Внедрение «1С:Управление холдингом»: предпосылки, этапы, проектный опыт

Когда требуется внедрение «1С:Управление холдингом»

Внедрение «1С:Управление холдингом» имеет определённые предпосылки, среди которых наиболее актуальными специалисты считают следующие:

Проблема. Холдинг имеет сложную структуру с большим количеством разноплановых подразделений. Отчётность в каждом из них, а также документооборот между подразделениями не имеет единого стандарта. Для электронного документооборота используется, как различные специализированные программы, так и документация MS Office (документы Word и Excel).

Решение. «1С:Управление холдингом» способствует переходу от разрозненных форматов различных программ к единому стандарту, что существенно повышает качество отчетов. Стандартизация форматов является основой для автоматизации большей части управленческой отчётности, которая будет формироваться самостоятельно в процессе обычная работа специалистов. Это в свою очередь снизит нагрузку на специалиста и избавит его от рутинных процессов, минимизирует ошибки из-за невнимательности, снизит операционные затраты и повысит оперативность управления бизнес-процессами.

Проблема. Необходимость объединения бюджетов и автоматизация процесса анализа финансовых потоков и средств.

Решение. «1С:Управление холдингом» предоставляет широкий спектр инструментов, имеющие гибкие настройки, для осуществления финансового планирования по многодетному сценарию. В перечень инструментов входит возможность распределения прав и зон ответственности, функции бизнес-анализа, контроль и анализ финансовых и факторных аспектов, а также возможность ведения оперативного мониторинга ключевых финансовых показателей.

Проблема. Необходимость строгого контроля отчётности МСФО и ее консолидации.

Решение. Инструменты, которые предлагает «1С:Управление холдингом» полностью соответствует всем нормативным требованиям отчетности МСФО. Функциональные возможности обеспечивают работу по 16ти объектам параллельного учёта и около 50ти операций. Среди предлагаемых инструментов наиболее востребованными могут стать: «быстрое закрытие», сверка в режиме реального времени, формирование расшифровок по множеству параметров, автоматический анализ для регулировки расхождений и т.п. Особенности данной версии является доступ к базам данных рекомендаций консалтинговые компании Ernst & Young и портала «Сверка ВГО».

Проблема. Внедрение комплексной системы управления и контроля оборотного капитала.

Решение. Внедрение «1С:Управление холдингом» позволит систематизировать заявки на тендеры и упорядочить контроль перемещения (использования) материальных ресурсов. Программа предоставляет инструменты для контроля заключённых с поставщиками и покупателями договоров, что позволяет более оперативно и упорядоченно управлять кредитными рисками. Особое внимание необходимо уделить подсистеме «Казначейство», которая позволит систематизировать весь процесс прохождения платежа и осуществляет контроль выплат и остатков денежных средств на счетах.

Особенности внедрения блоков «1С:Управление холдингом»

«1С:Управление холдингом» — представляет собой комплексное решение, имеющее чрезвычайно широкий инструментарий, для решения, практически любых задач управления и контроля, которые могут возникнуть в процессе функционирования холдинга. Наиболее востребованными функциональными разделами, по мнению специалистов, являются следующие.

Бюджетирование

Основа данной подпрограммы состоит из функционала «1С:Консолидация 8 ПРОФ», которая предназначена для бюджетирования коммерческих организаций. И возможности позволяют автоматизировать большинство процессов бюджетирования, в том числе при использовании различных учётных систем. Программа обеспечивает эффективную работу нескольких пользователей с использованием база данных большого объёма.

Программа даёт возможность сформировать бюджет любого уровня сложности благодаря следующим инструментам:

• Формирование индивидуального набора классификаторов (показателей);
• Прогноз динамики изменения показателей с применением разных методик;
• Составление регламентов бюджетного процесса;
• Формирование маршрутов, в том числе сложных, для согласования бюджета.

Кроме того подпрограмма имеет мощные алгоритмы аналитики, позволяющие осуществить многослойный анализ сразу в нескольких связанных областях и вывести данные в виде диаграмм, графиков и сводных таблиц.

Учет и отчетность МСФО

Функциональные возможности программы разрабатывались с учётом методологией представленных международной компанией Ernst & Young. Даёт возможность тщательно проработать учёт по МСФО 16 объектом с включением 50 операций. Обеспечивается поддержка в обеих моделях учёта: трансформационной и трансакционной. Также имеется доступ к единому порталу Сверка ВГО.

Казначейство

Функционал разработан на основе наиболее прогрессивных практик в области казначейских операций. Позволяет специалистам холдинга выполнять следующие функции:

Планировать денежные потоки:

• Определять ликвидность управления;
• Управлять всеми типами рисков: кредитными, процентными, валютными.
• Практикуется использование, как централизованной, так и децентрализованной модели контроля финансов.

Также предоставляются широкие возможности управления платежами. Начиная от определения срочности и приоритетности и заканчивая выборкой внутригрупповых платежей для покрытия «кассового разрыва».

Инвестиционные проекты

Позволяет контролировать и автоматизировать процессы на протяжении всего жизненного цикла инвестиционного проекта. Функции позволяют назначать ответственных лиц, сроки исполнения, выделять соответствующие ресурсы, в качестве которых могут выступать любые конфигурации.

Аналитическая система осуществляет автоматический расчёт основных показателей: прибыльности, окупаемости, индексы IRR и NPV. Результаты анализа могут быть представлены в виде диаграмм последовательности или Гранта.

