7 сентября 2023

Автоматизация управленческого учета в 1С

В статье мы подробно расскажем, по каким принципам осуществляется управленческий учет и как его можно оптимизировать для успешного ведения бизнеса.

Управленческий учёт в компании

Управленческий учёт - это система сбора и представления комплексной информации о деятельности компании

Ведение управленческого учета в компании становится все более распространенной составляющей развития бизнеса. Управленческий учет предоставляет точные данные об актуальном состоянии компании. Формы отчетности настраиваются в интересах бизнеса и помогают владельцам, руководству и инвесторам принимать обоснованные, эффективные решения


Основная цель управленческого учёта – своевременное обеспечение руководства и ключевых сотрудников необходимыми им актуальными и полными данными в удобном для анализа виде. Важно, что эти данные основаны на реальных показателях – фактах и цифрах.

В перечень объектов управленческого учета входит финансовая и прочая информация как из внутренних, так и из сторонних источников, конкретизированная до нужного уровня.

К объектам учета обычно относятся все данные, влияющие на получение прибыли компании, в частности:

  • доходы и расходы;
  • активы;
  • кредиторская задолженность и другие финансовые обязательства;
  • источники финансирования;
  • финансовые результаты и факторы влияния на них;
  • центры финансовой ответственности;
  • показатели сделок.

Иногда управленческий учет ошибочно сличают с бухгалтерским или налоговым учетом, но это совершенно разные виды учета. Данные из бухучета могут использоваться в формировании управленческой отчетности – например, для анализа динамики продаж определенной группы товаров за период и понимания, какие позиции приносит достаточную выручку, а какие убыточны. Таким образом можно откорректировать линейку товаров и параметры продаж.


Консультация эксперта


Условно управленческий учёт можно разделить на четыре категории:
  1. Производственный – учет себестоимости товаров, работ, услуг.
  2. Маржинальный – оптимизация затрат, соотношение объемов и стоимости.
  3. Бюджетный – ориентированный на рост управляемости, точность прогнозирования результатов, определение мотивации сотрудников и отделов.
  4. Стратегический – направленный на обеспечение компании ресурсами, необходимыми для эффективного развития.

Осуществление управленческого учета не является обязательным по закону, соответственно, строгих регламентов не существует, и каждая компания сама выбирает оптимальный для себя вариант его ведения.

Разрабатывая учётную политику компании, нужно принять во внимание ряд факторов:
  • участки деятельности, на которых необходимо вести учет;
  • формы отчетов, периодичность их составления;
  • уровень детализации отчетности и используемые в ней единицы измерения;
  • перечень разрабатываемых регламентов и первичных документов.

Методология ведения управленческого учета прорабатывается в каждой компании индивидуально. Пункты учетной политики различаются в зависимости от сферы деятельности, масштаба, организационной структуры и потребностей компании.

Среди общих элементов учетной политики можно выделить следующие:
  • Установление финансовой структуры предприятия.
  • Фиксация целей деятельности и стратегии развития компании, задач ведения управленческого учета.
  • Разработка классификаторов управленческого учета.
  • Анализ текущих бизнес-процессов и способов учета затрат, документирование бизнес-процессов.
  • Составление требований к финансовой и организационной структуре.
  • Создание плана счетов управленческого учета.
  • Разработка форм отчетности.
  • Составление методологии управленческого учета: регламентов, модели.

Ведением управленческого учета в идеале занимается финансовый директор или сотрудник финансовой службы. На практике эту задачу зачастую делегируют бухгалтерам, а в небольших бизнесах сам собственник может вести управленческий учет.

Благодаря грамотно построенному управленческому учету выстраивается целостная картина текущего состояния бизнеса. По результатам анализа этой картины вы сможете перестроить бизнес-процессы для достижения максимальной эффективности работы компании.

Цели и задачи автоматизации управленческого учёта

Чаще всего в компаниях работает такая схема: управленческий учет начинается с обычных Excel-таблиц, а затем, по мере развития бизнеса, учет переводят в специализированные или комплексные программные решения. Автоматизация возможна для бизнеса любого масштаба и вида деятельности, ее главная цель – предоставление качественной, полной и актуальной информации для принятия управленческих решений.

Современные программные продукты для автоматизации управленческого учета решают широкий спектр стратегических задач:

  • доступ к достоверным и единообразным данным в режиме реального времени;
  • контроль ресурсов (деньги, время, трудозатраты сотрудников);
  • существенное сокращение времени на обработку информации, получение отчетности и, как следствие, увеличение сроков принятия бизнес-решений и их продуктивности;
  • легкость и скорость модификации форм отчетности;
  • отсутствие ошибок, связанных с человеческим фактором;
  • детализация данных до необходимого уровня, компиляция финансовых и нефинансовых показателей, позволяющая отчетливо увидеть, каким образом была сформирована прибыль.

