Обзор решений 1С по автоматизации и организации документооборота в компании

Содержание

1. Преимущества автоматизации процесса документооборота

2. Организация документооборота внутренних документов

3. Как интегрировать 1С:Документооборот с другими системами предприятия?

4. Обзор систем 1С для автоматизации документооборота

Преимущества автоматизации процесса документооборота

Автоматизация документооборота в компании не только существенно ускоряет все процессы, связанные с обработкой документации, но и улучшает качество работы, гарантируя достоверность, актуальность и защиту данных.

Переход на автоматизацию документооборота имеет как явные, так и неочевидные преимущества:

Значительная экономия расходов на бумагу, оргтехнику и расходные материалы.
Ускорение процессов обработки документов, снижение влияния человеческого фактора и связанных с ним ошибок в данных.
Мгновенный доступ к данным из любого места (в случае использования облачного хранилища) или с компьютера/мобильного устройства, где установлена программа для ведения документооборота.
Быстрая передача и прием данных как внутри компании, так и с внешними контактами, в том числе с проставлением электронной подписи.
Стандартизация и унификация корпоративных документов благодаря использованию шаблонных форм.
Валидация данных перед сохранением или отправкой.
Обеспечение высокого уровня безопасности, надежности и сохранности данных.
Повышение прозрачности документооборота за счет фиксации всех изменений с указанием их авторов.
Оперативное формирование аналитических отчетов на основе достоверных и актуальных данных.
Предотвращение рисков, связанных с потерей или порчей данных.

Специализированная система «1С:Документооборот» содержит инструменты для интеграции со многими учетными системами и оптимально подходит для большинства организаций, ведущих активный внутренний и внешний документооборот.

Организация документооборота внутренних документов

Внутренний документооборот существует в любой компании, даже если это малый бизнес. К нему относятся процессы по созданию, обработке, систематизации, хранению документов организации. Внутренний документооборот подразумевает обмен документами между сотрудниками, структурными подразделениями, филиалами предприятия. Он не регламентируется законодательством и может быть устроен на усмотрение компании. Требования к организации внутреннего документооборота прописываются во внутрикорпоративном регламенте.

К внутренним документам относятся приказы, заявления, служебные записки, уставы, протоколы, инструкции и другие технические документы, положения, распоряжения и т.п. Это документы, которые не предназначены для использования где-либо за пределами организации. Может возникнуть вопрос: если в компании ведется только внутренний документооборот, нужно ли его автоматизировать? Да, в отношении внутреннего документооборота актуальны все те же преимущества, что и для внешнего. Эффективно реализованная система внутреннего документооборота значительно упрощает и ускоряет работу директоров, руководителей отделов, бухгалтерии, менеджеров, специалистов по кадрам и других сотрудников.

Как интегрировать 1С:Документооборот с другими системами предприятия?

Система «1С:Документооборот» («1С:ДО») включает штатный механизм бесшовной интеграции со многими популярными конфигурациями 1С:

«1С:ERP Управление предприятием»;
«1С:Управление торговлей»;
«1С:Бухгалтерия предприятия»;
«1С:Управление холдингом»;
«1С:ERP. Управление холдингом»;
«1С:Зарплата и управление персоналом»;
«1С:Комплексная автоматизация»;
«1С:Система проектирования прикладных решений».

Бесшовная интеграция означает, что из единого окна – интерфейса другой конфигурации – можно работать с данными, хранящимися в «1С:ДО», и использовать функционал «1С:ДО». В том числе совместно составлять документы, организовать файловое хранилище, ставить задачи и контролировать их выполнение, учитывать трудозатраты сотрудников. Необходимости переключаться между двумя системами при этом нет.

Работа из единой точки доступа удобна, экономит время, снижает вероятность оперирования недостоверной информацией, поскольку практически исключено задвоение данных, их неправильная систематизация и другие ошибки.

Пошагово покажем, какие действия нужно предпринять для настройки интеграции «1С:ДО» с учетной системой. Все операции выполняются администратором и ведутся в режиме конфигуратора.

Откройте «1С:ДО» и перейдите в раздел «Настройка → Настройка интеграции».