Регламентированный учет

Подпрограмма включает все функциональные возможности «1С:Бухгалтерия КОРП», в том числе высокую степень автоматизации налогового и бухгалтерского учёта, а таджик автоматическую подготовку широкого спектра отчётности.

Централизованное управление закупками и активами

Включает алгоритмы осуществляющие сбор информации о потребностях структурных и бизнес единиц входящих в состав холдинга, а также имеющихся запасах для обеспечения выявленных потребностей. Позволяет привести закупки на централизованную модель управления и предоставляет функции планирования и бюджетирование закупок, работы с поставщиками, анализа и контроля.

Возможна интеграция с ведущими торговыми площадками и маркетплейсами, что существенно уменьшит объём рутинных процессов выполняемые сотрудниками и снизит вероятность возникновения ошибки связанной с финансовыми средствами.

Управление договорами и лимитами

Предназначена для контроля договоров как коммерческих так и финансирования. Учёт осуществляется при помощи следующих инструментов:

• Структурирование дополнительных соглашений и спецификацией;
• Гибкие параметры расчёта графика исполнения;
• Контроль состояния договоров.

При внедрении «1С:Управление холдингом», согласование договора в программе может быть настроено в соответствии с индивидуальными требованиями коммерческой организации.

Как выглядит план внедрения «1С:Управление холдингом»

Процесс внедрения «1С:Управление холдингом» можно условно разделить на следующие четыре этапа.

Как рассчитывается стоимость внедрения

Стоимость внедрения «1С:Управление холдингом» может состоять из множество факторов, среди которых наиболее значимыми являются следующие:

• Количества внедряемых подсистем;
• Сложность интеграции с имеющейся системой/системами управления и контроля;
• Особенностей учета — количество и сложность индивидуальных настроек;
• Необходимости адаптации под отраслевую специфику;
• Готовность технических средств и персонала предприятия к проекту внедрения и т.п.

Эффект от внедрения «1С:Управление холдингом»

Внедрение «1С:Управление холдингом» даёт компании множество преимуществ, среди которых специалисты отмечают следующие:

• Ускорение процедуры формирования и получения управленческой отчетности на 63%;
• Ускорение процедуры регламентированной отчетности на 56%;
• Сокращение операционных и административных расходов на 30%;
• Оптимизация налогового планирования, что обеспечивает существенное снижение выплат и налоговых рисков — обеспечивается под системой, разработанной в сотрудничестве с KPMG;
• Широкие возможности настройки лимитов и бюджета в части расходов;
• Стандартизация оформление отчётности и возможностью консолидации в режиме онлайн, что повышает качество учетной функции и уровень организации внутреннего контроля;
• Существенно снижаются трудозатраты и уменьшается вероятность ошибок от выполнения рутинных функций подготовки документов и информации по запросам налоговых органов, ведение налогового учета и формирование отчетности;
• Формируется единый центр учета и планирования проектов обеспеченный единой базой для хранения бюджетов инвестиционных проектов.

*Усредненные данные, собранные исходя из эффектов от внедрения «1С:Управление холдингом» по сайту «1С:Проект года»

Проектный опыт по внедрению «1С:Управление холдингом»

Для примера целесообразно взять опыт внедрения «1С:Управление холдингом» горнодобывающей компании «Алроса», имеющей 9 дочерних зависимых обществ (ДЗО). Основной предпосылкой к внедрению «1С:УХ», было создание единого регламента налогового учёта и бизнес-процессов бюджетирования и казначейства.

В соответствии с разработанной методологией, в организационную структуру проекта вошли 6 юридических лиц, а в структуру казначейства 3 юридических лица. Проект переформатировал возможности следующих функциональных составляющих:

• РСБУ;
• Налоговый учет;
• МСФО;
• Казначейство;
• Управленческая отчетность;
• Бюджетный и внутренний контроль.

В рамках внедрения «1С:УХ» был сформирован общий центр обслуживания (ОЦО), выполняющий функции казначейства, управление персоналом и бухгалтерского учёта. За счёт использования этой модели была осуществлена унификация всех общих управленческих и финансовых процессов в дочерних обществах, повысилась их масштабируемость и скорость внедрения. В свою очередь это привело к существенному снижению финансовых затрат, за счет объединения значительной части дублирующих функций. Кроме того, ОЦО стал источником оперативного получения различной учетной информации.

При внедрении «1С:УХ» компанией и подрядчиком выполнялись следующие процессы:

• Проектирование целевой архитектуры системы и разработка методологии ее внедрение и функционирования;
• Оптимизация имеющихся и разработка новых функциональных возможностей системы;
• Упорядочивание централизованных справочников и обучение пользователей;
• Разработка методов интеграции с внешними системами;
• Закрытие отчётного периода и перенос остатков.

В результате перехода на «1С:УХ» горнодобывающей компании удалось консолидировать однотипные но разрозненные процессы дочерних обществ. Несмотря на то, что они велись в разных учётных системах. Многие отчёты были переработаны с учетом специфики функционирования компании. Было сформировано централизованное электронное хранилище документов, со сканокопиями первичной документации, и её интеграция с системой электронного документооборота, зарплатной системой, бухгалтерией, казначейством и т.п. кроме того в индивидуальном порядке был разработан целый перечень функциональных возможностей не предусмотренных стандартный механизм «1С».