Важно, что при автоматизации управленческого учета выполнение сотрудниками рутинных технических задач, на которые тратилось много времени, сводится к минимуму. Получение прозрачной и актуальной, основанной на фактических данных отчетности, касающейся деятельности и внутреннего экономического состояния компании, производится в пару кликов.

Внедрение программного продукта для управленческого учета в обобщенном виде состоит из следующих этапов:

  1. Предпроектное обследование, выявление потребностей ключевых пользователей, анализ бизнес-процессов компании.
  2. Разработка методологии управленческого учета, если она не была создана ранее.
  3. Составление технического задания на систему автоматизации процессов и функций управленческого учета.
  4. Настройка и доработка (при необходимости) программы.
  5. Ввод системы в эксплуатацию.
  6. Обучение сотрудников, разработка внутренних нормативных документов, пользовательской документации.
  7. Утверждение системы контроля качества.
  8. Техническое сопровождение.

Результат правильно организованного управленческого учета – это успешно работающая система получения информации, предоставляющая ответы на вопросы о финансовом состоянии компании, объеме доступных средств для повышения прибыли, вариантах оптимизации затрат, перспективных направлениях и способах распоряжения материальными ресурсами.

Чем отличается бухгалтерский и управленческий учёт

Цели, задачи и правила ведения бухгалтерского и управленческого учёта серьёзно различаются.

Бухгалтерский учет осуществляется для регистрации финансовых операций компании, включая доходы, расходы, активы и обязательства. Основной целью его ведения является составление и предоставление отчетности в налоговые и другие регулирующие органы, а также для внутреннего контроля. Бухучет строго регламентирован законами и нормативными документами, его ведение обязательно для всех юридических лиц. Таким образом, бухгалтерский учет ведется, в первую очередь, для государства, и опирается на документальные подтверждения всех операций.

Управленческий учет ориентирован на интересы собственников, инвесторов и руководителей бизнеса. Его ведение помогает руководству компании в принятии обоснованных, действенных стратегических решений. Управленческий учет предоставляет информацию о состоянии бизнеса, включая как финансовые, так и нефинансовые показатели. Он дает возможность проанализировать эффективность бизнеса, определить, какие меры необходимо принять для достижения поставленных целей.

Правила ведения управленческого учета ничем не регламентированы, поэтому их устанавливает каждая компания индивидуально, исходя из своих потребностей и особенностей. Управленческий учет не обязательно охватывает деятельность всей компании, в отличие от бухучета. Он может вестись раздельно или избирательно по отдельным участкам, направлениям, проектам, или же наоборот – интегрированно по группе компаний.

Бухгалтерскую отчетность составляют только в денежных единицах. Управленческие отчеты можно вести в натуральных единицах – например, указывая данные о количестве проданных товаров, датах досрочной выплаты кредита, процентах полученных в разные дни недели заявок и т.п. Управленческий учет может вестись в валюте, отличной от валюты регламентированного учета.

Управленческий учет может основываться на бухгалтерском учете, если это уместно для фирмы и соответствует ее задачам. Но также он может вестись по принятым в компании подходам или, например, на основе МСФО.

Таким образом, главное отличие между управленческим и бухгалтерским учетом заключается в том, что первый ведется в удобной для компании форме и ориентирован на помощь руководству в принятии стратегических решений. Второй строго регламентирован и в обязательном порядке направлен на составление отчетности для налоговых и финансовых органов.

Какие отчёты входят в управленческий учёт

На этапе подготовки к внедрению системы ведения управленческого учета рекомендуется провести опрос основных пользователей управленческой отчетности – собственников, инвесторов и топ-менеджмента – на предмет показателей, которые им необходимо отслеживать. Для консолидации перечня управленческих отчетов хорошо подходит ментальная карта, где наглядно показаны аналитические срезы в различных формах и визуальных представлениях.

Управленческие отчеты позволяют всесторонне оценить состояние бизнеса, на их основе можно собрать сводную статистику и аналитику. Среди наиболее востребованных отчетов выделим следующие:

  1. Отчет о финансовом результате – показывает, насколько эффективно работал бизнес в заданный период, какую выручку удалось получить, как распределены расходы, какова итоговая прибыль. С помощью этого отчета можно анализировать динамику выручки, соотношение разных видов расходов. Информация отображается в различных разрезах – подразделения, направления, проекты.
  2. Отчет о движении денежных средств – предназначен для анализа денежных поступлений и выбытия по типам и статьям, соответствии плановых показателей фактическим. Это помогает понять, откуда деньги поступали, как расходовались, и сделать вывод об эффективности управления деньгами.
  3. Анализ баланса – отчет с анализом финансового состояния компании, из показателей которого можно сделать вывод о финансовых составляющих компании, источниках ее активов, качестве управления капиталом.
  4. Прибыльность сделок и проектов – отчет о сделках, с помощью которого можно отслеживать актуальное состояние проектов и реализовывать ценовую политику наиболее эффективно.
  5. Прибыльность клиентов – служит для оценки прошедших и будущих рекламных кампаний, для анализа клиентской базы.
  6. Прибыльность отдела продаж – предоставляет информацию о прибыли, приносимой каждым менеджером по продажам, что позволяет оценивать эффективность их работы.
  7. Прибыльность сотрудников, занятых в производстве – этот отчет актуален для компаний, где основная часть себестоимости составляют расходы на персонал. Он показывает, превышает ли результат работы сотрудника сумму, которую затрачивает бизнес на его ставку. Стандартно в таком отчете используются такие показатели, как себестоимость заказов и трудозатрат участвующих в них сотрудников, что дает представление об эффективности работы каждой бригады.
  8. Платежный календарь.
  9. Бюджет доходов и расходов.
  10. Бюджет движения денежных средств.
  11. Зарплатная ведомость.
  12. Узкоспециализированные отчеты:
  • о запасах;
  • о логистике;
  • об основных средствах;
  • о маркетинге;
  • о налогах;
  • о займах и кредитах;
  • об управлении рисками.

Стандартные отчеты присутствуют во всех основных программных продуктах, автоматизирующих управленческий учет. Но поскольку управленческий учет не регламентирован, в нем могут использоваться специфические формы и виды отчетов, удобные пользователям, в том числе разработанные специально для конкретной компании или для ее отдельных подразделений. Состав и форма таких отчетов зависят от их назначения и задач отдельно взятой компании.

При составлении отчетов важна периодичность, поскольку именно она дает понимание о соответствии текущего состояния компании ее стратегическим целям. Однако помимо регулярных отчетов в управленческом учете есть место и разовым отчетам, создаваемым для конкретных задач и проектов. Отчеты могут быть представлены в различных форматах, удобных для восприятия и анализа: таблицы, графики, диаграммы и прочие варианты визуализации.

Решения 1С для автоматизации управленческого учёта

Во многих конфигурациях 1С поддерживается ведение управленческого учета, и этот функционал весьма востребован. Например, более 7000 крупных компаний внедрили с этой целью флагманское решение «1С:ERP Управление предприятием». Управленческий учет в 1С включает комплекс типовых и отраслевых решений, методологии внедрения, возможность интеграции с различными системами. Ниже мы представим обзор основных инструментов, служащих для автоматизации управленческого учета на базе 1С.


1С:ERP

Решение «1С:ERP Управление предприятием 2» позволяет использовать управленческую отчетность для мониторинга показателей, вводить свои данные о различных статьях доходов и расходов, указывая для них в качестве источников данные любых регистров, присутствующие в системе. Важной особенностью является возможность использования не только стандартных алгоритмов, но и строительство учетной системы на базе собственной методологии компании.

Свою систему учета на базе 1С:ERP можно организовать, используя как внутренние, так и импортированные данные для ее показателей. 1С:ERP позволяет вытягивать данные из любых публичных и специализированных источников, складировать их в регистры и использовать в отчетности.

Функциональные возможности системы 1С:ERP для управленческого учёта и планирования включает в себя:

  • Различные варианты ведения управленческого учета.
  • Многовалютный учет.
  • Различия при отнесении расходов в управленческом и регламентированном учетах.
  • Независимая трактовка расходов и себестоимости.
  • Аналитические возможности для проектного учета – разрез по направлениям деятельности.
  • Простой управленческий баланс.
  • Управленческий учет в МСФО.
  • Управленческий учет на регламентированном плане счетов.
  • Монитор целевых показателей с визуализацией для планов и текущей деятельности.
  • Генератор финансовой отчетности.
  • Связь с подсистемой «Бюджетирование»: планирование, контроль, анализ результатов, принятие управленческих решений.
  • Связь с подсистемой «Казначейство»: оперативное планирование денежных средств посредством ведения платежного календаря и заявок, контроль лимитов расходов.

Внедрение 1C:ERP в компаниях с масштабным документооборотом и большим штатом сотрудников в среднем занимает полтора года. Но эти вложения быстро окупятся, поскольку скорость и качество принимаемых руководством решений возрастет многократно.

Перечисленный функционал реализован также в конфигурациях «1С:Управление холдингом», «1С:ERP Управление холдингом» и «1С:Корпорация».


