работ;
• занятое в работах;
• временно не доступное для работ из-за ТО или ремонта;
• переданное в аренду;
• списанное и т.п.

Можно предусмотреть отдельные статусы для оборудования, которое в ближайшее время – неделю или месяц – будет проходить плановое техобслуживание. Это поможет более оптимально подходить к его эксплуатации.

Прозрачное отражение состояния и истории обслуживания

В карточку агрегата в системе ТОиР заносятся все действия, совершенные в отношении него, и их даты:

• приобретение;
• участие в работах;
• проведенные плановые ТО и ремонты;
• поломки;
• внеплановые ремонты;
• использованные расходные материалы и запчасти;
• списание с баланса.

Такой системный подход повышает эффективность планирования эксплуатации техники и ее обслуживания. Например, при анализе соотношения плановых и внеплановых ремонтов может стать понятно, что профилактическое обслуживание нужно проводить чаще.

Удобство поиска и анализа данных по каждому объекту

Ведение структурированных справочников оборудования и комплектующих позволяет быстро найти нужную единицу техники не только по названию, но и по параметрам – назначению, мощности, особенностям конструкции и т.п. Установленные взаимосвязи между элементами справочников помогают понять, совместимо ли оборудование, какое количество расходников нужно хранить на складе, какие запчасти следует заранее заказать. Это способствует оптимизации закупок: можно сэкономить, сделав заказ у поставщика, который предлагает более низкие цены за счет длительной доставки.

Реагирование на поломки и снижение аварийности

Снижение количества аварий – одна из главных задач ТОиР. Для этого нужно расследовать каждый инцидент, касающийся сбоев в работе техники, ее поломки и, тем более, аварий. Важно понять причины, приводящие к выходу оборудования из строя. Анализ помогает более взвешенно подойти к планированию работ по ТОиР, учесть все нюансы, выполнить профилактические мероприятия.

Реактивное и профилактическое обслуживание

Существует три основных подхода к обслуживанию оборудования. Реактивный подход заключается в том, что техника работает до отказа. Только когда она выйдет из строя, приступают к ремонту или списывают ее как исчерпавшую свой ресурс. При такой парадигме компания не тратит ресурсы на планирование и ведение ТОиР, но получает высокие риски возникновения аварий и непредсказуемых расходов. Профилактическое обслуживание подразумевает наличие план-графика работ, составленного исходя из рекомендаций производителей о частоте выполнения ТО. И, наконец, проактивный подход – это стратегия, основанная на регулярной диагностике и контроле состояния оборудования. Анализ их результатов позволяет прогнозировать сбои и своевременно выполнять работы, предупреждающие выход оборудования из строя.

Быстрый доступ к информации о предыдущих ремонтах

Ведение протоколов выполненных работ по обслуживанию и ремонту позволяет:

• обнаружить тенденции и закономерности, позволяющие оптимизировать частоту работ;
• запланировать ТО с таким расчетом, чтобы не допустить чрезмерного износа и выхода из строя агрегатов;
• заранее рассчитать стоимость работ и материалов.

Система ТОиР дает возможность в подробностях документировать действия, выполняемые в ходе ремонта или ТО, и вести учет всех задействованных ресурсов: сколько понадобилось различных материалов, какое количество людей и сколько времени работало, затраченные суммы. Информацию о сделанных ремонтах удобно просматривать из карточки оборудования или в форме визуализированного отчета.

Оперативное формирование заявок и назначение ответственных

Для того, чтобы инициировать начало работ по ТОиР, нужно сформировать заявку и назначить ответственного за ее выполнение. Заявка содержит информацию об объекте ремонта, его текущем состоянии, списки работ, материалов и трудовых ресурсов, сроки исполнения, меры безопасности. Если в компании используется система автоматизации ТОиР, заявки создаются очень быстро: вся информация находится в единой точке доступа, взаимосвязи установлены, инструменты для заполнения форм заявок предусмотрены.

