Appius-PLM Технический документооборот – подробный обзор решения

Основные задачи технического документооборота

• Обеспечение соответствия строительных процессов нормативным требованиям и стандартам качества.
• Планирование, управление и контроль строительных работ на всех стадиях проекта.
• Создание правовой базы для согласования, контроля и приемки работ.
• Минимизация финансовых рисков из‑за отсутствия документов, задержек при их передаче, ошибок в них.
• Ускорение получения разрешений, согласования документации, взаиморасчетов с контрагентами.
• Ведение учета работы сотрудников и техники, расхода материалов и т.п.
• Обеспечение контроля за ходом строительства и заявками на материалы.

В строительстве существует множество видов документов: исполнительная, финансовая и проектная документация, договоры, журналы работ и проч. Для того, чтобы управлять их созданием, редактированием и хранением, используются специализированные программные решения.

Требования к организации документооборота в строительстве

Требования к процессам формирования и ведения документооборота изложены в стандартах. ГОСТ Р 70108-2022 определяет порядок электронного создания и ведения исполнительной документации, а ГОСТ Р 51872-2024 устанавливает требования к исполнительным чертежам инженерных систем. Согласно стандартам, электронная документация по форме и содержанию должна соответствовать бумажной.

Приказ Минстроя № 1026/пр от 02.12.2022 г. ввел официальную форму и порядок ведения общего журнала работ по строительству, реконструкции и капитальному ремонту. Журнал может вестись в электронной форме без дублирования на бумажном носителе.

Исполнительная документация включает в себя акты, схемы и журналы, подтверждающие соответствие выполненных работ проекту.

Ключевыми документами являются:

• АОСР (Акт освидетельствования скрытых работ);
• общий журнал работ;
• журнал авторского надзора;
• ЗОС (Заключение о соответствии);
• акты освидетельствования ответственных конструкций и скрытых работ.

Полный перечень и образцы актов скрытых работ, исполнительных схем, журналов и других документов представлены в приказе Минстроя России от 16.05.2023 № 344/пр.

Зачем нужна цифровизация процесса технического документооборота

Люди, имеющие многолетнюю привычку работы с бумажным архивом строительной документации, могут не видеть необходимости перехода на электронный документооборот. Однако цифровизация технического документооборота не только отвечает потребностям современного рынка, но и несет ряд других неоспоримых преимуществ.

Перечислим основные из них:

1. Ускорение работы и снижение трудозатрат.
2. Отсутствие рисков появления дубликатов и путаницы в документах благодаря работе в едином информационном пространстве.
3. Контроль и отслеживание процессов, связанных с разработкой и движением документов.
4. Сокращение расходов на бумагу, печать, курьерскую доставку и физическое хранение архивов.
5. Получение доступа к актуальным документам в любой момент из любой точки мира.
6. Возможность нескольким людям одновременно изучать документ и работать над ним.
7. Мгновенная передача документов, их быстрый поиск.
8. Уменьшение ошибок, связанных с человеческим фактором.
9. Безопасное хранение документов и их резервных копий.
10. Анализ причин отклонений от сроков в ходе работ и других критериев эффективности.

Каждый раз, когда в законодательство вносятся изменения, разработчики заблаговременно обновляют программное обеспечение таким образом, чтобы учесть все нормативные поправки. Это гарантирует, что документация по содержанию и форме будет легитимной и вам не придется платить штрафы или доказывать свою правоту в суде.

Обзор Appius‑PLM

«Appius‑PLM ТДО» имеет в своем составе следующие модули:

1. Электронный архив.
2. Бизнес‑процессы.
3. Управление задачами.
4. Сопроводительные документы.
5. Импорт ГРД (MDR) / Накладной (TRM) / РМЗ.
6. Отчеты.
7. Учет бумажного архива.
8. Интеграция.
9. Управление проектами.
10. Технические запросы на изменения (TQ / ЗВИ).
11. Журнал авторского надзора.
12. Исполнительная документация.

Основные возможности и особенности Аппиус PLM

Перечислим ключевые функциональные возможности системы «Appius‑PLM ТДО»:

• Ведение электронного архива проектов и строительной документации в единой информационной среде.
• Управление проектной, рабочей, сметной, исполнительной документацией
• Гибкая настройка по шаблонам этапов процессов, автоматическое распределение ответственности, отслеживание изменений, сроков задач, получение уведомлений.
• Управление структурой проекта строительства.
• Создание календарного плана работ и контроль выполнения задач в соответствии с ним.
• Учет получения и передачи документов внутри организации и с контрагентами, автоматическое формирование сопроводительной документации.
• Маршрутизация согласования.
• Регистрация движения документов.
• Автоматизация бумажного архива с возможностью штрихкодирования.
• Интеграция с учетными системами 1С, системами автоматизированного проектирования AutoCad и NanoCad и проч.
• Формирование ведомостей и спецификаций на отдельный комплект, весь раздел или проект.
• Учет в работе ограничительных перечней оборудования, материалов и т.д.
• Формирование отчетов и статистик по документам, состоянию рассмотрения, пользователям, списку задач, писем и т.д.
• Ролевое и объектное разграничение прав доступа к элементам системы, использование ЭЦП, ведение журнала регистрации действий пользователей.
• Удаленный доступ через браузер.

