Содержание
Принципы бюджетирования в 1С:ERP
Для автоматизации комплекса задач, связанных с финансовым планированием деятельности предприятия, в «1С:ERP» предназначена подсистема «Бюджетирование». Ее функционал позволяет формировать концепции достижения финансовых целей, распределять имеющиеся финансы и планировать поступления, сравнивать прогнозируемые и достигнутые результаты, вырабатывать оптимальные управленческие решения. В основе архитектуры подсистемы лежит принцип комплексного управления и многоуровневый подход. Инструменты «1С:ERP» позволяют осуществлять бюджетное планирование на стратегическом, тактическом и операционном уровнях.
Подсистема «Бюджетирование» построена на следующих концепциях:
- гибкость настраиваемых бюджетных форм и финансовой отчетности;
- оперативность контроля над расходованием денежных средств и достижением финансовых целей компании;
- масштабируемость функционала под задачи любого предприятия;
- использование скользящего планирования;
- анализ и сравнение прогнозных и фактических данных по различным сценариям;
- высокая детализация финансового анализа деятельности предприятия;
- индивидуализация настройки бизнес-моделей;
- неограниченность числа одновременно используемых моделей.
В «1С:ERP» цепочка реализации бюджетного процесса состоит из пяти основных шагов: планирование, утверждение, исполнение, корректировка, анализ. Их автоматизация помогать осуществлять и контролировать бюджетные процессы и расходы компании, моментально реагировать на экономические изменения.
Преимущества автоматизации бюджетирования
На многих предприятиях для бюджетирования используются таблицы Microsoft Excel. Этот инструмент давно и хорошо понятен сотрудникам, он позволяет составлять бухгалтерские проводки, осуществлять расчеты, строить прогнозы. MS Excel сложно назвать полноценным средством автоматизации, но на базовом уровне он позволяет работать с бюджетами. Однако для крупных компаний, где возникают сложные задачи, появляется необходимость сводить воедино бюджеты разных подразделений, а руководство запрашивает отчетность в режиме реального времени, функционал MS Excel недостаточен. Тогда возникает запрос на комплексную автоматизацию процессов бюджетирования.
Рассмотрим преимущества автоматизации бюджетирования на примере «1С:ERP»:
- Оперативность предоставления отчетности. Нет необходимости дожидаться завершения отчетного периода или предоставления отчетов другими подразделениями. Отчет по любым параметрам за произвольный период времени можно сформировать в любой момент. Благодаря этому получается в онлайн-режиме отслеживать контрольные показатели, при необходимости быстро вносить корректировки в бюджеты и своевременно принимать управленческие решения.
- Комплексное построение бюджетной стратегии. Это подразумевает выявление и структуризацию приоритетных целей, под которые нужно выделять бюджет. Далее работа строится на тактическом и операционном уровнях.
- Централизация финансового планирования. Все подразделения вводят свои данные в отдельные планы, которые затем можно автоматически консолидировать. Ввод данных осуществляется однократно, нет необходимости дублировать их, сводя финансовые планы различных отделов вручную.
- Защита конфиденциальности данных. Система осуществляет комплексный подход к информационной безопасности, обеспечивая защиту данных как от утечки, так и от несанкционированного доступа.
- Учет максимально возможного количества факторов при финансовом моделировании. Система производит импорт данных для планирования из различных источников. Планирование строится с учетом доступных ресурсов, возможностей привлечения капитала, а также других внутренних и внешних факторов.
- Широкий спектр аналитических инструментов. Предусмотрена возможность настройки и автоматического заполнения аналитик по различным параметрам из документов планирования. Анализ бизнес-модели реализуется с использованием трех различных видов бюджетных отчетов. Это гарантирует объективность ответов на вопросы, какие статьи обеспечили максимальную прибыль, какие траты оказались нецелесообразными и т.п.
- Высокая степень автоматизации управленческих процессов. Помимо управления созданием планов, автоматизации подлежат операции, связанные с контролем над исполнением планов, факторным план-фактным анализом.
- Удобная визуализация. Интерфейс «1С:ERP» содержит графические элементы – схемы, диаграммы, графики – благодаря которым большие объемы данных представлены в компактном и наглядном виде. Это позволяет своевременно обнаруживать отклонения от графика, забытые задачи и другие ошибки.
- Упрощение процессов согласования решений по изменениям бюджетов. Базовые инструменты для автоматизации согласования присутствуют и в «1С:ERP», а для выстраивания сложных многоуровневых маршрутов согласования предусмотрена интеграция с системой «1С:Документооборот».
Резюмируя, скажем, что автоматизация бюджетирования помогает предотвратить финансовые потери, повышает прозрачность бизнес-процессов, увеличивает гибкость бюджета, обеспечивает его контроль и анализ, позволяет в любой момент получить исчерпывающую информацию о состоянии бюджета. Такой подход уменьшает издержки и нецелевое расходование средств.