Прозрачный учёт затрат на ремонты

Когда ремонт выполняется реактивно, учесть затраты на него непросто. Во-первых, такой подход к работе является косвенным подтверждением того, что учет в компании не налажен, а, значит, расходы будет сложно рассчитать. Во-вторых, выход из строя техники – это форс-мажорное обстоятельство, требующее принятия быстрых решений, а такой режим слабо совместим со скрупулезным учетом. Люди руководствуются принципом «нужно как можно быстро восстановить работоспособность, а с остальным потом разберемся» – в итоге оказывается, что данные о расходах на ремонт утеряны или искажены.  И хорошо, если ремонт удастся выполнить оперативно. Сейчас, когда поставку импортных запчастей иногда приходится ждать месяцами, издержки из-за выхода оборудования из строя могут стать серьезным финансовым ударом.

Детальный учёт расходов на техническое обслуживание и ремонт

Расходы на ТОиР подразделяются на два основных вида:

• суммы, уплачиваемые за выполнение работ;
• стоимость материалов и запчастей, необходимых для поддержания или восстановления работоспособности оборудования.

Но это только прямые расходы. Есть и косвенные – от издержек из-за потери времени на простой оборудования до покупки датчиков, контролирующих работы. Для того, чтобы подсчитать все затраты, нужно своевременно вносить их все в учетную систему с указанием статьи расходов, стоимости, количества, суммы и т.п. Учет расходов привязан к конкретной единице оборудования, что позволяет анализировать затраты и определять их целесообразность.

Анализ затрат по видам работ и оборудованию

Анализировать затраты просто, когда они учтены и систематизированы. Можно построить анализ в любом срезе: по видам работ, типам оборудования, длительности выполнения, стоимости, количеству работников и т.д. Средства визуализации позволяют представить аналитическую отчетность в наглядном виде, когда за секунды становится понятно, на что тратится наибольший объем денежных средств. 

Выявление неэффективных и дорогостоящих единиц техники

Не все оборудование рентабельно: может оказаться, что содержание некоторых единиц техники обходится предприятию слишком дорого и выполняемые с их помощью работы не покрывают издержки на обслуживание. Выявить это можно, проанализировав затраты на ТОиР. По результатам анализа руководство принимает решение: оставить все как есть, продать агрегат и купить аналог, потребляющий меньше ресурсов, или оптимизировать затраты.

Бюджетирование: отчётность и планирование

Важным аспектом ТОиР является бюджетное планирование и формирование отчетности, показывающей отклонения фактических показателей от запланированных. План обычно составляется на год вперед и согласовывается ответственными лицами. На основе план-графика выделяются средства на проведение работ. Если систематически происходит выход за рамки бюджета, это становится поводом тщательно проанализировать затраты и пересмотреть подход к ТОиР.

Возможность быстро сформировать отчёт по бюджету ТОиР

Системы автоматизации позволяют парой кликов сформировать отчет по бюджету ТОиР. Поскольку в систему заносятся все данные о расходах на работы и материалы, сложностей с составлением отчетности не возникает. Нет необходимости дожидаться завершения периода для того, чтобы посмотреть, на что тратятся деньги, соответствуют ли фактические расходы плановым. Можно сформировать отчетность по видам работ, типам оборудования, конкретной единице техники, о динамике затрат по годам и т.п.

Прогнозирование бюджета на будущие периоды

Составление бюджета – поэтапный процесс. В его основе, как правило, лежит план-график работ. Для каждого мероприятия по ТОиР, в зависимости от его сроков и особенностей, рассчитываются расходы на материалы, комплектующие, оплату труда штатного персонала и услуг подрядчиков. Для того, чтобы прогнозирование было точным, нужно анализировать расходы предыдущих периодов, подробно вести учет расходов, принимать меры по оптимизации бюджета. В ином случае велики риски дефицита или профицита бюджета на ТОиР. Минусы дефицита понятны, а избыток бюджета тоже нежелателен: компания несет лишние расходы, на складах скапливаются невостребованные материалы.