Рис.1. Пункт меню «Настройки интеграции»

Выберите систему, с которой нужно настроить интеграцию. Если интеграция выполняется впервые, список «Интегрируемая система» будет пуст. Нажмите кнопку «Добавить интегрируемую систему». В форме добавления введите адрес, по которому опубликован веб-сервис связываемой системы, а также имя пользователя и пароль. Нажмите «Проверить подключение», чтобы проверить правильность введенных данных. Укажите название системы в произвольном формате. Нажмите «Добавить».

Рис.2. Добавление интегрируемой системы

После этого наименование интегрируемой системы отобразится в списке.

Рис.3. Список интегрированных систем

В окне «Настройки бесшовной интеграции» задайте следующие настройки:

«Поля для поиска сотрудников» – выбор критериев, по которым будут сопоставляться пользователи интегрируемой системы с пользователями «1С:ДО». Предусмотрено три варианта, из которых можно выбрать один, два или их все. Признак «Физическое лицо» включен по умолчанию и не отключается: поиск по ФИО будет вестись в любом случае. Вариант «Должность» подходит для ситуаций, когда в обеих системах должности совпадают. Вариант «Подразделение» актуален, если структура предприятия в системах идентична. Если признаки «Должность» и/или «Подразделение» включены, поиск пользователей «1С:ДО» будет производиться по комбинации соответствия.
«Обновлять связанные объекты» – настройка расписания, согласно которому будет осуществляться автоматическая синхронизация связанных объектов. Проставьте галочку, если вам нужно, чтобы связи объектов в «1С:ДО» и интегрируемой системе автоматически обновлялись через заданный временной промежуток. По умолчанию задан интервал «каждые 15 секунд», его можно поменять, перейдя по ссылке «Изменить расписание».
«Срок хранения сообщений обмена» – период, в течение которого в системе будет храниться история отправки и очередь отправки сообщений. По умолчанию срок составляет 30 дней, его можно изменить на больший или меньший.
«Регистрация изменений» и «Задать пользователя для обмена» – запуск служебных проверок, осуществляемых при необходимости после того, как интеграция настроена в обеих системах. Оставьте эти опции без изменений.

Рис.4. Настройки параметров интеграции

Перейдите по ссылке «Правила загрузки данных в 1С:Документооборот» и создайте новое правило. Из списка выберите объект «1С:ДО», в который будут загружаться данные, и объект интегрируемой системы, выступающий в роли источника данных для него.

Рис.5. Добавление правила загрузки данных

В зависимости от видов выбранных объектов, отобразится перечень их реквизитов. Нужно задать настройки заполнения каждого из них. Помимо типовых реквизитов, вы можете настроить произвольные дополнительные реквизиты.

Для них в первую очередь нужно выбрать способ заполнения:

из реквизита связанного объекта интегрированной системы;
из указанного значения из базы интегрируемой системы;
из произвольного выражения на встроенном языке;
из шаблона документа (если он выбран);
отсутствие заполнения.

Рис.6. Настройка правила заполнения реквизита

Для настройки создания печатных форм из интегрируемой системы перейдите на вкладку «Добавление печатных форм» и проставьте галочки напротив форм, которые будут прикреплены к объекту «1С:ДО» при его создании на базе документа интегрируемой системы. Печатные формы сохраняются в выбранном вами формате как файлы, приложенные к документу.

Рис.7. Настройка печатных форм

Теперь нужно настроить интегрируемую с «1С:ДО» учетную систему.

Рассмотрим для примера интеграцию с «1С:ERP Управление предприятием». Перейдите в раздел «Администрирование → Интеграция с 1С:Документооборотом».

Задайте настройки:

«URL» – адрес публикации веб-сервиса «1С:ДО», созданной на предыдущем этапе.
«Интеграция с «1С:Документооборот» – включение механизма интеграции.
«Обработка объектов» – включение использования «1С:ДО» для обработки объектов в системе.
«Согласование через «1С:ДО» – возможность изменения статуса согласования в зависимости от состояния документов в «1С:ДО», созданных на основании соглашений, коммерческих предложений, заказов клиентов, заявок на возврат.
«Хранение присоединенных файлов» – возможность задействования «1С:ДО» в качестве корпоративного хранилища. Если отметить опцию «Файлы прикреплены к документам», то вложенные файлы будут передаваться в базу «1С:ДО» с установлением соответствия связанным объектам. Этот вариант требует настройки правил интеграции. При выборе варианта «1С:Документооборот не используется» файлы будут храниться в базе интегрируемой системы.
«Максимальный размер файлов» – задание ограничения размера файлов, передаваемых в «1С:ДО». По умолчанию это 10 МБ.

