Управление складскими запасами в строительстве

Зачем оптимизировать складской учет в строительстве

Помимо прямого экономического эффекта, правильно организованное управление складскими запасами дает дополнительные преимущества:

• Строительство, ремонт или реконструкция не будут останавливаться по причине отсутствия нужных материалов. Благодаря этому можно избежать простоев бригад и техники, которые обычно приводят к срыву сроков и появлению претензий у заказчиков.
• Автоматизация облегчает учет материалов на всех этапах: от поступления на площадку до списания. Инженеры и руководители подрядчика всегда будут располагать достоверными данными, их же потом можно использовать для составления актов выполненных работ.
• Оцифровка процессов учета материалов облегчает работу других специалистов. Если интегрировать учетное приложение с другими программами, легче будет вести бухгалтерию, начислять налоги, организовать работу транспортной службы, собирать данные для бизнес-аналитики и последующего планирования работы.
• Точный учет материалов на все виды строительных процессов позволяет доказать, что работы выполнены согласно ГОСТ, СП и требованиям заказчика. Кроме того, проще проходить сертификацию и проверять качество, так как при автоматизации легко проследить поставку каждой партии.

Основные причины неэффективности складского учета

В строительной сфере учет необходимых материалов — это намного более сложный процесс, чем на производстве. Связано это с несколькими причинами, о которых мы подробнее поговорим далее.

Низкая прозрачность движения материалов

Строительство обычно ведется на многих площадках, материалы хранятся на разных складах и поступают от различных поставщиков, списываются на бригады. Если учитывать эти движения в журнале или в Excel, рано или поздно подрядчик столкнется с такими трудностями:

• Неизвестно, где сейчас находятся нужные стройматериалы и в каком количестве.
• Сколько и чего понадобится для выполнения работ в день, неделю на конкретном объекте.
• Произошел ли где-то перерасход материалов или строители сэкономили и это отразилось на качестве работы.

Например, кирпич доставили от поставщика, но не на ту строительную площадку. В результате они числятся в наличии в учете, но на первом объекте строители будут простаивать из-за недостатка стройматериалов, а на втором прораб будет ломать голову, как ему обеспечить разгрузку и сохранность привезенных поддонов. 

Сложности контроля остатков и своевременного пополнения

Ни руководитель, ни прораб, ни работники не будут иметь достоверных данных о наличии конкретных материалов на объекте. Часто это связано с большой инерционностью бумажного учета: сначала нужно привезти материал, потом записать в журнал или таблицу, затем передать на склады. 

В результате появляется много сопутствующих проблем:

• Нехватка ТМЦ в нужный момент — на площадку заказали кран для разгрузки плит и оплатили его, но материалы не пришли.
• Избыток материалов — кирпич привезли давно и сложили на складе, но прораб не получил эту информацию и заказал новую партию.

В результате нарушаются графики строительства и увеличиваются затраты, что снижает рентабельность работы компании.

Риски хищений и ошибок при инвентаризации

Ручное управление складскими запасами открывает большой простор для хищений. Они могут происходить при приемке и отпуске товара, при составлении бумажных документов. Это приведет к финансовым потерям и порче отношений с транспортными компаниями, продавцами.

Проблема усложняется тем, что инвентаризации на стройке проводятся крайне редко и занимают по несколько дней.

Технологические решения: RFID-метки, датчики и автоматизация учета

Упростить, ускорить и удешевить управление складскими запасами на стройке можно с помощью программно-аппаратного комплекса. Основа такого учета — приложение или онлайн-сервис, но для более простого и быстрого ввода данных необходимы также средства идентификации материалов.

Рассмотрим наиболее эффективные технологические решения.

Что такое RFID и IoT-датчики

Дистанционно идентифицировать объекты — поддоны с кирпичом, плиты, ЖБИ, можно с помощью RFID. Это радиочастотная метка с уникальным кодом, который считывает специальный сканер. Она может быть пассивной или активной. В последнем случае устройство способно передавать данные на достаточно большое расстояние, располагать ее рядом со сканером не обязательно.

Второй распространенный инструмент — IoT-датчики (Internet of Things). Их преимущество — универсальность. Они могут передавать данные об объекте, его характеристиках и состоянии окружающей среды, например, положение спецтехники на объекте, температуру смеси. Также с их помощью можно зафиксировать факт подъема стрелы, опрокидывания кузова самосвала, вскрытия бака.

