Разработка единой системы работы с заявлениями на гранты на базе «Битрикс24 Корпоративный портал» в РФРИТ

О РФРИТ:

Российский фонд развития информационных технологий — институт развития сектора информационных технологий. Учрежден Российской Федерацией, создан по решению Правительства Российской Федерации в целях обеспечения поддержки научной, научно-технической и инновационной деятельности в сфере информационно-коммуникационных технологий. Администрация Фонда расположена в Москве.

Предпосылки проекта:

До проекта внедрения «Битрикс24 Корпоративный портал» все данные хранились непосредственно на компьютерах сотрудников, а отчетность и работа с обращениями велись через Excel. 

Для сокращения вероятности потери данных, стандартизации всех процессов и документов, повышения прозрачности ведения клиентов и создания единой информационной базы руководство РФРИТ приняло решение о внедрении единой корпоративной системе на базе Битрикс24.

После проведения предпроектного обследования проектной команды компании Первый Бит были предложены варианты внедрения с определённым количеством доработок и интеграций для полного закрытия потребностей сотрудников РФРИТ:

• интеграция с ЕСИА;
• единая информационная база для сотрудников и заявителей;
• кастомная форма подачи заявок;
• системы сохранения и отслеживания всего процесса заполнения документов заявителя;
• функционал ограничения доступа пользователя к отдельным полям\свойствам заявки;
• интерактивная форма-шаблон подачи документов заявки;
• личный кабинет грантополучателя.

Цели проекта внедрения Битрикс24

Основной целью проекта внедрения стала разработка системы, позволяющей специалистам Фонда работать с заявками Российских IT компаний на гранты Правительства РФ, также:

• отказаться от взаимодействия с заявителем через почту;
• отказаться от хранения информации по заявкам в MS Excel;
• создать единую информационную базу для сотрудников и заявителей;
• увеличить прозрачность работы с заявителем.

Уникальность проекта

Использование кастомного программного кода, разработанного компанией Первый Бит:

• Интеграция с ЕСИА для возможности подачи заявки без отдельной регистрации, а с помощью учетных данных портала гос.услуг. Пользователи имеют единый аккаунт как на гос.услугах, так и в Битрикс24.
• Разработка собственной кастомной формы подачи заявок, в которой реализована возможность выбора различных версий и форматов прикладываемых файлов, подтверждающих права пользователя.
• Разработка системы сохранения и отслеживания всего процесса заполнения документов заявителя для дальнейшей обработки персоналом.
• Разработан функционал, который ограничивает доступ к отдельным полям\свойствам заявки. Данная доработка требовалась для того, чтобы то бы заявитель мог редактировать определенные поля, разрешенные модератором, в которых при вводе данных были допущены ошибки или требовались корректировки.
• Разработана интерактивная форма-шаблон подачи документов заявки. Форма имеет собственный шаблон с редактируемыми полями, который заявитель заполняет непосредственно в системе без возможности вносить изменения в структуру документа. Система автоматически считывает введённые данные и корректирует их в режиме реального времени.

Единственная сложность на проекте была в затянувшемся старте из-за длительного процесса согласования бюджетов. Бюджет на данный проект был выделен из Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, необходимо было предоставить большое количество документации для согласования.

Конечная архитектура решения

«Битрикс24 Корпоративный портал»:

• интеграция с Единой Системой Идентификации и Аутентификации (ЕСИА, используется на гос.услугах);
• автоматизирован сложный бизнес процесс взаимодействия сотрудников Фонда и грантополучателей в рамках направлений «Внедрение ПО» и «Разработка ПО».

Другие результаты проекта

В рамках проекта реализованы:

• интеграция с Единой Системой Идентификации и Аутентификации (ЕСИА), которая используется на портале гос.услуг;
• разработан личный кабинет грантополучателя;
• автоматизирован сложный бизнес процесс взаимодействия сотрудников Фонда и грантополучателей в рамках направлений «Внедрение ПО» и «Разработка ПО».

По результатам внедрения РФРИТ успешно осуществила обработку заявок грантополучателей за 2022 год и работает с заявками в рамках 2023 года.

После внедрения Битрикс24:

• уменьшено количество ошибок при работе с заявками на 50%;
• увеличена скорость обработки заявок на 30%;
• процесс работы с заявками стал прозрачным и для грантополучателей, и для сотрудников, и для руководителей Фонда;
• автоматизировано 100 рабочих мест пользователей;
• сокращено время оказания услуг по заявкам до 30%;
• сокращены трудозатраты персонала, обрабатывающего заявки на 45%.

Успех данного проекта вызвал интерес к Битрикс24 у руководителей других направлений Фонда и на данный момент в процессе реализации новый проект по автоматизации работы Фонда с Особо значимыми проектами.