Содержание
Консультация эксперта
Зачем нужна автоматизация казначейства?
Одновременно с этим при автоматизации казначейства компания получает еще ряд преимуществ:
- Управление всеми денежными потоками с наличными и безналичными средствами, в том числе в валюте.
- Предотвращение нецелевых трат, кассовых разрывов.
- Сокращение трудозатрат и объема ручной работы.
- Планирование поступлений и платежей, контроль их своевременности и документального сопровождения, учет и анализ.
- Прозрачность, полнота и актуальность финансового состояния компании.
- Организация взаиморасчетов с контрагентами.
- Контроль кредитов, депозитов, займов.
- Упрощение процесса расчетов.
- Ускорение подготовки отчетности.
- Исключение операционных ошибок, возникающих по причине человеческого фактора.
Автоматизация казначейства позволяет минимизировать финансовые риски и принимать правильные управленческие решения, основанные на фактических данных. Всю необходимую отчетность за произвольный период можно сформировать в любой момент, не дожидаясь окончания года или квартала. Если малый бизнес может ограничиться базовым ведением взаиморасчетов в MS Excel, то для полноценного контроля над платежами в крупных предприятиях невозможно обойтись без системы автоматизации. В ином случае накапливаются ошибки в учете и расчетах, происходит рассинхронизация с контрагентами, потеря данных, могут возникать кассовые разрывы и просроченные задолженности.
Какие задачи позволяет решить модуль казначейство в решении 1С:ERP
В частности, ее функционал решает следующие задачи:
- Планирование поступлений и расходов денежных средств.
- Контроль своевременного погашения задолженностей и соблюдения других условий договоров.
- Отражение операций по приходу и расходу наличных и безналичных денежных средств, в том числе через эквайринг.
- Контроль наличия и целевого использования денежных средств.
- Контроль взаиморасчетов с контрагентами и клиентами.
- Списание задолженности, взаимозачет.
- Учет денежных средств, выданных подотчетным лицам.
- Поддержка ведения нескольких банковских счетов.
- Учет денежных документов.
- Анализ движения денежных средств, доступного остатка, взаимных обязательств и т.п.
Подсистема «Казначейство» в «1С:ERP» становится единой точкой контроля денег и платежей, связывающей работу всех подразделений компании. Ее функционал обеспечивает точность, стабильность и прозрачность движения денежных средств как внутри предприятия, так и при взаиморасчетах с партнерами и клиентами.
Консультация эксперта
Основные функции казначейства в 1С:ERP
Функции подсистемы «Казначейство» в «1С:ERP» можно разделить на три группы: контроль, планирование и оптимизация платежных операций. Последовательно расскажем о каждой из них.
Контролирующие функции
Контролирующие функции в казначействе включают в себя проверку наличия и целевого распределения денежных средств, мониторинг взаиморасчетов, соблюдения сроков и условий договоров.
Контроль целевого использования денежных средств
Контроль использования денежных средств производится посредством установления лимитов – ограничений как по предприятию в целом, так и по его отделам. Инструмент контроля лимитов позволяет выделять деньги постатейно и планировать объем финансирования подразделений. При необходимости превышения заданного ограничения создается заявка на расходование денежных средств с признаком «Сверх лимита», для подтверждения которой требуется провести процедуру согласования.
Отчет «Лимиты расхода денежных средств» позволяет сравнить фактические расходы с выставленными лимитами и определить, по каким статьям зафиксировано превышение, а где лимит израсходован не полностью. В случае, когда финансовое планирование производится совместно с бюджетированием, возможности контроля целевого использования средств расширяются за счет дополнительных аналитических срезов.
Соблюдение договорных обязательств с контрагентами
Контроль взаиморасчетов с поставщиками и другими партнерами позволяет пообъектно вести учет взаимных обязательств с детализацией до договора, заказа, накладной, платежного документа. Производится учет существующей и планируемой задолженности, ее списания и взаимозачетов, выявление просроченной задолженности. В «1С:ERP» поддерживается возможность формирования и согласования актов сверки взаиморасчетов. Для холдингов и корпораций, включающих в себя несколько юридических лиц, возможно раздельное ведение учета взаиморасчетов по партнерам и контрагентам.
Контроль и анализ задолженности позволяет выявить клиентов и поставщиков с наибольшей просроченной задолженностью. Предусмотрены различные варианты сверки взаиморасчетов и определения расхождений.
Консультация эксперта
Функции планирования и прогнозирования
Планирование расходов, поступлений и прогнозирование денежных потоков позволяют избежать кассовых разрывов, повысить финансовую стабильность и устойчивость предприятия. Точность прогнозирования повышается за счет использования данных за предыдущие периоды.
Платежный календарь
Создание платежного календаря помогает выстроить оперативное управление денежными средствами, контролировать своевременность и полноту исполнения взаимных обязательств. В «1С:ERP» платежный календарь формируется автоматически на основании данных о планируемых поступлениях и расходах, при этом производится проверка его выполнимости. Если система выявляет риски кассовых разрывов, она предлагает перепланировать выплаты, изменить условия договора или привлечь заемные средства.