С помощью IoT можно контролировать многие процессы на объекте, предотвращая незаконные действия со стороны персонала.

Система автоматического учета запасов на основе RFID-меток и IoT-датчиков работает по такой схеме:

1. При приемке от поставщика на производстве к объекту прикрепляют датчик или метку. Например, им маркируют поддон с кирпичом, моток электрокабеля, бочки с мастикой.
2. Считыватели на стройплощадке, складе или в других местах считывают код и фиксирует факт прибытия или списания материалов.
3. Эти данные передаются в систему учета с централизованной базой на сервере, которая вносит изменения в реестры.
4. Параллельно IoT-сенсоры могут сигнализировать о нарушениях. Например, изменении температуры при доставке специальных материалов, падении упаковки, выноса за территорию склада.

Такой подход хотя и чуть более дорогостоящий, чем традиционные сканеры кодов, но дает больше гибкости и лучше адаптирован для использования на строительных объектах. 

Преимущества автоматизированных систем

Автоматизация с помощью датчиков и меток в комплексе с учетной системой дает много плюсов:

• Увеличение скорости всех операций по учету от приемки и расходования до инвентаризации. Не нужно выделять людей, которые будут вручную сверять накладные или сканировать штрих-коды.
• Повышение точности учета, благодаря отсутствию ошибок, связанных с человеческим фактором. Вся информация будет обновляться в онлайн-режиме без необходимости сверок или повторного ввода.
• Учет будет полностью прозрачным, всегда будет ясно, где находятся конкретные материалы, когда и кем они туда доставлены, как израсходованы. Практически полностью исключаются возможные злоупотребления.
• Оцифрованную информацию можно использовать для работы ERP-систем, CRM-платформ, бухгалтерии, BI-аналитики, специализированными приложениями для управления строительством.

Хотя установка меток частично повышает себестоимость процессов, эти затраты окупаются за счет правильного расходования и повышения точности учета на складах и стройплощадках.

Особенности внедрения 1С:ERP Управление строительной организацией 2

Учет материалов на складах и стройплощадках

Практика внедрения 1С:ERP УСО 2 показывает, что наиболее важными являются такие преимущества программного решения:

• Раздельный учет строительных материалов по каждому объекту или участку, складу или другому месту хранения.
• Точный контроль остатков с учетом номенклатуры и партии, с разными единицами измерения.
• Организация оборота приходных и расходных документов по каждому из объектов.
• Учет давальческого сырья заказчика строительства и материалов субподрядчиков.

В приложении заводят карточки на каждый предмет, в которых прописывают стоимость изделий, срок годности, поставщика. Далее специалист может вести учет движения запасов, фильтруя его по каждому объекту.

Благодаря такому подходу можно всегда знать, сколько и каких ТМЦ есть на конкретной площадке. Их легче перемещать между объектами в зависимости от текущих потребностей. Базовых функций достаточно для большинства пользователей, но путем доработок их можно адаптировать под конкретную компанию.

Настройка автоматического списания и пополнения

Для корректного учета расходования материалов в 1С:ERP УСО2 предусмотрено нормативное списание, согласно нормам расходов, указанных в смете, составленной с учетом ГЭСН и ФЕР. Также списания можно привязывать к стадии строительства или этапам конкретных операций.

Дополнительный плюс в том, что система может автоматически пополнять израсходованные запасы. Для этого в ней есть такие возможности:

• Формирование заявки на поставку при достижении минимального остатка.
• Перемещение товара с одного объекта/склада на другой, при необходимости.
• Формирование заявок от прораба через клиентское приложение на смартфоне или в веб-браузере.

За счет этого можно исключить риск простоев и перерасход из-за экстренных доставок. Снижается нагрузка на логистическую службу, что автоматически означает уменьшение сопутствующих затрат.

Интеграция с оборудованием для сканирования и меток

Одно из преимуществ 1С:ERP Управление строительной организацией 2 — интеграция с аппаратными средствами для учета материалов. К приложению можно подключить сканеры радиометок, считыватели кодов, контроллеры IoT, терминалы сбора данных.

