Сопровождение 1С:ERP: основные аспекты и значение для бизнеса

Содержание

Что такое сопровождение 1С:ERP и зачем оно нужно?

Типовая конфигурация «1С:ERP» часто подвергается доработкам, позволяющим кастомизировать систему под все потребности компании. Это удобно, но дальнейшая поддержка доработанной системы требует больших усилий и квалификации, чем типовой. В частности, каждое обновление доработанной конфигурации выполняется нетривиально, с привлечением специалистов 1С.

Поэтому особенно важно уделять внимание процессам сопровождения «1С:ERP»: регулярному обновлению, конфигурированию, разработке шаблонов, печатных форм или просто «отчетов», обработок, поддержанию высокого уровня производительности и т.п. Другое направление деятельности по сопровождению – оказание консультационной и технической помощи пользователям, исправление ошибок и сбоев в работе системы. Если в компании нет штатных квалифицированных специалистов 1С либо они загружены другими задачами, для сопровождения «1С:ERP» привлекают аутсорс- или аутстаф-специалистов.

Основные аспекты и виды сопровождения 1С:ERP

Полноценное сопровождение «1С:ERP» включает в себя разноплановые мероприятия, общая цель которых – поддержание стабильной работоспособности системы, соответствие ее функциональных возможностей задачам и потребностям компании, а также актуальным нормативным актам. Расскажем о каждом из векторов сопровождения «1С:ERP».

Техническое обслуживание

Техническое обслуживание «1С:ERP» обеспечивает исправность работы системы как по заявкам пользователей, так и профилактически. Под техническим обслуживанием подразумевается:

• оперативная обработка обращений пользователей по возникающим ошибкам и другим проблемам в работе с системой, исправление этих проблем, документирование решений;
• установка обновлений, резервное копирование, восстановление из копий;
• профилактические работы для повышения производительности системы и удобства работы в ней, поиска ошибок, устранения сбоев;
• интеграция с другими системами и сервисами;
• внедрение новых модулей и функциональных блоков;
• выполнение индивидуальных доработок системы.

Превентивное техническое обслуживание позволяет повысить эффективность работы сотрудников, обеспечить высокий уровень надежности, бесперебойности, отказоустойчивости системы и безопасности данных. Профилактический подход к сопровождению помогает снизить количество сбоев и типичных ошибок при работе с 1С, из-за которых сотрудникам приходится приостанавливать или долго выполнять работу.

Информационная поддержка

Информационная поддержка «1С:ERP» подразумевает предоставление пользователям консультаций по организации работы в системе, подготовку инструкций, регламентов и других справочных материалов, проведение обучения. Также к этому виду сопровождения относится программно-методическая помощь в подготовке и сдаче регламентированной отчетности или формировании НСИ.

Консультации по функционалу системы часто востребованы в нестандартных ситуациях, когда типовых возможностей программы недостаточно для выполнения необходимых задач или нужно задать специфические настройки. Для решения относительно простых вопросов по работе в системе специалисты сопровождения могут осуществлять как индивидуальные и групповые консультации, так и оперативно направлять обучающие материалы.

Анализ и оптимизация бизнес-процессов

Важно не только мониторить работоспособность ERP-системы, но и увеличивать пользу, которую ее эксплуатация приносит компании. Для этого проводится анализ бизнес-процессов и их последующая оптимизация. Эти работы рекомендуется проводить регулярно – они способствуют повышению эффективности работы и конкурентных преимуществ. Анализ направлен на выявление узких мест, проблем и ошибок, а оптимизация помогает не только исправить эту ситуацию, но и привести процессы в соответствие актуальным тенденциям и отраслевой специфике.

Для анализа бизнес-процессов может использоваться традиционная форма проведения интервью с сотрудниками, где они рассказывают, как используют «1С:ERP» для решения своих рабочих задач. Но более эффективным способом является применение современных инструментов – например, решений класса Task Mining, позволяющих описывать процессы на основании мониторинга действий, совершаемых пользователем при работе за компьютером. В плане оптимизации бизнес-процессов средства автоматизации делают доступным не только моделирование целевого состояния «TO BE», но и оперативный анализ исполнимости и продуктивности таких моделей.

Документирование и регламентирование

Специалисты сопровождения создают и ведут систематизированную базу знаний по инцидентам и их решениям. Это помогает быстро и с минимумом усилий решать проблемы, ранее уже возникавшие или схожие с ними. Накопление базы знаний позволяет находить глобальные ошибки в коде, настройках «1С:ERP», в ИТ-ландшафте компании, и исправлять их. Таким образом, тщательное документирование каждого алгоритма действий, совершенного специалистом для решения проблемы, способствует повышению экспертности в работе с «1С:ERP».