С помощью платежного календаря доступен анализ данных об остатке денежных средств, планируемых зачислениях и затратах.
Прогнозирование денежных потоков
Для корректного прогнозирования денежных потоков в «1С:ERP» в первую очередь необходимо заполнить справочник «Статьи движения денежных средств». В системе предусмотрено три категории операций – для операционной, инвестиционной и финансовой деятельности. Также установлено 18 статей движения денежных средств, каждая из которых содержит собственный набор реквизитов. Для более безошибочного разграничения финансовых потоков можно разделить статьи по направлениям деятельности: доходы и поступления, расходы, заемные средства.
Реализации прогнозирования движения денежных средств способствует ведение учета по вариантам графиков. Доступно формирование вариантов графиков вручную и посредством загрузки данных из внешнего источника. Данные из графиков используются для формирования заявок на расходование денежных средств, начислений доходов и расходов по процентам и комиссии.
Планирование финансовых инструментов
Финансовое планирование позволяет правильно распределить ресурсы, проанализировать достигнутые и намеченные результаты в разрезе центров ответственности, проконтролировать источники доходов и статьи расходов. «1С:ERP» позволяет осуществлять финансовое планирование на трех уровнях: стратегическом, тактическом и операционном. Доступно построение модели планируемого финансового состояния предприятия с учетом ресурсов, имеющихся в распоряжении, и потенциально привлекаемых. Планирование оплат можно осуществлять автоматически в соответствии с планами продаж, закупок, производства – как целиком, так и с разделением на аванс и оплату после отгрузки.
Консультация эксперта
Инструменты для повышения эффективности использования денежных средств
В «1С:ERP» предусмотрены инструменты для повышения эффективности использования доступных и привлеченных денежных средств. Точность и своевременность учета всех операций позволяет сформировать базу фактических данных для дальнейшего анализа и оптимизации управления денежными средствами.
Оформление заявок на расходование денежных средств
«Заявка на расходование денежных средств» может оформляться для отражения планируемой оплаты поставщику, подотчетному лицу, по кредиту, в другую организацию, возврата клиенту и т.п. Формирование таких заявок способствует отражению потребности подразделений в денежных средствах, предотвращению несогласованных выплат, контролю объема расходов. На основании заявок осуществляется планирование и составляется платежный календарь.
Учет наличных денежных средств
Для учета наличных средств в «1С:ERP» используются кассовые ордеры – приходные и расходные. Приходные ордеры формируются при поступлении оплаты от поставщика, клиента, другой организации, из кассы и т.п. Расходные ордеры отражают выдачу денежных средств в кассу, оплату поставщику, возврат клиенту и др., основанием для них являются заявки на расходование денежных средств. Можно регистрировать операции по инкассации, конвертации, по движению денежных средств между кассами.
В документе «Инвентаризация наличных денежных средств» отражаются учетные и фактические остатки. Предусмотрена возможность оформления недостачи и излишка с дальнейшим составлением акта по форме ИНВ-15.
Также возможен учет выданных подотчетным лицам наличных и безналичных средств для закупок, командировочных и прочих расходов. Доказательством необходимости расходов подотчетных лиц служит документ «Авансовый отчет». С его помощью осуществляется контроль расходования и перерасхода выданных денежных средств.
С помощью отчетов осуществляется контроль выданных подотчетному лицу авансов, целевых закупок, перерасхода, остатка задолженности, возврата авансов. Система выдает рекомендации по дальнейшим действиям – например, оформление авансового отчета, выдача денежных средств и т.п.
Учет денежных документов
Денежные документы, в которых зафиксирован факт оплаты услуги и право на ее получение, оформляются на бланках строгой отчетности. В «1С:ERP» для их учета предназначено рабочее место «Денежные документы», позволяющее управлять денежными документами и оформлять операции по их движению.
Управление взаиморасчетами
В «1С:ERP» поддерживается учет взаиморасчетов, включая задолженности, между компанией и ее контрагентами, в том числе в различных валютах. Условия взаиморасчетов определяются договором или соглашением, порядок оплаты – графиком. Возможен контроль взаиморасчетов по договору в целом, по конкретному заказу, по накладной. В случае, если взаиморасчеты осуществляются по авансовой системе, можно с помощью фильтрации и детализации проанализировать состояние расчетов по заказу и по накладной.
Контроль задолженности клиентов/поставщикам по срокам
Система позволяет учитывать взаимное погашение дебиторской и кредиторской задолженности по нескольким клиентам и поставщикам. Производится перенос ранее поступивших или выданных авансов либо долгов по нескольким объектам расчетов на один. Если контрагент выступает и как клиент, и как поставщик, возможен взаимозачет по встречным обязательствам. Доступно отражение списания задолженности.
Документ «Сверка расчетов» отражает текущее состояния взаиморасчетов за заданный период времени с детализацией по партнерам и объектам расчетов, показывает расхождения, выделяя их цветом.
