Электронные медицинские книжки с 1 сентября 2026 года - основные изменения

Законодательные изменения: переход на ЭЛМК

Что будет с бумажными медицинскими книжками

До 1 сентября 2026 года возможна выдача как ЭЛМК, так и бланков старого образца с голографическими марками. После этой даты оформление новых бумажных книжек прекращается. Бумажные документы, выданные ранее, сохранят силу до окончания их срока действия. Однако все новые записи о медосмотрах будут вноситься только в электронный реестр. Работник по запросу сможет получить бумажную выписку из реестра, заверенную подписями и печатью, но для этого ему придется обратиться лично в центр санэпиднадзора.

Вместо хранения бумажных документов в архиве теперь формируется электронная запись в государственной информационной системе. Это означает, что все медучреждения, имеющие действующую лицензию на проведение медосмотров, должны формировать структурированные электронные медицинские документы (СЭМД). СЭМД, подписанные усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП) врачей и организации, отправляются в реестр электронных медицинских документов РЭМД ЕГИСЗ. Передача данных производится через аккредитованную медицинскую или иную информационную систему.

Преимущества для клиник

Переход на ЭЛМК выгоден для медучреждений по следующим причинам:

1. Упрощение работы с документами — не нужно хранить, архивировать и восстанавливать утерянные медкнижки.
2. Сокращение времени оформления — использование шаблонов и инструментов автоматизации значительно ускоряет все процессы работы с медкнижками.
3. Снижение нагрузки на администраторов и врачей — им больше не понадобится искать, приносить, передавать бумажные медкнижки.
4. Исключение подделок и дублирующих книжек — вам не придется проверять книжки пациентов на предмет подлинности и уникальности.
5. Прозрачность данных — все сведения доступны через защищенные каналы связи.
6. Экономия расходов — на покупку бумаги, печать, обслуживание принтеров, хранение бумажных архивов.

Также отметим конкурентное преимущество: работодатели, сотрудники которых обязаны проходить медосмотры, выбирают для сотрудничества клиники, перешедшие на электронный документооборот.

Как клинике работать с ЭЛМК

Для начала работы с ЭЛМК клинике нужно зарегистрироваться в Федеральном реестре медицинских организаций (ФРМО) и заключить соглашение о передаче данных в ЕГИСЗ. Затем понадобится обновить или внедрить информационную систему, совместимую с ЕГИСЗ и поддерживающую работу с ЭЛМК. Для того, чтобы все процессы выполнялись точно и вовремя, назначьте сотрудников, ответственных за ведение и передачу данных, и организуйте обучение персонала по работе с ЭЛМК.

Ответственность медорганизаций

Клиника несет ответственность за достоверность и своевременность передачи данных. Сведения о профосмотре должны передаваться в РЭМД в течение одного рабочего дня с момента, когда он был проведен. Нарушение сроков или искажение информации может привести к штрафам, приостановке деятельности или лишению лицензии. Последний вариант возможен, поскольку передача сведений в ФРМО является одним из лицензионных требований для ведения медицинской деятельности, и его нарушение квалифицируется как грубое.

Штрафы составляют:

• для юридических лиц — от 100 000 до 200 000 рублей;
• для должностных лиц — от 5 000 до 10 000 рублей.

Ответственность наступает в соответствии со статьями 14.1 и 19.20 КоАП РФ.

Безопасность данных и конфиденциальность

Безопасность при передаче и хранении данных в ЭЛМК регулируется ФЗ-152 «О персональных данных».

Для обеспечения конфиденциальности данных в ЕГИСЗ используются современные механизмы и технологии:

• защищенные каналы связи;
• межсетевые экраны;
• средства предотвращения вторжений;
• антивирусные программы;
• механизмы анализа содержимого;
• инструменты непрерывного мониторинга и контроля защищенности

Доступ к данным, хранящимся в ЭЛМК, имеют только уполномоченные сотрудники медорганизации и сам гражданин через личный кабинет на Госуслугах. Работодатели могут проверить наличие ЭЛМК сотрудника и сроки прохождения им профессиональной гигиенической подготовки и аттестации с помощью сервиса «Единый реестр выданных ЛМК», но не получают доступ к самому содержанию книжки. Работодатели не имеют права требовать от сотрудников предоставления полной информации из ЭЛМК, так как эти сведения составляют врачебную тайну. Они могут видеть только факт прохождения медосмотра, годность к работе или наличие противопоказаний без указания диагнозов.