Работа с документами

«Appius‑PLM ТДО» обеспечивает соответствие проектной и рабочей документации требованиям ГОСТ 21.1101-2020. Остановимся подробнее на функциях, касающихся управления проектной, рабочей, сметной, исполнительной, нормативно-технологической документацией.

• Использование настроенных шаблонов технических документов.
• Построение ассоциативных связей между хранящимися в системе документами.
• Задание и изменение статусов и состояний документов.
• Поиск документов по их атрибутам, создание общедоступных и персональных выборок по заданным критериям.
• Формирование различных классификаторов документов.
• Автоматическое присвоение каждому документу уникального номера.
• Хранение версий документов.
• Установление ограничений на внесение изменений.
• Выгрузка файлов по документу.
• Загрузка документов из входящей накладной.
• Формирование сопроводительных документов при движении документации.
• Создание сводных листов замечаний, импорт ответов на замечания.

С помощью «Appius‑PLM ТДО» на документах можно проставлять электронную подпись, QR-код и штампы («В производство работ», «Получено положительное заключение №» и т.д.).

Интеграция и совместная работа

В «Appius‑PLM ТДО» предусмотрен модуль бесшовной интеграции с другими решениями на базе «1С:Предприятия» — «1С:ERP», «1С:УСО», «1С:КА», «1С:ДО» — для создания централизованного цифрового пространства компании.

Также в состав решения входит ряд модулей, обеспечивающих дополнительные интеграционные возможности:

• Модуль импорта данных из реестра в формате xlsx. Он позволяет автоматизировать формирование карточек документов и заполнение их параметров, а также создание связей документа с накладными, письмами, договорами и добавление их файлов.
• Модуль импорта данных из накладной / сопроводительной ведомости / трансмиттала для загрузки документации подрядчика и его ответов на замечания.

• Модуль импорта внешних замечаний для записи данных в бизнес‑процессы рассмотрения документации и создания поручений.
• Модуль импорта матрицы ответственности для согласования и рассмотрения документации по листу маршрутизации.

Помимо этого, возможна интеграция с внешними системами, расширяющая возможности «Appius‑PLM ТДО»:

• с системой управления проектами Oracle Primavera;
• с системами автоматизированного проектирования AutoCAD и NanoCad;
• с BIM‑системой Autodesk Revit.

Безопасность и доступ

Безопасность хранения и передачи данных реализуется в «Appius‑PLM ТДО» за счет их централизованного хранения, механизмов контроля и разграничения доступа, регулярного создания резервных копий. Система развертывается на собственных ресурсах заказчика. Для командной работы пользователей предназначен механизм разграничения доступа к данным на уровне ролей и прав. Каждому элементу системы при создании присваивается объектная политика — по умолчанию она наследуется от родительского элемента, но может быть изменена. Также посредством бизнес‑процесса согласования автоматически назначается групповая политика на элементы и их параметры.

В «Appius‑PLM ТДО» используется журнал разрешений для внесения изменений в документ в соответствии с ГОСТ Р 21.101-2020.

Преимущества внедрения Appius‑PLM

Резюмируя, перечислим основные стратегические преимущества от внедрения и эксплуатации системы «Appius‑PLM ТДО».

1. Надежное хранение данных с исключением риска потерь или порчи документов.
2. Увеличение эффективности работы за счет быстрого многокритериального поиска, повышения качества данных и систематизации их хранения.
3. Создание и поддержание единого информационного пространства для совместной работы сотрудников.
4. Гарантированное соответствие документов требованиям законодательства и нормативных актов.
5. Расширение функциональных возможностей за счет интеграции с другими системами и импорта данных.
6. Минимизация ручных операций и контроль ошибок.
7. Ускорение процедур согласования документов.
8. Снижение или полное исключение затрат, связанных с бумажными документами — покупку бумаги, печать, хранение и доставку документов.
9. Контроль эффективности работы путем формирования статистических отчетов по проекту за период, анализа замечаний, мониторинга выполнения задач.
10. Контроль загрузки и вовлеченности сотрудников в разрезе их трудовой деятельности.

Все это в совокупности выводит удобство работы с технической документацией на новый уровень. Повышается систематизация и прозрачность процессов, упрощаются их мониторинг и анализ, и благодаря этому руководство может оперативно принимать правильные управленческие решения.

Заключение

Решение «Appius‑PLM ТДО» входит в реестр российского ПО, имеет открытый исходный код, его функционал можно легко модифицировать и расширить штатными средствами платформы «1С:Предприятие».

Поддерживается конфигурирование настроек на уровне структуры проекта, прав доступа, шаблонов, интерфейсов, процессов согласования, свойств и связей элементов.

Система поставляется в электронной версии с неименными и не имеющими сроков годности лицензиями. Решение уже успешно используют предприятия «Газпром Инвест», «Прогаз», «Мосинжпроект», «Славнефть», «Газпром Промгаз» и многие другие.

Команда «Первого Бита» готова помочь вам в сжатые сроки осуществить переход на электронный документооборот. Проведя анализ ваших бизнес‑процессов и сбор требований, мы настроим все параметры и интеграции таким образом, чтобы польза от цифровизации документооборота стала максимальной.