Содержание
Зачем нужна дорожная карта для внедрения ИТ в строительстве
Особенности Roadmap IT проекта в строительстве
К разработке дорожной карты внедрения ИТ в компанию нужно привлечь весь круг заинтересованных лиц, который может оказаться шире, чем это, кажется, на первый взгляд. Например, если планируется внедрение системы управления строительными проектами, будет недостаточным проконсультироваться только с отделом проектного менеджмента. Сотрудники производственно-технического и планово-экономического отдела, финансового департамента, отделов кадров, маркетинга и продаж, бухгалтерии также имеют свои потребности в использовании такого продукта и их желательно учесть.
Как правило, дорожную карту составляет менеджер проекта внедрения. Нужно помнить, что дорожная карта не существует сама по себе, она связана с планом проекта. Если возникает необходимость внести корректировки в дорожную карту, следует после этого синхронизировать ее с планом. Обратная корректировка необходима не всегда: в план проекта могут вноситься мелкие изменения, не влияющие на срок и содержание более крупного отрезка работ.
При создании дорожной карты автоматизации строительства нужно применить стратегический подход, ответить для себя на вопросы «Что мы хотим получить в долгосрочной перспективе? Как мы будем достигать поставленных целей? Какие неочевидные факторы могут повлиять на проект».
Несмотря на то, что внедрение ИТ-продукта в строительной компании осуществляется для того, чтобы сотрудникам было легче и удобнее работать, необходимость осваивать новую программу может вызвать у них сопротивление. Если руководство не будет мониторить ситуацию после внедрения, может оказаться, что часть сотрудников по инерции использует Excel. Чтобы этого избежать, рекомендуем заранее подготовить специалистов к тому, что ИТ-ландшафт компании обновляется. Дорожная карта – один из способов показать широкому кругу сотрудников, что происходит и каковы цели перехода на новый инструмент работы.
Как создать дорожную карту IT проекта
Дорожная карта проекта должна обладать такими свойствами, как полнота, наглядность, информативность, последовательность. Для соблюдения этих условий нужно придерживаться следующих принципов при ее составлении:
- Четко определить ключевые цели и задачи проекта.
- Собрать у заинтересованных лиц требования, провести обсуждение проектной командой.
- Аккумулировать и проанализировать данные по схожим проектам, выполненным ранее.
- Выбрать инструмент для создания дорожной карты.
- Выбрать сотрудника, ответственного за обновление дорожной карты – менеджера проекта, при необходимости также его помощников.
- Разделить проект на этапы и крупные задачи, прописать их дедлайны.
- Назначить ответственных за каждую из задач.
- Расставить приоритеты в задачах.
- Проанализировать и учесть риски.
- Отметить этапы и задачи на временной шкале с указанием точек начала и завершения каждого этапа/задачи, указать ответственных и, при необходимости, требуемые ресурсы и исполнителей.
- Регулярно проверять актуальность данных и обновлять дорожную карту.
Дорожная карта должна находиться в доступе у всех участников проекта. Не менее важно регулярно уделять внимание ее актуализации. Рекомендуем проинформировать проектную группу, что это повседневный инструмент, с которым нужно сверяться для того, чтобы контролировать продвижение, следить за изменениями, проверять на каждом этапе соответствие промежуточных результатов работы итоговым целям проекта.
Этапы создания ИТ-архитектуры строительного проекта
Перед началом работы над дорожной картой целесообразно последовательно выполнить все этапы по формированию ИТ-архитектуры строительного проекта. Это можно сделать как самостоятельно, если в компании имеются квалифицированные кадры, так и с привлечением опытного интегратора. Кратко рассмотрим основные этапы:
- Обследование и аудит бизнес-процессов. Сюда относится проведение ряда встреч с руководством и ключевыми заинтересованными сторонами, изучение внутренней документации. Итогом является задокументированная концепция, где зафиксированы конкретные цели, которые должны быть достигнуты в результате реализации проекта.
- Описание бизнес-процессов и ИТ-архитектуры компании. Для каждого процесса формализуется текущее состояние «как есть» и целевое «как должно быть», а также приоритетность. Архитектура ИТ-ландшафта представляется в виде схемы, где представлены используемые в компании программные продукты и обозначены их взаимосвязи.
- Распределение процессов по ИТ-системам. В схеме отражается сопоставление задач, которые подлежат автоматизации, и систем, решающих эти задачи.
- Составление дорожной карты проекта. В ней нужно выделить цели, этапы и глобальные задачи, сроки их исполнения, ответственных лиц.
- Формирование плана проекта на основе дорожной карты. План должен соответствовать дорожной карте и уточнять внесенные в нее данные. В нем содержится полная и детализированная информация о задачах со сроками и указанием исполнителей.
- Внедрение и настройка программного продукта, при необходимости – доработка.
- Тестирование системы как отдельно, так и в интеграции с другими входящими в ИТ-инфраструктуру программными продуктами.
- Обучение сотрудников. Может проводиться очно или в формате вебинара. Помимо непосредственного обучения, необходимо создать пакет пользовательской документации.
- Опытная эксплуатация системы и постпроектное сопровождение.
У строительной компании есть выбор: составить дорожную карту и создавать ИТ-архитектуру самостоятельно, либо делегировать эту задачу компании-интегратору. Первый вариант возможен, если у вас в штате есть квалифицированный сотрудник, которого вы готовы выделить под достаточно продолжительный проект. Второй вариант подразумевает, что основную рутину и экспертизу возьмет на себя интегратор, однако вам нужно быть готовыми со своей стороны сформировать команду для участия в планировании автоматизации бизнеса.
