Автоматизация бюджетирования в 1С
Что такое процесс бюджетирования?
Процесс бюджетирования представляет собой элемент финансового управления, предполагающий согласованную работу подразделений для достижения общей стратегической цели. Сформированные бюджеты охватывают все аспекты хозяйственной деятельности, содержат плановые и фактические данные, и способствуют достижению целей и задач компании по оптимизации затрат и росту прибыли.
Бюджетирование является главным инструментом прогнозирования финансового развития компании, управления финансовыми ресурсами и издержками, и достижения эффективных результатов в этой области. Грамотно построенная система бюджетирования позволяет синхронизировать деятельность различных центров финансовой ответственности (ЦФО) внутри предприятия, отслеживать вклад отдельных структурных единиц в достижение целей и выполнение задач компании.
Единых стандартов для бюджетирования нет, поэтому вести его каждая организация может по-своему. Основными целями бюджетирования являются повышение эффективности и управляемости компании, в частности, рост прибыли. Отлаженные процессы бюджетирования позволяют финансовому директору распределить часть ответственности между руководителями подразделений и не замыкать все финансовые решения на себя.
Консультация по системе бюджетирования
Автоматизация бюджетирования в 1С. Модели внедрения
Бюджетирование в 1С является, по сути, конструктором, позволяющим составлять практически любые варианты бюджетов, наполняя их актуальными именно для вашей компании статьями и детализируя их до нужного уровня аналитики. 1С дает возможность внедрить и автоматизировать какую угодно методологию бюджетирования, решая при этом бизнес-задачи организации. Состав данных и способ их попадания в подсистему «Бюджетирование» в 1С определяется гибкими настройками.
Подсистема «Бюджетирование» имеет точки соприкосновения функционала с блоком «Казначейство» в части лимитирования, а также с блоком «Планирование», поскольку планы могут участвовать и при формировании бюджетов. При необходимости для работы с бюджетами можно задействовать практически любые данные, хранящиеся в 1С.
С чего начать процедуру автоматизации бюджетирования?
- Анализ актуального состояния процесса бюджетирования и формирования управленческой отчетности
- Cобрать требования к новой системе бюджетирования у руководства и вовлеченных сотрудников
- Выбор модели внедрения, оптимизация стратегии по внедрению.
Отработаны два подхода к внедрению системы автоматизации бюджетирования:
- От программного продукта к методологии. В первую очередь производится выбор программы для автоматизации, осуществляется ее настройка под задачи компании, и затем на ее основе формируется финансовая модель и методология. Этот вариант кажется более простым, поскольку методологию учета не надо продумывать с нуля и затем подстраивать под нее систему. Но практика показывает, что чаще всего он срабатывает либо в небольших компаниях с неосложненным ведением учета, либо в организациях, уделяющих много внимания анализу текущей ситуации с бюджетированием и ожиданиям от будущей системы.
- От методологии к программному продукту.При таком подходе в компании сначала разрабатываются финансовая модель, методология и регламенты бюджетирования, которые отрабатывают в течение тестового периода в электронных таблицах. Если первые результаты пробного внедрения устраивают, после него переходят к автоматизации, если нет – корректируют методологию и проводят тестирование повторно. На основе методологии составляется техническое задание на систему автоматизации, согласно нему подбирается наиболее подходящий программный продукт, и осуществляются доработки. Такой подход требует вложения значительно больших усилий на этапе анализа и разработки методологии бюджетирования и управленческого учета, общая длительность перехода к новой системе выше, чем при первом подходе – правда, при условии, что в нем правильно выбрана программа. В целом этот вариант считается более надежным и подходящим для крупных и средних предприятий, где ведется многоплановый и сложный учет.
Вне зависимости от выбранного подхода к внедрению, можно выделить основные этапы, без которых автоматизация не состоится:
- Настройка подсистемы «Бюджетирование», внесение аналитических данных, составляющих статей и показателей отчетов.
- Создание бюджетных форм.
- Настройка импорта данных из других подсистем.
- Регламентация действия пользователей.
В подсистеме реализованы гибкие настройки, поэтому автоматизацию бюджетирования можно осуществлять поэтапно – начать с самых простых, элементарных бюджетов, а затем, протестировав методологию на них и внеся при необходимости корректировки, перейти к более сложным задачам.
