Автоматизация бюджетирования с помощью решений 1С

Содержание

1. Что такое процесс бюджетирования?

2. Автоматизация бюджетирования в 1С. Модели внедрения

3. Преимущества подсистемы «Бюджетирование»

3. Автоматизированные системы бюджетирования

3. Бюджетирование в Бит.Финанс

3. Бюджетирование в 1C:ERP

3. Бюджетирование в 1C:Комплексная автоматизация

Что такое процесс бюджетирования?

Бюджетирование – это комплекс финансовых процедур, включающих в себя составление, исполнение, контроль и анализ выполнения плана доходов и расходов организации за заданный период.

Процесс бюджетирования представляет собой элемент финансового управления, предполагающий согласованную работу подразделений для достижения общей стратегической цели. Сформированные бюджеты охватывают все аспекты хозяйственной деятельности, содержат плановые и фактические данные, и способствуют достижению целей и задач компании по оптимизации затрат и росту прибыли.

Бюджетирование является главным инструментом прогнозирования финансового развития компании, управления финансовыми ресурсами и издержками, и достижения эффективных результатов в этой области. Грамотно построенная система бюджетирования позволяет синхронизировать деятельность различных центров финансовой ответственности (ЦФО) внутри предприятия, отслеживать вклад отдельных структурных единиц в достижение целей и выполнение задач компании.

Единых стандартов для бюджетирования нет, поэтому вести его каждая организация может по-своему. Основными целями бюджетирования являются повышение эффективности и управляемости компании, в частности, рост прибыли. Отлаженные процессы бюджетирования позволяют финансовому директору распределить часть ответственности между руководителями подразделений и не замыкать все финансовые решения на себя.

Автоматизация бюджетирования в 1С. Модели внедрения

Бюджетирование в 1С является, по сути, конструктором, позволяющим составлять практически любые варианты бюджетов, наполняя их актуальными именно для вашей компании статьями и детализируя их до нужного уровня аналитики. 1С дает возможность внедрить и автоматизировать какую угодно методологию бюджетирования, решая при этом бизнес-задачи организации. Состав данных и способ их попадания в подсистему «Бюджетирование» в 1С определяется гибкими настройками.

Автоматизация бюджетирования ускоряет поиск нужных данных, осуществляет их анализ в разных разрезах и консолидирует бюджеты без затрат времени и сил. Увеличивается точность, оперативность и качество данных, уходит зависимость от человеческого фактора.

Подсистема «Бюджетирование» имеет точки соприкосновения функционала с блоком «Казначейство» в части лимитирования, а также с блоком «Планирование», поскольку планы могут участвовать и при формировании бюджетов. При необходимости для работы с бюджетами можно задействовать практически любые данные, хранящиеся в 1С.

С чего начать процедуру автоматизации бюджетирования?

Анализ актуального состояния процесса бюджетирования и формирования управленческой отчетности
Cобрать требования к новой системе бюджетирования у руководства и вовлеченных сотрудников
Выбор модели внедрения, оптимизация стратегии по внедрению.

Отработаны два подхода к внедрению системы автоматизации бюджетирования:

От программного продукта к методологии. В первую очередь производится выбор программы для автоматизации, осуществляется ее настройка под задачи компании, и затем на ее основе формируется финансовая модель и методология. Этот вариант кажется более простым, поскольку методологию учета не надо продумывать с нуля и затем подстраивать под нее систему. Но практика показывает, что чаще всего он срабатывает либо в небольших компаниях с неосложненным ведением учета, либо в организациях, уделяющих много внимания анализу текущей ситуации с бюджетированием и ожиданиям от будущей системы.
От методологии к программному продукту.При таком подходе в компании сначала разрабатываются финансовая модель, методология и регламенты бюджетирования, которые отрабатывают в течение тестового периода в электронных таблицах. Если первые результаты пробного внедрения устраивают, после него переходят к автоматизации, если нет – корректируют методологию и проводят тестирование повторно. На основе методологии составляется техническое задание на систему автоматизации, согласно нему подбирается наиболее подходящий программный продукт, и осуществляются доработки. Такой подход требует вложения значительно больших усилий на этапе анализа и разработки методологии бюджетирования и управленческого учета, общая длительность перехода к новой системе выше, чем при первом подходе – правда, при условии, что в нем правильно выбрана программа. В целом этот вариант считается более надежным и подходящим для крупных и средних предприятий, где ведется многоплановый и сложный учет.

Вне зависимости от выбранного подхода к внедрению, можно выделить основные этапы, без которых автоматизация не состоится:

Настройка подсистемы «Бюджетирование», внесение аналитических данных, составляющих статей и показателей отчетов.
Создание бюджетных форм.
Настройка импорта данных из других подсистем.
Регламентация действия пользователей.