Рис.8. Настройка интеграции с «1С:ДО»

Перейдите по ссылке «Правила интеграции» внизу окна и создайте новый элемент. Выберите объект интегрируемой системы и настроенное на предыдущем этапе правило.

Настройте в правилах заполнение всех или отдельных реквизитов объекта интегрируемой системы. Это требуется, если нужно организовать получение в учетной системе каких-либо данных из «1С:ДО».

Если для одного вида документов интегрируемой системы настраивается несколько различных правил, перейдите на вкладку «Ключевые реквизиты». По ключевым реквизитам интегрированная система сможет идентифицировать конкретное правило.

Рис.9. Настройка правила загрузки данных

Для других продуктов 1С и решений сторонних производителей также возможна настройка интеграции в индивидуальном порядке.

Обзор систем 1С для автоматизации документооборота

В линейке программных продуктов 1С есть несколько систем, позволяющих автоматизировать корпоративный документооборот в целом или один из его аспектов – работу с договорами, с архивом. Расскажем о каждом из программных решений.

1С:ДО

«1С:Документооборот ПРОФ» – это базовая конфигурация для организации полного цикла документооборота в компании. «1С:ДО» представляет собой современную систему ECM-класса (Enterprise Content Management, управление корпоративным контентом), позволяющую регулировать процессы делопроизводства, совместную и индивидуальную работу сотрудников. «1С:ДО» включает инструменты для создания, хранения, обработки, согласования, отправки, получения, учета, полнотекстового поиска электронных документов.

Рис.10. Поиск документов и файлов в «1С:ДО»

Также конфигурация помогает комплексно выстроить управление бизнес-процессами и нормативно-справочной информацией в компании, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность и организовать работу сотрудников в команде. «1С:ДО» поддерживает возможность использования электронной подписи с шифрованием и проверкой подлинности.

Рис.11. Электронное подписание документа в «1С:ДО»

«1С:ДО» – универсальное решение, не имеющее отраслевой специфики. Оно может использоваться в коммерческих и государственных организациях любого масштаба и сферы деятельности. «1С:ДО» отличается гибкостью настроек, позволяющих адаптировать систему под специфику и потребности конкретной компании. Версия «1С:ДО ПРОФ» предназначена для малого и среднего бизнеса с линейной оргструктурой и типовым документооборотом

1С:ДО КОРП

Конфигурация «1С:ДО КОРП» включает приблизительно на 30% больше функций, чем «1С:ДО ПРОФ». Эта версия оптимальна для крупных предприятий и холдингов со сложной оргструктурой и интенсивным документооборотом.

Перечислим возможности «1С:ДО КОРП», отсутствующие в версии «ПРОФ»:

Проектный учет.
Сложное согласование документов.
Рабочий календарь пользователя.
Учет графиков работ и отсутствия сотрудников.
Оформление многосторонних договоров.
Мобильный клиент.
Штрихкодирование.
Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов.
Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам.
Автоматическая рассылка отчетов.
Учет мероприятий, бронирование помещений под них.
Встроенная почта.
Принятие задач к исполнению.
Обозначение мест хранения бумажных документов.

Рис.12. Штрихкодирование документов

Таким образом, для автоматизации документооборота небольших компаний предназначена конфигурация «1С:ДО ПРОФ», а крупных – «1С:ДО КОРП». Обе версии поддерживают бесшовную интеграцию и обмен данными с учетными программами 1С, а «1С:ДО КОРП» – еще и синхронизацию НСИ с другими прикладными решениями 1С.

вас заинтересует

1C:Документооборот КОРП

Мы предлагаем внедрение и поддержку современной ECM-системы (управление корпоративным контентом) для организации работы с документами в вашей компании.

Узнать подробнее

1С:Архив

«1С:Архив» – система, предназначенная для организации централизованного долговременного хранения бумажных и электронных документов согласно требованиям Росархива. Решение позволяет аккумулировать документы из различных информационных систем и гарантирует их юридическую значимость на весь срок хранения – а он не ограничен по времени. Продукт «1С:Архив» разработан на основе нормативно-правовых актов по архивному делу и поддерживает полный жизненный цикл документа от попадания в архив до уничтожения. Как и «1С:ДО», «1С:Архив» является универсальным решением для компаний всех сфер деятельности.

