Управление материалами в строительстве - СИЗ и ФО: расшифровка, требования, особенности учета СИЗ и ФО в строительстве

Управление материалами в строительстве СИЗ и ФО: расшифровка и определение

Аббревиатура «СИЗ» расшифровывается как «средства индивидуальной защиты». Выделяют такие разновидности СИЗ, как специальную одежду и обувь, изолирующие костюмы, средства защиты органов дыхания, рук, головы, лица, органов слуха, глаз, а также дерматологические защитные средства, средства защиты от падения с высоты и комплексные. Специфика в том, что эти меры используются работниками для предотвращения или минимизации воздействия вредных и опасных производственных факторов и для защиты от загрязнения. Их применяют – в частности, в строительстве – когда безопасность осуществления рабочей деятельности не может быть обеспечена иным образом.

Также СИЗ классифицируют в зависимости от влияющих факторов:

• защита от механических повреждений;
• защита от производственных загрязнений;
• защита от водянистых растворов;
• защита от нетоксичной пыли;
• защита от токсинов и прочих химических соединений;
• защита от биологических факторов (вирусов, микробов);
• защита от радиации;
• защита от электрического воздействия;
• защита при работе в зоне пониженной видимости.

«ФО», форменная одежда – одинаковая по стилю, покрою, цвету и ткани специальная (служебная) одежда для создания единого облика работников.

Требования к средствам индивидуальной защиты

Обеспеченность СИЗ в организациях, деятельность которых подразумевает их использование — один из важных показателей проверки соблюдения условий по охране труда. Требование обеспечения СИЗ определяются ст. 212 и 219 Трудового кодекса Российской Федерации, а также существуют отраслевые нормы выдачи СИЗ, правила обеспечения спецодеждой и СИЗ.

Требования к самим СИЗ перечислены в ГОСТ 12.4.011-89:

• СИЗ должны обеспечивать предотвращение или уменьшение действия опасных и вредных производственных факторов на работников, при этом самим не являясь источником опасных и вредных производственных факторов;
• средства защиты должны отвечать требованиям технической эстетики и эргономики;
• выбор конкретного типа СИЗ работающих должен осуществляться с учетом требований безопасности для данного процесса или вида работ;
• материалы не должны изменять своих свойств при их стирке, химчистке и обеззараживании;
• средства должны подвергаться оценке по защитным, физиолого-гигиеническим и эксплуатационным показателям;
• требования к маркировке должны соответствовать ГОСТ 12.4.115 и стандартам на маркировку на конкретные виды СИЗ;
• СИЗ должны иметь инструкцию с указанием назначения и срока службы изделия, правил его эксплуатации и хранения.

Типовые отраслевые нормы выдачи средств защиты содержат названия профессий рабочих и должности специалистов и служащих, на которые они распространяются, перечень необходимых СИЗ и их количество. Работодатель обязан бесплатно обеспечить сотрудников средствами защиты согласно перечню. Любую замену одного СИЗ на другой — например, комбинезона на костюм, ботинок на сапоги — необходимо предварительно согласовать с инспектором по охране труда.

Управление материалами в строительстве: СИЗ и ФО

Постановлением № 54 утверждены типовые отраслевые нормы бесплатной выдачи СИЗ работникам, занятым на строительно-монтажных и ремонтно-строительных работах.

Особенность учета СИЗ и ФО в строительстве подразумевает следующие процессы:

• фиксация и учет размеров спецодежды и антропометрических размеров работников;
• выявление норм и потребностей в различных видах СИЗ;
• формирование внутреннего заказа с учетом складских остатков и выявленных потребностей;
• координация учета СИЗ и ФО на складах по размерам с учетом процента износа;
• учет выданных спецсредств в соответствии с размером, процентом износа и сроком износа;
• формирование «Личной карточки учета выдачи СИЗ» и других печатных форм;
• формирование отчетности о потребностях, обеспеченности, запасах ФО и СИЗ.