Учет кредитов, депозитов, займов
После регистрации в «1С:ERP» кредитных и депозитных договоров с их условиями и начальными остатками, система рассчитывает ежемесячные суммы комиссий и процентов по договорам. Поддерживается ведение графика отчислений и начислений, осуществляется анализ пунктуальности при выполнении обязательств.
Предусмотрены графики движения денежных средств, на основании которых можно осуществлять прогнозирование, формировать заявки на расходование средств, производить начисления доходов и расходов по процентам и комиссии. Допускается корректировка задолженности путем списания или начисления на статьи доходов, расходов, активов или пассивов. Если необходимо перевести долг по кредитам или займам в контрагентскую задолженность, либо произвести обратную процедуру, это осуществляется посредством списания суммы через промежуточную статью активов и пассивов.
Учет операций по эквайрингу
«1С:ERP» поддерживает оплату товаров и услуг в интернет-магазине банковской картой, Яндекс.Деньгами и т.д. через терминал или без него. Сведения об оплате поступают в «1С:ERP» с сайта. Если используются эквайринговые терминалы, их предварительно нужно зарегистрировать в перечне торгового оборудования и при необходимости подключить к рабочему месту кассира. В системе оформляется договор эквайринга, где фиксируются все условия приема оплаты через платежные системы.
Отчеты банка по эквайринговым операциям загружаются в «1С:ERP» автоматически с заданной периодичностью, осуществляется сверка итогов операций. Платежи по эквайрингу зачисляются общей суммой за минусом эквайринговой комиссии. Возможно оформление возврата денежных средств по операциям эквайринга.
Консультация эксперта
Настройка казначейства в 1С:ERP
В первую очередь при начале работы с подсистемой «Казначейство» необходимо произвести настройку нормативно-справочной информации в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Казначейство и взаиморасчеты».
Откроется форма управления параметрами казначейства, где нужно выбрать и отметить опции ведения взаиморасчетов и ограничения, актуальные для вашей компании.
Если вы хотите предусмотреть возможность создания документов «Списание безналичных денежных средств (платежных поручений)» без соответствующих заявок на расходование денежных средств, нужно отметить эту опцию в карточке каждого из расчетных счетов.
Дальнейшие настройки платежного календаря, договоров, заявок и других элементов подсистемы «Казначейство» могут выполняться в штатном режиме или с привлечением сторонних специалистов. Возможна индивидуальная доработка подсистемы в соответствии с потребностями и спецификой ведения бизнеса в конкретной компании.
Консультация эксперта
Настройка казначейства в 1С:ERP УХ
«1С:ERP УХ» – это комплексная система автоматизации бизнес-процессов холдингов, сочетающая функционал решений «1C: Управление холдингом» и «1С:ERP. Управление предприятием». «1С:ERP Управление холдингом» отличается от конфигурации «1С:Управление холдингом» расширенными возможностями по управлению корпоративными финансами и закупками, автоматизации оперативного и бухгалтерского учета, подготовке отчетности МСФО.
Доступны четыре модели казначейства: централизованная, децентрализованная, контролирующая и с казначейским пулом, а также гибридные сценарии. Для каждой из моделей задаются собственные настройки механизмов интеграции и консолидации данных, согласования операций, системы оповещений, лимитов, показателей и т.д. Точное выполнение этих настроек для достижения целей и задач холдинга требует высокой квалификации. Специалисты компании «Первый Бит» профессионально занимаются настройкой казначейства как в «1С:ERP», так и в «1С:ERP УХ», и выполняют эту задачу для максимальной адаптации управления денежными средствами под конкретные потребности компании или холдинга.
Консультация эксперта
Заключение
Автоматизация казначейства необходима, если вы стремитесь централизованно планировать расходы и поступления, эффективно управлять платежами, оперативно контролировать финансовые результаты и принимать обоснованные управленческие решения. Функционал подсистемы «Казначейство» в «1С:ERP» позволяет эффективно управлять как наличными, так и безналичными денежными средствами, включая привлеченный капитал. Система автоматически отслеживает соблюдение сроков оплат согласно договорам и лимитам, не допуская просроченных задолженностей и кассовых разрывов. Решение позволяет организовать полный цикл управления денежными средствами – от планирования до анализа в различных срезах.
Специалисты компании «Первый Бит» имеют обширный опыт внедрения решений ERP-класса в компаниях и холдингах. Наша команда осуществляет внедрение и индивидуальную настройку системы управления казначейством с дальнейшим техническим сопровождением. Перед началом работ мы проводим аудит ваших бизнес-процессов и интервьюирование ключевых пользователей, определяем цели автоматизации казначейства. Мы формируем перечень работ, которые нужно выполнить перед началом внедрения для успешного функционирования системы казначейства – например, заключение договора эквайринга, систематизация справочников, настройка интеграций. Если функционал «1С:ERP» не отражает ваши потребности к ведению казначейства в полной мере, мы выполним необходимые доработки и кастомизацию.
Консультация эксперта