Таким образом, можно внедрить минимальную автоматизацию с помощью ТСД и QR/bar-кодов, а в дальнейшем переходить на RFID.

Рассмотрим на примере из практики:

1. При поступлении материалов на стройплощадку прораб или ответственное лицо сканирует коды.
2. Из ТСД данные передаются в учетное приложение — 1С:ERP Управление строительной организацией 2 для отражения в учете. Стройматериалы добавляются на склад.
3. Далее при отпуске для выполнения работ штрих-код снова сканируется, а списание происходит автоматически по заданным алгоритмам.

Особенности внедрения: Бит.Строительство

Системы контроля остатков в реальном времени

Какие функции системы связаны с управлением складскими запасами:

• Учет материалов в разрезе складов и объектов проведения работ.
• Разделение ТМЦ на собственные или принадлежащие подрядчикам.
• Обновление данных в онлайн-режиме.
• Совместимость со сканерами для считывания кодов и меток.

Рис.2. Заявки на материалы

Рис.3. Импорт данных

Рис.4. Учет деклараций соответствия номенклатуры

Рис.5. Проведение инвентаризации на складах объектов строительства

Рис.6. Постановка задач и напоминания об их выполнении

Рис.7. Формирование бухгалтерских документов

Рис.8. Мобильное рабочее место прораба

В приложении всегда можно видеть текущие остатки на объекте, чтобы избежать закупки слишком большого количества материалов и, наоборот, дефицита. Нет необходимости проводить инвентаризацию, а если она понадобится, то займет минимум времени.

Аналитика движения материалов: отчеты, уведомления, прогнозирование

Плюс решения Бит.Строительство в том, что он упрощает анализ наличия материалов и их движения по объектам. Например:

• Отслеживание перемещений товаров по каждой площадке, складу, подрядчику.
• Фиксация остатков, излишков, списаний, сигнализация о перерасходе в зависимости от вида проводимых работ и этапа возведения объекта.
• Формирование управленческих отчетов для руководителей.

Например, можно получить данные обо всех материалах, которые поступали на объект, сравнить списание с плановыми показателями, выявить просрочки с поставками и своевременно пополнить ТМЦ, если их остаток достиг критического уровня. 

На основе данных о графике строительства и этапах строительно-монтажных работ в решении Бит.Строительство можно заранее заказывать стройматериалы. 

Взаимодействие с подрядчиками и учет специфики строительных объектов

Так как в строительных процессах часто задействованы другие организации и бригады, нужно учитывать такие моменты:

• Материалы подрядчика учитываются отдельно от собственных и не смешиваются в журналах.
• Можно оформлять факт передачи ТМЦ от одного подрядчика к другому с генерацией необходимой первички.
• Есть инструменты для учета давальческого сырья, то есть материалов, которые передает подрядчику заказчик.

Решение Бит.Строительство поддерживает электронный документооборот, поэтому все документы можно формировать в цифровом виде и отправлять по каналам связи.

Экономический эффект и практические результаты

Полная автоматизация может потребовать определенных затрат, но окупаемость таких инвестиций очевидна. Разберем, за счет чего достигается экономия. 

Окупаемость внедрения: снижение потерь, оптимизация товарных запасов

За счет каких факторов окупаются вложения в автоматизацию:

• При ручном учете до 20% материалов теряются или списываются независимо от сметных нормативов. Если ввести метки и штриховое кодирование, уровень потерь будет не более 3–4%.
• Благодаря автоматизации, не придется приобретать товары «на всякий случай» и замораживать оборотные средства. Таким образом, можно уменьшить товарные запасы на 15–20% и покупать ТМЦ, только когда в них есть необходимость.

В зависимости от вложений окупаемость внедрения составляет от полугода до двух. Учитывая, что строительные процессы дорогостоящие, за счет сокращения расходов материалов можно экономить миллионы рублей в год. 

Сокращение времени на инвентаризацию и обработку данных

Дополнительный плюс автоматизации — сокращение нагрузки на людей. Если использовать сканеры и метки, можно уменьшить число людей, которые отвечают за учет материалов. Например:

• Без приложений инвентаризация занимает несколько дней, с 1С:ERP УСО 2 или ее аналогом — не больше рабочей смены.
• Все ТМЦ вносятся в учет и списываются автоматически в момент операции, то есть ручное заполнение журналов не нужно.
• Сводные таблицы, отчеты и аналитику можно генерировать в приложении, не отвлекая для этого сотрудника.

