BI-системы в строительстве

Ключевые задачи, которые решает BI-система

BI-система – это программный продукт, осуществляющий сбор, обработку, анализ и визуализацию данных компании.

Основная задача BI – обеспечить руководство полной, объективной и актуальной информацией для принятия обоснованных управленческих решений. Для этого BI собирает данные из различных источников, очищает их, преобразует и демонстрирует в виде, максимально удобном для анализа.

Основные задачи BI в строительной компании

Бизнес-анализ в строительстве позволяет решить комплекс задач по обеспечению прозрачности и полноты данных для поддержки принятия решений на всех этапах жизненного цикла проекта.

Перечислим наиболее актуальные задачи:

• контроль хода и динамики выполнения работ;
• план-фактный анализ по различным срезам – периоду, стоимости, подрядчику, договору, лоту;
• анализ ключевых показателей эффективности;
• контроль бюджета и затрат;
• прогнозирование рисков;
• контроль соответствия выполняемых работ проектной документации;
• оптимизация закупок путем мониторинга стоимости материалов, оборудования, работ;
• упрощение специализированной информации для понимания непрофильными специалистами;
• обеспечение доступности данных для всех заинтересованных лиц;
• анализ трендов рынка, прогнозирование спроса на строительные услуги, стратегическое планирование.

Таким образом, собранные и обработанные BI-системой данные могут использоваться не только для анализа и принятия решений, но и для планирования, прогнозирования и контроля. Вы можете сформировать набор бенчмарок, превратить данные в цифровой актив и даже продукт с возможной дальнейшей коммерциализацией и использованием для технологического развития компании.

Ключевые источники данных

BI-система может собирать данные практически от любых источников – от CRM-систем до соцсетей.

Для строительной организации основными источниками бизнес-анализа являются:

• бюджеты;
• план-графики;
• себестоимость, доходы, затраты, прибыль;
• история продаж;
• данные о клиентах и контрагентах;
• характеристики маркетинговых и рекламных кампаний и их результаты;
• данные о закупках;
• объемы работ;
• данные о квалификации, загруженности, зарплате, KPI сотрудников;
• рыночные данные – стоимость материалов, цены конкурентов, расценки на работы субподрядчиков и т.д.

Эти данные хранятся как во внутренних системах компании – ERP, CRM, бухгалтерской, складской и других – так и во внешних открытых и закрытых базах, включая сайты, каналы, соцсети. Для того, чтобы BI-система аккумулировала все эти данные, нужно настроить интеграцию. Как правило, зрелые и популярные BI-решения содержат механизмы для легкой интеграции практически с любыми источниками данных.

Снижение издержек в строительстве с помощью BI

Приведем несколько примеров.

1. Автоматическое выявление перерасходов. Если расходы вышли за рамки проектного бюджета, BI-система оперативно просигнализирует об этом. Вы сможете быстро принять меры и не допустить дальнейшего разрастания сметы.
2. Анализ затрат и прозрачность финансовых потоков. Во-первых, вы сможете точно видеть, на какие статьи расходуются средства, и оптимизировать затраты. Во-вторых, в случае разногласий с подрядчиками или клиентами у вас будет прозрачная отчетность для обоснования своей позиции.
3. Контроль и оптимизация закупок материалов. Осуществляя мониторинг рынка на предмет цен, вы можете существенно сэкономить, закупая материалы в период скидок и у тех поставщиков, которые предлагают наиболее выгодные условия. Также BI-системы дают представление о том, насколько быстро расходуются материалы, что позволяет более точно планировать закупки.
4. Предотвращение финансовых потерь. BI-система позволяет оценить финансовые риски, разработать стратегию управления, контролировать финансовые показатели в режиме реального времени.
5. Выявление узких мест в процессах. Если фактические показатели сильно расходятся с запланированными, систематически происходят отклонения от нормы и другие аномалии – это повод для внимательного анализа бизнес-процесса, поиска и устранения пробелов в нем.
6. Минимизация потерь времени. Отчетность позволяет увидеть, на какие процессы затрачивается больше всего времени и ответить на вопросы, почему это происходит и как можно сэкономить время.
7. Повышение точности планирования. На основании анализа прошедших периодов и рынка можно строить гораздо более точные прогнозы и планы – как строительных работ, так и маркетинговых кампаний, продаж и т.п.