Консультация эксперта по 1C:ERP


1C:Комплексная автоматизация

Прикладное решение «1С:Комплексная автоматизация», в отличие от 1С:ERP, ориентировано на использование в сфере малого и среднего бизнеса: в торговых предприятиях, на небольших производствах, в компаниях, оказывающих услуги. Функционал для ведения управленческого учета в нем представлен менее масштабно, но он включает все основные возможности, в том числе интеграцию с бюджетированием и казначейством. Программа позволяет автоматизировать управленческий учет при помощи методологии, обеспечивающей регулярный и систематический автоматизированный расчет финансового результата и осуществление его анализа. Поддерживается ведение управленческого учета нескольких компаний.



Отчетность можно формировать согласно индивидуальным задачам компании, добавляя в нее собственные статьи и показатели, и указывая для них источники данных.

Получить консультацию по продукту


Бит.Финанс

Модуль «Бит.Финанс/Управленческий учет» – комплексное решение на базе «1С:Предприятие 8» для организации управленческого учета предприятия любого масштаба. Бит.Финанс – один из лидеров по автоматизации управленческого учета, в него входят такие функциональные блоки, как «Казначейство», «Бюджетирование», «МСФО», «Консолидация», «Отчетность», «Панель KPI», «Управление договорами и затратами». Это, в первую очередь, удобный инструмент для руководства для контроля и сбора оперативной управленческой информации и принятия решений. Ключевые возможности продукта:

  • Ведение многосценарного планирования.
  • Контроль лимитов бюджетов и исполнения договоров.
  • Формирование и актуализация мастер-бюджетов: БДР, БДДС, ББЛ.
  • Осуществление план-фактной отчетности в режиме on-line.
  • Предоставление консолидированной отчетности.
  • Гибкая визуализация для представления финансовой информации в графическом виде.
  • Возможность ведения управленческого учета по МСФО, US/UK GAAP.
  • Работа с договорами – учет, управление, ведение отчетности.

Среди успешных примеров внедрения Бит.Финанса можно отметить, например, автоматизацию в группе компаний Ростеха. Заказчик поставил задачу по автоматизации консолидированной отчетности. Специалисты компании-интегратора в течение нескольких месяцев осуществляли настройку и сбор отчетности по управленческой деятельности, казначейству, бюджетированию. В итоге отчетность для управляющей компании собирается в автоматическом режиме и удовлетворяет все задачи и потребности ГК. Также с помощью Бит.Финанса управленческий учет был автоматизирован в международной фармацевтической компании Ядран, мясоперерабатывающем заводе «Мясницкий ряд», медицинском центре "М+", инвестиционной фирме «ПроКонсалт» и многих других компаниях различных сфер деятельности.





Консультация специалиста по Бит.Финанс

1С:Управление торговлей

Решение «1С:Управление торговлей» – одно из самых популярных для ведения торгово-складского учета. Отдельный модуль управленческого учета в нем отсутствует, но его основные задачи можно решить благодаря гибкости решения и индивидуальных настроек.

Программа содержит множество справочников по движению денежных средств, активов и пассивов, предусмотрено распределение затрат на прямые и косвенные. Функционал позволяет формировать отчеты о движении денег, прибылях и убытках, а также управленческий баланс за заданный период, с возможностью настройки аналитических разрезов согласно задачам компании.

Возможность начисления зарплаты и учета основных средств в этой конфигурации отсутствует, но эти показатели можно отразить обобщенно, единой суммой. Также можно настроить автоматическую выгрузку данных из внешнего файла или доработать соответствующий блок в системе.

Обычно ведение управленческого учета в УТ выбирают руководители небольших компаний, где сотрудники привыкли работать с этой программой и хорошо знают ее специфику.

Получить консультацию по продукту
Обратитесь к нам сегодня!
Мы подберём решение специально для вашего бизнеса

Отзывы клиентов

«Благодаря внедрению специализированной системы нам удалось повысить прозрачность и достоверность данных, упростить ведение учёта и повысить качество управления финансами в целом. Мы довольны функциональными возможностями и качеством программы "БИТ.ФИНАНС Управленческий учёт" и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество».
Олег Владимирович Несмашный
генеральный директор ООО "Контейнекс-Монолит"
«Благодаря правильным отчётам можно видеть реальную картину движения денежных средств на предприятиях группы, что позволяет оптимизировать финансовые потоки. Наши ожидания полностью сбылись, выражаем огромную благодарность проектной команде компании Первый БИТ и надеемся на дальнейшее сотрудничество».
О. Карпов
руководитель отдела бюджетирования ОАО "Оборонстрой"
«Проект был полезен и важен для управления заказами и продажами, а также контроля запасов. Кроме того, мы можем анализировать продажи по всей России».
Albert Liu
заместитель генерального директора компании TP-LINK