О проектном управлении на федеральном уровне
Проектное управление было выведено на федеральный уровень Распоряжением Минэкономразвития России от 14.04.2014 №26Р-АУ «Об утверждении Методических рекомендаций по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти» и Постановлением от 31.10.2018 №1288 «Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации», содержащим положения о построении работы проектного офиса субъекта РФ. Постановление описывает требования к этапам жизненного цикла проекта, представляет сводную группировку инструментов для различных областей деятельности. Все это может быть применено в ходе управления проектами в органах исполнительной власти, в совокупности с выбранной методологией.
Для реализации Указа Президента от 07.05.2018 №204 «О национальных целях и стратегических задачах развития Российской Федерации на период до 2024 года», Минэкономразвития, Минфин и Федеральный проектный офис должны обеспечить формирование предложений по интеграции национальных и приоритетных проектов в государственные программы.
Мероприятия национальных и федеральных проектов уже включены в государственные программы субъектов РФ. Применяется практика оценки эффективности государственных программ и национальных проектов, в том числе в разрезе отдельных отраслей и на региональном уровне, анализ их вклада в социально-экономическое развитие отрасли или территориального органа.
Таким образом становится очевидным, что в России взят курс на кардинальную оптимизацию, введение новых, современных подходов и достижение прогресса в области проектного управления государственными заказами. Уверенное, продуктивное, действенное управление проектами – на нынешний момент та база, без которой органам власти невозможно обойтись.
Задачи проектного управления государственными заказами
Достижение целей проектов государственных заказов осуществляется путем планирования, организации и контроля трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта. Управление проектами госзаказов организовано по тому же алгоритму, что и управление коммерческими проектами, но имеет ряд особенностей.
Перечислим наиболее характерные:
- Следование законодательной базе РФ и нормативным актам органа исполнительной власти.
- Разработка паспорта проекта, план-графика, плана контрольных событий проекта, отчетов, в том числе по исполнению бюджета.
- Формирование и достижение ключевых результатов проекта.
- Формирование рабочей группы, создание проектных ролей и групповых образований в рамках организационной структуры.
- Управление мотивацией участников проекта.
- Развитие знаний и опыта в сфере проектного управления руководителей и участников проектов, становление проектной культуры в организации.
- Оптимизация трудозатрат, снижение количества ошибок, рост скорости выполнения процессов проектного управления.
- Аккумуляция, хранение и обработка знаний в области проектного управления.
- Подготовка заявок, платежных поручений и исполнение казначейских функций, в том числе по оборонным заказам по 275-ФЗ.
- Поддержание рамок себестоимости госконтрактов в соответствии со структурой цены проекта через управление трудозатратами и затратами.
- Формирование отчетности о выполнении госзаказа через организацию ведения раздельного учета, в том числе по 275-ФЗ.
Горизонт детального планирования госпроектов составляет от 3-х месяцев до одного года, периодичность контроля – не реже 1-го раза в месяц. Если длительность проекта превышает один год, планирование производится укрупненно на весь период, в дальнейшем возможно ситуативное перепланирование.
Инструменты проектного управления
Основным технологическим инструментом проектной деятельности является информационная система управления проектами (ИСУП). Программное решение может быть спроектировано и разработано по заказу органа исполнительной власти, либо используется коробочная система российского производства.
Внедрение готового решения зачастую является оптимальным, особенно когда к ведению проектной деятельности нужно приступить в обозримые сроки – поскольку все процессы, связанные с проектированием, согласованием, разработкой, тестированием, внедрением самописной системы, займут годы.
Для организации сопровождения системы управления проектами выделяются роли:
- Функциональный администратор, отвечающий за настройку справочников, представлений, прав доступа и т.д., обучение сотрудников, помощь им в работе с ИСУП, подготовку пользовательской документации.
- Технический администратор, отвечающий за обеспечение бесперебойной работы серверной и клиентской части, установку ИСУП на компьютеры пользователей и ее обновление, а также другие технические задачи.