Выявление отклонений и тенденций для принятия решений

Скрупулезный учет расходов, их планирование и анализ, хранение всех данных в единой базе – все это помогает выявить план-фактные отклонения, закономерности и тенденции в бюджетировании. Например, может оказаться, что чрезмерное расходование бюджета происходит из-за того, что работы производятся в высокий сезон, когда техника наиболее востребована. Если сместить даты ТО, уменьшаются издержки из-за простоя оборудования. Таким же образом можно определить, достаточно ли работников для выполнения ТО, подходящая ли у них квалификация, нужно ли привлекать подрядчиков.

Контроль работы персонала и оборудования

ТОиР – это не только планирование, учет и анализ работ. Не менее важно контролировать действия сотрудников, как непосредственно выполняющих работы, так и их организовывающих.

Фиксация ответственных за проведение ТОиР

В компаниях практикуются разные подходы к назначению ответственных за ТОиР – где-то это всегда один и тот же человек, где-то есть разделение по направлениям работ или видам оборудования, где-то каждый раз назначается тот или иной сотрудник. Как бы то ни было, ответственный должен быть обозначен, и его задача – управлять работами таким образом, чтобы они были выполнены в срок, качественно, и уложились в выделенный бюджет.

Анализ эффективности работы сотрудников

Для анализа эффективности выполнения персоналом работ по ТОиР используются следующие показатели:

• соотношение фактически выполненных и запланированных работ в разрезе сроков, трудозатрат, расходов;
• оценка объема выполненных работ за единицу времени и средней продолжительности различных видов работ;
• наличие выявленных дефектов и ошибок в ходе или в результате выполнения работ;
• оценка соответствия выполненных работ требованиям, стандартам, нормам, правилам безопасности;
• расчет стоимости работ;
• количество использованных расходных материалов, запчастей, комплектующих.

Если произошел сбой в работе техники, выход из строя или авария, важно разобраться в их причинах и, если они связаны с человеческим фактором, принять меры по снижению подобных рисков. Например, может оказаться, что принтер часто ломается, потому что сотрудники неправильно вставляют в него бумагу.

Обеспечение соблюдения регламентов и графиков работ

За соблюдением периодичности, сроков и объемов работ, прописанных в регламентах и графиках, должны следить ответственные сотрудники. В системах автоматизации для этого предусмотрены уведомления: они заранее напомнят о скором начале задачи, направят предупреждение о риске задержки сроков. К тому же, в списках и планах могут выделяться цветом критичные и срочные задачи. Можно предусмотреть любое количество условий, которые должны выполняться в соответствии с регламентами, и отслеживать их соблюдение.

Сокращение времени на ведение и анализ данных

Те компании, сотрудники которых по старой привычке ведут учет ТОиР в Excel, тратят на это много времени и имеют повышенные риски ошибок. На фоне общей тенденции к цифровизации это становится невыгодным положением в сравнении с конкурентами. Использование систем автоматизации в разы сокращает время на ввод данных, их хранение и обработку, и значительно расширяет возможности анализа.

Автоматизация процессов учёта

Специализированные программные решения для организации ТОиР позволяют автоматизировать следующие участки работ:

• ведение списков оборудования с его характеристиками, учет нормативов;
• сбор и хранение сведений о техническом состоянии каждой единицы оборудования на всем протяжении его эксплуатации;
• планирование;
• управление материально-техническим обеспечением ТОиР;
• определение численности персонала для выполнения работ;
• фиксация всех расходов
• управление нарядами и ремонтными работами;
• хранение всей документации, относящейся к ТОиР, в единой базе и т.д.

Автоматизация учета позволяет более точно планировать работы, минимизировать поломки техники, контролировать выполнение работ, мониторить складские остатки, эффективно распределять ресурсы. 