Рис.13. Хранение документов в «1С:Архиве»

Основные возможности системы «1С:Архив»:

Поддержка двух способов импортирования документов из любых систем – в виде готовых сдаточных описей со списком дел или произвольного пакета документов с автоматическим определением дел и оформлением сдаточных описей в программе.
Сохранение при загрузке документов их реквизитов, связей, виз, резолюций и т.п.
Присвоение архивных шифров принятым документам и делам.
Настройка прав доступа к документам.
Формирование обязательных учетных документов архива: описи дел, реестра описей, книги учета поступления и выбытия дел, списка фондов, листа фонда, актов на уничтожение и др.
Распознавание текстов документов для полнотекстового поиска.
Автоматический подбор документов и дел к уничтожению.
Поддержка простой и усиленной электронных подписей с возможностью их усовершенствования до формата архивного хранения CAdES-A v3.

Поддерживается встроенная интеграция «1С:Архив» с «1С:Документооборот» для обмена данными в соответствии с правами доступа конкретного пользователя. Передача документов в «1С:Архив» возможна из интерфейса любого прикладного решения на базе «1С:Предприятия» с помощью библиотеки интеграции и без необходимости разработки собственных механизмов интеграции.

Рис.14. Отметка об уничтожении документа

Решение соответствует требованиям ГОСТ Р ИСО 15 489−1−2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» и обеспечивает подлинность, достоверность и целостность документов не только для использования внутри организации, но и для доказательства содержащихся в них фактов в суде.

1С:Договоры

«1С:Договоры» – инструмент для организации эффективной работы с договорами. Решение предназначено для компаний и подразделений, осуществляющих активную договорную деятельность, а также для сотрудников, в обязанности которых входит заключение и ведение договоров. Продукт позволяет в разы снизить затраты времени на подготовку, мониторинг, согласование, поиск, контроль исполнения договоров и счетов, сбор закрывающих документов и другие связанные с договорной деятельностью процессы.

Основные функциональные возможности решения «1С:Договоры»:

Обеспечение централизованного хранения договоров в едином месте.
Учет и согласование договоров.
Создание шаблонов и автозаполнение договоров по выбранному шаблону.
Контроль срока действия и возврата оригиналов документа.
Отслеживание этапов договоров.
Поиск по реквизитам и полнотекстовый поиск.
Загрузка документов со сканера, из электронной почты, а также справочников из «1С:Бухгалтерии».
Добавление дополнительных реквизитов без программирования.

Программа позволяет автоматически отслеживать и отправлять уведомления о таких событиях, как завершение процедуры согласования, назначение пользователя согласующим, затягивание согласования, скорое завершение и полное истечение срока действия или срока возврата договора и т.п. «1С:Договоры» – удобный инструмент для торговых, строительных, транспортных организаций, ИТ-компаний, юридических и консалтинговых фирм, сотрудников отделов продаж и закупок, менеджеров по работе с клиентами, руководителей.

1С:Document Management

1С:Document Management – двуязычная версия конфигурации «1С:ДО КОРП», в которой возможна работа в полностью английском или частично русском и частично английском интерфейсе для разных сотрудников. Конфигурация предназначена для использования на российских предприятиях, которые имеют филиалы или дочерние предприятия за рубежом, а также в иностранных компаниях, работающих в России.

Часто задаваемые вопросы по теме автоматизации документооборота с помощью продуктов 1С

Ответим на вопросы, касающиеся организации электронного документооборота в компании на базе решений 1С.

Как обеспечить безопасность данных в системе 1С:Документооборот?

В «1С:ДО» реализован высокий уровень безопасности, конфиденциальности и сохранности данных благодаря широким возможностям настройки прав доступа к документам. Ведется логирование истории изменений, что повышает прозрачность процессов делопроизводства. К тому же, можно легко создавать резервные копии электронных документов и хранить их в защищенных местах, что обеспечивает защиту от потери и повреждения, минимизирует риски несанкционированного доступа и утечки важной информации.

Можно ли настроить автоматические напоминания и уведомления в 1С:Документооборот?

Да, в «1С:ДО» существует механизм оповещений, поддерживающий несколько способов уведомлений пользователей о различных событиях. При настройке оповещений можно выбрать виды событий, по которым будут приходить уведомления, и способ отправки уведомлений: по электронной почте, всплывающие сообщения или СМС. Доступно одновременное использование несколько способов получения уведомлений.