Как переход на ЭЛМК повлияет на работу клиник

При переходе на электронные медкнижки клиникам нужно перестроить ряд бизнес‑процессов. В результате цифровизации процессы будут значительно оптимизированы.

• Администрирование: снижается бумажный документооборот, интенсифицируется обработка заявок, нет необходимости проверять подлинность книжек.
• Контроль: руководство может в любой момент изучить аналитику и статистику в наглядном виде.
• Мониторинг: система напоминает о необходимости передачи сведений в реестр, о сроках повторных обследований и продления книжек.
• Документооборот: все документы подписываются электронными подписями и мгновенно передаются адресатам.

Переход на ЭЛМК — это часть стратегии по цифровизации медицины. Для клиники это возможность выйти на новый уровень комплексной автоматизации: объединить кадровый учет, медицинские осмотры, лабораторные результаты и взаимодействие с ЕГИСЗ в одной системе.

Примеры успешных проектов

Приведем пример успешной автоматизации офтальмологической клиники «Ясно вижу». Решение руководства клиники о внедрении системы автоматизации было связано со стремлением повысить эффективность работы и качество обслуживания, упростить взаимодействие с пациентами.

В частности:

• настроить интеграцию с ЕГИСЗ;
• перевести медицинскую документацию в электронную форму с единой системой хранения с контролем доступа;
• организовать АРМ врача для ведения протоколов осмотра, создания медицинских документов и списания расходных материалов;
• автоматизировать формирование отчетности для регулирующих органов и руководства;
• настроить каналы связи между клиникой и пациентами через мессенджеры и мобильное приложение для информирования о записи, отправке результатов обследований и т.п.;
• реализовать ежедневный контроль ключевых показателей клиники.

Специалисты «Первого Бита» обследовали бизнес‑процессы клиники, выявили потребности ключевых пользователей и предложили для комплексной автоматизации внедрить систему «Бит.Управление медицинским центром ПРОФ». В ходе внедрения они настроили МИС в соответствии с требованиями клиники и с учетом специфики офтальмологического профиля, выполнили интеграцию с ЕГИСЗ, агрегаторами и мессенджерами для создания централизованной цифровой платформы и обеспечения беспроблемного взаимодействия. Команда провела обучение для сотрудников клиники, разработала пользовательские инструкции и организовала техническую поддержку ИТ‑инфраструктуры клиники для обеспечения ее бесперебойной работы и оперативного решения вопросов.

Рекомендации по подготовке к переходу на ЭЛМК

Чек-лист для медорганизаций для подготовки к переходу на ЭЛМК:

1. Проведите аудит текущих IT‑систем и каналов обмена с ЕГИСЗ.
2. Проверьте совместимость с форматом ЭЛМК.
3. Обновите соглашения о взаимодействии с ФНС, Минздравом и Росздравнадзором.
4. Оформите электронные подписи для главврача и других сотрудников, если это не было сделано раньше.
5. Опишите обновленные бизнес‑процессы.
6. Обучите администраторов и врачей, проводящих медосмотры, работе с новой системой.
7. Проведите тестовую передачу данных.
8. Настройте резервное хранение и систему защиты.

Если ваша информационная система технически не приспособлена для передачи данных в РЭМД, нужно будет выбрать и внедрить современное решение, которое поддерживает интеграцию с ЕГИСЗ. Внедрение займет от нескольких недель до нескольких месяцев, поэтому не стоит откладывать его на последний момент.

Заключение

Электронные медицинские книжки — не просто требование закона, а инструмент, который поможет клиникам работать быстрее, прозрачнее и безопаснее. Инвестиции в ИТ‑инфраструктуру предоставляют медучреждениям стратегические и конкурентные преимущества: данные находятся в быстром и общем доступе, повышается прозрачность и скорость выполнения всех процессов, лечение становится более персонализированным.

Чтобы пройти переход без сбоев, важно уже сейчас адаптировать IT‑инфраструктуру и процессы.

Компания «Первый Бит» помогает медицинским организациям готовиться к переходу на ЭЛМК: интегрировать решения с ЕГИСЗ, автоматизировать кадровые и медицинские процессы, обучать персонал.

Мы поможем вам не просто выполнить требования законодательства, а сделать цифровизацию шагом к развитию клиники.