Практика внедрения решений и результаты

Компания «Первый Бит» автоматизировала закупки материалов и учет на складе для компании в области дорожного строительства. В качестве инструмента была выбрана собственная разработка Бит.Строительство. 

Нужно было достичь следующих целей:

• Запустить управленческий учет в разрезе складов.
• Вести учет ТМЦ и формировать отчеты об остатках по каждому складу.
• Информировать о наличии запасов в местах хранения в текущий момент.

Переход на Бит.Строительство был вызван возросшими нагрузками на бухгалтерию, которая не справлялась с обслуживанием этих операций. 

В результате компания-заказчик улучшила контроль за перемещением ТМЦ с одновременным сокращением затрат на эти действия. Уменьшился бумажный документооборот и ускорились сопутствующие технологические процессы.

Рекомендации по запуску автоматизации склада

Автоматизировать работу с запасами в строительстве достаточно сложно, поэтому проводить эти мероприятия нужно пошагово, учитывая советы, изложенные выше. 

С чего начать выбор системы

После принятия решения об автоматизации нужно изучить текущие технологические процессы. Важно установить, кто и как ведет учет, какие сотрудники задействованы, где возникают «узкие места». 

Далее необходимо определить, для чего нужна автоматизация. Например:

• Учет остатков по каждому объекту.
• Упрощение оборота средств.
• Контроль перемещения материалов.
• Интеграция с другими приложениями для учета.

После этого можно выбирать программное решение. Больше подходят решения, которые изначально ориентированы на строительную отрасль. В этом случае они нуждаются в меньшей доработке. 

1С:ERP УСО 2 можно применять, если компания в целом пользуется экосистемой 1С:Предприятие. Бит.Строительство — более комплексное и универсальное решение. 

Для принятия окончательного решения можно протестировать работу ПО на одном объекте, а затем масштабировать опыт. 

Минимальный набор оборудования

Для сокращения затрат не обязательно на раннем этапе автоматизации приобретать дорогостоящие сканеры RFID и сами метки. Можно обойтись меньшими средствами:

• Терминалы сбора данных для считывания штриховых и QR-маркировок.
• Смартфоны и планшеты с клиентской частью учетного приложения.
• Принтеры для печати штриховых кодов.

Для объединения всех частей системы в единую сеть на объекте нужен интернет. Подключение можно организовать через Wi-Fi или сотовых операторов. Большинство ТСД имеет внутреннюю память, поэтому синхронизация происходит даже в случае временного отсутствия соединения. 

Ошибки, которых стоит избежать

Для успешного внедрения программ и аппаратных средств в работу строительных компаний в процессе интеграции желательно избегать таких ошибок:

• Запуск автоматизации по всем объектам сразу. Лучше делать это поэтапно, иначе возможна остановка всех процессов, перегрузка персонала и слишком большие финансовые затраты.
• Отсутствие обучения. Работникам нужно показать, как использовать систему и каким образом она облегчает их труд. У людей появится желание применять эти инструменты.
• Интеграция без учета специфики. Нужно выбирать только те решения, которые могут учитывать материалы в разрезе объектов и участков, заказчиков и подрядчиков. Не каждая программа это может.
• Самостоятельное внедрение. Лучше интегрировать инструменты автоматизации с помощью опытного координатора, который имеет для этого знания и навыки. Как правило, эту функцию берут на себя специализированные компании.
• Отсутствие контроля в процессе эксплуатации. После внедрения системы нужно проверять ее работу и вносить корректировки при необходимости. Также важно проверять, чтобы сотрудники использовали платформу и делали это правильно.

Заключение

Автоматизированное управление складскими запасами с помощью Бит.Строительство или 1С:ERP УСО 2 намного упрощает учет ТМЦ в строительных компаниях. Но внедрять его нужно с помощью квалифицированных подрядчиков, которые оказывают эти услуги. В противном случае добиться хороших результатов будет сложно.

Компания «Первый Бит» готова взять на себя интеграцию средств автоматизации в технические процессы подрядных организаций. Мы выполним все необходимые действия: от анализа операций и подбора инструмента до запуска в эксплуатацию и обслуживания.