BI-платформа может работать в интеграции с ИИ, машинным обучением и Big Data для того, чтобы обрабатывать большие массивы данных и на их основании строить прогнозы, выявлять закономерности, тенденции и новые возможности.

BI для ускорения реализации строительных проектов

Использование BI-систем имеет еще одно конкурентное преимущество: они помогают выполнять строительные проекты в запланированные сроки.

Для этого предназначен ряд инструментов:

1. Мониторинг ключевых показателей в реальном времени. Вы можете настроить BI-систему на отслеживание любых параметров: выполнение графика работ, соответствие бюджету, трудозатраты, переработки, количество ремонтов техники, объем продаж и т.д.
2. Раннее выявление отклонений от графика. Как только будет зафиксировано отклонение от плана, вы сможете быстро принять меры.
3. Оптимизация распределения ресурсов на объектах. Получая отчетность об использовании и востребованности ресурсов на разных строительных объектах, вы будете в дальнейшем распределять их с большей целесообразностью.
4. Помощь в оперативном принятии управленческих решений. BI-отчетность можно сформировать и изучить в любой момент, не дожидаясь завершения месяца или квартала. Благодаря этому руководство своевременно решает проблемы, корректирует недочеты и принимает решения, способствующие выполнению проекта, а срок.

Благодаря BI-аналитике становится видно, например, что доставка партии материалов, закупленных у определенного поставщика, занимает больше времени, чем было оговорено. Если это не единичный случай и из-за задержки возникают простои в работе, руководство может быстро найти другого поставщика и продолжить сотрудничество уже с ним. Не дожидаясь, пока слишком длительные поставки станут причиной срыва сроков и серьезных убытков.

Обзор популярных BI-решений

Специализированных BI-систем для строительной отрасли не существует: это тот тип решений, для которых нет необходимости в отраслевых компонентах. BI с одинаковой степенью эффективности может формировать аналитику для строительного и образовательного проекта. Данные и срезы разные, но инструменты подходят для любых из них. Этим BI-решения отличаются от учетных систем: для управления проектами, финансами, бухгалтерией в строительстве рекомендуется использовать отраслевые конфигурации, адаптированные под специфику этой сферы деятельности.

Представим краткий обзор наиболее востребованных российских и зарубежных BI-систем.

PIX BI

В PIX BI предусмотрено:

• 26 встроенных визуализаций и неограниченное количество настраиваемых JS-визуализаций;
• наличие общедоступных и персональных дашбордов;
• загрузка данных из Excel и XML файлов, из баз ERP, CRM и прочих корпоративных систем, витрин данных и других источников;
• сквозная фильтрация по отчетам;
• адаптивный интерфейс, позволяющий работать с любого устройства;
• управление фильтрацией на уровне функций агрегаций, сброс фильтров, расчет итогов и подитогов;
• функция Drill-Down для подробного изучения интересующего параметра;
• гибкие правила доступа и безопасности;
• визуальное представление модели данных.

Кликабельный демо-дашборд

Visiology

В состав Visiology входят:

• среда для визуального представления данных;
• аналитический движок;
• инструмент для настройки веб-форм;
• ETL-модуль преобразования данных.

Платформа поддерживает язык аналитических запросов DAX, содержит визуальную семантическую модель, автоматический оптимизатор запросов и хранилища. Visiology позволяет управлять рабочими пространствами, кластером и распределенными вычислениями. Благодаря аналитическому движку запуск BI-проекта можно начинать как с готовым корпоративным хранилищем, так и без него. Движок Visiology обеспечивает разделение доступа, быструю обработку терабайтов данных, непрерывную загрузку из десятков источников.