Задачей специалиста по охране труда является организация достоверного и своевременного учета СИЗ и ФО. Ключевой проблемой является непонимание, какие СИЗ и ФО есть на складе и на руках; когда их пора заменять; что работник должен вернуть на склад при увольнении; кто несет материальную ответственность при списании раньше срока. Самым популярным решением остается ведение учета в Excel. Но если рассматривать масштабные проекты, а не стройку одного частного дома, сразу видны недостатки такого метода учета. В записях при многопользовательском режиме начинается путаница: они дублируются, часть информации теряется, часть не соответствует стандартам, часть вносится постфактум и неточно. Необходимость сверки с бухгалтерией, в процессе которой приходится отыскивать и исправлять неизбежно возникающие ошибки, отнимает массу времени. Тщательность учета при таком подходе поддерживать с большой вероятностью не получится.

Столкнувшись с последствиями ошибок при учете, специалисты приходят к необходимости внедрения автоматизированного решения.

Здесь есть два пути:

• либо приспособить для этих целей используемую на предприятии бухгалтерскую программу;
• либо внедрить отдельную, специализированную программу оперативного учета СИЗ.

Бухгалтерская программа выполняет только задачу учета и не более; вероятно, к ней нужно будет разработать или докупить дополнительный модуль для осуществления функций планирования, распределения, оценки, нормирования и других.

В любом случае, эту задачу надо решать, потому что от неэффективного учета СИЗ и ФО в организациях, занимающихся строительством, возникает ряд системных проблем:

	риск заморозки работ на объекте, срыва сроков, существенного выхода за рамки бюджета;
	рост фонда оплаты труда из-за увеличения времени простоя работников и техники;
	возрастание количества и стоимости поставок;
	запасы, приобретенные с излишком, без учета сроков возникновения потребности, со временем превращаются в неликвиды;
	отсутствие оперативного мониторинга фактической обеспеченности СИЗ, что приводит к появлению дефицита одних наименований и излишков других;
	нехватка обеспечения СИЗ нужного размера из-за отсутствия сквозного поразмерного учета;
	риск получения штрафов за отсутствие карточек учета СИЗ;
	большой расход времени и средств на трансформацию расчетов при сокращении или изменении рабочих мест производства, либо при вступлении в силу новых норм законодательства;
	сложности в соответствии требованиям типовых норм обеспечения спецодеждой с учетом необходимости получения от инспектора согласия на каждую замену;
	не ведется анализ и учет срока использования спецодежды в эксплуатации, возврата неиспользованной спецодежды на склад, что затрудняет планирование дальнейших закупок;
	невозможно отследить влияние обеспеченности СИЗ на уменьшение класса условий труда и снижения компенсаций работникам по Закону 426-ФЗ.

Для того, чтобы избежать колоссальных потерь денег и времени при строительстве, опытные руководители вкладываются в организацию комплексного подхода к учету СИЗ и ФО.

Персонифицированный учет СИЗ: правила выдачи, журнал учета

Для учета выдачи и хранения СИЗ используются личные карточки и журнал СИЗ. Личная карточка учета СИЗ — это подтверждение выполнения работодателем обязанностей по снабжению работника бесплатными средствами защиты. Ведение карточек закреплено на законодательном уровне правилами по охране труда и описано в приказе Минсоцразвития № 290н. В строительной организации должен быть организован учет выдачи СИЗ каждому сотруднику, которому следует использовать средства защиты. Там прописываются все положенные ему СИЗ с указанием дат выдачи и возврата, количества, процента износа. Если в процессе использования средство защиты было изношено до непригодного состояния, составляется акт о его списании.

Если в карточках фиксируются сведения о каждом конкретном работнике, то в журнале учета собирается консолидированная информация по всей компании. Данные в нем представлены в более краткой и общей форме.

Как учесть затраты на спецодежду

Необходимо вести учет списания стоимости спецодежды как для бухгалтерских, так и для налоговых целей. Рассмотрим основные моменты, касающиеся порядка обеспечения бухгалтерского учета и налогообложения операций по списанию СИЗ в строительных организациях.

В бухгалтерском учете

СИЗ в бухгалтерском учете проходят по правилам ФСБУ 5/2019 «Запасы». Этот стандарт обязателен для всех компаний, кроме бюджетных организаций и микроорганизаций, ведущих бизнес с применением УСН. Определяющим моментом для учета спецодежды является срок ее ожидаемого использования: до 1 года включительно и свыше 1 года.