Удобные электронные журналы и мобильные решения

В системах автоматизации ведутся различные журналы, где в удобной форме представлены:

• списки объектов ремонта;
• показатели наработки оборудования;
• проведенные мероприятия по ТОиР;
• заявки и наряды на ТОиР;
• выявленные дефекты;
• сметы.

Мобильные приложения позволяют вести учет из любой точки – например, непосредственно из ремонтного цеха или мастерской. Их основными пользователями являются сотрудники, выполняющие работы, обходчики, ответственные лица и руководители, контролирующие ход работ. 

Быстрое формирование отчётов для руководства

Возможность в любой момент составить отчетность по любым параметрам – одно из неоспоримых преимуществ систем автоматизации. Даже если с утра руководитель запросил отчет, в котором должно учитываться несколько факторов, его вполне реально предоставить к полуденному совещанию. Отчетность основывается на данных, а если они вносятся в систему своевременно и в полном объеме, проблем с формированием аналитики любой степени сложности не возникает.

Решение по организации ТОиР - 1С:ТОИР

Рассмотрим основные возможности системы «1С:ТОИР»:

1. Управление реестрами оборудования, техники, средств измерений, учет их приема, списания, перемещения.
2. Ведение технологических карт ремонтов, базы нормативов ТОиР, списка объектов регламентных мероприятий.
3. Хранение исторических данных о ремонтах и обслуживании.
4. Составление план-графика мероприятий по ТОиР и единого расписания для групп оборудования.
   Рис.1. План-график работ
   
   
5. Формирование бюджетов и учет расходов на ТОиР, анализ и контроль трудозатрат.
6. Управление заявками на проведение ремонтов и нарядами на работы.
7. Учет показателей эксплуатации – дефектов, наработки, состояний оборудования.
   Рис.2. Рабочее место диспетчера
   
   
8. Анализ причин выявленных дефектов и простоев оборудования, оценка рисков.
9. Составление списка работников, их аттестация, определение квалификации, допуск к работе, контроль графиков и трудозатрат.
10. Формирование потребности в расходниках и запчастях, организация закупок, контроль наличия на складах.
    Рис.3. Рабочее место специалиста по обеспечению
    
    
11. Ведение базы данных текстовых и графических документов.
12. Генерация штрихкодов объектов ремонта для их однозначной идентификации.
13. Формирование отчетности по KPI, финансовым затратам, трудозатратам, наработке, простою техники, использованию расходников, план-факту и т.д.
14. Мониторинг показателей эффективности процессов, их анализ и контроль.
    Рис.4. Монитор показателей
    
    

В дополнение к 1С:ТОИР разработано приложение «Мобильный клиент». Оно позволяет работникам удаленно получать задания на ремонты и наряды на обходы, формировать отчеты, регистрировать дефекты, наработку оборудования, контролируемые показатели и т.д.

Выгоды и дополнительные преимущества от внедрения 1С:ТОИР

Решение «1С:ТОИР» – это не просто учетная система для ведения списка оборудования и графика работ. Конфигурация позволяет управлять всеми аспектами обслуживания материальных активов – от классического или скользящего планирования до анализа причин сбоев в работе. К тому же, 1С:ТОИР легко интегрируется с другими системами на базе «1С:Предприятие» и решениями сторонних производителей для создания единой ИТ-среды на предприятии. 

Снижение простоев и аварий

1С:ТОИР помогает снизить простои оборудования и аварии на производстве за счет оптимизации процессов обслуживания и ремонта, их более точного планирования и распределения ресурсов, анализа причин неисправностей. Система позволяет выполнять планирование работ, базируясь на текущем состоянии оборудования, загруженности оборудования, документации, исторических данных о ранее проведенных мероприятиях. Все это в совокупности уменьшает фактор неопределенности, способствует минимизации поломок, непредвиденных простоев, аварий.