Modus BI

Modus BI позволяет самостоятельно формировать дашборды, используя функции:

• ручной ввод данных с настраиваемым контролем значений и аудиторским следом;
• настройка правил фильтрации;
• агрегация данных;
• переходы в другие отчеты «drill-through»;
• детализация «drill-down»;
• настройка вычисляемых полей с использованием визуального конструктора выражений;
• гибкая настройка ролей пользователей и профилей доступов к отчетам на уровне записей.

Примеры дашбордов Modus BI

Форсайт. Аналитическая Платформа

Ключевые особенности Форсайт:

• встроенный ETL-конструктор с поддержкой low-code/no-code;
• возможность загрузки данных из 1С, SAP, других бизнес-приложений, файлов и их валидация, включая объединение и удаление дубликатов;
• создание аналитических записок, отчетов и презентаций с использованием данных из репозитория;
• модуль интеллектуального анализа, позволяющий осуществлять кластеризацию, поиск ассоциаций и исключений, заполнение по шаблону, прогнозирование, выявление ключевых факторов влияния;
• сценарное моделирование;
• использование статистических методов;
• внутренний сценарный язык программирования для создания расширений;
• возможности управления бизнес-процессами, визуального моделирования бизнес-процессов, их мониторинга и автоматизации;
• встроенный модуль управления мастер-данными и их классификацией;
• надстройки для работы с MS Word, Excel, Powerpoint;
• высокая производительность благодоря использованию системы хранения и вычислений на базе OLAP-кубов и интерактивных расчетных формул в составе компонентов и сервисов, а также технологии обработки на лету в оперативной памяти;
• доступность решения на десктопах, через веб-интерфейс и с мобильных устройств.

Примеры дашбордов в Форсайт

FineBI

Примеры дашбордов в FineBI

QlikView

QlikView содержит мощный ETL-инструментарий, имеющий свыше 200 встроенных функций для фильтрации, объединения и выполнения сложных операций над данными. Обработка данных в QlikView производится в режиме In-Memory, используются ассоциативные механизмы анализа и сжатие данных до 10% от исходного объема. Для ассоциативной модели не требуется заранее заданных способов анализа – она позволяет начать анализ данных с любой точки модели в любом направлении.

Предусмотрено несколько сотен видов диаграмм и таблиц, комбинированных и специализированных элементов для расширенного анализа, включая:

• анализ «что, если»;
• статистический анализ;
• многомерный интерактивный анализ в срезах;
• кросс-таблицы;
• моделирование;
• прогнозирование и т.д.

Qlik Sense

Алгоритм анализа в обеих системах построен схожим образом, но Qlik Sense позволяет самостоятельно строить дашборды, создавать различные элементы визуализаций, экспериментировать с гипотезами. Для разработчиков Qlik Sense также предоставляет дополнительные возможности: из-за отсутствия необходимости построения интерфейса с нуля они могут полностью сконцентрироваться на написании скрипта загрузки.

Yandex Datalens

Для небольших команд существует бесплатный тариф с базовым функционалом, а для опытных бизнес-пользователей предусмотрен расширенный пакет функций. Анонсирован скорый запуск встроенного AI-помощника для создания дашбордов, написания кода и поиска скрытых инсайтов.

Power BI

Реализована возможность гибкой настройки подписки на уведомления об изменениях отслеживаемых показателей. Поддерживается язык запросов DAX, позволяющий обрабатывать большие объемы данных, проводить сложные расчеты, создавать дашборды. Выгрузка данных осуществляется из файлов XLS, TXT, PDF, CSV, JSON, HTML, XML и различных баз данных: MS SQL Server, 1C, облачных хранилищ, Google Analytics и других сервисов.