Также в рамках сопровождения востребована разработка регламентов работы пользователей, пользовательской и рабочей документации, описания изменений, добавленных при обновлении версии или внедрении
доработки и т.п.

Значение качественного сопровождения для бизнеса

Высококвалифицированное сопровождение «1С:ERP», осуществляемое на постоянной основе выделенными сотрудниками или привлеченными специалистами, позволяет перевести работу в системе на новый уровень скорости, удобства и эффективности. Для этого используется комплекс мер, направленных как на решение повседневных задач, так и на обеспечение масштабирования и оптимизации бизнес-процессов.

Увеличение производительности

Функционал «1С:ERP» охватывает все контуры деятельности компании, из-за чего ее пользователями могут быть сотни сотрудников. Это неизбежно влияет на производительность системы, особенно если накапливается большой объем данных резко возрастает количество пользователей, используются недостаточно мощные компьютеры и серверы, добавляется новый функционал.

В таком случае специалисты сопровождения принимают меры для роста производительности:

• производят регулярное обслуживании базы – очистку кэша, отключение неиспользуемых функций, тестирование и исправление ошибок, сжатие данных;
• проверяют характеристики сервера, настройки аппаратного обеспечения, достаточность оперативной памяти;
• анализируют код для его дальнейшего рефакторинга;
• обновляют конфигурацию и платформу 1С;
• мониторят параллельные процессы, способные увеличить нагрузку на компьютер или сеть;
• создают резервные копии архивов, размещая их на отдельных серверах и т.п.

Эти мероприятия помогают решить проблему медленной работы «1С:ERP» и обеспечивают стабильное быстродействие системы.

Снижение затрат

Снижение затрат является одной из главных целей внедрения ERP-системы. Ожидается, что система автоматизации позволит снять с сотрудников множество рутинных операций, повысить качество данных, ускорить подготовку отчетности – и тем самым в совокупности уменьшить издержки компании. Все эти задачи достижимы, если система правильно настроена, отражает специфику процессов компании, работает слаженно и исправно. Для этого нужно либо возложить обязанности по обеспечению технического сопровождения на штатного специалиста 1С, либо заключить договор с компанией-интегратором.

Подробнее о плюсах и минусах поддержки партнеров и штатных специалистов можно прочитать в статье Кому доверить техническую поддержку системы 1С

Привлечение аутсорсинга или аутстаффинга для сопровождения «1С:ERP» может оказаться более выгодным, чем выделение штатного сотрудника или найм нового для этой задачи. Имеющийся сотрудник может быть занят другими задачами либо не иметь достаточной квалификации. Добавление новой должностной единицы требует высоких затрат на рекрутинг, онбординг, ежемесячную зарплату и обязательные отчисления. В случае привлечения для сопровождения специалистов интегратора с подтвержденным уровнем профессионализма, легче планировать бюджет, регулировать объем работ, оценивать результат.

Улучшение качества обслуживания клиентов

Большинство компаний, внедривших «1С:ERP», так или иначе работает с клиентами. Простота использования и высокая скорость работы «1С:ERP» дают возможность оперативно обрабатывать обращения клиентов, предоставляя им запрашиваемые данные и решая поставленные задачи. В первую очередь это касается подсистемы «Управление продажами», позволяющей хранить всю историю взаимодействия с каждым клиентом, направлять ему коммерческое предложение, формировать график оплаты, проводить сделку по воронке продаж.

«1С:ERP» не является CRM-системой, однако имеет достаточно обширный функциональный блок по управлению взаимоотношениями с клиентами, включая поддержку системы лояльности и работу с претензиями. Аналитические инструменты помогают оперативно выявлять узкие места в выполнении задач, связанных с клиентским обслуживанием. Важно, чтобы настройки автоматизации позволяли правильно организовать работу с клиентами как на уровне исполнителей, так и для отчетности руководству. Когда все бизнес-процессы отлажены, клиент быстро получает профессиональное обслуживание и остается довольным взаимодействием с компанией.

Адаптация к изменениям в бизнесе

Техническое сопровождение включает в себя как штатное обновление системы при выпуске производителем новой версии, так и апгрейд для обеспечения соответствия целям компании и актуальным тенденциям в бизнесе. Удобно, когда команда технического сопровождения находится в курсе инноваций в ИТ-сфере и отраслевых трендов. Тогда она, например, может предложить руководству выполнить интеграции и доработки, предоставляющие компании конкурентные преимущества.