В подсистеме реализованы гибкие настройки, поэтому автоматизацию бюджетирования можно осуществлять поэтапно – начать с самых простых, элементарных бюджетов, а затем, протестировав методологию на них и внеся при необходимости корректировки, перейти к более сложным задачам.

Преимущества подсистемы «Бюджетирование»

Подсистема «Бюджетирование» в 1С сконструирована с таким уровнем гибкости и масштабируемости, что подходит как для среднего и малого бизнеса, так и для крупных предприятий в любой отрасли.

Основные достоинства подсистемы «Бюджетирование»:

Кастомизация. Весь функционал легко настраивается под индивидуальные задачи каждой конкретной организации.
Оперативность. Для получения бюджетов не нужно ждать, пока подразделения сформируют и пришлют отчеты – они уже готовы в онлайн-режиме.
Экономия трудозатрат. Данные вводятся однократно и в дальнейшем не нужно тратить время на добавление в финансовые планы данных, полученных из других подразделений.
Безопасность. Информация надежно защищена от утраты и несанкционированного доступа.
Инструменты финансового моделирования. Планирование осуществляется с учетом всевозможных внешних и внутренних факторов.
Предложения по росту прибыли. Моделирование перспективных финансовых состояний компании исходя как из имеющихся ресурсов, так и из возможности по привлечению дополнительных средств.
Контроль затрат. Оперативный контроль над расходованием денежных средств в момент создания заявки на их выплату.
Скользящее планирование. По завершении периода в ранее введенные планы добавляются актуальные корректировки.
Глубокий план-факт и план-план анализ. Анализ бизнес-модели проводится посредством трех различных типов бюджетных отчетов.

При успешном внедрении подсистемы «Бюджетирование» методы бюджетного планирования могут использоваться на стратегическом, тактическом и операционном уровнях. Это способствует существенному росту эффективности и экономической взвешенности принимаемых управленческих решений.

Блок «Бюджетирование» включен в программные продукты «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация».

Автоматизация системы бюджетирования

При выборе программы для автоматизации бюджетирования важно учесть ряд факторов:

количество пользователей;
модель внедрения, к которой решили прибегнуть;
совместимость ПО с текущей информационной экосистемой;
масштабируемость решения;
гибкость настроек под специфику вашего бизнеса;
возможность работы с большими массивами данных;
наглядная и детализированная отчетность;
простота импорта данных из сторонних систем;
стоимость самой программы, внедрения и владения;
наличие оперативной консультационной и технической поддержки.

На рынке представлены как специализированные решения для бюджетирования, так и комплексные продукты, имеющие в своем составе модуль бюджетирования.

Перечислим основной функционал, который должен присутствовать в системе для осуществления базовых задач по автоматизации бюджетирования:

формирование любых видов бюджета в сжатые сроки;
создание целостной системы платежей на предприятиях со сложной внутренней структурой и в холдингах;
регулярный план-фактный анализ деятельности компании;
автоматический контроль всех расходов и платежей с учетом лимитов;
контроль сроков исполнения, корректности согласования и подписания документов.

Ниже мы рассмотрим наиболее востребованные в России программные продукты для работы с бюджетированием: систему Бит.Финанс и подсистему «Бюджетирование» в рамках 1C:ERP и 1C:КА.

Бюджетирование в Бит.Финанс

Бит.Финанс – специализированное программное решение для автоматизации бюджетирования. Поставляется в шести вариантах, отличающихся набором функционала и назначением: Стандарт, Проф, Управленческий учет, Холдинг, МСФО и Управление торговлей 8. Решение на 100% совместимо с 1С в любой конфигурации.

Основные функциональные возможности:

Формирование всех видов бюджетов: функциональных, операционных, вспомогательных, мастер-бюджетов, в том числе мультивалютных.
Составление сценариев планирования и прогнозирования.
Сбор и анализ мастер-бюджетов (БДДС, БДР, ББЛ).
Планирование зависимых статей оборотов.
Распределение бюджета.
Планирование от достигнутого, по бизнес-драйверам, многосценарное.
Оперативный контроль затрат.
Гибкое формирование произвольных аналитических отчетов в 17-ти разрезах.
Сопоставление аналитик регламентированного и управленческого учета.
Получение фактических данных по бюджетам.
Корректировка и актуализация бюджета.
Минимизация кассового разрыва.
Импорт данных из сторонних систем.
Подготовка данных для анализа продуктивности деятельности различных ЦФО.
Интеграция подразделений в общую информационную модель, что способствует гибкому распределению финансовой ответственности.
Консолидация корпоративной отчетности (в поставках «Управленческий учет», «Холдинг»).
Учет по МСФО и GAAP (в поставках «Управленческий учет», «Холдинг», «МСФО»).
Управление MDM (в поставках «Управление торговлей», «Холдинг»).
Параллельный учет внеоборотных активов (в поставке «МСФО»).