Superset

Представлен широкий выбор элементов визуализации – от круговых диаграмм до сложных колод. Отчеты можно отправлять по электронной почте. Встроенной поддержки единого входа SSO нет, но существуют плагины и интеграции, которые позволяют использовать системы аутентификации LDAP, OAuth2 и SAML. Superset позволяет выполнять SQL-запросы для исследования данных, что практически безгранично расширяет возможности решения.

Особенности внедрения BI в строительной отрасли

На примере реализации проекта внедрения BI в компании, занимающейся крупными строительными объектами, перечислим несколько аналитических отчетов. Они входят в набор отчетности для поддержки в принятии решений по объекту капитального строительства:

1. Информационный дашборд «Команда проекта», доступный для всех пользователей. Отчет помогает участникам проекта разобраться, кто за что отвечает, когда оргструктура предприятия очень сложная и активно происходят кадровые перестановки.
2. Дашборд «График проекта первого уровня» представляет верхнеуровневый график проекта на протяжении всего его жизненного цикла. В нем отражен плановый и фактический процент выполнения проекта, прогноз достижения контрольных точек, отличия разных версий планов реализации проекта. Данные дублируются в графическом и табличном виде.
3. Дашборд «График ПИР» показывает план-график выпуска документации, процентное соотношение «в срок/не в срок», загрузку подразделений и количество документов, находящихся на той или иной стадии.
4. Дашборд «Сводный график (интегрированный)» позволяет детализировать все процессы вплоть до операций. Он представлен в виде диаграммы Ганта и таблицы. Все данные собираются из системы календарно-сетевого планирования. Предусмотрены фильтры: критические пути, опоздания, опережения, отсечение периодов и т.п.
5. Дашборд «Скользящее среднее по этапу СМР» позволяет оценивать компетентность команды и ее способность нагонять график, а также контролировать работу субподрядчиков. Есть точки плана и факта по датам с детализацией от недели до года. Если на одной неделе объемы недовыполнили, а на следующей перевыполнили, значит, график в целом соблюдается.
6. Дашборд «Физический объем по этапу СМР» позволяет оценить ход работ. В нем реализована прогнозная модель по срокам исполнения, основанная на текущих темпах выполнения работ. Отчет показывает прогнозное отклонение от графика по датам. Чем больше данных, тем более точно работает прогнозная модель – до 90% и выше. В отчете можно просмотреть все источники, из которых взяты данные, что предотвращает споры внутри команды.
7. Отчеты по недельно-суточному заданию, суточному заданию и недельному плану позволяют оценить, насколько подрядчик выполнил плановые объемы. Данные по суточному заданию обновляются 2 раза в день. Контролируются такие параметры, как фактическая численность персонала по подрядчикам, производительность труда, плановые и фактические нормы выработки. На основании отчета «Недельный план» формируется план работ на следующую неделю.
8. Дашборд «Выполнение ПИР» содержит сводную информацию о плановых, утвержденных, фактически выполненных трудозатратах, о количестве выпущенных документов и о корреляции с фондом рабочего времени.
9. Дашборд «Выполнение бюджета» – верхнеуровневый отчет, показывающий динамику актирования с заказчиком, подрядчиком, динамику собственных расходов и доходов проекта.

Отметим, что единый визуальный стиль на всех отчетах помогает быстрее оценивать состояния и статусы – каждому из них присвоен свой цвет. Это позволяет сделать порог вхождения в практическое использование BI-системы максимально низким.

Если к системе бизнес-аналитики подключить ИИ, это привносит дополнительную ценность и помогает экономить время на построении дашбордов. Можно текстом написать запрос – попросить BI-систему, например, построить дашборд продаж по регионам в разрезе строительных объектов. Через короткий промежуток времени система выдаст ссылку на новый полноценный дашборд, на основании которого можно анализировать и прорабатывать гипотезы. Это также снижает порог входа в проработку бизнес-гипотез: пользователю не нужно обращаться к бизнес-аналитику, ему достаточно написать запрос на человеческом языке, чтобы получить интересующий его дашборд.