Внедрение IT решений для управления проектом в строительстве
Разработка дорожной карты и создание ИТ-архитектуры необходимы в любом случае, даже если вы стараетесь максимально упростить процесс внедрения и покупаете, например, коробочное решение. Это, как правило, более короткий и понятный путь, чем разработка с нуля собственной системы автоматизации. Но он не отменяет необходимости реализовать все этапы для того, чтобы внедрение оказалось эффективным. Приведем несколько примеров программных продуктов, для внедрения которых вам понадобится дорожная карта.
Бит.Строительство
Решение для комплексной автоматизации строительных компаний «Бит.Строительство» построено по модульному принципу. Каждый из 15-ти разработанных на сегодняшний день модулей закрывает полный спектр задач одного из направлений деятельности или подразделений. Модули можно приобрести и внедрить как одновременно, так и по мере потребности. Для ведения проектной деятельности подходят два модуля: «Управление строительными проектами» и «Управленческий учет». Кратко расскажем про функционал каждого из них.
Модуль «Управление строительными проектами» предназначен для планирования, учета, контроля и анализа хода выполнения строительных работ, в частности:
- Планирование работ и ресурсов – трудовых, временных, материальных, с различной степенью детализации на диаграмме Ганта.
- Учет фактически выполненных работ и работ, принятых заказчиком, их сопоставление.
- Контроль выполнения работ по проекту собственными силами и с привлечением подрядчиков.
- Обработка сметных позиций в необходимых разрезах аналитики.
- Загрузка из внешнего каталога и хранение сметной документации и истории ее изменений.
- Отслеживание нормативного расхода материалов пропорционально выполненным работам.
- Настройка видов классификаций для обработки и укрупнения сметных позиций.
- Ведение пообъектного план-фактного анализа по работам и ресурсам.
- Ведение журнала учета выполненных работ (форма КС-6а), составление актов выполненных работ (форма КС-2).
Модуль «Управленческий учет» предназначен для создания целостной системы управленческого учета и консолидации отчетности по всем направлениям деятельности компании. Его функционал дополняет модуль управления проектами и дает возможность построить в компании единое ИТ-пространство для планирования финансовой деятельности и ведения управленческого учета по различным стандартам.
1С:ERP Управление строительной организацией
Система «1С:ERP УСО» предназначена для комплексной автоматизации деятельности строительных компаний. В его основу заложен функционал флагманского решения «1С:ERP», разработанного согласно лучшим методикам и международным стандартам. Для отражения всех процессов строительной отрасли в «1С:ERP УСО» добавлены отраслевые подсистемы, возможности которых позволяют автоматизировать проектную и сметную работу, управление инвестициями, транспортом, недвижимостью.
Данные из сметной подсистемы интегрируются с данными о выполнении работ, что помогает и при планировании, и при контроле проектной деятельности. Календарный план-график ведется с помощью диаграммы Ганта. Автоматизировано планирование закупки материалов с анализом экономии и перерасхода для того, чтобы впоследствии можно было скорректировать объем закупок. В «1С:ERP УСО» представлены широкие аналитические возможности, включая план-фактный анализ продаж, закупок, выполнения работ, бюджетов, исполнения договоров, использования трудовых ресурсов.
1С:PM Управление проектами
«1С:PM» – специализированное решение для автоматизации управления проектами в любых компаниях, применяющих проектный подход в организации своей деятельности. В первую очередь программа предлагает выбрать модель управления, в соответствии с которой будет настроен дашборд для максимального удобства пользователя. Для руководителя проектов предусмотрено рабочее место с актуальными данными по всем проектам, находящимся под его управлением. Автоматизация затрагивает содержание, ресурсы и сроки проекта, бюджетирование, организацию работ и взаимодействия подразделений, консолидированное планирование. Для строительных компаний полезен функционал по планированию субподрядных работ и оценке субподрядчиков по проектам.
План проекта может быть сформирован вручную или импортирован. Средства визуализации позволяют представить график проекта в различных представлениях: таблица, дерево данных, диаграмма Ганта, сетевой график, дерево ключевых показателей, монитор проекта.
Предусмотрены инструменты для ведения полного жизненного цикла проектной работы:
- предварительное планирование;
- оперативное планирование;
- принятие к исполнению;
- выполнение;
- отчет об исполнении;
- завершение.
Система осуществляет сбор и анализ данных о распределении рабочего времени исполнителей между проектными задачами, о потерях рабочего времени, а также статистику, план-фактный анализ длительности, трудоемкости и стоимости выполнения работ, выявление и анализ возникших отклонений.
Резюме
Формирование дорожной карты помогает скоординировать усилия проектной команды по систематизации работы и своевременному достижению результатов. Многие считают, что достаточно разработать план проекта и сверяться с ним. Но если проект достаточно крупный, его план – это многостраничный и многоуровневый документ, содержащий все задачи с указанием сроков, исполнителей и требуемых ресурсов. Исполнители отслеживают по плану, как правило, только свои задачи. В командной работе гораздо удобнее для обсуждения и анализа на планерках использовать дорожную карту проекта. Она позволяет быстро сориентироваться, на каком этапе находится проект внедрения и контролировать сроки.
Если в компании одновременно осуществляется внедрение нескольких программных продуктов – например, BIM-платформы, учетной программы и CRM-системы – необходимость в использовании дорожной карты возрастает. На ней можно совместить графики всех внедрений и сопоставлять сроки выполнения их этапов. Это позволит специалистам в комфортном, не стрессовом режиме переходить на новый уровень цифровизации.