Когда бизнес расширяется, компания нанимает много новых кадров, открывает филиал или запускает новое направление деятельности, сопровождение «1С:ERP» позволяет быстро наладить новые бизнес-процессы и минимизировать стресс сотрудников от адаптации. Специалисты сопровождения зададут релевантные настройки, осуществят перенос данных, интеграции и доработки, разработают инструкции, проведут обучение, обеспечат доступы и выполнят все остальные необходимые задачи.

Примеры успешного сопровождения 1С:ERP

В качестве примера успешного сопровождения приведем кейс создания единой информационной системы на базе «1С:Предприятие» для крупнейшей алмазодобывающей компании «АЛРОСА». Работы по сопровождению выполнены специалистами компании «Первый Бит».

Оптимизация системы в 1С:ERP в АК «АЛРОСА»

Индивидуальные доработки:

• Сокращение времени расчетов;
• Улучшение эффективности отдела кадров;
• Повышение производительности.

Узнать подробнее

Руководство АК «АЛРОСА» обратилось с запросом на проведение комплексной оптимизации своей ИТ-инфраструктуры. Предпосылкой к этому стало замедление выполнения операций, ошибки блокировок и нестабильность работы, а также стремление автоматизировать большее количество участков деятельности компании. В рамках проекта по сопровождению необходимо было решить задачи по созданию централизованной информационной системы с оптимальной инфраструктурой, обеспечению ее стабильной работы, повышению производительности.

Перед началом работ специалисты компании «Первый Бит» осуществили комплексный аудит действующей ИТ-инфраструктуры, в том числе анализ конфигурации и мониторинг работы серверов. В ходе него были выявлены основные причины замедлений и ошибок, доработаны алгоритмы расчета зарплаты, улучшена структура базы данных, устранены конфликты, связанные с блокировками. Специалисты «Первого Бита» выдали заказчику рекомендации по модернизации ИТ-ландшафта, включая настройки серверов и баз данных. После внесения изменений в систему, специалисты провели ее нагрузочное тестирование и запустили в опытную эксплуатацию.

В результате реализации проекта сотрудники АК «АЛРОСА» отмечают следующие ключевые результаты:

• возможность обработки больших объемов данных без потери скорости;
• сокращение времени выполнения операций по расчету зарплаты в несколько раз;
• полное исключение сбоев и блокировок в работе.

Теперь в АК «АЛРОСА» функционирует устойчивая и надежная ИТ-инфраструктура, а сотрудники сосредоточены на стратегически важных задачах и масштабировании компании. Они больше не вынуждены разбираться с причинами очередного сбоя и тратить массу времени на элементарные расчеты.

Помощь специалистов компании Первый Бит в сопровождении решения 1С:ERP

В компании «Первый Бит» работают опытные и квалифицированные специалисты, осуществляющие техническую и информационную поддержку, доработку и развитие «1С:ERP» в рамках договора на корпоративное сопровождение.

Сопровождение возможно в трех форматах:

1. Почасовое. Этот формат для разовых обращений и решения конкретных задач.
2. Абонентское. Заключается договор на определенное количество часов работы специалистов поддержки в течение месяца.
3. SLA. Это наиболее комплексный подход, при котором команда сопровождения не только решает поставленные задачи, но также оценивает по ряду параметров их эффективность и несет финансовую ответственность за качество оказанных услуг.

Используется три линии поддержки, команда сопровождения работает круглосуточно. В течение 30-ти минут менеджер обрабатывает поступившую задачу и делегирует ее аналитику. Аналитик, находясь на связи с заказчиком, анализирует заявку, формулирует постановку задачи, оценивает ее трудоемкость. Разработчик выполняет задачу, фиксируя затраченное время и алгоритм, приведший к решению. В конце периода мы предоставляем детализированный отчет по сопровождению.

Заключение

«Первый Бит» – международный ИТ-интегратор, успешно работающий в сфере автоматизации бизнеса с 1997 года, один из крупнейших партнеров 1С. Мы используем проверенные методики и модели организации технической поддержки, отлично знакомы с архитектурой «1С:ERP» и спецификой различных отраслей бизнеса. Мы можем выстроить корпоративное сопровождение с нуля или модернизировать ранее внедренную систему технической поддержки.

Компания «Первый Бит» предлагает различные форматы и схемы сопровождения. Проведя консультацию с вами, мы поможем выбрать оптимальную модель корпоративного сопровождения, соответствующую вашим потребностям и специфике деятельности. Выполняя работы по установке обновлений, доработке, интеграции, кастомизации, внедряю модулей, мы оцениваем их влияние на качество работы компании. Наши специалисты практикуют комплексный подход к сопровождению: мы детально и глубоко изучаем ваши бизнес-процессы, анализируем их эффективность, предлагаем решения по оптимизации и масштабированию, и реализуем их по согласованию с вами.