Если подключить еще и машинное обучение, оно упрощает прогнозирование. Но это становится доступным, когда предварительно проведена работа над качеством и полнотой данных, актуальностью метаданных, а также затрачено время на обучение модели и генерацию промтов.

Допустим, объект построен и нужно провести контроль качества. Это можно сделать вручную, но такая задача требует массу трудозатрат и задействует многих людей. Другой способ – распознавание с помощью каскада нейросетей. Вам достаточно будет сфотографировать различные части объекта, а всю остальную работу выполнят нейросети: сделают отчеты, загрузят в дашборд, проинформируют заинтересованных пользователей. Это позволит в одном интерфейсе управлять всем объектом застройки.

Если элемент BIM-модели интегрировать в BI, то все три картины – календарно-сетевое планирование, визуальная часть объекта застройки и учет ресурсов – можно совместить в едином интерфейсе. Вы увидите, как объект должен выглядеть по плану и как он выглядит в реальности, нет ли проблем со сроками, бюджетом, нарушениями финансовой или исполнительной дисциплины и проч. Если в BI-системе еще и настроить фильтры, то за счет интеграции получается эффективный и полноценный инструмент управления бизнесом.

Барьеры и сложности внедрения BI

Многие строительные компании при внедрении BI-систем сталкиваются с рядом сложностей различного характера: организационного, технического, социального. Внедрение требует проведения подготовительного этапа, в ходе которого нужно не только правильно настроить программные мощности компании, но и улучшить качество данных, замотивировать сотрудников, составить план и смету проекта внедрения.

Сопротивление изменениям в компаниях

Не все сотрудники позитивно относятся к необходимости освоения новых средств автоматизации. Это может быть связано с ригидностью мышления или страхом, что их навыки станут ненужными и их заменят машинами. Для того, чтобы снизить уровень негатива и саботажа персонала, проведите презентацию BI-системы, расскажите, какие удобства и преимущества она принесет каждой из категорий сотрудников, которые будут в ней работать.

Проблемы сбора и качества данных

Перед внедрением BI нужно выполнить аудит источников, из которых будут собираться данные. С одной стороны, чем их больше, тем более объективная и многосторонняя картина формируется в отчетности. С другой стороны, лишние данные не нужны – они будут вносить искажения и уводить внимание от сути вопроса.

Качество данных – критически важный фактор в BI, поскольку от него зависит достоверность и надежность всей аналитики. Поэтому нужно будет проводить очистку и обработку данных, установить правила их валидации, проверять на соответствие критериям полноты, достоверности, актуальности, согласованности, точности.

Технические и кадровые вызовы

Если вы планируете внедрять облачную BI-систему, это снизит затраты на аппаратное обеспечение, но для некоторых компаний облако не подходит по соображениям безопасности. При развертывании BI-системы в локальной инфраструктуре важно обеспечить достаточную вычислительную мощность, объем оперативной памяти, дисковое пространство, совместимость с операционной системой и браузерами.

Для внедрения BI-системы вам понадобятся квалифицированные BI-разработчики и бизнес-аналитики. Если в штате нет таких сотрудников, их нужно будет найти и трудоустроить либо обратиться в компанию-интегратор, специализирующуюся на внедрении BI-систем.

Заключение

Компания «Первый Бит» имеет большой опыт внедрения ведущих российских и зарубежных BI-систем: PIX BI, Visiology, Modus BI, Power BI, Qlik, Apache Superset и других. Мы поможем подобрать подходящую для вашей компании BI-платформу, проведя глубокий анализ ваших бизнес-процессов и ИТ-инфраструктуры, учтя все требования и ограничения. Затем команда наших специалистов выполнит под ключ проект внедрения BI, подключит интеграции, разработает все необходимые дашборды, выполнит настройки и обеспечит безопасное хранение данных. Впоследствии мы будем оказывать техническое и консультационное сопровождение, совершенствуя систему бизнес-анализа и вместе с вами развивая ваш бизнес.