Продление срока службы оборудования

Для того, чтобы оборудование прослужило максимально долго и не исчерпало свой ресурс раньше времени, в 1С:ТОИР предусмотрен комплекс инструментов:

• детальный учет всех единиц оборудования, их характеристик, заложенных сроков эксплуатации;
• ведение истории проведенных ТО и ремонтов;
• анализ причин неисправностей и принятие мер по их устранению;
• выполнение как профилактических, так и проактивных работ;
• оценка эффективности работ по различным параметрам.

Эти возможности направлены на минимизацию вероятности серьезных поломок и поддержание оборудования в работоспособном состоянии как можно дольше.

Повышение прозрачности и управляемости процессов

Учет всего оборудования, хранение исторических данных о работах, ведение списков задействованных ресурсов, формирование план-графиков – все это направлено на обеспечение прозрачности процессов ТОиР. По всем записям можно просмотреть, кто и когда их создал и редактировал. Между элементами системы устанавливаются взаимосвязи, что повышает скорость создания заявок и составления планов. Система предоставляет широкие возможности мониторинга, контроля и анализа работ, расходов, ресурсов. Быстро формируется отчетность, что помогает выявить узкие места и своевременно исправить недочеты.

Примеры успешного внедрения

Представим несколько успешных кейсов внедрения «1С:ТОИР», выполненных специалистами компании-интегратора «Первый Бит»:

1. Производитель рыбной продукции ООО «Мурман Фиш» вел учет оборудования, его технического состояния и графиков ремонта в Excel и в бумажных журналах. Единая система учета отсутствовала, планирование и анализ не осуществлялись. Для решения этой проблемы специалисты осуществили внедрение 1С:ТОИР на 70-ти рабочих местах. Это привело к повышению эффективности и прозрачности всех процессов, снижению простоев, централизации учета, сокращению административных затрат, улучшению координации между инженерной службой и производством.
2. Строительный холдинг «Партнер» вел учет работ по ТОиР на бумажных носителях, оцифрованы были только финансовые и бухгалтерские процессы. В ходе внедрения 1С:ТОИР было выполнено обследование текущих процессов, разработка плана работ, настройка системы под потребности холдинга, тестирование. Сотрудники прошли обучение по работе с программой, после чего она была введена в эксплуатацию, а специалисты «Первого Бита» продолжили осуществлять ее техподдержку. В итоге 260 сотрудников холдинга работают в системе автоматизации.
3. Логистическая компания «Газпромнефть-Снабжение», имеющая в автомобильном парке свыше 600 единиц техники, обратилась с запросом на комплексную автоматизацию учета. Были поставлены задачи по оперативному выявлению отказа техники, исключению простоев машин и оборудования. оптимизации затрат на содержание и ремонт техники, организацию бесперебойной поставки материалов и комплектующих. Все задачи успешно выполнены, после чего сотрудники «Первого Бита» продолжают дорабатывать 1С:ТОИР для наибольшего соответствия потребностям компании.

Анализ демонстрирует, что после внедрения 1С:ТОИР значительно повышаются такие показатели, как производительность труда, получение оперативных данных, обработка заявок на ремонт, формирование отчетности, обработка инцидентов. В то же время снижаются трудозатраты, расходы, простои, время на поиск характеристик оборудования и истории ремонтов, сокращаются отклонения от графиков и т.д.

Заключение

С внедрением средств автоматизации управление ТОиР выходит на новый уровень. Специалисты компании «Первый Бит» имеют большой опыт внедрения 1С:ТОИР и других инструментов автоматизации на предприятиях различного масштаба. Мы проведем анализ ваших бизнес-процессов и на его основе порекомендуем оптимальное решение. Затем мы реализуем проект внедрения по классической методологии или по технологии Agile. В ходе работ наши специалисты осуществят моделирование, проектирование, настройку и доработку системы, ее тестирование, проведут обучение сотрудников, разработают инструкции. После запуска системы автоматизации ТОиР в эксплуатацию постоянная команда из менеджера, консультантов и ИТ-специалистов будет оказывать консультационное и техническое сопровождение.