Автоматизация казначейства предприятия на базе 1С

Основные функции и задачи казначейства

Автоматизация функций казначейства актуальна для всех компаний, но в особенности – для крупных предприятий и холдинговых структур с разветвленной структурой филиалов. Иначе при отсутствии единой системы контроля финансовых процессов, централизации платежей и оперативного взаимодействия подразделений, многократно возрастают риски аналитических ошибок, сбоев в организационных мероприятиях, превышения сроков при согласовании бюджетов.

Цели ведения казначейства – увеличение доходности и эффективности деятельности компании за счет надежного и своевременного контроля денежных потоков, снижения финансовых и кредитных рисков, обеспечения платежеспособности и ликвидности.

• Проведение расчетно-кассовых операций.
• Формирование платежных документов.
• Планирование поступлений денежных средств и отслеживание их расходования.
• Сбор заявок на оплату от подразделений и контроль их исполнения.
• Подготовка реестров счетов на оплату, составление и согласование графика платежей.
• Контроль кассовых разрывов с помощью платежного календаря.
• Контроль платежей и бюджетов по договорам, составление отчетности как по графику договоров, так и по их исполнению.
• Подготовка пакета документов на получение кредита в банках.
• Указание лимитов расходования денежных средств и контроль их соблюдения.
• План-факт анализ данных БДДС.

Среди первичных функций казначейства, без которых работа компании невозможна – обработка платежей и поступлений, отражение операций в учетной системе, мониторинг остатков денежных средств и другие базовые хозяйственные операции. Вторичные функции направлены на осуществление планирования и управления финансовыми потоками предприятия в целом – это контроль целевого использования денежных средств, управление ликвидностью и оборотным капиталом, формирование отчетности и другие специфические возможности, которые мы подробно рассмотрим ниже.

Автоматизация казначейской деятельности

Система автоматизации казначейства решает задачу управления денежными потоками и ликвидностью компании, ее кредитными и финансовыми рисками, в том числе при осуществлении операций с временно свободными денежными средствами на финансовых рынках.

Казначейство в компании может вестись в централизованном или децентрализованном виде. При первом варианте в структуре предприятия выделяется служба казначейства – единый центр финансового контроля. Остальные подразделения предоставляют в эту службу заявки на проведение платежей, планы поступлений и определение приоритета выплат, но сами непосредственно работой с финансами не занимаются. Здесь автоматизация казначейства важна, в первую очередь, для регулярного и оперативного обмена данными между подразделениями или компаниями холдинга, и надежного контроля этих процессов.

При децентрализованной структуре происходит распределение финансовой ответственности: подразделения осуществляют платежи и другие финансовые операции, относящиеся к их деятельности, самостоятельно. В таком случае главной задачей автоматизации является отлаженная система взаимодействия и контроля казначейств всех ЦФО, потому что в отсутствие централизации платежей увеличиваются финансовые риски предприятия.

Что даёт автоматизация казначейства

Управление казначейством актуально для организаций любого масштаба и рода деятельности, но в компаниях, применяемых сложные схемы расходов или имеющих распределенную структуру, оно критически необходимо. Автоматизация казначейства предоставляет возможность оперативного управления финансовыми потоками предприятия, его ликвидностью, и контроля исполнения бюджета.

• централизация управления денежными потоками, в том числе инвестированием;
• прогнозирование денежных потоков и оптимизация оборотного капитала;
• предупреждение кассовых разрывов и мошеннических операций;
• объединение финансов всех подразделений/компаний в одном информационном поле;
• управление финансовыми рисками;
• рост контроля за расходами по всем подразделениям/филиалам;
• автоматизация процесса согласования платежей и утверждения бюджетов;
• оптимизация валютных операций;
• снижение потребности в кредитовании;
• контроль за дебиторской задолженностью;
• минимизация бухгалтерских ошибок;
• формирование отчетности по движению денежных средств;
• централизованное взаимодействие с банками по исполнению платежей;
• заключение сделок хеджирования.

Таким образом, автоматизация казначейства дает руководству полноценное видение ситуации с ликвидностью в организации, позволяет оптимизировать бизнес-процессы повысить их управляемость. Сокращаются трудозатраты, исключаются операционные ошибки по вине человеческого фактора, повышается надежность хранения конфиденциальной информации.

Этапы автоматизации казначейский функций

Процесс автоматизации проходит поэтапно и зачастую в сотрудничестве с консалтинговой компанией, оптимизирующей работу согласно потребностям предприятия.

