Управление подрядчиками в строительстве

Управление проектами в строительстве: как контролировать и взаимодействовать с подрядчиками

По мере развития компании или в процессе строительства крупного объекта зачастую выявляются проблемы с ресурсами. Это связано с появлением большого количества подрядчиков, взаимодействием с которыми необходимо управлять. Среди них изыскатели, проектировщики, строители, поставщики, и каждый из них представляет свои интересы, нередко входящие в противоречие с интересами остальных.

Обычная ситуация — когда практически каждый участник проекта строительства параллельно занимается другими объектами, распределяя время и внимание между ними. Это узкое место: риски, связанные с человеческим фактором, и влияющие на эффективность строительства, бюджет и сроки, велики.

Многие подрядчики честны и проблем при сотрудничестве с ними не возникает. Но практика показывает, что недобросовестное поведение подрядчиков — не редкость. Невыполнение взятых на себя обязательств и просчеты такие подрядные организации умело прикрывают документально оформленными актами, запросами, перепиской, фальсифицированными чеками и прочей доказательной базой. Если заказчику нечем на это ответить, ему придется взять финансовое и репутационное бремя за решение созданных подрядчиком проблем на себя. В случае, когда не получается прийти к договоренности, будут судебные разбирательства, которые выиграет сторона, своевременно озаботившаяся документальными свидетельствами своей правоты.

Поэтому автоматизация взаимодействия с подрядчиками — это не только удобство и повышение эффективности строительного проекта, но и крепкая доказательная база на случай возникновения разногласий и выявления недобросовестности подрядной организации.

Эффективная организация взаимодействия с подрядчиком

Слаженная, согласованная работа всех участников строительства — залог успешной и своевременной сдачи объекта в эксплуатацию. Важна и максимально возможная автоматизация бизнес-процессов: она помогает структурировать взаимодействие между участниками проектной группы, сэкономить массу времени на выставление счетов, отправку уведомлений, формирование отчетности, постановку задач и реализацию других рутинных операций.

От продуктивной работы с подрядчиками непосредственно зависит результативность проекта. Выделим основные направления взаимодействия с исполнителями:

	распределение зон ответственности между сторонами;
	организация работы и размещения проектной группы;
	формирование действенных и понятных для всех участников проекта механизмов обмена информацией, принятия решений и разрешения разногласий;
	создание атмосферы командной работы, доверия и ориентации на успех, разработка процедур для выхода из конфликтных ситуаций;
	передача навыков и информации от инжиниринговой компании проектной группе заказчика (если этот процесс предусмотрен соглашением сторон).

Исходя из передового опыта, рекомендуется устанавливать внутренние правила работы, которые определяют роли и ответственность сотрудников заказчика и подрядчика, отвечающих за разные виды работ. В правилах следует указать список решений, обязательных для согласования с заказчиком, определить сроки согласования и сформулировать схему действий при отклонении от договоренностей.

Какой сервис выбрать для управления подрядчиками в строительстве

На российском рынке представлен большой спектр специализированных систем для автоматизации процессов, связанных именно со строительством. Учет отраслевой специфики делает эти решения более эффективными, чем универсальные ERP-системы.

Выбирая сервис, рекомендуем обратить внимание на следующие факторы:

• Удобный интерфейс, простота настройки, возможность получить квалифицированное сопровождение внедрения.
• Пул готовых шаблонов и возможность их быстрой кастомизации.
• Возможность расширения функционала за счет интеграции с другими системами.
• Гибко настраиваемая система уведомлений по разным каналам связи.
• Широкий функционал, направленный на прозрачность взаимодействия внутри рабочей команды.
• Возможность предоставления различных прав доступа и распределения ролей.

Перечислим проверенные и востребованные решения, среди которых можно подобрать наиболее подходящую по функционалу, интерфейсу и бюджету систему.

Бит.Строительство

Основные направления деятельности, которые автоматизирует модуль:

• все бухгалтерские и налоговые процессы подрядных организаций;
• финансовое планирование и бюджетирование;
• управление движением денежных средств. включая пообъектный расчет зарплаты;
• управление автотранспортом, ГСМ, талонами, топливными картами, путевыми листами;
• анализ финансово-хозяйственной деятельности подрядной организации.

Остановимся подробнее на функциональных возможностях модуля «Бит.Строительство/Подрядчик». Модуль предназначен для автоматизации бухгалтерского и налогового учета подрядных организаций, содержит инструменты, существенно расширяющие функционал типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» и облегчающие ведение учета в строительной организации. Помимо основных возможностей, связанных с учетом затрат, материалов и взаиморасчетов, в модуле предусмотрен функционал, соответствующий отраслевым требованиям и стандартам:

• предоставление материалов субподрядчикам по давальческой схеме;
• гарантийные удержания как перед заказчиком, так и с субподрядчиком;
• отчет подрядчика об использовании материалов;
• принятие сдельных работ;
• взаиморасчеты с учетом условий договора подряда;
• контроль выполнения работ относительно КРП (при совместной работе с решением 1С:УСП);
• заказ СМиМ у сторонних компаний (при интеграции с решением 1С:Механизация и автотранспорт);
• мониторинг движения материалов по складам с детализацией по направлениям (при совместной работе с решением 1С:Снабжение и склад).

Встроенный в модуль блок отчетности позволяет проанализировать данные по выполнению, прибыльности, рентабельности и затратам каждого объекта строительства. По данным, поступающим в отчет, можно составить анализ оплат в разрезе объектов и контрагентов как с заказчиками, так и с подрядчиками. Автоматическая рассылка, сформированная согласно расписанию, существенно экономит время на формирование и отправку отчетности.

1С:ERP Управление строительной организацией 2

«1С:ERP Управление строительной организацией 2» обеспечивает реализацию следующих возможностей:

• совместная работа всех служб предприятия;
• повышение эффективности управления;
• анализ, планирование и гибкое управление ресурсами компании;
• оперативное управление строительно-монтажными работами;
• комплексное планирование, контроль и учет доходов и расходов;
• эффективное использование инвестиционных средств;
• своевременное обеспечение информацией ответственных лиц, управляющих и руководства предприятия;
• возможность интеграции с BIM-системой предприятия.

Работа с подрядчиками учитывается в таких аспектах, как планирование закупок, формирование документации, приемка работ и прочих. Механизм позволяет «включать» или «выключать» различные функциональные части, не прибегая к программированию.

1С:Подрядчик строительства. Управление строительным производством

Среди отраслевых функциональных возможностей выделим следующие:

• Календарное планирование работ и ресурсов пообъектно с использованием диаграммы Ганта.
• Формирование недельно-суточных графиков работ за любой промежуток времени.
• Анализ хода выполнения, затрат и ресурсов пообъектно.
• Заполнение отраслевых форм КС-2, КС-3, М-29.
• Построение отчета по выполнению календарного плана работ с фактическим анализом и прогнозированием сроков дальнейшего хода работ в разрезе одного или всех объектов строительства организации.
• Формирование отчета об участии подрядных организаций и сотрудников компании в строительстве.
• Формирование потребностей в материалах на основании плана поставок.
• Анализ выполненных и просроченных заказов и их закрытие.
• Складской учет материалов по материально ответственным лицам, складам и по организации в целом.
• Возможность оформления возврата некачественных материалов поставщику.
• Анализ состояния СМиМ для сбалансированной эксплуатации по объектам.
• Построение графиков движения рабочей силы.

Реализованы такие сервисные возможности, как разделение прав доступа, постановка задач другим пользователям, автоматическое резервное копирование базы. Для работы с системой можно использовать не только веб-интерфейс, но и мобильное приложение.