Преимущества подсистемы «Бюджетирование»
Подсистема «Бюджетирование» в 1С сконструирована с таким уровнем гибкости и масштабируемости, что подходит как для среднего и малого бизнеса, так и для крупных предприятий в любой отрасли.
Основные достоинства подсистемы «Бюджетирование»:- Кастомизация. Весь функционал легко настраивается под индивидуальные задачи каждой конкретной организации.
- Оперативность. Для получения бюджетов не нужно ждать, пока подразделения сформируют и пришлют отчеты – они уже готовы в онлайн-режиме.
- Экономия трудозатрат. Данные вводятся однократно и в дальнейшем не нужно тратить время на добавление в финансовые планы данных, полученных из других подразделений.
- Безопасность. Информация надежно защищена от утраты и несанкционированного доступа.
- Инструменты финансового моделирования. Планирование осуществляется с учетом всевозможных внешних и внутренних факторов.
- Предложения по росту прибыли. Моделирование перспективных финансовых состояний компании исходя как из имеющихся ресурсов, так и из возможности по привлечению дополнительных средств.
- Контроль затрат. Оперативный контроль над расходованием денежных средств в момент создания заявки на их выплату.
- Скользящее планирование. По завершении периода в ранее введенные планы добавляются актуальные корректировки.
- Глубокий план-факт и план-план анализ. Анализ бизнес-модели проводится посредством трех различных типов бюджетных отчетов.
При успешном внедрении подсистемы «Бюджетирование» методы бюджетного планирования могут использоваться на стратегическом, тактическом и операционном уровнях. Это способствует существенному росту эффективности и экономической взвешенности принимаемых управленческих решений.
Блок «Бюджетирование» включен в программные продукты «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация».
Автоматизация системы бюджетирования
При выборе программы для автоматизации бюджетирования важно учесть ряд факторов:
- количество пользователей;
- модель внедрения, к которой решили прибегнуть;
- совместимость ПО с текущей информационной экосистемой;
- масштабируемость решения;
- гибкость настроек под специфику вашего бизнеса;
- возможность работы с большими массивами данных;
- наглядная и детализированная отчетность;
- простота импорта данных из сторонних систем;
- стоимость самой программы, внедрения и владения;
- наличие оперативной консультационной и технической поддержки.
На рынке представлены как специализированные решения для бюджетирования, так и комплексные продукты, имеющие в своем составе модуль бюджетирования.
Перечислим основной функционал, который должен присутствовать в системе для осуществления базовых задач по автоматизации бюджетирования:
- формирование любых видов бюджета в сжатые сроки;
- создание целостной системы платежей на предприятиях со сложной внутренней структурой и в холдингах;
- регулярный план-фактный анализ деятельности компании;
- автоматический контроль всех расходов и платежей с учетом лимитов;
- контроль сроков исполнения, корректности согласования и подписания документов.
Ниже мы рассмотрим наиболее востребованные в России программные продукты для работы с бюджетированием: систему Бит.Финанс и подсистему «Бюджетирование» в рамках 1C:ERP и 1C:КА.
Бюджетирование в Бит.Финанс
Учёт НДС в 1С:КА
Гибкая аналитическая отчетность
Сценарии планирования, прогнозирования (финансового состояния, ресурсов, доходов и расходов)
Мультивалютные бюджеты
Корректировка и актуализация бюджета
Бюджетирование в 1C:ERP
Получить демоПродукт 1С:ERP предназначен для автоматизации бюджетирования на предприятиях, где оно уже ведется – например, в табличных формах или 1С:УПП, и там, где оно пока отсутствует. В обоих случаях наши опытные консультанты и программисты могут оказать всю необходимую помощь по анализу потребностей, настройке и доработке системы, обучению пользователей и дальнейшей технической поддержке.
Бюджетирование в 1C:Комплексная автоматизация
Интерфейс 1С:Комплексная автоматизация
Учёт НДС в 1С:КА
Безналичные платежи в 1С:КА
Внутренние документы склада в 1С:КА
Ресурсные спецификации производства в 1С:КА
Отчёты о розничных продажах в 1С:КА
Учёт НДС в 1С:КА
Безналичные платежи в 1С:КА