1. Обеспечение актуальности базы данных расчетных счетов компании и перечня обслуживающих банков.
2. Организация сбора системой значений по счетам учета денежных средств на начало операционного дня.
3. Создание системы операционного финансового планирования, в упрощенном виде состоящей из двух частей: календаря очередности платежей и поступлений, и консолидированного платежного календаря.
4. Систематизация данных о состоянии внешнего долга и его динамике в соответствии с данными платежного календаря на операционный период.
5. Создание системы управления рисками, учитывающей три основных типа рисков: кредитные, валютные и риски изменения процентных ставок.
6. Установление связи с финансовыми рынками для проведения на них операций.

Большинство этапов автоматизации казначейства актуальны для любой компании. Что касается риск-менеджмента, то в ряде случаев этот этап откладывается: прежде чем приступить к его автоматизации, необходимо разработать методику управления рисками. Последний этап необходим только для компаний, оперирующих большими объемами временно свободных денежных средств.

Детально рассмотрим стадию непосредственного создания и внедрения единого информационного пространства, содержащего информацию о различных параметрах финансовой деятельности предприятия.

Ее можно разбить на следующие шаги:

1. Диагностика финансово-экономической системы в организации.
2. Сбор требований и составление технического задания.
3. Проектирование системы, плана по автоматизации, электронного документооборота, бизнес-процессов компании.
4. Разработка и унификация НСИ, управленческой, финансовой и налоговой отчетности.
5. Разработка основных казначейских процессов:

• Переход к формированию платежной документации в электронном виде (без печати счетов на бумаге).
• Составление маршрутов согласования документов.
• Создание платежного календаря.
• Формирование реестров платежей.
• Создание расширенного учета аналитики и отчетности по оценке выполнения заявок.
• Интеграция с клиент-банками.
• Подключение мобильного приложения для удаленной работы с заявками.

• Формирование и контроль БДДС, в том числе вносимых корректировок.
• Организация процесса планирования поступлений финансов.
• Контроль бюджетных границ по любым необходимым аналитическим срезам.
• Контроль соблюдения условий и лимитов договоров.
• Организация сохранения сканированных копий договоров.
• Ведение план-факт анализа по БДДС.

• Управление обязательствами и процедурами согласования.
• Ежемесячное и ежеквартальное финансовое прогнозирование.
• Управление кредитным портфелем.

На практике вначале к системе управления казначейством подключают подразделения или входящие в холдинг компании, выстраивающие контроллинг исходящих платежей. Затем – структурные единицы, формирующие БДДС и контролирующие условия договорной документации.

Программы для автоматизации казначейства

Зачастую на первых порах для реализации казначейских функций в компании используют электронные таблицы и универсальные базы данных. Для малых предприятий этого может достаточно. Потребность в переходе к специализированной системе по автоматизации казначейства возникает, когда таблицы перестают обеспечивать выполнение поставленными задачами. Обычно это происходит из-за увеличения объема казначейских операций, изменения состава и масштаба предприятия, возрастания количества данных и частоты их обмена, необходимости в более детализированной отчетности. В ряде случаев предпосылкой для внедрения программного продукта становится существенный уровень внешней задолженности в пассиве баланса – он выступает в качестве мотивации для более эффективного управления оборотным капиталом фирмы.

При выборе программы для автоматизации казначейских функций важно учесть ряд факторов:

• гибкость настроек под специфику вашего бизнеса;
• масштабируемость решения;
• совместимость ПО с текущей информационной экосистемой предприятия;
• возможность быстро и без ущерба для основного функционала внести необходимые доработки;
• сроки внедрения;
• возможность работы с большими массивами данных;
• наглядная и детализированная отчетность;
• скорость формирования отчетности;
• простота импорта данных из сторонних систем;
• стоимость самой программы, внедрения и владения;
• наличие оперативной консультационной и технической поддержки;
• защита хранимых в системе данных.

Рассмотрим несколько комплексных программных продуктов по автоматизации бизнес-процессов – лидеров рынка в России, включающих в себя модуль казначейства.

Казначейство в 1С:ERP

Автоматизация казначейства в 1С:КА

Учёт НДС в 1С:КА

Безналичные платежи в 1С:КА

Внутренние документы склада в 1С:КА

Ресурсные спецификации производства в 1С:КА

Отчёты о розничных продажах в 1С:КА

Учёт НДС в 1С:КА

Безналичные платежи в 1С:КА

Казначейство в 1С:Управление торговлей

Казначейство в Бит.Финанс

Учёт НДС в 1С:КА

Заявка на расходование ДС (Оплата поставщику)

Заявка на расходование ДС

Реестр платажей

Рабочее место казначея

Платёжный календарь

План-фактный анализ по бюджету

В системе предусмотрено автоматизированное рабочее место казначея, представляющее собой интерактивную обработку для управления планируемыми потоками денежных средств и отслеживания их остатка. А мобильное приложение «Бит.Финанс.Визирование» дает возможность согласовывать документацию в любой момент из любой точки мира со смартфона или планшета.