Если срок службы выходит за пределы 12 месяцев или времени операционного цикла, то спецодежду в бухгалтерском учете отражают как основные средства. Исходя из ФСБУ 6/2020 организация может установить для основных средств лимит по стоимости, он ничем не ограничен. Если стоимость единицы одежды длительной носки учитывается следующим образом менее лимита, она относится к материально-производственным запасам, и затраты списываются в момент выдачи ее работнику. Если стоимость превышает лимит, спецодежда включается в состав основных средств, расходы на ее приобретение списываются через амортизацию.

Если срок службы спецодежды менее года, вне зависимости от стоимости она учитывается как запасы. Выделено исключение — спецодежда управленческого персонала. Ее стоимость можно сразу списать на расходы по желанию организации, но такое решение необходимо предварительно закрепить в учетной политике.

Спецодежду, срок эксплуатации которой превышает год, но стоимость меньше лимита, нельзя включить в запасы — она относится к расходам в периоде приобретения. При этом важно следить, чтобы общая сумма списываемых однотипных основных средств за год не превышала установленный в фирме уровень существенности.

В налоговом учете

Каждая единица спецодежды, выданная компанией по типовым отраслевым нормам, со сроком использования менее 12 месяцев и/или стоимостью до 100 тыс. рублей, подлежит учету в составе материальных расходов в период ее передачи в эксплуатацию. В ином случае спецодежда соответствует признакам основных средств.

Стоимость спецодежды при покупке нужно включить в аналитические регистры налогового учета материальных запасов. В ином случае возможна потеря данных о затратах, что приведет к невозможности признания материальных расходов.

Компания может принять к вычету входной НДС, предъявленный поставщиком спецодежды при одновременном выполнении трех условий:

• приобретение СИЗ отражено в учетной документации на основании первичной бухгалтерии поставщика;
• счет-фактура поставщика сохранился и правильно оформлен;
• сотрудники, обеспеченные спецодеждой, участвуют в деятельности, облагаемой НДС.

Затраты на приобретение спецодежды можно учесть в расходах по налогу на прибыль в случае подтвержденных экспертизой вредных или опасных условий труда. Это доступно при соблюдении типовых норм выдачи спецодежды или по повышенным нормам, если компания утвердила таковые.

Если организация ведет УСН по системе «доходы минус расходы», то при расчете упрощенного налога она может учесть стоимость СИЗ либо как материальные расходы (когда спецодежда не считается амортизируемым имуществом), либо, при стоимости выше 40 000 руб. и сроке службы более года — как расходы на приобретение основных средств. Условия аналогичны учету спецодежды при расчете налога на прибыль, но затраты можно признать только после оплаты спецодежды поставщику.

Стоимость выданной спецодежды не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Нормы выдачи спецодежды в 2023 году в строительстве

С 1 сентября 2023 года вступят в действие новые правила выдачи СИЗ и смывающих средств работникам, согласно Приказа от 29.10.2021 № 766н и № 767н Минтруда России. В документах прописаны следующие нормы:

• права и обязанности работодателя по выдаче СИЗ и смывающих средств работникам — отдельно по профессиям (должностям) и по идентифицированным опасностям;
• обязанности сотрудников по применению СИЗ;
• анализ, определение и фиксация потребности в СИЗ;
• правила выбора СИЗ;
• организация приобретения и выдачи;
• правила хранения;
• условия эксплуатации;
• правила замены СИЗ, пришедших в негодность;
• требования к утилизации;
• подтверждение соответствия СИЗ стандартам безопасности;
• процессы разработки и ведения документации, касающейся всего жизненного цикла применения СИЗ и смывающих средств в компании.

Единые типовые нормы выдачи СИЗ по профессиям и должностям содержит полный перечень типов СИЗ, их наименований, и нормы выдачи на период. Отдельно составлен перечень идентифицированных опасностей, содержащий описания опасностей, факторов окружающей среды или трудового процесса, и событий, представляющих угрозу для жизни и здоровья работников, либо могущих привести к травме или профессиональному заболеванию. Для каждой такой категории также составлен перечень типов и наименований СИЗ с нормами выдачи.