Необходимо предусмотреть техническое, программное, функциональное масштабирование ИСУП, рост количества пользователей и объема хранимых данных. Это позволит своевременно планировать закупку дополнительного оборудования, лицензий на программное обеспечение.
Внедрение и техническое сопровождение ИСУП в органах исполнительной власти могут выполнять штатные сотрудники и/или привлеченные подрядчики – эксперты по консалтингу, разработке, внедрению.
В настоящее время на рынке представлен широкий спектр систем управления проектами, в том числе российского производства. К выбору ИСУП, подходящей для работы с государственными заказами, следует подойти особенно тщательно, обращая внимание как на функциональные возможности, так и на средства защиты информации, перспективы масштабирования, разграничение прав доступа, возможности интеграции и доработок.
Каким функционалом должно обладать решение по управлению гос. проектами
Информационная система управления государственными проектами должна предоставлять следующие функциональные возможности:
- Ведение паспорта проекта, содержащего всю необходимую информацию о нем.
- Создание плана контрольных событий проекта, его мониторинг.
- Разработка подробного календарного плана проекта.
- Составление показателей проектов, прогнозирование, задание плановых значений и отслеживание фактических значений показателей.
- Ведение реестра пользователей ИСУП с соблюдением организационной структуры и учетом проектных ролей.
- Составление бюджета проекта и контроль его исполнения, в том числе на основе данных из интегрированных внешних финансовых и бухгалтерских систем.
- Формирование индивидуальных и командных показателей KPI участников проектов, определение их плановых значений и расчет фактических значений.
- Аналитический учет проектных ресурсов, в том числе планирование, распределение ресурсов, учет загруженности ресурсов на проектах и в конкретных задачах.
- Управление перечнем актуальных рисков, открытых вопросов, проблем по проекту.
- Оценка вероятности возникновения и уровня воздействия рисков на достижение результатов проекта.
- Сбор отчетных данных от участников проектной группы.
- Сбор данных о фактических трудозатратах из плана-графика.
- Формирование аналитической и регламентной отчетности по проектам на основе данных из ИСУП и смежных интегрированных информационных систем.
- Разграничение прав доступа к данным – персонифицированное представление для различных ролей пользователей.
- Формирование цепочки согласований проектных документов, автоматизация процедуры принятия решений по изменениям.
- Структурированное хранение проектной документации, формирование базы знаний по проектам.
- Поддержка совместной работы над документами, сохранение версионности.
Существенным преимуществом является возможность интеграции с другими информационными системами органа исполнительной власти: финансовой, бухгалтерской, электронным документооборотом, системой, автоматизирующей конкурсные процедуры и прочими, а также с системами проектного управления других органов исполнительной власти. Благодаря интеграция автоматизируется еще большее количество процессов, сотрудники освобождаются от необходимости выполнять трудоемкие рутинные операции.
Решение Бит.Управление проектами
Разработчики включили в функционал системы «БИТ.Управление проектами» все основные возможности, необходимые для управления государственными проектами:
- Планирование проекта.
- Отслеживание выполнения задач и их сроков.
- Управление материальными, временными и людскими ресурсами.
- Планирование и отслеживание финансовых расходов и доходов проекта.
- Централизованное хранение, управление и распределение документов, связанных с проектом.
- Генерация отчетов о ходе выполнения проекта, расходах, ресурсах и других ключевых параметрах.
- Идентификация, анализ и мониторинг потенциальных рисков для проекта.
- Визуализация задач, их продолжительности и зависимостей на временной шкале.
- Интеграция с учетными и другими смежными системами.
Задачи учета решаются на базе системы «1С:Документооборот государственного учреждения 8», позволяющей автоматизировать документооборот, взаимодействие сотрудников, контроль и анализ исполнительской дисциплины в государственных и муниципальных учреждениях. Программа соответствует основным делопроизводственным стандартам, ГОСТам и нормативным актам.
Управление рисками
Трекинг задач
Управление ресурсами
Бюджетирование
Документация
Отчетность
Временная линия проекта (Диаграмма Ганта)
Интеграция с другими системами
Управление рисками
Трекинг задач