Механизм бизнес-процессов, заложенный в основу системы, позволяет делегировать средствам автоматизации регламент бюджетирования любой компании или холдинга – от ввода плановых данных до формирования консолидированной отчётности.

Учёт НДС в 1С:КА

Гибкая аналитическая отчетность

Сценарии планирования, прогнозирования (финансового состояния, ресурсов, доходов и расходов)

Мультивалютные бюджеты

Корректировка и актуализация бюджета

Бюджетирование в 1C:ERP

Продукт «1С:ERP Управление предприятием» позволяет создать комплексную информационную систему для управления деятельностью предприятия любого масштаба и сферы, используя лучшие международные методики и многолетнюю российскую практику. В подсистеме «Бюджетирование» в 1С:ERP реализованы механизмы масштабирования, легко настраиваемых форм бюджетов и аналитической отчетности. Методы бюджетного планирования могут использоваться на стратегическом, тактическом и операционном уровнях.

Перечислим основные инструменты подсистемы:

Моделирование перспективных финансовых состояний на основании гибких критериев, с учетом имеющихся средств и возможностей привлечения вспомогательного капитала.
Учет данных из внешних источников при построении бизнес-модели, что особенно удобно при планировании оплат по планам продаж и закупок.
Оперативный контроль над расходованием денежных средств при формировании заявки на их выплату, с опцией по установке дополнительного лимита и блокировке при выходе за рамки заданных ограничений.
Сравнение прогнозных и фактических данных финансового состояния компании с использованием различных сценариев и оценкой итоговых сумм в множестве разрезов.
Скользящее планирование, при котором на основе фактического анализа, например, квартальный план каждый месяц уточняется.
Анализ бизнес-модели с использованием только плановых, плановых и фактических значений, а также сравнения сценариев, что позволяет контролировать отклонения по бюджетным статьям.
Контроль регламента бюджетного процесса, предполагающий его описание в виде бюджетных этапов и осуществление персонифицированной ответственности исполнителей за выполнение задач.
Контроль за своевременным выполнением бюджетного процесса посредством специализированного рабочего места, позволяющего визуально отобразить большие объемы данных в компактном представлении.

Продукт 1С:ERP предназначен для автоматизации бюджетирования на предприятиях, где оно уже ведется – например, в табличных формах или 1С:УПП, и там, где оно пока отсутствует. В обоих случаях наши опытные консультанты и программисты могут оказать всю необходимую помощь по анализу потребностей, настройке и доработке системы, обучению пользователей и дальнейшей технической поддержке.

Бюджетирование в 1C:Комплексная автоматизация

«1С:Комплексная автоматизация» – прикладное решение, совмещающее в себе большое количество бизнес-процессов и интегрирующее функции автоматизации в единое информационное пространство, которое позволяет отразить всю финансово-хозяйственную деятельность предприятия. Бюджетирование в 1С:КА позволяет гибко осуществлять планирование бюджетов компании, вырабатывать оптимальные решения, вести финансовый анализ хозяйственной деятельности и контролировать достижение финансовых целей компании. Функционал подсистемы идентичен возможностям блока «Бюджетирование» в «1С:ERP».

Интерфейс 1С:Комплексная автоматизация

Учёт НДС в 1С:КА

Безналичные платежи в 1С:КА

Внутренние документы склада в 1С:КА

Ресурсные спецификации производства в 1С:КА

Отчёты о розничных продажах в 1С:КА

Учёт НДС в 1С:КА

Безналичные платежи в 1С:КА

Отзывы клиентов

«Пришел, чтобы разобраться с СППР. Структура курса понравилась.
Трудностей в обучении не испытывал. Разобрался в том, что представляет из себя СППР, освоил базовый функционал. Хотелось бы более глубоких знаний по результатам курса. Порекомендую курс РП, ФА».

Сергей Ермолаев

Руководитель проектов, г. Красноярск

«Внедрение позволило интегрировать и систематизировать информацию финансовой бухгалтерии, коммерческого департамента (материально-техническое снабжение и сбыт готовой продукции, складской учет) и производственных подразделений».

Александр Павлов

технический советник по автоматизации завода ALSCON компании РУСАЛ

«Цель была получить ресурс для управления проектом.
Трудности были постоянные, т.к. я не аналитик и не разработчик. Данный курс для меня был несколько сложен в восприятии, т.к. он для аналитиков и разработчиков и архитекторов. Для РП было бы здорово сделать отдельный курс, как я писала на занятии - СППР для управления. Если такой курс сделаете - была бы рада быть свободным слушателем на нем и оставить доп.отзыв».

Ирина Корчма

Руководитель проекта, г. Москва