Модели бюджетирования в ERP
Модель бюджетирования – совокупность правил, определяющих порядок формирования связанной системы бюджетов на предприятии. Иными словами, все операции бюджетирования осуществляются в рамках бюджетной модели, она нужна для составления плана подготовки бюджетов и настройки периодичности этапов. Модель объединяет в себе бюджетные формы и отчеты, определяет аналитические разрезы бюджетов, регламент и периодичность бюджетного процесса.
В модель можно включать данные из сторонних источников, например, планов закупок или продаж, детализация может доходить до конкретных статей бюджета. Доступно построение моделей с использованием подчиненных бюджетов любого уровня сложности. Если добавить в бюджетную модель процедуры утверждения, то они будут распространяться на все построенные в рамках модели бюджеты.
Еще одна из функций модели бюджетирования – введение ограничений на расходы путем фиксации лимитов. После настройки правил, лимиты расходования денежных средств будут регулироваться непосредственно из утвержденных планов, без необходимости внесения данных вручную. Для этого достаточно указать сценарий и перечень статей бюджетирования, по которым будет производиться расчет и установка лимитов.
Бюджетная модель предусматривает настройку этапов и шагов бюджетного процесса. Этап – это укрупненная задача, например, по планированию продаж на квартал. В интерфейсе модели бюджетирования «1С:ERP» этапы отображаются в виде папок. Для этапа настраивается расписание с привязкой к началу периода и указанием периодичности выполнения. Этапы разбиваются на шаги – детализированные подзадачи, которые нужно выполнить последовательно или параллельно для достижения цели этапа. На каждом шаге прописывается суть задачи, указывается исполнитель, формируется расписание.
Для анализа модели используется отчет по бюджету, для подробной оценки причин отклонения от запланированных результатов по доходам и расходам – план-фактный анализ.
Возможности планирования и бюджетирования в 1С:ERP
В линейке «1С:ERP» есть два класса решений: «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:ERP Управление холдингом» («1С:ERP УХ»). Их функционал частично пересекается, но подсистемы, автоматизирующие процессы бюджетирования, различаются. Основным отличием является то, что «1С:ERP УП» предназначена для управления бюджетами в отдельной организации, а «1С:ERP УХ» – в холдинге, группе компаний или крупной корпорации с разветвленной структурой. Можно сказать, что подсистема бюджетирования в «1С:ERP УХ» наиболее полнофункциональна, но для автоматизации бюджетирования в монокомпаниях обычно достаточно инструментов «1С:ERP Управление предприятием». Рассмотрим, как устроены подсистемы бюджетирования в обеих системах.
Бюджетирование в 1С:ERP Управление предприятием
Подсистема «Бюджетирование» в системе «1С:ERP Управление предприятием» разработана с учетом потребностей предприятий любой сферы деятельности. Гибкие настройки, масштабируемость, механизм настраиваемых бюджетных форм и финансовой отчетности позволяют достичь максимальной адаптация под индивидуальные бизнес-процессы компании.
Перечислим основные функции, реализованные в подсистеме «Бюджетирование» в «1С:ERP Управление предприятием»:
- Объединение бюджетов подразделений и ЦФО в общий финансовый план предприятия при однократном вводе данных.
- Формирование в любой момент отчетности по множеству параметров за произвольный период.
- Учет внешних и внутренних факторов для разработки точных и комплексных финансовых стратегий и сценариев.
- Поэтапное выполнение процесса бюджетирования: планирование, утверждение, исполнение, корректировка и анализ.
-
Настройка структуры бюджета, его разрезов, показателей, дополнительных
аналитик, автоматического получения данных по статьям бюджета.
Рис.4. Настройка аналитик статей бюджетов - Настройка этапов подготовки бюджета в соответствии с графиком.
- Применение инструментов для прогнозирования и управления повседневной финансовой деятельностью организации на операционном уровне.
- Использование при планировании данных из других модулей системы и сторонних источников.
- Обеспечение оперативного контроля исполнения финансовых процессов на всех этапах, в том числе с учетом лимитов.
- Настройка расчета себестоимости продаж с использованием финансовых и нефинансовых показателей.
- Скользящее планирование с последовательным сдвигом периода для быстрого внесения изменений.
- Мультисценарное финансовое моделирование с индивидуальными настройками и использованием подчиненных бюджетов.
- Оценка эффективности финансовых стратегий и операций по результатам расчета основных финансовых коэффициентов и показателей, их сравнения с отраслевыми стандартами и историческими данными.
- Ведение бюджетирования в различных валютах с использованием прогнозного курса.
- Загрузка данных в экземпляр бюджета из Excel.
- Настройка правил получения фактических данных в соответствии с регламентированным или оперативным учетом.
- Установка регламента исполнения бюджета с двумя вариантами выполнения задач: последовательно и параллельно.