Программы для автоматизации и управления СИЗ и ФО

Модуль «Бит.Строительство: Спецодежда»

Основной функционал модуля «Бит.Строительство: Спецодежда»:

• утверждение нормы выдачи специальной одежды с учетом должности и подразделения сотрудника;
• планирование и оценка обеспечения спецодеждой сотрудников с учетом размеров и аналогов;
• учет всего набора характеристик СИЗ и форменного обмундирования (размеры одежды, обуви, головного убора и т. д.);
• формирование «Личной карточки учета выдачи СИЗ» в соответствии с приказом Минздравсоцразвития РФ № 290н;
• оперативное получение всей необходимой информации и создание документов через удобное автоматизированное рабочее место;
• формирование отчетов для контроля движения спецодежды и спецоснастки.

Стоимость модуля «Бит.Строительство: Спецодежда»

*Первый год после покупки технологическое сопровождение бесплатно

Использование решения для управления СИЗ и ФО помогает, в первую очередь, повысить эффективность учета и экономить: на закупках, за счет снижения чрезмерных запасов спецодежды на складе, благодаря предотвращению штрафов за отсутствие ведения учета СИЗ. Также автоматизация приводит к упрощению отражения в бухгалтерском учете операций по приходу и списанию СИЗ и ФО, увеличивает достоверность учета и оперативность отчетности.

Линейка программных продуктов «Охрана труда»

Программный продукт предназначен для автоматизации учета на рабочем месте специалиста по охране труда, промышленной, пожарной и экологической безопасности. Это самостоятельная конфигурация, интегрируемая с 1С:Предприятие 8. В ее состав входит подсистема «Учет спецодежды и СИЗ»

Функциональные возможности подсистемы:

• обмен данными об учете спецодежды и СИЗ с другими базами данных (1С:УПП, 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и управление персоналом, SAP и др.);
• формирование в электронном виде «Личной карточки учета выдачи СИЗ» и других печатных форм документов по охране труда;
• фиксация и учет размеров спецодежды и антропометрических размеров работников;
• установка норм и потребностей в спецодежде, спецобуви, СИЗ, смывающих средствах;
• формирование внутреннего заказа с учетом складских остатков и выявленных потребностей;
• учет выдачи смывающих средств;
• ведение учета на складах ФО и СИЗ по размерам с учетом процента износа
• учет выданной спецодежды и СИЗ с учетом размеров, процента износа, сроков носки, сезонности;
• продление сроков носки спецодежды и СИЗ;
• приемка спецодежды и СИЗ от уволенных или получивших другую должность сотрудников;
• создание аналитической отчетности.

Стоимость линейки программных продуктов «Охрана труда для 1С»

Программный продукт «1С:EHS Комплексная производственная безопасность КОРП»

Решение предназначено для комплексной автоматизации производственной безопасности в крупных территориально распределенных и холдинговых компаниях, и, помимо прочего, позволяет автоматизировать задачи по охране труда.

Основные функциональные возможности в части СИЗ и ФО:

• ведение справочников учета СИЗ и смывающих средств с указанием единиц измерений, класса, срока службы, производителя, артикула и возможностью учета необходимости возврата средств защиты на склад;
• формирование документов, подтверждающих соответствие номенклатуры различным требованиям: деклараций, сертификатов, свидетельств о государственной регистрации, с контролем сроков действия документов;
• мониторинг норм выдачи СИЗ и смывающих средств для планирования обеспечения сотрудников, закупок и учета эксплуатации, формирования отчетности;
• открытие карточки обеспечения СИЗ нового сотрудника согласно установленным нормам;
• мониторинг заказов на передачу в эксплуатацию с учетом норм для каждого сотрудника, наличия средств и других параметров;
• контроль выдачи и возврата СИЗ, выдачи и списания из эксплуатации, возврата/выдачи СИЗ на сезонное хранение с учетом норм выдачи, антропометрии, остатков, процента износа;
• создание плана закупок на основе сформированных ранее внутренних заказов.

Стоимость 1С:EHS Комплексная производственная безопасность КОРП