Насколько сложно внедрить 1С:Документооборот в существующую инфраструктуру?

При разработке «1С:ДО» реализованы механизмы, позволяющие максимально легко внедрить решение в инфраструктуру любого предприятия. «1С:ДО» бесшовно интегрируется с учетными конфигурациями 1С для обеспечения одностороннего или двустороннего обмена данными. Интеграция с другими системами и сервисами осуществляется при использовании готовых коннекторов или индивидуальных доработок.

Как происходит обучение сотрудников работе с 1С:Документооборот?

Обучение профессиональной работе с системой «1С:ДО» возможно на специальном курсе, организованном компанией «Первый Бит». В рамках курса слушатели изучат функционал программы, получат методические рекомендации и практические навыки автоматизации делопроизводства в организации, ведения электронного архива, контроля выполнения поручений и движения документов с помощью СЭД. Продолжительность курса составляет 16 академических часов.

Какой объем документов и пользователей может поддерживать система 1С:Документооборот без потери производительности?

Однозначные ограничения по количеству пользователей и документов «1С:ДО» отсутствуют. Комфортность работы зависит от мощностей, задействованных системой. Практика показывает, что в файловой версии информационной базы комфортно могут работать не более 3-5 пользователей одновременно. В клиент-серверной версии, благодаря возможностям масштабирования и резервирования мощностей, никаких ограничений нет.

Какие возможности предоставляет 1С для мобильного доступа к документам и задачам?

Разработано бесплатное мобильное приложение «1C: Документооборот» для работы с телефона или планшета на базе iOS или Android. Из приложения можно получать и отправлять почту, ставить на исполнение и выполнять задачи, в том числе по согласованию документов, ставить объекты на контроль, работать с записями календаря.

Резюме

Специалисты компании «Первый Бит» имеют большой опыт внедрения систем для автоматизации документооборота на предприятиях различного масштаба. Мы поможем настроить бесшовную интеграцию, обмен данными, при необходимости выполним доработку для персонализированной интеграции под ваши бизнес-процессы.

На консультации перед внедрением мы расскажем о различиях программ для организации документооборота, проведем аудит бизнес-процессов и поможем подобрать оптимальную для вашей компании конфигурацию. В процессе внедрения мы разработаем шаблоны видов документов и процессов, настроим права доступа, произведем первоначальное заполнение базы, настройку интеграций, сформируем маршрутные схемы документов в компании. Осуществим ручное и нагрузочное тестирование программы, по результатам анализа информационной базы выявим и устраним некорректные данных. Проведем обучение ваших сотрудников и составим инструкции по использованию программы.

Для небольших организаций процесс внедрения может быть сокращен, если у вас нет необходимости в сложных настройках бизнес-процессов, интеграций и кастомизации.

Мы предоставим вам подробное коммерческое предложение и выполним проект внедрения или интеграции под ключ, учитывая особенности вашей ИТ-инфраструктуры и потребности ключевых сотрудников.

Отзывы клиентов

«Пришел, чтобы разобраться с СППР. Структура курса понравилась.
Трудностей в обучении не испытывал. Разобрался в том, что представляет из себя СППР, освоил базовый функционал. Хотелось бы более глубоких знаний по результатам курса. Порекомендую курс РП, ФА».

Сергей Ермолаев

Руководитель проектов, г. Красноярск

«Внедрение позволило интегрировать и систематизировать информацию финансовой бухгалтерии, коммерческого департамента (материально-техническое снабжение и сбыт готовой продукции, складской учет) и производственных подразделений».

Александр Павлов

технический советник по автоматизации завода ALSCON компании РУСАЛ

«Цель была получить ресурс для управления проектом.
Трудности были постоянные, т.к. я не аналитик и не разработчик. Данный курс для меня был несколько сложен в восприятии, т.к. он для аналитиков и разработчиков и архитекторов. Для РП было бы здорово сделать отдельный курс, как я писала на занятии - СППР для управления. Если такой курс сделаете - была бы рада быть свободным слушателем на нем и оставить доп.отзыв».

Ирина Корчма

Руководитель проекта, г. Москва

Автоматизация и организация документооборота в компании - обзор решений 1С