Все актуальные данные отображаются в удобном для визуального анализа формате на «Мониторе бюджетных процессов». Этот инструмент позволяет в наглядном режиме контролировать процесс по этапам планирования, отслеживая в моменте отклонения, тенденции, несоответствия, оценивая показатели эффективности сотрудников.
Бюджетирование в 1С:ERP Управление холдингом
Функционал системы «1С:ERP УХ» частично дублирует возможности «1С:ERP Управление предприятием», но автоматизация бюджетирования выполнена в корпоративном формате, что подразумевает консолидацию данных и расширенный бизнес-анализ. Конфигурация подходит как для групп компаний и холдингов, так и для крупных монопредприятий. Для динамично развивающихся холдингов предусмотрено гибкое управление составом группы с учетом приобретения или выбытия компаний.
Подсистема «Корпоративное бюджетирование» обеспечивает автоматизацию следующих процессов:
- Корпоративное финансовое планирование с применением различных методик – от достигнутого, способом обратного распределения, «от пустографики», распределения по профилю сценария, с автоматическим пересчетом валют и т.д.
- Создание бюджетных моделей любой сложности во встроенном конструкторе. Для расчета показателей бюджетов можно задавать простые формулы или разрабатывать многоуровневые алгоритмы.
- Использование в качестве аналитик ключевых и дополнительных измерений, при изменении которых «1С:ERP УХ» реорганизует ранее введенные данные.
- Моделирование сценариев «Что если?» для рассмотрения различных вариантов развития событий.
- Сочетание ввода плановых данных с план-фактным или сравнительным факторным анализом результатов деятельности компании.
-
Управление составом показателей и аналитик в сводной таблице без изменения
настроек – для планирования бюджета с учетом данных из других информационных срезов.
Рис.7. Сводная таблица БДДС - Визирование и комментирование бюджетов или их отдельных показателей с возможностью привлечения пользователей, не указанных в маршруте согласования.
- Выполнение без программирования гибких настроек маршрутов согласования, в том числе многокомпонентных.
- Упрощенное согласование или отклонение бюджета из письма без входа в систему.
- Загрузка фактических и плановых данных в бюджеты из файлов MS Excel, любых внешних баз, текущей базы 1С.
-
Организация сложных процессов обработки бюджетов в виде наглядной
последовательности этапов с возможностью их пакетной обработки.
Рис.8. Схема процесса подготовки отчетности - Выполнение интерактивного многослойного анализа данных в едином интерфейсе при различных ракурсах – от полной картины к деталям.
- Расчет, сравнение и оценка ключевых показателей эффективности инвестирования по данным бюджетов проектов.
- Распределение финансовой ответственности в рамках юридических лиц или подразделений.
«1С:ERP УХ» включает инструменты для управления в соответствии с концепцией сбалансированной системы показателей. Система помогает автоматизировать бюджетирование в сложном ИТ-ландшафте компании, организовать совместную работу пользователей с большими массивами данных и выполнение комплексных вычислений бюджетных моделей. Интерфейс подсистемы бюджетирования выполнен в привычном табличном стиле MS Excel с возможностью редактирования значений в ячейках, копирования и вставки диапазона ячеек и т.п. Предусмотрена также интеграция «1С:ERP УХ» с MS Excel.
Переход на бюджетирование в 1С:ERP
Проект внедрения бюджетирования на базе «1С:ERP» предусматривает несколько этапов. Их точный состав и продолжительность зависят от начальной точки, в которой находится компания на момент принятия решения об автоматизации бюджетирования. Возможно, по итогам обследования понадобится реинжиниринг процессов бюджетирования, составление регламентов и другой документации, нормализация справочников или выполнение иных задач, направленных на повышение систематизации и связности деятельности предприятия.
Если в вашей компании уже внедрена система «1С:ERP» без блока бюджетирования, его можно подключить в настройках программы. Затем необходимо создать хотя бы одну модель бюджета и основной сценарий, заполнить и настроить показатели и статьи бюджетов. После этого формируются правила получения фактических данных, по которым система будет вычислять данные для каждой из статей бюджета. Необходимо настроить связи статей бюджета с показателями бюджета, проверить сбалансированность статей и показателей. Когда все настройки выполнены, можно переходить к созданию бюджетов.
Если вы только планируете приобретать «1С:ERP», процедура внедрения займет более длительное время. С помощью проектного подхода и использования Agile/Scrum технологий можно сократить сроки автоматизации бюджетирования на базе «1С:ERP». Специалисты компании-интегратора «Первый Бит» имеют большой опыт проектного внедрения в компаниях различного масштаба. Мы готовы выполнить все этапы внедрения как «1С:ERP» в комплексе, так и подсистемы бюджетирования – от консультации и аудита до передачи в опытную эксплуатацию и технического сопровождения.
